應用物資閉環管理系統 需求計劃內部控制完善

田衛東　張文輝

摘要：在當前信息技術快速發展的時代下，信息技術的應用是企業提供競爭力的有效手段之一，而ERP（Enterprise Resource Planning， 企業資源計劃）為代表的各類信息化管理系統也得到了快速發展應用，物資閉環管理系統的運用實施不但在管理方面為企業整體注入了科學的管理思想，在物資需求計劃管理的內部控制方面也實現了較好的實時動態跟蹤。通過物資閉環管理系統的需求計劃管理方面的有效應用，在很大程度上有助于加強企業內部物資需求計劃管理的系統性和規范性，同時為企業有效降低內部物資供給與消耗之間的不協調提供了有力工具。因此，改進和完善物資閉環管理系統的需求計劃管理內部控制體系已成為企業成功的重要關鍵，具有現實的經濟意義。

關鍵詞：閉環管理 需求計劃 內部控制 機制完善

1 應用物資閉環管理系統，結合典型案例分析建立和完善需求計劃管理的內部控制

1.1 完善實施物資閉環管理系統的需求計劃管理內部控制。①建立監督機制，對物資需求計劃管理執行權限內部管理控制。在物資需求計劃業務過程中，各環節之間要相互監督制衡，做到物資需求計劃與物資采購、物資采購與過程控制、過程控制與財務核算、物資采購與物資保管等崗位之間相分離，相關部門共同把關，實行會簽審批，加強內部牽制，防止權力失控，行為失范；應將有關內部控制權限與物資閉環管理系統和OA辦公自動化體統相結合，實行全過程管控，以達到控制物資需求計劃管理風險和提高物資管理水平的目的。②整合各類資源，對物資需求計劃管理實現流程內部管理控制。為提高物資采購對需求計劃的內部管理，從物資需求計劃申報的創建，到物資需求計劃審批流程的流轉，到物資專責物資閉環管理系統核查以及完善并調整需求計劃相應信息；再到物資需求計劃匯總等遞交各級審批把關，同時建立物資閉環管理系統的需求計劃、管理的審批、部門編制、流程流轉以及專責操作整個過程的內部管理控制。③加強計劃管理，對年度物資需求批次采購計劃內部管理控制。根據年度資本性投資計劃、電網維護計劃、營銷接電計劃、表計安裝與更換計劃、備品備件計劃等要求，整合形成明確的時間、人力、物資需求綜合計劃，計劃中還包括一部分預測的物資需求計劃（如搶修）。通過整合需求計劃和供給計劃，完善了物資需求計劃管理的全程內部管理控制。結合批次計劃上報和實施采購情況，對年度物資需求計劃和批次計劃進行監控和對比，避免發生漏報、錯報。結合綜合計劃、財務預算的調整安排，對年度物資需求計劃做到滾動修編，準確掌握物資需求計劃變化，找出規律，不斷提高物資計劃管理工作水平。

1.2 典型案例分析，物資需求計劃管理的內部控制。隨著物資閉環管理系統在電力企業中的不斷深入，以及物資需求計劃管理控制理論與企業實際業務流程的有效融合，在物資閉環管理系統的需求計劃管理內部控制逐漸顯現出了一些問題，如采購范圍計劃批次錯誤、需求數量或者預算單價數量級錯誤、單位混淆、技術規范書不符合要求，或未掛接ID號、未滿足項目合規性要求、物料選擇錯誤、物資計劃交貨期不合理等。這些問題的出現，大大影響了物資需求計劃上報率、合格率、準確率的提升。

針對以上指出的問題，提出完善物資需求計劃管理的有效內部控制。

1.2.1 加強需求計劃審核力度，從管理方面和技術方面加以改進完善。管理上加強考核，增強物資人員責任心；技術上嚴格把控，采取信息化手段審核。

1.2.2 嚴格執行計劃批次安排，杜絕計劃外采購和不合規項目物資上報。①結合項目建設進度，統籌安排編報時間，嚴格杜絕批次上報。②部門聯動，嚴格工程管理程序，共同把關，杜絕不合規項目。③不具備招標條件項目，不得申報，杜絕不合規項目物資上報。

1.2.3 關注初步設計審查，加大設計復審力度，避免申報非標物資。①密切關注項目初步設計審查工作，設備材料嚴格比對國網采購標準。②對已選用的，積極組織設計院進行復審，選用可替代標準物資。③對確需選擇非標物資的，需提供有權單位的初步設計審查意見。④需選用非標準物資，且無設計批文，經公司分管領導批準后上報。

1.2.4 合理確定物資需求計劃交貨期，提高計劃執行剛性及準確率。①項目單位所填報的物資到貨時間，不得小于“最短交貨時間”。②從物資閉環管理系統提報需求受理截止日，加上招標和簽約60天以及周期和運輸時間。③按照項目進度要求，考慮交貨、施工圖設計、工程施工時間。④進行科學預測與有效監控，提高物資需求計劃執行剛性及準確率。

1.2.5 做好需求計劃的分級審核工作，進一步提高計劃編報質量。①組織參加省公司物資計劃審核會，學習交流各專業最新技術標準。②嚴格交貨期、項目名稱、工程電壓等級、交貨地點關鍵信息審核。③以物資閉環管理系統為基準，加強對概算價格審核，避免出現數量級誤差。④加強對技術規范書與所選物料一致性審查；保證技術規范書選用正確。

1.2.6 加強溝通協調，確保物資需求計劃如期上報。加強各部門溝通協調，避免出現因物料申請不及時造成計劃延誤上報。

1.2.7 加強業務培訓，提升物資計劃管理水平。掌握申報流程，傳授初審技巧，巧用物資閉環管理系統的輔助功能，消除習慣性錯誤。

2 完善創新物資閉環管理系統的需求計劃管理內部控制

完善物資閉環管理系統的需求計劃管理內部控制方案的創新。①物資閉環管理系統的需求計劃管理內部控制應用模式的創新。物資閉環管理系統的需求計劃管理內部控制應用模式運用計算機系統對于物資采購實施統一的規劃和安排，利用物資閉環管理系統對所需物資的申報、采購以及供應商情況進行全程監控。②物資閉環管理系統的需求計劃管理內部控制制定流程的創新。從需求-管理-供應商三方的工作能否協調一致，環環相扣，決定了企業供應鏈效率的高低，而三方綜合平衡的運作，保證了物資需求計劃運行的速率。在需求單位申報計劃時，根據不同的期限以及物料要求選擇適當的需求預測方法，謹慎調整需求預測結果，做出符合實際科學合理的需求計劃，在審核過程中根據歷年數據建立動態需求庫，與申報的物資需求計劃進行對比并及時做出差異分析，根據差異分析調整需求計劃使之更加準確，在選擇供應商時通過建立完善的供應商管理體系，結合物資需求計劃快速高效的選擇戰略伙伴，從而建立起一種多維平衡下的采購模式，切實提高了企業物資需求計劃管理水平。③物資閉環管理系統的需求計劃管理內部控制預測方法的提升。對于定性預測技術，依靠熟悉業務知識、具有經驗豐富和綜合分析能力的人員和專家，根據已經掌握的歷年資料和直觀材料，運用人的知識、經驗和分析判斷能力，對物資閉環管理系統的需求及預測進行了判斷，通過定量定性預測方法結合分析得出的結果將大大降低了預測的誤差。④物資閉環管理系統的需求計劃管理內部控制預測審核的提升。對物資需求計劃進行預測是保證在物資閉環管理系統中需求計劃審核質量的關鍵，首先對物資與生產經營的關聯特征進行分類，明晰不同物資的消耗特征；其次對各類物資依據物資需求的動因，利用歷年數據建立物資需求的標準數據，將物資需求與業務量相關聯；最后，根據生產經營計劃推測不同活動的業務量，進而利用標準數據預測物資需求數量。

3 小結

實踐證明，在應用物資閉環管理系統，需求計劃內部控制完善中，建立物資閉環管理系統的需求計劃管理內部控制體系建設，同時注重不斷培訓和持續改進，確保流程的執行力。對提高其物資采購效率，發揮其核心和龍頭作用有重要作用。如今在推行物力集約化和精益管理的新形勢下，建設以“集中管理，整合資源，業務協同、信息集成”為主要特征的物資閉環管理系統的需求計劃管理內部控制是電力企業一件具有戰略意義的大事，其能有效地提升電力企業整體管理水平，推動“兩個轉變”，為實現電力企業“一強三優”現代公司，創建國內外一流電網企業的發展目標奠定堅實基礎。

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[3]劉敬軍，孫權，周經倫.產品質量閉環管理系統研究[J].微計算機信息，2006（18）.

作者簡介：田衛東（1966-），女，河北鹿泉人，國網山西省電力公司優秀專家人才，大學本科，高級經濟師，主要從事物資管理工作；張文輝（1967-），女，河北唐山人，國網山西省電力公司優秀專家人才，研究生，高級工程師，主要從事物資管理工作。