高校儀器設備信息化管理改進探討

◆尹孝玲 龔瓊

高校儀器設備信息化管理改進探討

◆尹孝玲 龔瓊

從闡述高校儀器設備實施信息化管理的優(yōu)勢入手，對當前儀器設備信息化管理存在的問題進行剖析，并提出信息化管理改進的措施建議。

高校；儀器設備；信息化管理

10.3969/j.issn.1671-489X.2015.24.024

1 前言

隨著我國高等教育的快速發(fā)展，為了滿足高校教育教學需求，高校在儀器設備上的投入也大幅度增加，這就要求高校必須重視儀器設備管理，充分發(fā)揮儀器設備的作用，提高辦學水平，促進高等教育事業(yè)持續(xù)發(fā)展。在儀器設備管理中應用計算機信息管理技術，能夠促使儀器設備管理模式發(fā)生根本性的轉變，彌補原有儀器設備管理技術和方法存在的缺陷，實現(xiàn)儀器設備信息流的內部、縱向和橫向的集成化管理，推動儀器設備管理工作步入高效運行軌道。

2 高校儀器設備實施信息化管理的優(yōu)勢

1）有利于整合各項教育教學資源，促使儀器設備管理模式不斷改進，以及各部門工作流程不斷優(yōu)化，有效避免在儀器設備管理中出現(xiàn)重復勞動的情況［1］。

2）有利于降低綜合管理成本，促使高校儀器設備管理由傳統(tǒng)的局部管理、集中管理逐步過渡到遠程管理、全程管理，使儀器設備管理延伸到高校各個部門中，有利于減輕工作量、避免重復勞動，降低綜合管理成本。

3）有利于實現(xiàn)儀器設備管理目標。借助儀器設備管理信息化平臺，能夠進一步強化高校管理部門對新增儀器設備資產購置的審批論證，從而使儀器設備的配置更加優(yōu)化，有利于節(jié)約購置資金。

3 當前高校儀器設備信息化管理存在的問題

在高校建設發(fā)展中，大型貴重儀器設備所占比例不斷增大，設備數(shù)量逐步增多，管理內容日益復雜化、多樣化，并且一部分管理工作仍處于手工操作狀態(tài)［2］。當前，高校儀器設備信息化管理主要涉及三個方向的信息流：一是內部信息流，具體是指設備管理部門內部業(yè)務流程的設備信息聯(lián)系；二是縱向信息流，是指設備管理部門與教學單位或是實驗室設備之間的信息銜接；三是橫向信息流，指的是各個職能部門之間的設備信息交換。高校現(xiàn)有的儀器設備管理系統(tǒng)并未從全局的角度出發(fā)對設備管理進行控制，從而使得三個方向的信息流存在一些問題。

缺乏業(yè)務流程管理 儀器設備信息化管理缺少與設備管理業(yè)務流程有關的系統(tǒng)設計，當前管理系統(tǒng)是以資產統(tǒng)計功能為主，過于偏重對數(shù)據(jù)庫的管理（即資產賬務管理），嚴重缺乏對設備資產購置論證、審批、采購等相關業(yè)務流程的管理，從而使得很難形成含有動態(tài)數(shù)據(jù)且完整的設備管理檔案［3］。這樣便無法體現(xiàn)出業(yè)務管理與數(shù)據(jù)管理之間的關系，也就不能很好地滿足設備管理要求，致使部門內部無法實現(xiàn)對設備的有效監(jiān)督。

缺乏信息縱向銜接 在軟件適應性方面略顯不足，儀器設備的變動情況只能在相關的管理部門獨立運行和操作，未在全校范圍內進行組織規(guī)劃，從而使得設備管理部門與教學單位及實驗室之間的信息無法有效銜接。

缺乏信息動態(tài)反饋 儀器設備信息管理系統(tǒng)與學校財務部門的賬表體系不符。系統(tǒng)軟件呈現(xiàn)出來的設備總賬、明細賬僅能反映出某個時點的結存情況，卻無法按照某段時間的數(shù)據(jù)變化，對設備資產的變化情況作出正確分析［4］。由于核算功能的缺失，使系統(tǒng)無法反映出資產的結余存額，無法滿足日常管理過程中對數(shù)據(jù)分析的需要。

4 高校儀器設備信息化管理的改進措施

面向過程的儀器設備信息管理改進思路 為了彌補上述儀器設備信息化管理存在的弊端，筆者提出面向過程的儀器設備信息化管理改進措施。從內部信息流來看，面向過程管理從全壽命周期的角度出發(fā)對儀器設備實施管理，包括設備方案可行性研究階段、采購階段、安裝調試階段、運行維護階段、報廢階段等各個階段的管理。在設備的全壽命周期內，可以對與之相關的信息進行跟蹤記錄，為管理部門開展工作提供詳細可靠的依據(jù)。從縱向信息流來看，面向過程管理在強化設備自身管理的基礎上，還引入了與設備相關管理內容，如人事、規(guī)劃、財務等，管理過程中還涉及多個職能部門，如學校的人事部、財務部、發(fā)展規(guī)劃部、后勤部門、計算機中心等。除此之外，還包括一些關聯(lián)部門，如用戶、外貿、外商等。從橫向信息流來看，面向過程管理使用的是統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，加強了各個數(shù)據(jù)庫的信息交換，能夠確保各個數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一實現(xiàn)信息更新與共享，保證學校內部不同的職能部門均實時獲取到所需的設備信息，從而為管理決策提供科學依據(jù)。

綜上，面向過程管理是以儀器設備的采購和管理作為主導，并兼顧儀器設備全壽命周期所涉及信息的一體化管理，它的應用有助于工作效率的全面提升［5］。

面向過程的儀器設備信息化管理系統(tǒng)案例分析 “經(jīng)費使用和儀器設備采購進程管理系統(tǒng)”是由北京大學研制開發(fā)的一套技術先進的管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)在設計研發(fā)階段采用面向過程的思路，設計以儀器設備采購過程作為主線，整個系統(tǒng)當中包含經(jīng)費管理、論證、招標、合同、信息發(fā)布管理等幾個子系統(tǒng)。同時，該系統(tǒng)包括與儀器設備采購管理相關的人財物等內容，其最為突出的特點是靈活性強、可擴展能力好。該系統(tǒng)在研發(fā)設計時，結合國家當前的法律和法規(guī)，并充分考慮學校的各項規(guī)定，從而使系統(tǒng)可在網(wǎng)絡上對采購進程進行實時、動態(tài)顯示，不僅使采購的透明度大幅度提升，而且使管理更加規(guī)范化［6］。

該系統(tǒng)在設計時采用先進的技術，實現(xiàn)采購過程相關數(shù)據(jù)的數(shù)字化和規(guī)范化，尤其是各類文件的數(shù)字化，如論證報告、原始發(fā)票、招投標文件以及專家意見等，確保數(shù)據(jù)的完整性。該系統(tǒng)的靈活性具體體現(xiàn)在其管理模式的多樣性上，如客戶端、服務器端管理等。為使系統(tǒng)的運行更加穩(wěn)定、可靠，還加入分塊維護模式，各部門負責本部門數(shù)據(jù)的維護，計算機中心負責系統(tǒng)的維護，由此進一步提升了系統(tǒng)的安全性。此外，還設計了基于瀏覽器和服務器端的查詢模式，擴大了系統(tǒng)的查詢范圍，便于用戶使用。系統(tǒng)引入自動郵件通知功能，增強工作的及時性。在采購流程上，系統(tǒng)可以自動觸發(fā)郵件通知，為當事人了解情況提供方便。通過該系統(tǒng)的使用，能夠實現(xiàn)儀器設備信息流的內容管理、縱向管理和橫向管理，極大程度地提升工作效率。

5 結語

總而言之，信息化建設是高校儀器設備管理發(fā)展的必由之路。在信息化管理中，高校要立足于自身辦學情況，在充分考慮儀器設備管理需要的基礎上，構建起面向過程的儀器設備信息化管理系統(tǒng)，使管理系統(tǒng)覆蓋儀器設備采購、入庫、使用、維護、報廢等各個環(huán)節(jié)，為提高儀器設備管理工作效率，實現(xiàn)最大化利用價值提供有力技術支撐。■

［1］連新澤，谷章雨.高校儀器設備“物流式”管理系統(tǒng)開發(fā)［J］.赤峰學院學報:自然科學版，2014（9）:45-46.

［2］宋慶寶，張博，張時瑞.民辦高校教學儀器設備檔案信息化管理的探討［J］.農業(yè)網(wǎng)絡信息，2013（12）:78-79.

［3］丁超峰.改變傳統(tǒng)的設備管理模式 實現(xiàn)設備的信息化管理［J］.實驗技術與管理，2014（8）:87-88.

［4］汪峰，陳輝，強云霄.高校實驗室設備信息化管理模式探索［J］.技術與創(chuàng)新管理.2014（9）:85-86.

［5］李玲.高職院校儀器設備信息化管理現(xiàn)狀及對策［J］.產業(yè)與科技論壇，2011（1）:101-102.

［6］張宇波，張媛，黃凱，等.高校儀器設備信息化管理系統(tǒng)探索［J］.實驗技術與管理，2013（2）:38-39.

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1671-489X（2015）24-0024-02

作者：尹孝玲、龔瓊，湖南安全技術職業(yè)學院，研究方向為高職教育（410151）。