高校人事檔案管理信息化建設問題的探討

李兵

摘要：本文以高校人事檔案管理工作所存在的問題為論述點，引導出高校人事檔案管理信息化建設的具體措施。

關鍵詞：高校 人事檔案 信息化

隨著高校發展規模的不斷擴大，傳統的人事檔案管理方法已經不能滿足現代高校管理工作發展的要求。基于現代信息技術的不斷發展，實現高校人事檔案管理信息化是提高高校檔案管理工作效率、降低經濟成本的重要的途徑。

1 高校人事檔案信息化建設的重要性分析

首先高校人事檔案信息化建設順應了高校人事制度改革。隨著高校的不斷發展，要求高校要加強與創新高校管理體制，其中高校的人事制度是高校管理制度改革的核心，通過高校人事改革推動高校人力資源的不斷完善，而高校人事制度的改革需要完善的人事檔案管理模式，即高校能夠快速的獲悉高校人力資源的各種信息，便于高校對人力資源的優化配置，而這就必須要依賴具有信息共享性質的信息化管理系統平臺；其次人事檔案管理信息化實現了高校人力資源的最大配置。人事檔案信息化管理就是通過計算機系統將高校的人力資源信息統一納入到信息共享平臺中。通過人事信息的網絡化管理實現了對人事信息的分類管理，便于及時的了解高校人力資源的個人信息，比如我們決定對某位教師進行獎勵時可以直接通過計算機信息平臺調取它的個人信息，而不再需要進行大面積的搜索，大大提高工作效率；最后有利于對實體檔案的保護。實體檔案是以紙張的形式存在，這樣人們在查找相關信息時需要不斷的翻閱紙質檔案，人們在翻閱的時候不可避免造成對紙質檔案的破壞，而實施檔案信息化后人們利用實體檔案查找信息的次數將大大減少，從而有效的避免一些重要的紙質檔案損害的現象出現。

2 高校人事檔案管理信息化建設存在的問題

2.1 信息化管理的意識薄弱 長期以來我國的高校人事檔案管理工作主要采取的是手工操作模式，對于信息化建設的認識程度不夠，其主要表現為：一是高校人事檔案的存在比較分散，結合筆者多年的工作經驗分析，高校的人事處、教務處以及學生處都存有相關的人事檔案，可以說人事檔案存放的不統一，不利于檔案信息化的構建。同時高校的人事信息收集情況也存在大量的問題，由于當前高校基本實施的二級院校獨立管理的模式，造成高校對二級院校的人事檔案信息了解不清楚，檔案信息收集的不及時對檔案信息化系統的構建會產生深遠的影響。二是高校的人事檔案管理工作仍然處于傳統的手工管理模式，并且以紙質形式為主，沒有充分的利用計算機技術實現檔案信息的數字化。三是高校的人事檔案信息化硬件基礎相對比較匱乏。經過筆者對多所高校的基礎設備調查發現，高校對信息化建設的重視程度還是比較高的，高校檔案管理人員配置了電腦、打印機等基礎設備，但是掃描儀、照相機的配置率不高，而這些設備的短缺必然會影響人事檔案信息化的建設進程。

2.2 人事檔案信息管理系統功能性比較差 信息技術的不斷發展為高校人事檔案信息系統發展提供了重要的平臺支撐，基于信息技術的不斷發展，各個高校基本上都建立了人事檔案信息管理系統，但是就這些信息管理系統的運行效果看，其還存在不少的問題：一是高校檔案信息管理系統應用的數據庫比較簡單，造成不能及時的對一些數據進行處理，影響人事檔案的工作效率；二是人事檔案管理系統的應用性比較差，很多院校的管理系統沒有建立開放式鏈接功能，造成人事檔案管理系統的利用率比較差，比如信息管理系統應用的程序比較滯后，其不能兼容原始檔案信息，造成人們不能利用信息管理系統查詢需要的信息；三是人事檔案信息管理系統的建設標準存在滯后性，導致現有的信息管理系統無法兼容一些文件格式。

2.3 信息安全保護措施不完善 人事檔案在某種程度上講具有保密性，因為人事檔案中記載了大量的個人信息，實現人事檔案信息化管理就需要面臨信息安全的問題，通過采取一系列安全保護措施避免因網絡安全而出現個人信息泄露的事件。但是高校在人事檔案信息系統應用中往往會忽視安全工作：一是高校的管理者對安全的重視程度不夠，意識不到人事信息的重要性，因此他們不愿意在安全防護方面投入更多的資金；二是對人事檔案信息管理系統的安全性能的檢測、維護等工作落實不到實處，很多計算機網絡安全管理人員不嚴格按照相關的規范對計算機網絡進行必要的安全檢測，比如不及時根據網絡安全漏洞進行系統升級等。

3 高校人事檔案信息化建設的具體對策

3.1 強化高校人事檔案管理人員的信息化意識 實現高校人事檔案管理信息化前提就是要強化人事檔案管理人員的信息化意識，提高他們對檔案工作的重視程度：一是高校的管理者要具有人事檔案信息化建設意識。信息技術的不斷發展，構建信息管理模式是新型高校發展的基礎與主要趨勢，一所高校的信息化建設水平很大取決于高校管理者對人事檔案信息化的重視程度，如果高校的管理者具有信息化意識，那么他們就會增加對高校人事檔案管理信息化建設的資金投入、制度完善等工作。二是提高人事檔案管理人員的信息化意識。檔案管理人員是檔案工作的具體操作者和使用者，如果他們沒有較高的信息化意識，那么無論學校的信息化建設水平多高，高校的信息化工作都不能取得理想的效果。當然高校的工作人員也要具有信息化意識，信息化建設離不開檔案信息的支持，如果高校人員不注重對相關檔案信息的收集，那么信息化建設也不能取得理想的效果。

3.2 建立人事檔案網絡化管理體系 隨著網絡技術的發展，高校基本上實現了信息化管理模式，高校的網絡基本上覆蓋了高校的各個環節，高校網絡已經融入到日常的教學活動中，因此穩定、全面的網絡覆蓋率為高校人事檔案信息化建設提供了重要的物質基礎，為檔案管理拓展了網絡資源共享平臺。首先高校要建立基于檔案信息的身份驗證系統。高校人事檔案管理系統要根據用戶的需求建立基于開放程度和開發范圍的控制系統，根據級別不同對其授權的范圍也要不同，比如對于一般人員只允許其具有查閱相關資料信息的權利，而沒有修改、輸入相關信息的功能。其次要合理設計人事檔案信息資源數據庫。數據庫的設計要遵循以下原則：規范數據庫的命名、控制字段的引用、庫表重復控制以及頭文件處理等。并且要保證數據庫的容量要符合高校的發展規模。最后加強學校內部不同院系之間的人事檔案信息共享程度，基于當前高校實施二級院校獨立管理的模式，導致二級院校之間的人事檔案信息的共享程度不高，因此高校要充分利用網絡技術實現人事檔案信息的共享。

3.3 做好人事檔案數據資料的保密工作 高校實施人事檔案信息管理在給高校的人事檔案管理工作帶來便利條件的同時，也給高校的檔案信息安全產生巨大的威脅，首先系統軟件的升級可能造成人事檔案電子信息的兼容問題，造成電子信息的不識別，影響用戶的正常使用，比如在傳統人事檔案信息轉化為電子數據時，其轉化的格式與高校的信息管理程序不兼容，這就導致人事檔案信息不被系統所識別。二是加強對高校檔案信息管理系統的安全技術防護措施。基于網絡環境的復雜性，一些網絡病毒、黑客等會侵犯高校的人事檔案信息系統，造成相關信息的泄漏或者丟失，為避免此種現象高校信息管理部門要通過設立防火墻、定期升級殺毒軟件以及做好加密技術等提高高校人事檔案信息管理系統的安全。三是做好人事檔案信息管理系統的網絡技術，高校的人事管理信息系統要杜絕與社會網絡相聯，從網絡源頭杜絕外來不良行為的入侵破壞。

3.4 提升檔案信息化管理人員的綜合素質，實現檔案管理人員專業化 高校人事檔案信息化建設需要一批懂計算機技術的專業人才，因此高校要加強對現有檔案管理人員的培訓力度，鼓勵檔案管理人員進行深層次的學習，通過系統的教育培訓提高他們的專業技能。提高人事檔案管理人員的政治素質。檔案管理人員必須要有高度的政治意識和保密意識，以較強的責任心對待人事檔案管理工作。高校要積極的引進優秀的檔案管理人才，提升整個高校檔案管理工作水平。

3.5 加強硬件建設和軟件開發 高校人事檔案管理工作的信息化建設需要高校構建完善的硬件設施和開發適合高校人事檔案管理的軟件系統。首先高校要增加資金投入，在不斷完善計算機、打印機等基礎設施的基礎上，要增加對掃描儀、刻錄機、數碼相機等先進電子產品的采購力度，豐富人事檔案信息系統設備；其次加大人事檔案軟件的開發力度，包括“組織專家開發相關的軟件系統，建立數字化檔案和人才信息庫，做好檔案信息的綜合分析及統計”。

參考文獻：

[1]徐露露.關于干部人事檔案管理信息化建設的思考[J].讀書文摘，2014（05）.

[2]朱廣會.新時期人事檔案管理信息化建設問題探析[J].價值工程，2010（02）.

[3]杜玉蘭.對高校人事檔案管理工作的思考[J].常州大學學報（社會科學版），2010（09）.