基于用戶需求的高校機構知識庫服務體系探討

●左瑞玲（中國石油大學（華東）圖書館，山東　青島　266580）

基于用戶需求的高校機構知識庫服務體系探討

●左瑞玲（中國石油大學（華東）圖書館，山東青島266580）

［關鍵詞］機構知識庫；用戶需求；服務體系；高校圖書館

［摘要］建立基于用戶需求的高校機構知識庫服務體系，如提供個性化的學術信息空間、建立有效的自存儲服務體系、建立基于機構庫的學科發展分析管理體系和基于機構庫的用戶科研績效管理體系等，能夠促進高校機構知識庫的可持續發展。

1　前言

機構知識庫（Institutional Repository）又稱機構信息庫、成果數據庫、機構知識庫、機構典藏庫,是收集、存放由某個或多個學術機構（如大學、研究所、圖書館、博物館等）創造的,可供機構內外用戶共享的學術文獻數據庫。［1］我國的機構知識庫建設始于2004年初，時任上海圖書館館長的吳建中先生在其發表的論文中探討了“‘機構庫熱’對圖書館整體管理模式的沖擊”，［2］首次將國外關于機構知識庫研究的部分研究成果引入國內。2005年7月，以北京大學圖書館為首的國內50多所高校圖書館在武漢大學召開了“中國大學圖書館館長論壇”，并在會后聯合發表《圖書館合作與信息資源共享武漢宣言》，在宣言中明確指出我國高校圖書館應“建設特色館藏，開展特色服務，建立一批特色學術機構庫”。［3］會議之后，機構知識庫的建設在國內，特別是我國高校圖書館逐步開啟。［4］

機構知識庫建設的目的是為了系統整理和長期保存高校師生和科研人員創建的學術資源，并為高校的教學和科研服務。然而，在實際調研過程中，筆者發現，雖然越來越多的國內高校建立了本校機構知識庫并向高校師生和科研人員提供了服務，建成了以廈門大學學術典藏庫、北京大學機構知識庫和清華大學機構知識庫等為代表的具有一定影響力的高校機構庫，但是大部分機構知識庫的服務并不盡如人意，究其原因主要有兩方面：一是高校師生和科研人員對機構知識庫不甚了解，影響了機構知識庫的使用；二是當前機構知識庫的服務模式相對單一，無法滿足高校用戶多方面的信息需求。本文在對用戶需求分析的基礎上，探討如何對現有的機構知識庫進行服務體系方面的改進，使其能更好地滿足用戶的信息需求。

2　高校用戶對機構知識庫服務的需求分析

筆者在中國石油大學（華東）機構知識庫建設前期，針對用戶對機構知識庫的預期服務需求進行了調研，根據調研分析可知，高校師生和科研人員等用戶對機構知識庫服務的需求主要集中在以下幾個方面。

2.1高校用戶需要一個管理學術信息交流的空間

高校教師和科研人員在教學和科研過程中經常有許多資源，如未處理的科研數據、未完成的工作文件等需要中轉存儲，以便在辦公室、實驗室、家里甚至出差途中隨時進行工作。高校教師的一些教學資源，如教學課件、教學參考資源、供學生自學的課程資源等與學生交流共享的資源也需要一個合適的交流空間。目前常用的資源中轉和交流方式有電腦、移動硬盤或U盤等，這些方式雖然安全系數高，但需要隨時攜帶，使用不方便。當然還有網絡存儲，如網絡云盤、個人主頁、博客或電子郵件等，但這些方式都要先把資源存儲在一些商業性的云存儲空間，而這些空間由于信息龐大，訪問人員繁雜，容易受到病毒和惡意攻擊，信息容易泄露。如2014年4月份爆發的網絡“心臟流血”漏洞就是一個很好的例證。因此，機構知識庫作為高校自建的服務于高校用戶的學術資源數據庫，可以按照用戶的需求，為用戶量身定制安全、專業的學術信息交流空間，用戶可以按照自身的

需求，存儲需要中轉和共享交流的學術資源，并在需要的時候隨時登錄網站檢索或下載使用，而不必擔心出現網絡不通或死鏈接。

2.2高校用戶需要一個穩定安全的學術資源存儲空間

高校是學術和科研并重的學術研究機構，教職工和科研人員在教學和科研過程中產出了大量的學術資源和科研成果。這些研究論文和科研成果大多散亂的存放在各個數據庫、院系網頁、網絡云盤、個人主頁或博客等，沒有進行系統的收集和存儲。有些高校雖然在校園數字化管理系統建設過程中設立了科研項目管理功能模塊，但是并沒有對這一部分進行細化管理，而且這一功能模塊主要是管理已發表的論文或已完成的科研成果，對于一些未發表的灰色文獻，比如科研數據、研究筆記、教學參考、工作文稿等，則不作收錄。而涉及廣泛信息范圍的灰色文獻資源由于大多具有獨到的見解、新穎的觀點等特殊的參考價值，相關科研人員也希望通過某種渠道能與同行進行交流。然而，這些灰色文獻資源由于沒有公開發表，再加上涉及到知識產權保護等問題，因此，科研人員在選擇信息交流渠道時更是慎之又慎。

機構知識庫的建設恰好可以解決以上這些問題，能夠為高校用戶提供一個穩定安全的學術資源存儲空間。在用戶和機構庫建設者的共同努力下，為高校用戶的學術資源和科研成果進行系統的收集整理和存放管理。用戶的學術論文是否被權威數據庫比如SCI、CSSCI、EI等收錄，所發表的論文被引用情況如何，用戶的科研成果取得了哪些榮譽和影響力，比如獲得什么獎項，社會效益如何等，這些信息在機構知識庫中都可以體現出來。另外，對于未公開發表的灰色文獻資源，機構知識庫在為用戶提供檢索服務的同時，也加強了知識產權保護意識，要求用戶在合理合法的范圍內使用，為灰色文獻資源提供了一個安全便捷的交流途徑。

2.3高校用戶需要機構庫提供深層次的學術信息服務

如今，許多高校都采購了由專業數據庫商開發的大型綜合數據庫，但是否有了這些數據庫，就能滿足高校教職工和科研用戶的需求？答案是否定的。隨著信息技術的發展和教學科研的不斷改革，高校用戶對機構庫深層次信息服務的需求越來越迫切。高校教職工和科研人員等作為一個比較特殊的用戶群體，既要傳播科學信息，還要參與教學、科研的創新，一些特殊的信息服務需求是專業數據庫無法提供的，比如對本校學科專業分析管理的服務需求，對個人科研成果績效管理的服務需求等。作為高校自建的機構知識庫正好可以彌補專業數據庫的空白，利用自身獨特的優勢滿足高校用戶的信息服務需求。

3　基于用戶需求的高校機構知識服務模式探討

3.1開設專屬學術信息空間，為用戶提供個性化的學術信息交流服務

機構庫為每位高校教職工和科研人員設立專門的學術資源交流空間。為了統一管理和簡化認證賬戶，機構庫系統采用用戶統一身份認證，借鑒高校數字化校園的建設經驗，與學校相關部門協商，把數字校園里的用戶賬號和密碼直接導入機構庫，并為每個賬號分配一定的空間，用戶可以直接用數字化校園的賬號和密碼登陸個人空間。

在個人專屬的學術信息空間，用戶擁有對該學術空間的資源進行管理的權限，可以進行資源分類管理，對空間資源進行添加、刪除等。對于該空間的資源共享權限，用戶也可以根據具體情況自行設置，比如設置保密、指定特定人、指定特定時間、部分共享或完全共享等，以保證用戶的權益不受侵犯，用戶可以放心地把論文、研究成果、教學資源以及正在進行的研究工作進展情況等放在個人學術空間進行保存、中轉或共享。如果用戶選擇共享論文和科研成果，則用戶的科研成果就多了一個被檢索的途徑，增加了論文被引用的概率，用戶也多了一個與同行交流的渠道；如果用戶在機構庫與學生共享教學課件和教學參考資料等，則增加了一個師生交流的方式，把課堂教學延伸到了網絡教室；如果用戶選擇在機構庫存儲和中轉正在進行的工作，比如正在研究的項目進展情況、未處理的科研數據或正在撰寫的論文等，則用戶可隨時調取，而不需借助于移動存儲工具或其他商業網絡存儲。

3.2建立有效的自存儲服務體系，為用戶提供便捷的學術資源存儲服務

3.2.1改善機構庫自存儲服務平臺

首先，機構庫建設者應該站在用戶的立場考慮如何改進機構庫自存儲服務平臺，設計用戶界面簡潔、用戶資源提交程序簡單的自存儲服務平臺，使其更加便捷，更加人性化，方便用戶使用。其次，簡化注冊登陸程序，登錄賬號就是系統已經設定好的個人數字化校園賬號。另外，還要有實時的網絡在線服務，比如QQ、微信、微博、郵件以及電話等，為用戶提供多途徑服務。

3.2.2提供多種自存儲服務模式，供用戶選擇

對于用戶存儲原創學術資源，可分為完全自存

儲、部分自存儲和機構庫管理者代為存儲三種存儲模式。在機構庫建設之初，機構庫管理者把高校用戶已發表的學術資源批量導入到每位用戶對應的個人學術空間，用戶可根據個人情況，對已導入的資源進行分類管理、修改、添加或刪除、設置相應的訪問權限。之后，用戶原創的學術資源，包括已發表或未發表的文獻，可采取自主存儲或機構庫管理者代為存儲。自主存儲資源，可以登錄機構庫自助存儲平臺，自主完成資源存儲，該存儲模式的優點是便捷快速，機構庫管理者審核之后就可以發布，提供給用戶進行瀏覽、檢索等。如果用戶自存儲不方便，也可以聯系機構庫管理者代為存儲。后兩種存儲方式的優點就是幫助用戶節約了存儲資源的時間，機構庫管理者代為存儲也保證了存儲格式的完整合格。

3.2.3加強灰色文獻資源管理，免除用戶后顧之憂

針對灰色文獻資源，機構庫管理者要及時盡到監管和維護的職責，使灰色文獻資源得到恰當合理的利用，保護知識產出者的合法權利和利益。機構庫管理者首先要通過網頁聲明、版權協議、司法維權等方式妥善解決用戶最關心的灰色文獻資源的知識產權問題；其次，要通過相應的技術手段推廣資源，增加資源的被檢索利用途徑，提高資源的學術影響力，并關注灰色文獻資源的使用情況，比如瀏覽次數、下載次數、被引次數等。另外，機構庫管理者要積極與高校相關部門協商，按照一定的標準，比如下載次數、被引次數等，把機構庫中的灰色文獻資源納入到學校的職稱評審、考核、科研成果管理等體系，提高用戶存儲資源的積極性。

3.2.4加強宣傳推廣，提高用戶自存儲積極性

機構庫的宣傳推廣有多重途徑，主要分為兩大類。一是面向高校領導層的宣傳推廣。機構庫主管部門以高校校長、學校董事會成員、各學院院長等高校高層管理人員作為首要的宣傳對象，舉行機構知識庫建設發展論證會，通過成功案例演示說明機構知識庫可能帶來的利益,激發機構高層管理者對機構知識庫的認同，或者把機構庫相關信息以電子郵件形式發送給高校管理人員，讓高校領導層認識到機構知識庫的作用和價值，從而便于申請到資金和政策的支持。二是面向用戶的宣傳推廣。一方面是讓用戶了解機構庫，認識到機構知識庫的獨特作用，機構知識庫可以實現其他數據庫或網絡無法實現而用戶又有需求的功能，比如個性化的學術空間、文獻資源的保存和管理、學科專業分析、科研績效管理等。另一方面是教會用戶如何在工作和學習中使用機構知識庫。機構庫管理者可通過專題講座、印發圖文并茂的使用手冊以及詳細的網絡使用指南等方式，為用戶提供機構庫使用技能的培訓，同時，可以通過郵件、電話、QQ、微博以及微信等適時解答用戶使用過程中遇到的問題，幫助用戶學會并熟練使用機構庫。

3.3建立基于機構庫的學科發展分析管理體系，為高校學科發展提供參考服務

學科專業建設是高校辦學水平和科研影響力發展的基礎。明確的目標是學科專業建設的燈塔，而這要源于高校決策者和相關參與者對本學科的發展有清晰的了解和深刻的認識。高校的教師和科研人員由于各種原因，不方便對本學科的專業發展進行整體詳細的分析，基于此，建立基于機構知識庫的學科發展分析管理體系就顯得的尤為重要。

首先是資源的收集整理，這是學科發展分析體系建設的關鍵一步。資源收集的全面完整，分析的結果才能權威和有價值。第二步，借助于科學高效的統計分析軟件，對現有的資源進行統計分析，主要分析方向有兩個：一是按發表論文的情況進行分析，可以按作者、主題詞、研究方向、發表時間分析，并且每個分析方向都統計出在核心期刊發文情況、國外重要期刊和數據庫收錄情況，比如SCI、EI、EBSCO等；二是按科研情況進行分析，分析該專業一定時間段內所參與的科研項目，包括項目類別，項目成果，獲獎情況等。第三步，借助于統計分析結果，總結出本校本專業的學科發展情況，關注的熱點和研究方向，從而為本校的學科專業發展提供參考意見。

3.4建立基于機構庫的用戶科研績效管理體系，為用戶提供科研績效分析服務

科研績效考核是高校的常規工作，涉及人員多，項目雜，費時費力。而機構庫存儲了高校用戶的相關學術資源，所以，建立基于機構庫的用戶科研績效管理體系，為機構用戶提供個人的科研績效分析報告既是用戶的需求，也是機構庫可以實現的功能。

在構建用戶科研績效管理體系時，首先要確定的是科研績效考核涉及的項目類別。從高校的教學科研情況分析，科研績效考核涉及的項目主要有承擔或參與的科研項目、發表的論文、教學改革項目、學術報告、參與的會議及一些灰色資源等，而這些項目所涉及的資源都在機構庫的收集整理范圍內。高校用戶只需要按照機構庫的相關要求盡可能完整地把資源存儲在機構庫中對應的個人學術信息空間，后續的工作由機構庫來處理。

而對于存儲的資源，機構庫也按照不同的類別，有相應的管理措施。例如，針對科研項目的管理，分為國家級、省（部）級、市級等，每個科研項目包括項目介紹、研究團隊、研究進展、研究成果（含論文、專著、專利、報告、獲獎情況）等。機構庫資源審核人員在審核這類資源時，盡可能地補充完善。針對發表的論文、參會論文、開設的講座報告以及灰色文獻等資源，機構庫系統會實時記錄其點擊瀏覽量和下載量等。并且機構庫資源審核人員在審核機構用戶已發表的論文時，會及時添加該論文被相關數據庫（例如SCI、EI、CSCI等）收錄的情況。這樣，用戶只需登錄機構庫就可以查詢個人論文的被收錄情況。

機構知識庫主管部門在做好機構庫建設和管理的同時，應積極主動和學校相關部門如人事處、教務處、科技處等協商，在教師和科研人員職稱評審、個人考核、項目申報以及申報獎項時以機構庫中存儲的數據為準。如果這一措施能夠實施，則可大大提高用戶自存儲和及時維護資源的積極性，并以此形成良性循環。

［參考文獻］

［1］王瑞文，劉東鵬.構建高校學術信息機構庫的知識交流環境分析［J］.情報理論與實踐，2008 （4）：554－556.

［2］吳建中.圖書館VS機構庫——圖書館戰略發展的再思考［J］.中國圖書館學報，2004（5）：5－8.

［3］中國大學圖書館館長論壇.圖書館合作與信息資源共享武漢宣言［J］.大學圖書館學報，2005 （6）：3－4.

［4］喻文，何琳.機構知識庫的發展及圖書館的應對策略［J］.圖書館學刊，2009（7）：30－32.

［收稿日期］2014－07－25 ［責任編輯］李海燕

［作者簡介］左瑞玲（1978－），女，碩士，中國石油大學圖書館館員，發表論文5篇，研究方向：信息資源建設。

［基金項目］本文系中國石油大學（華東）2012年度高等教育研究項目"教學文獻信息資源服務體系建設"（項目編號：GJKT201204）的研究成果之一。

［文章編號］1005－8214（2015）05－0065－04

［文獻標志碼］A

［中圖分類號］G250.74