打造新型辦公系統(tǒng) 提升管理服務(wù)效能
——以中國(guó)礦業(yè)大學(xué)為例

朱正中，方躍平，趙保全

（中國(guó)礦業(yè)大學(xué) 黨政辦公室，江蘇 徐州221116）

近年來(lái)，中國(guó)礦業(yè)大學(xué)以數(shù)字化校園建設(shè)為契機(jī)，大力推進(jìn)新型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱“OA”系統(tǒng)）的建設(shè)，在平臺(tái)構(gòu)建、網(wǎng)絡(luò)集成、資源整合、開發(fā)應(yīng)用等方面做了大量探索，有效推動(dòng)了辦公室工作理念創(chuàng)新、工作流程優(yōu)化及工作方式改進(jìn)，促進(jìn)了辦公室工作質(zhì)量、工作效能、工作作風(fēng)的同步提升。

一、新理念指導(dǎo)下的OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)

1.突出三大目標(biāo)導(dǎo)向

為了進(jìn)一步發(fā)揮參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督辦督查、服務(wù)保障等職能，黨政辦把開發(fā)建設(shè)OA系統(tǒng)、提升信息化服務(wù)水平，作為全面開展教育實(shí)踐活動(dòng)、深入貫徹三中全會(huì)精神的重要抓手，將系統(tǒng)設(shè)計(jì)與創(chuàng)新工作理念、提升工作效能、改進(jìn)工作作風(fēng)緊密結(jié)合起來(lái)，重點(diǎn)突出三大目標(biāo)導(dǎo)向：

（1）創(chuàng)新工作理念。利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)工作流程的再造，創(chuàng)新工作思路，改進(jìn)工作方法，推動(dòng)現(xiàn)代技術(shù)與學(xué)校日常事務(wù)的密切結(jié)合。

（2）助推作風(fēng)改進(jìn)。構(gòu)筑信息化互動(dòng)平臺(tái)，即時(shí)解決師生反映強(qiáng)烈的“四風(fēng)”問(wèn)題，切實(shí)增強(qiáng)工作人員的責(zé)任意識(shí)，進(jìn)一步提高工作效率和工作質(zhì)量。

（3）實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。搭建協(xié)同性工作大平臺(tái)、利用信息技術(shù)搭建大數(shù)據(jù)平臺(tái)，打破學(xué)校層面和下屬單位之間的物理隔閡，推動(dòng)學(xué)校內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)的優(yōu)化與服務(wù)水平的提升。

2.體現(xiàn)兩大特點(diǎn)

依據(jù)上述三大目標(biāo)導(dǎo)向，結(jié)合學(xué)校辦公業(yè)務(wù)流程的實(shí)際情況，黨政辦在開發(fā)新型OA系統(tǒng)時(shí)，體現(xiàn)了兩大特點(diǎn)：

（1）實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的二次開發(fā)。在與國(guó)內(nèi)知名系統(tǒng)開發(fā)商合作的基礎(chǔ)上，黨政辦充分吸收國(guó)內(nèi)先進(jìn)成熟技術(shù)，選派業(yè)務(wù)骨干參與系統(tǒng)的二次設(shè)計(jì)與開發(fā)，用辦公室的管理要求來(lái)指導(dǎo)和優(yōu)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，注重OA系統(tǒng)的集成化、擴(kuò)展性、靈活性、兼容性，優(yōu)化了“綜合辦公”、“信息管理”等七大功能模塊，完善了“收文處理”、“發(fā)文處理”等八大工作流程，新增了“值班管理”、“周會(huì)表”等四大新項(xiàng)目。同時(shí)，根據(jù)實(shí)踐活動(dòng)中征求到的師生意見和建議，及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)的改進(jìn)、完善和提高，實(shí)現(xiàn)了工作理念、工作效能與先進(jìn)成熟技術(shù)的高度契合。

（2）推動(dòng)了工作的協(xié)同化。OA系統(tǒng)的開發(fā)與設(shè)計(jì)，采用統(tǒng)一門戶、統(tǒng)一身份認(rèn)證、統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，與公共數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)字共享和交換，并可與學(xué)校教務(wù)、科技、學(xué)科、財(cái)務(wù)、人事、檔案等重大數(shù)據(jù)庫(kù)快速對(duì)接，從技術(shù)上為各二級(jí)單位的協(xié)同工作搭建了平臺(tái)。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)中，依據(jù)工作流程融入了辦公室日常職能，實(shí)現(xiàn)了辦公室日常事務(wù)與重大任務(wù)的協(xié)同處理，同時(shí)按照“邊開發(fā)、邊使用、邊完善”的原則，后期建設(shè)重點(diǎn)加強(qiáng)了信息溝通、督查督辦以及綜合協(xié)調(diào)的一體化建設(shè)。

二、運(yùn)用OA系統(tǒng)創(chuàng)新工作模式的探索

建設(shè)新型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，既是黨政辦在辦公理念和操作技術(shù)方面的革新，也是對(duì)具體工作流程的優(yōu)化和再造。根據(jù)辦公室日常擔(dān)負(fù)的辦文、辦會(huì)、辦事等三大工作職能，學(xué)校借助OA系統(tǒng)，重點(diǎn)在以下四個(gè)方面進(jìn)行了工作方法的創(chuàng)新和探索：

1.突出綜合協(xié)調(diào)功能

利用OA系統(tǒng)強(qiáng)大的信息匯總分析能力，設(shè)置了學(xué)校年會(huì)表、月會(huì)表、周會(huì)表以及校領(lǐng)導(dǎo)周度工作安排等相關(guān)模塊，全面掌握了領(lǐng)導(dǎo)重大會(huì)議、重大活動(dòng)等工作動(dòng)態(tài)，增強(qiáng)了工作的計(jì)劃性、協(xié)調(diào)性、主動(dòng)性，避免了以往重大事項(xiàng)過(guò)分集中時(shí)辦公室“到處滅火”、“臨時(shí)協(xié)調(diào)”的尷尬狀況。另外，對(duì)一些議題相近、參會(huì)人員相同的會(huì)議進(jìn)行合并召開，提高了會(huì)議的效率和質(zhì)量。

2.突出參謀助手功能

充分發(fā)揮0A系統(tǒng)在學(xué)校科學(xué)決策方面的能動(dòng)作用，針對(duì)OA系統(tǒng)排查分析出來(lái)的工作重點(diǎn)和師生訴求焦點(diǎn)問(wèn)題，黨政辦及時(shí)組織人員進(jìn)行調(diào)查研究，提出參考意見和建議，為黨委常委會(huì)議、校務(wù)會(huì)議以及校長(zhǎng)業(yè)務(wù)辦公會(huì)議的議題征集和召開做好充分準(zhǔn)備，積極協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)作出決策。如：依托0A系統(tǒng)多渠道征集意見，密切關(guān)注企業(yè)困難職工和學(xué)校弱勢(shì)群體訴求，協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提出了改善臨時(shí)輔助崗位、內(nèi)退事業(yè)編制、改制企業(yè)人員等較低收入群體的收入調(diào)整方案，維護(hù)了校園的和諧穩(wěn)定。

3.突出工作協(xié)同創(chuàng)新

促進(jìn)了校院兩級(jí)辦公室人員的溝通、協(xié)調(diào)。黨政辦把OA系統(tǒng)的建設(shè)與全校二級(jí)單位站點(diǎn)群管理系統(tǒng)相結(jié)合，有效地將二級(jí)單位辦公室人員從建設(shè)、維護(hù)本單位網(wǎng)站的任務(wù)中解放出來(lái)，實(shí)現(xiàn)了“人、財(cái)、物”三個(gè)角度的深度釋放；針對(duì)二級(jí)單位辦公室工作中存在的難題，學(xué)校黨政辦運(yùn)用OA系統(tǒng)，在公文撰寫、會(huì)務(wù)協(xié)調(diào)、調(diào)查研究等多方面做好了跨處室、跨部門的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)工作，同時(shí)利用QQ、飛信、微信建立了聯(lián)絡(luò)群，強(qiáng)化了對(duì)二級(jí)單位辦公室工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和溝通交流。

4.突出無(wú)紙化辦公

新的OA系統(tǒng)不僅實(shí)現(xiàn)了辦文、辦會(huì)、辦事的統(tǒng)一，而且實(shí)現(xiàn)了對(duì)學(xué)校各部門辦公要素的整合，實(shí)現(xiàn)了對(duì)工作流、信息流和知識(shí)流的整合管理。辦公室作為學(xué)校的信息中樞，無(wú)論是外來(lái)文件的接收、流轉(zhuǎn)、督辦和反饋，還是校內(nèi)發(fā)文的審核、簽批、校對(duì)以及印發(fā)，以及學(xué)校重要信息的通知通告，均通過(guò)OA系統(tǒng)以電子文件形式傳閱、簽批，真正意義上實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，極大地節(jié)約了辦公成本。

三、關(guān)于OA系統(tǒng)對(duì)工作成效的提升

黨政辦把OA系統(tǒng)建設(shè)與具體工作結(jié)合起來(lái)，切切實(shí)實(shí)提高了工作效率，做到了辦會(huì)高效、辦文快速、辦事周到。具體成效體現(xiàn)在以下四個(gè)方面：

1.改進(jìn)了工作作風(fēng)，密切了師生關(guān)系

通過(guò)OA系統(tǒng)，許多以往需要師生員工上門辦理的事宜均可網(wǎng)上辦理，簡(jiǎn)化了辦事流程，為全校師生帶來(lái)了便利快捷。OA系統(tǒng)還實(shí)現(xiàn)了工作流程和工作過(guò)程的可控性，作到了第一時(shí)間辦理和回復(fù)，拉近了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與廣大師生員工的距離，進(jìn)一步密切了干群關(guān)系。新平臺(tái)還進(jìn)一步拓展了信訪的功能渠道，打造了“師生e線”互動(dòng)式網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了“零距離”傾聽訴求、“面對(duì)面”反饋處理結(jié)果，受到了師生的一致好評(píng)。小系統(tǒng)引來(lái)了工作理念和工作作風(fēng)的大轉(zhuǎn)變，領(lǐng)導(dǎo)干部與師生之間的溝通協(xié)調(diào)多了，聽到的抱怨聲少了，支持的話語(yǔ)多了，務(wù)本求實(shí)、崇高實(shí)干的風(fēng)氣正在校園興起。

2.強(qiáng)化了崗位責(zé)任意識(shí)，工作效率明顯提高

依托新的辦公平臺(tái)，不僅實(shí)現(xiàn)了校外收文、校內(nèi)發(fā)文、印章使用、會(huì)務(wù)管理、信訪管理、值班安排的統(tǒng)一管理，還可以通過(guò)系統(tǒng)內(nèi)設(shè)的“流程圖”和“流轉(zhuǎn)記錄”功能，實(shí)時(shí)監(jiān)控和查詢工作進(jìn)程，方便跟進(jìn)督辦、明確權(quán)責(zé)，工作人員的服務(wù)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、效率意識(shí)明顯增強(qiáng)。尤其是涉及需要多部門、多人員協(xié)同解決的日常業(yè)務(wù)問(wèn)題，在新系統(tǒng)啟用后，工作效率大大提高。據(jù)統(tǒng)計(jì)，自2013年10月該系統(tǒng)正式啟用以來(lái)，已流轉(zhuǎn)處理各類公文3000余份，處理效率同比提高59%；學(xué)校各類發(fā)文同比減少100余件，紙質(zhì)文件印發(fā)量同比節(jié)省約打印紙3萬(wàn)張，規(guī)范了學(xué)校內(nèi)部簡(jiǎn)報(bào)，基本實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。

3.強(qiáng)化了調(diào)查研究，推動(dòng)了長(zhǎng)效機(jī)制的建立

根據(jù)教育實(shí)踐活動(dòng)排查出來(lái)的問(wèn)題以及通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，黨政辦公室在做好日常管理服務(wù)工作的同時(shí)，圍繞“領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)題”、“群眾關(guān)注”的焦點(diǎn)，深入基層進(jìn)行調(diào)查研究，為學(xué)校黨委和行政決策提供參考和建議，不斷提高辦公室的參謀服務(wù)水平。黨政辦牽頭起草修訂了《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范學(xué)校會(huì)議管理的意見（試行）》、《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)重大事項(xiàng)決策穩(wěn)定風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作的意見》、《中國(guó)礦業(yè)大學(xué)規(guī)范公文辦理提高工作效率的意見》等6項(xiàng)規(guī)章制度，做到了以制度規(guī)范整改過(guò)程，以制度凝練典型經(jīng)驗(yàn)做法，以制度鞏固和擴(kuò)大教育實(shí)踐活動(dòng)成果，推進(jìn)了長(zhǎng)效機(jī)制的建立。

4.實(shí)現(xiàn)了管理和服務(wù)的全方位

借助OA系統(tǒng)，黨政辦不僅搭建了一個(gè)新的工作平臺(tái)、服務(wù)平臺(tái)、宣傳和教育平臺(tái)，推動(dòng)了固定辦公向數(shù)字辦公和移動(dòng)辦公的轉(zhuǎn)變，還推動(dòng)了統(tǒng)一的協(xié)同辦公平臺(tái)的建設(shè)，把學(xué)校管理層、行政人員和教師、廣大學(xué)生有機(jī)地聯(lián)系在一起，進(jìn)一步提升了OA系統(tǒng)的影響力和輻射范圍。比如，啟用了離校系統(tǒng)和迎新系統(tǒng)，把原本涉及幾十家二級(jí)單位和學(xué)院、近千名職工、近萬(wàn)名學(xué)生的迎新和離校工作，通過(guò)數(shù)字系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)迎新和離校服務(wù)，在時(shí)間和空間上都大大方便了學(xué)生，贏得了學(xué)生和教工的贊譽(yù)。