淺議高職院校圖書館檔案管理新思維

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淺議高職院校圖書館檔案管理新思維

景芳

（延安職業(yè)技術學院，陜西延安716000）

[摘要]高職院校圖書館檔案管理是為師生提供以信息為核心的綜合信息管理與服務工作,是高職院校教學和科研工作的橋梁和紐帶。文章從圖書館檔案管理工作過程存在的問題現(xiàn)狀入手，闡述新思維，對高職院校檔案管理提出具體途徑與舉措。[關鍵詞]圖書館檔案管理；信息綜合管理；舉措

隨著電子信息社會的到來，高職院校圖書館檔案管理將從面向歷史文獻檔案管理與研究，轉而面向以檔案信息為核心的綜合信息管理。為做實做細圖書館檔案管理工作，高職院校圖書館可借助校園網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等信息平臺，采取“兩條腿走路”，也就是紙質(zhì)檔案與電子檔案同步發(fā)展，同步留存等。以此做好圖書館檔案信息資源管理，信息組織與檢索，信息系統(tǒng)與信息技術，信息安全與防護等。而目前各高職院校圖書館檔案管理大多仍停留在傳統(tǒng)的抄抄寫寫等低層次水平上，這與高職院校的快速發(fā)展和信息化時代對檔案管理的高標準要求不相適應。

一、高職院校圖書館檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題

（一）從上到下思想認識不到位，特別是領導重視不夠

圖書館檔案管理工作，可為學院及圖書館領導提供有關圖書館方面準確的數(shù)據(jù)和全面詳細的信息。領導通過對有關信息的掌握，有關數(shù)據(jù)的分析，得到具有一定借鑒意義的決策參考和管理信息，將為學院及圖書館領導決策，編制圖書館發(fā)展規(guī)劃、總結年度工作等提供重要參考依據(jù)，也為圖書館及學院發(fā)展積累了全面、可靠的信息資料等。

圖書館檔案管理和其他檔案管理工作一樣，同樣存在著“說起來重要，做起來次要，忙起來不要。”由于從上到下思想認識上的不到位等，致使高職院校圖書館平日的文件、文書、書庫檔案及后勤設備檔案等都四處放置，沒有統(tǒng)一歸類集中保存。

（二）圖書館檔案管理不規(guī)范，不科學

1、圖書館檔案管理是條塊分割、各自為政，自我封閉、重復性大。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是未設立專人進行管理，只有在評估或者驗收時，由其他崗位人員臨時代替；二是存放環(huán)境不固定，今天在這放，明天又移到別的地方，勢必造成丟失等現(xiàn)象；三是保護措施不力，檔案放置地點未采取必要的防潮、防火、防蟲等保護措施；四是管理制度不健全，從而使得圖書館檔案存在著失盜、凌亂，需要的時候難以查找等現(xiàn)象。

2、按經(jīng)驗管理辦事，隨意性過大。如：檔案管理中的編目立卷工作缺失有序化，有序化的缺失使得檔案信息缺乏門類和專題的整合。

3、沒有專業(yè)的圖書館檔案管理人員來管理，業(yè)務工作能力不強。高職院校圖書館檔案管理人員應按時參加省市檔案管理職能部門舉辦的繼續(xù)教育培訓及檔案業(yè)務各類培訓，以提高圖書館檔案管理人員的業(yè)務工作水平和能力。

（三）制度不完善，圖書館檔案管理人員素質(zhì)有待提高

現(xiàn)今高職院校大多是原中職合并或者（升格）建設而成，這勢必造成多個校區(qū)管理的程度、水平和層次上的差別，管理制度都不夠完善。各校辦學類型，辦學層次，圖書館工作情況，學科專業(yè)等方面差別過大，致使圖書館檔案信息內(nèi)容龐雜，不規(guī)范，難以集中統(tǒng)一整理等。因此，加強多校區(qū)管理下高職院校的圖書館檔案管理制度的制定和完善刻不容緩。另外，圖書館管理人員年齡差異以及知識水平差異對圖書館檔案管理也存在不同的認識，也沒有英語專業(yè)基礎知識等。檔案管理人員應該學習掌握基本計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全防護知識。這樣就很難實現(xiàn)圖書館檔案信息的開放性傳遞，實現(xiàn)資源共享等。

（四）軟硬件設施設備配備不到位

由于種種原因，高職院校圖書館大多仍沒有實現(xiàn)設施、設備的現(xiàn)代化，圖書檔案的分類、編目、存檔、歸類、整理以及讀者對文獻的檢索等等工作還通過傳統(tǒng)的手工操作。沒有配置專門的檔案庫房，庫房內(nèi)未配備去濕機、防蟲、防火、防盜等設施設備。未建立電子信息檔案庫，安裝檔案管理軟件，提高圖書館檔案管理中存儲、處理、開發(fā)利用檔案信息的能力，實現(xiàn)圖書館檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。

二、解決高職院校圖書館檔案管理存在問題的對策與辦法

（一）爭取學院及圖書館領導讀一圖書館檔案工作的重視

圖書館檔案資料和其他檔案資料及文獻信息資料一樣，也是一種寶貴的信息資源。作為圖書館檔案管理人員則應多方呼吁，尋求學院以及館領導對圖書館檔案管理工作的高度重視和大力支持。將圖書館檔案工作納入圖書館年度工作計劃，配合領導決策，及時準確地提供檔案信息。圖書館設置檔案專用庫房和柜架，購置檔案柜，訂購檔案盒。配備溫濕計、去濕機、防蟲、防火、防盜等設施設備。這一系列的舉措得到學院領導與圖書館內(nèi)外部的認可同意后，才能不斷豐富充實圖書館檔案的內(nèi)容。

（二）圖書館檔案管理網(wǎng)絡信息化勢在必行

1、在某種意義上說,圖書館檔案是“圖書館歷史文明和文化之母”。圖書館檔案管理人員要高度樹立檔案信息化意識。做好圖書館檔案資料電子信息化工作，建立圖書館檔案信息網(wǎng)絡和檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。圖書館建立電子信息化檔案后，用計算機技術進行檢索，將會大大提高檢索速度和準確率，通過網(wǎng)絡終端，用戶可以立刻直接查尋到所需的保存在計算機中的數(shù)字化的文件內(nèi)容。

2、耐心細致做好圖書館電子信息檔案的收集、整理、編撰、統(tǒng)計和提供利用等項工作。利用網(wǎng)絡資源，做好與學院辦公室及兄弟院校的交流與合作，實現(xiàn)圖書館檔案電子信息資源的共享共用。制定必要的安全保證措施，確保電子文檔的安全性與完整性。進一步完善圖書館檔案檢索體系，編制案卷目錄，專題目錄。

3、借助校園網(wǎng)這個信息平臺，采取“兩條腿走路”，也就是紙質(zhì)檔案與電子檔案同步發(fā)展，同步進行。如建立全宗卷、立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、檢查記錄、全宗介紹等紙質(zhì)檔案材料迎接上級有關部門檢查評估等。同時，向全院師生及學校各部門，社會公眾提供檔案信息的全文查詢和瀏覽服務等。

4、可將圖書館信息資源進行開放與不開放劃分，并明確指出那些檔案信息能夠以全文的形式公開，那些檔案信息只能公開標題和內(nèi)容提要，那些信息暫時不做公開等。

（三）建立健全圖書館檔案管理各項規(guī)章制度，提高圖書館檔案利用率

1、增強檔案安全安全意識和效能，制定完善的圖書館檔案管理制度。如：建立《圖書館檔案借閱登記制度》，凡利用者須按規(guī)定辦理利用手續(xù)，并填寫《檔案借閱登記本》等。

2、制定圖書館《電子信息文檔歸檔與檔案管理辦法》。第一，建立統(tǒng)一的信息平臺，使得檔案收集、檔案整理等環(huán)節(jié)完整有效的發(fā)揮作用。第二，高職院校升格（合校）圖書館專業(yè)門類龐雜，造成圖書館檔案只是習慣性無序存放，加強高職院校圖書館檔案管理意識，制定完整的收集和管理制度，提高檔案的利用效率。

3、加強電子信息文檔歸檔和管理，建立電子信息文檔檔案信息網(wǎng)絡和檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。組織修改人員編寫《圖書館使用手冊》、《圖書館入館指南》等對讀者進行宣傳教育。

4、強化檔案管理人員服務意識，加強其業(yè)務學習，并適時參加省市檔案管理部門舉辦的檔案業(yè)務培訓。

總之，高職院校圖書館檔案建設是一個循序漸進的求新求變過程,只要全院上下特別是圖書館全體員工在思想認識上高度統(tǒng)一，不斷創(chuàng)新完善各項規(guī)章制度,促進圖書館檔案管理信息化,圖書館檔案工作者在工作中不斷積累經(jīng)驗，努力學習現(xiàn)代電子信息及計算機網(wǎng)絡信息管理知識等，積極探索數(shù)字化，電子信息化檔案建設的新思路和新途徑，不斷實現(xiàn)圖書館檔案管理的信息化、電子化、科學化、網(wǎng)絡化管理，為高職院校科學發(fā)展做出應有的貢獻。

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Jing FFaanngg

(Yan'an Vocational and Technical College, Yan'an Shaanxi 716000)

Abstract:Vocational college library archives management is to provide the information as the core of an integrated information management and service work for teachers and students. It is the bridge and link between teaching and research work in higher vocational colleges. From the status quo of library archives management, new ideas are elaborated, specific ways of higher colleges records management are put forward.

Key words:library records management; integrated information management; initiatives

[收稿日期]2015-07-28

[文章編號]1674-6198（2015）04-0107-02

[文獻標識碼]A

[中圖分類號]G270

[作者簡介]景芳（1967-），女，陜西洛川人，延安職業(yè)技術學院圖書館檔案館員，從事圖書館檔案管理及學生檔案管理。