新形勢下電子檔案管理存在的問題及應對思考

李興國

(延安職業技術學院，陜西 延安 716000)

我國的經濟不斷的發展，促進了我國的很多行業的快速發展，在這樣的大前提下，我國的生產力以及國家綜合國力都呈現了上升的趨勢。在科技信息化高速發展的今天，很多信息網絡技術開始運用到企業的發展中，在對于電子檔案的工作管理的時候也是沒有例外的。但是對于電子檔案的管理仍然喲組合很多問題，所以應該對管理存在的問題采取的應對策略，電子檔案的管理人員就這些存在的問題進行一一解決實現檔案電子管理的可持續發展。

一、目前電子檔案檔案管理中的問題

（一）對于檔案的管理意識不強，管理制度不合理

在我國經濟文化建設中，電子信息行業發展迅速，使得檔案管理模式變得多種多樣。部分檔案管理人員只注重傳統檔案管理工作，沒有對電子檔案管理的重要性形成一種很好的意識，所以很多管理人員在對待電子檔案的時候缺乏正確的態度，導致檔案管理的工作缺乏時效性和科學性。同時，因為不重視電子檔案的管理，所以在電子檔案的管理中沒有一個科學的規章制度來約束它，在電子檔案的管理中也缺少考核的標準。在實際的操作過程中很多檔案管理員沒有實現對電子檔案信息質量、工作效率、以及不按照規范來進行電子檔案的管理工作，造成了電子檔案工作的無序性以及低質量。另外一個方面就是，現有的高科技信息技術沒有有效的應用到電子檔案中，這就造成了電子檔案的發展速度十分的緩慢，約束了了電子檔案的管理水平。

（二）電子檔案利用率低

對于檔案管理這個工作來說，它是一個相對其他工作來說更加繁瑣的工作，所以在進行管理的途中就會出現各種各樣的問題，但是電子檔案的管理人員沒有對出現的相關問題進行收集整理以及分析，所以就會使得重要的信息丟失，使得電子檔案行業的發展舉步維艱。在實際工作規程中，電子檔案管理工作對員工缺少一種有效的績效考核制度，所以很多電子檔案管理工作人員缺乏工作的責任感，忽略了建設網絡平臺以及對收集有關網絡信息，造成了電子檔案的利用率非常低，使得電子檔案失去存在的真正價值。

（三）缺乏培訓，專業水平不高

目前，電子檔案管理工作開展過程中，普遍存在檔案管理管理人員的專業水平不高，缺少專業的技術人才，所以整個電子檔案管理行業的管理水平普遍低下，這種情況制約了電子檔案管理的發展。另外一方面，各種電子設備的不完善、專業人才的缺乏，導致電子檔案管理工作缺乏專業技術，嚴重影響電子檔案管理的整體效用。

（四）人才短缺，管理信息化不強

目前，從事電子檔案管理的工作人員都趨向老齡化，使得電子檔案管理工作專業人才嚴重稀缺，從而導致電子檔案管理的信息化速度非常緩慢，給電子檔案管理工作質量帶來一定影響。電子檔案的管理工作中，因為進行管理的人才普遍缺少對于信息網絡技術的熟練運用，沒辦法實現新技術的應用，所以在管理上信息化綜合素質水平不高，根本無法滿足新形勢下電子檔案管理工作的實際需求，給電子檔案管理工作可持續發展帶來極大影響。

二、新形勢下電子檔案管理中問題的應對措施

（一）增強電子檔案管理意識

我國市場經濟的環境下，電子檔案管理人員應該轉變傳統陳舊的觀念和工作態度，對電子檔案管理工作的認識應該有一個很大的提高，有效的落實電子檔案管理的相關規章制度，從而達到增強管理意思的效果，促進電子檔案管理規范化發展。在實際工作過程中，同時要規范管理的規章制度，制定有效的切實的電子檔案管理績效考核標準，有效的提高電子檔案管理人員的綜合素質以及專業水平，最后達到有效的提升電子檔案管理工作的整體效用。在日常工作中，對電子檔案管理工作人員的實行有效的監督，在工作過程中嚴格把關他們是否按照國家規范標準執行，才能確保電子檔案信息的準確性、可靠性和完整性。

（二）加強管理，提高檔案管理標準化

在實際工作中，電子檔案管理的有效性對于電子檔案信息的建設有著非常重要的意義，關乎著它的安全性，所以管理人員應該有效的監督電子的檔案管理的工作，切實的貫徹規章制度，有效的將管理人員的的認識提高，實現有效的考核制度加強他們的責任感。現行的市場條件下，檔案的發展是朝著自動化、現代化以及信息化發展的，為了保證它的安全性，首要任務就是要對網絡安全進行管理。所以相關人員要進行電子檔案信息的查詢時，必須要按照規定程序進行查看。例如，首先，在檔案的建設過程中必須要設立個人賬戶和密碼，這是為了自助登陸檔案中心，然后登記簽字方可進入檔案管理室，并且在進入檔案管理時候要進行安檢，主要是防止進入的人員帶有便攜式設備進行拷貝資料，這樣做的目的是有序開展電子檔案管理工作

（三）培養專業技術人才

我國現階段的電子檔案管理工作人員的工作水平和技能都不夠專業，因此，在實際工作過程中，要加強電子檔案管理工作人員的培訓，吸收高素質、高技能、高水平的電子檔案管理工作人員，并有效培養專業的信息網絡技術人才。為了滿足我國經濟快速發展，提升電子檔案管理工作的水平務必要提高管理人員的綜合素質，建立規范化的電子檔案管理隊伍，使得電子檔案工作快而好的有效發展。例如，在開展培訓電子檔案管理人員的活動在的，舉行一些技能大賽，并實行獎勵制度，可以提高電子檔案管理工作人員的自我提升意識和競爭意識，對于推動電子檔案管理工作現代化發展具有重要作用。

（四）提升素質，提高電子檔案信息安全性

在不斷加強電子檔案管理的同時，要注重全體員工綜合素質能力的提升，才能有效調整電子檔案管理的人才結構，逐步實現電子檔案管理的自動化、信息化和現代化。在信息技術發展的今天，電子檔案管理工作人員應該加強自身的素質意識，有效的提高自身的素質，在檔案管理的工作中，與同事密切溝通，取長補短，熟練掌握和運用現代信息網絡技術，才能真正意義上實現電子檔案管理的信息化。所以，根據電子檔案管理工作的實際發展需求，完善信息技術同時引進各種電子信息設備，促進檔案管理工作的效率，從而保證電子檔案管理中各種信息的安全性。

三、結束語

總的來說，隨著高科技信息技術的不斷推廣和應用，新形勢下電子檔案管理的不斷加強，必須注重上述的相關問題，并根據實際情況采取應對策略，才能真正提高電子檔案管理工作的整體效用，從而在提升全體工作人員綜合素質的基礎上，推動我國電子檔案管理工作長遠發展。

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