檔案管理“健康指標”發布

■文/本刊記者　尚芳

檔案管理“健康指標”發布

■文/本刊記者尚芳

6月2日，國家質量監督檢驗檢疫總局和國家標準化管理委員會批準發布了《社會保險業務檔案管理規范》（以下簡稱《管理規范》），將于2016年1月1日起實施。這意味著社保業務檔案規范化管理制度和標準體系建設取得了重大進展。

社保業務檔案是指社保經辦機構在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。天津市社會保險基金管理中心主任吳承明曾形象地將其比喻成是“衡量經辦服務依法合規的健康指標”，其重要性不言而喻。

2009年人社部和國家檔案局聯合起草了《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（以下簡稱《規定》）。《規定》的頒布實施有力地推動著社會保險業務檔案管理走上規范化、標準化軌道。5年多來，人社部社保中心在全國社保經辦系統積極推進社保業務檔案規范化管理，實現了制度從無到有、機制從無序到規范、管理從粗放到精細的重大轉變。據統計，截至2014年12月底，全國市縣兩級城鎮職工基本養老保險和基本醫療保險經辦機構中已有722個市級經辦機構和4375個縣區級經辦機構業務檔案通過了達標驗收，分別占市縣經辦機構總數的93%和82%。今年上半年，縣級機構驗收達標率達到86%。目前，全國共有33個省級機構完成了全部市縣達標驗收。

在實際推進過程中，也有一些地區對業務檔案管理工作認識存在誤區，有個別人，甚至是單位的主要負責人，認為業務檔案整理工作是形象工程、面子工程，就是為了整齊好看，為了應付檢查，沒有實質性意義。對此，人社部社保中心副主任徐延君表示，社保業務檔案管理是社保大廈的根基，對業務檔案規范化管理的認識不能僅僅停留在業務資料收集、整理、保管的層面，要深刻認識到業務檔案管理對規范業務經辦所發揮的促進和監督作用，全力做好社保業務檔案管理工作。

《規定》實施以來，關于業務資料歸檔范圍和保管期限修訂的呼聲越來越多，許多問題亟待研究解決。比如，近幾年反映強烈的醫療票據保管期限；在信息化、數字化與有限的人力、財力以及場地資源的綜合利用上，紙質檔案是集中保管還是分散保管，如何提高保管效率；在前臺業務管理模式的選擇上，是業務辦理即時掃描還是后臺集中掃描，如何管控數字化質量、如何實現綜合辦理與經辦效率的有效結合；在大力推行網上經辦的情況下，紙質檔案怎樣保存，如何分類保存、如何實現電子檔案標準化管理等一系列問題，都將成為社會保險檔案管理的科研題目。

2014年2月，中辦國辦印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（中辦發〔2014〕15號）中提出“切實推進檔案存儲數字化和利用網絡化”的要求。基于網上經辦的不斷擴大和社會保險業務檔案量大、增速快、查詢利用多、庫房面積有限的特點，推進數字化進程已成為當務之急。

針對當前形勢，徐延君認為，檔案電子化是方向，但應該在條件具備的前提下穩步發展。任何時候，電子檔案都不可能完全取代紙質或實物檔案。當前紙質檔案作為原始的具有法律效力的文件資料，事關參保對象切身利益，必須按照法律、法規規定的保管期限妥善保存。在國家沒有出臺相應的法律規定之前，任何單位都不能因為有了電子檔案或影像檔案就廢棄或取消紙質檔案的保存。目前，推進社保業務檔案標準化、數字化、信息化建設才剛剛起步，在標準的操作執行、數字化的質量保障以及信息化的功能實現等方面，仍有許多專業、技術以及工作方法上的問題需要去研究解決。特別是在數字化過程中，要通過建立過程控制和問題追溯工作機制來保障掃描質量，這是為檔案查詢利用提供有效、真實、完整電子檔案的重要保證。

檔案管理工作只有起點，沒有終點。徐延君強調，今后一段時期，各地社保經辦機構要以全面實施管理標準為主線，以開展“回頭看”活動為載體，以推進檔案管理與業務工作融合為路徑，以信息化、數字化為手段和方向，以強化人才培養為支撐，以深入開展檔案管理科研為保障，全面提升系統業務檔案規范化管理水平，推進業務檔案管理由前五年的制度創建期，向未來五年全面提升管理質量期轉變。■