論圖書館評估與圖書館檔案建設

●陸麗英（杭州圖書館，杭州310016）

論圖書館評估與圖書館檔案建設

●陸麗英（杭州圖書館，杭州310016）

［關鍵詞］檔案工作；圖書館評估；公共圖書館

［摘要］以杭州圖書館在全國第五次公共圖書館評估情況為例，闡述了檔案管理在圖書館評估間的相互作用，指出檔案管理存在的問題并提出了如何提高檔案管理水平的一些建議。

在文化大發展大繁榮背景下，公共圖書館作為普及大眾文化的基礎平臺，其發展越來越受到有關部門重視。［1］從1994年開始，文化部在全國公共圖書館系統每四年開展一次行業評估工作，在2013年第五次行業評估工作中，越來越多的圖書館加入到參評行列。杭州圖書館是第四次參加評估，這項工作得到了館領導的重視與支持。杭州圖書館檔案管理工作在圖書館行業評估中起著重要的作用。

1　科學規范的檔案管理是評估的基礎和依據

科學、規范的檔案管理和完整齊全的檔案材料是搞好圖書館評估的基礎和依據，在圖書館評估中起著重要作用。［2］在整個評估標準中，檔案管理的相關考核分值只占“管理與表彰”項里的五分，相比第四次評估少了三分。從表面上看，檔案在整個評估過程中所起的作用微小到可以忽略不計，但在“文獻資源”、“服務工作”、“協作協調”、“重點文化工程”等多個項目中，都需要提供相關的佐證材料，而這些材料實質上就是檔案。

現在我們所講的檔案，已經不僅僅局限于紙質文字材料了，還有照片、光盤、證書、獎牌等各種特殊載體檔案，是涵蓋了文字、圖表、圖像、音頻、視頻等各類材料。這些檔案材料可以將圖書館各項管理和業務活動開展情況詳細而直觀地呈現給評估組專家。因此，檔案工作的優劣將直接關系到圖書館工作總體

評估結果。［3］

2　行業評估可以促進和加強檔案工作，提高檔案管理水平

（1）通過評估可以提高檔案工作的地位。在整個圖書館評估過程中，檔案在圖書館提供的佐證材料中占了絕大部分比例。其材料的原始性、真實性，對評估組專家而言更具權威性和說服力。檔案在評估中的重要作用顯現出來，通過這次評估明顯地感受到領導和同事對于檔案工作的支持和重視。

（2）通過評估可以豐富館藏檔案內容。首先，在相關迎評材料的收集過程中，檔案管理人員可以查漏補缺，收集到平時工作中可能遺漏的檔案材料。其次，評估結束后，將整套迎評材料作為一套完整的檔案保存下來，既可作為下次評估的參考，也可為相關的學術研究提供豐富的素材。

（3）促進檔案管理工作。通過參與評估，可以發現在檔案收集和整理過程中存在很多不足，最明顯的一點就是檔案收集不齊全，有相當一部分評估標準所要求提供的材料，并無檔案保存。這對以后如何完善檔案管理制度，進一步加強檔案收集工作提出了新的思考和要求。

3　通過行業評估，發現檔案管理工作存在的問題

（1）在整套迎評材料中，大部分使用了原始、真實的檔案材料，但也有一小部分是經過二次加工、有目的修飾的材料。這些材料不適合作為檔案進行保管，其客觀性、真實性有待商榷。

（2）雖然館員的歸檔意識普遍加強了，但各部門的檔案管理員對于檔案的篩選和剔除還存在一定困惑。圖書館檔案來源于各部門日常工作相關文檔，專職檔案管理員不可能全面深入掌握各部門具體業務開展情況。［4］很多時候重要的文檔沒有存，歸檔的卻是一些無關緊要的文檔。部門檔案管理員只發揮了檔案收集作用，對于檔案的完整性如何、質量如何，是不是應該歸類為檔案等沒有進行嚴格篩選；檔案室的檔案管理員由于信息渠道相對閉塞，不可能做到對全館檔案進行全面有效監控，致使有用的文檔沒有保存，存了一堆沒有太大實際意義的文字材料。

（3）檔案電子化趨勢日漸顯現。將電子檔案作為評估過程中的佐證文檔，可以提高檢索效率，節省文檔查找中花費的時間。但目前從杭州圖書館實際情況看，電子檔案的收集和保存還存在一定困難。首先，各部門上交的電子檔案內容過于雜亂，部門檔案管理員通常的做法是把所有的電子類文件統一打包刻盤上交，而對于里面的內容缺乏一定篩選。其次，對于電子檔案很重要的一部分——光盤，杭州圖書館沒有很好的保存條件。一張普通光盤的保存年限只有2～10年，遠遠不能達到短期檔案保存期限。如何延長光盤有效期限，是擺在檔案管理員面前的一個難題。

4　結合行業評估，規范圖書館檔案管理工作

（1）進一步完善檔案管理制度，加強檔案工作人員培訓。實施完善的收集、歸檔制度，保證文檔資料的完整性和真實性，是做好檔案工作的基礎。檔案資料來源于各部門移交的各類文檔，因此，檔案資料質量好壞很大程度取決于各部門在文件資料形成初期時的質量。做好前端控制，加強人員培訓，提高部門員工的檔案意識，形成規范、完整的文檔資料，對于做好檔案管理工作有著積極而深遠的影響。

（2）紙質檔案與電子檔案同步管理，改善光盤等特殊載體檔案的保存環境，做好定期備份。①實行檔案電子化。檔案室在整理紙質檔案同時，將相應的電子稿進行備份管理不僅可以提高檔案檢索速度，提高利用效率，而且對紙質檔案可以起到很好的保護作用。②光盤使用壽命過短，不利于長期保存這一客觀事實，的確是擺在檔案管理員面前的一道難題。使用專門的光盤消磁柜，做好定期檢查與備份，是目前最常用，也是最經濟的一種保存方法。

［參考文獻］

［1］沈丹鳳.對公共圖書館評估檔案的認識［J］.圖書館工作研究，2011，21（11）：96－97.

［2］孫明華.高校圖書館評估檔案建設研究［J］.蘭臺世界，2010（8）：76－77.

［3］潘玉萍.檔案資料在公共圖書館評估定級中的作用——兼論如何加強圖書館檔案工作［J］.情報探索，2008（6）：79－81.

［4］許惠，石羨.評估之后的思考——圖書館和諧檔案管理芻議［J］.圖書館理論與實踐，2011 （12）：14－16.

［收稿日期］2014－10－21 ［責任編輯］張雅妮

［作者簡介］陸麗英（1981－），女，杭州圖書館館員，研究方向：圖書館檔案管理。

［文章編號］1005－8214（2015）08－0022－02

［文獻標志碼］B

［中圖分類號］G273