信息技術在高職院校檔案管理中的應用

朱金花

摘要：本文以高職院校檔案管理工作中所存在的問題為突破口，分析高職院校實施檔案管理信息化的可行性，進而闡述信息技術在高職院校檔案管理工作中應用的具體體現。

關鍵詞：信息技術 高職院校 檔案管理 可行性

隨著高校信息化的不斷發展，高校的檔案管理工作也要朝著檔案信息化方向發展。檔案信息化建設需要依賴信息技術的支撐，通過先進的信息技術實現檔案管理手段、方式以及管理人員素質的提升，優化高校檔案管理結構，提高檔案管理工作效率。

1 當前高職院校檔案管理的現狀

高校檔案管理工作關系到高校的日常活動，提高檔案管理信息化是我國高職院校構建數字化校園的重要內容，也是提高高職院校檔案管理水平的重要途徑。雖然高職院校已經實現了信息技術與檔案管理工作的融合，但是據目前高職院校的檔案管理工作現狀看，仍然存在不少的問題：

1.1 信息技術與檔案管理工作的融合度不高。雖然許多高職院校都構建了檔案管理的信息化，但是通過對檔案管理工作的實效分析，信息技術應用到檔案管理中的深度不夠：首先高職院校的檔案管理平臺缺乏互動性環節，由于實施電子文件的數字化處理，導致高校信息平臺會出現大量的文字信息，而對于數字信息由于沒有對其進行深入的分析，導致無法了解檔案信息需求者的要求，不利于高職院校檔案管理的轉型。比如學生通過檔案管理系統平臺查閱相關檔案信息時，只能按照該系統的要求輸入相關的信息，由該系統自動篩選出符合要求的相關信息，而如果該系統查詢不到相關信息后，其卻不能將這些情況進行自動反饋；其次當前高校所應用的電子檔案文件格式存在某些方面的局限性，這樣導致檔案信息需求者在查詢相關資料信息時，需要將相關的文件進行轉換才能閱讀，這樣大大影響用戶的使用率。

1.2 高校檔案信息化建設所需要的基本設施不完善。高職院校實施檔案信息化建設必須要依靠完善的硬件基礎設施和相應的軟件系統，但是根據當前高校的信息化建設現狀分析，高職院校的檔案信息化建設所需要的硬件設施和軟件系統都存在問題：一是高職院校的硬件設施不完善。高職院校的信息化建設需要高職院校投入更多的資金用于構建相應的硬件設施，同時還要提供一定的場地構建信息運行中心，這些相對苛刻的條件會導致高職院校購置檔案信息硬件設施的主動性降低，例如筆者對四川省10所高職院校的檔案信息建設情況進行問卷調查發現：大部分的高職院校都構建了檔案信息化管理系統，基本實現了檔案信息化管理，但是該系統的使用率普遍不高，分析其原因很大一部分與高職院校的基礎硬件設施不完善有關，很多學校雖然購置了相應的計算機設備，但是掃描儀、打印機等設備比較短缺。因此設備結構的不完善影響檔案信息化建設。二是高校檔案數據庫之間缺乏統一的管理平臺，信息共享性比較差。高職院校檔案管理會因為機構部門的不同而不同，比如對學生的檔案管理由學生處負責、對教師的人事檔案管理則由人事處負責，而對教學工作的安排則由教務處負責，這些不同內容的檔案，因為他們所使用的軟件不同，而導致不同信息檔案的共享性不高，影響檔案信息的使用。

1.3 檔案信息的安全性不高。實施檔案管理信息化，雖然為信息需求客戶提供了便利，但是由于網絡上存在很多不安全的因素，導致高職院校的檔案信息被泄露。高職院校的檔案管理人員由于受到技術因素的限制，他們在使用檔案信息時因為不懂得安全技術防范措施而導致信息泄露的事件非常多。

2 信息技術在高職院校檔案管理中應用的可行性分析

隨著我國科學技術的發展，高職院校的檔案管理信息化建設發展戰略已經擺上了高職院校重要的議事日程中，利用信息技術管理檔案工作已經成為高校建設工作的重要內容，因此信息技術在高職院校檔案管理中具有切實可行的應用：

2.1 高職院校管理者對檔案信息化建設的重視程度不斷提高。信息化建設已經成為高職院校自我發展的重要內容，高校管理者已經意識到校園信息化建設的重要性。檔案信息不僅是反映高職院校發展建設的重要資料，也是為高職教育提供服務的重要渠道。構建檔案信息化管理系統能夠提升檔案信息的使用效率，從而更好地為高職院校的師生提供服務，促進高職教育的發展，因此高職院校管理者對檔案信息化建設的重視程度越來越高，這就為信息技術在檔案管理中的應用提供了組織保障。

2.2 信息技術的不斷發展為檔案信息化管理提供了技術支撐。隨著我國科學技術的不斷發展，將信息技術應用到檔案管理工作中所帶來的效益被越來越多的人所認可，進而就會促使高職院校采取注重信息技術在檔案管理中的應用。信息技術在檔案管理應用的進步與發展體現在：一是檔案信息管理系統的軟件功能越來越完善。當前高職院校的檔案信息管理系統的內存越來越大，有效的避免了因為數據存儲量過大而造成的運行效益過慢的問題。二是高職院校的網絡系統越來越完善。高職院校的校園網絡系統功能越來越完善，為檔案管理信息管理平臺的運行提供了重要的保障。三是高職院校信息資源共享的要求促使高職院校發展檔案管理信息化。隨著高等教育的不斷發展，高校教育資源的共享是未來發展的主要趨勢，為此需要高職院校要為資源共享構建相應的平臺。

2.3 高職院校檔案管理人員的信息技術水平不斷提高。隨著高校對信息化建設要求的不斷提高，高職院校檔案管理人員的信息技術水平也在不斷地提高，首先高職院校加強了對檔案管理人員應用信息技術應用能力的教育培訓，高職院校每年都會組織檔案管理人員進行一次或者數次的信息技術培訓。二是檔案管理人員的創新意識也在不斷提高。高職院校檔案管理人員對檔案管理信息化的認識在不斷的提高，他們已經意識到檔案管理信息化建設的現實意義，因此基于現實因素的考慮，檔案管理人員從自我職業生涯考慮，他們也在不斷的提升自我的綜合業務素質。

3 信息技術應用到高職院校檔案管理中的途徑

3.1 加強檔案意識，力求“三個到位”，統籌規劃檔案信息化建設。將信息技術應用到高職院校檔案管理中，前提就是要改變傳統的檔案管理模式，樹立“信息化”管理的檔案意識，強化檔案管理人員對檔案信息化建設的認識。同時高職院校也要加強對檔案信息化管理的宣傳，在宣傳中抓落實，力求三個到位：一是高校管理者、檔案管理人員認識到位。高校管理者不僅要把它當作高校管理工作的重要內容來抓，而且還要把其當作高職院校長期發展的戰略來對待。二是高職院校的建設資金要到位。高職院校的檔案信息化管理建設需要消耗大量的資金，檔案信息化建設不僅前期需要大量的資金，而且在后期的維護上也需要大量的資金和人力資源，因此需要高職院校針對檔案信息化建設設立檔案信息化建設專項資金。三是管理到位。要通過建立規范的檔案管理工作流程，明確檔案管理人員的具體職責，并且將工作內容落實到具體的人，實現檔案信息規范化管理。

3.2 依托云技術構建檔案信息資源共享平臺?；谠朴嬎愕臋n案信息化管理系統主要由基礎硬件設施和云管理平臺以及云檔案管理應用程序所構成?；A計算設備主要包括計算節點、網絡交換器以及各種網絡安全技術等；云平臺管理系統則是實現基礎硬件設施功能的集成；檔案管理云應用程序主要是面向檔案信息用戶，對檔案進行相關操作管理的軟件。通過構建云計算檔案管理平臺可以實現檔案信息資源的共享，提高了高職院校不同部門檔案信息封閉的缺陷，同時有效的避免了高職院校重復構建信息管理系統的弊端，大大降低了高職院校的檔案信息化建設成本支出。

3.3 加強檔案信息安全性保障體系。信息技術在檔案管理工作中具有高效、快捷的特點，但是同時也帶來一些有關安全的漏洞和不足，例如在建立檔案信息化的過程中，經常會出現檔案中的信息丟失或者泄密的情況；或者對于版本更新不兼容、不可讀、儲存載體容易損壞等問題，都會給學校帶來無法估計的損失。所以在實際的管理中，學校一定要對可能發生的意外做好充分的準備，要利用計算機的加密功能對不同級別的檔案資料進行加密，以及對不同檔案設置使用權限的設置；對于檔案資料的利用與保密要做到一個合適的度，既要保證機密的安全也要方便于操作和使用。

3.4 提高檔案管理人員應用信息技術的能力。將信息技術應用到高職院校檔案管理中的前提就是要提高檔案管理人員應用信息技術的技能，如果他們沒有較強的信息技術應用能力，那么無論怎么樣的檔案信息管理系統都不能發揮它的效應，因此高職院校的檔案管理人員一定要從自身技能發展入手，積極參加高職院校組織的各種技能培訓活動，提高對計算機技術的應用能力。同時高職院校也要重視對高素質人才的選撥，有計劃地引進檔案專業的畢業生特別是具有計算機等專業知識和技能的應用型、復合型人才，盡可能地把一些政治素質好、工作責任心強、業務能力過硬的人配備在檔案工作崗位上。

參考文獻：

[1]沈靜.高校檔案管理信息化的優勢及安全風險評估研究[J].四川教育學院學報，2011（04）.

[2]梅瓊，熊珊珊.高校檔案管理信息化建設的幾點思考[J].中國西部科技，2011（01）.

[3]董利紅.談電子信息技術在高職院校檔案管理工作中的應用[J].時代教育，2012（08）.