上海交通大學新藏地方歷史文獻的數字化建設規劃與實踐

上海交通大學新藏地方歷史文獻的數字化建設規劃與實踐

摘要長期以來，圖書館對地方歷史文獻重發現和收藏、輕科學整理的狀況，致使這些珍貴的文獻得不到全面系統的揭示和充分利用。此文以上海交通大學圖書館新藏地方歷史文獻的整理和數字化建設為例，分析地方歷史文獻的特點及對其數字化的方案，通過行業掃描和自身環境分析，在數字化建設通用原則的基礎上，提出了“求真”、“求用”的補充性原則，從資料整理、數字化標準、元數據規范、質量審核、資源保存和過程管理六個方面，系統深入地論述了地方歷史文獻的數字化管理和規范體系建設。

關鍵詞地方歷史文獻數字化上海交通大學圖書館

1引言

近十年來，地方歷史文獻的發現、收藏數量呈井噴態勢，“徽州、清水江流域、浙南，是目前發現量最大的三個地域，總數已超過100萬件”[1]，其中徽州文書被譽為是“繼甲骨文字、漢晉簡帛、敦煌文書、明清檔案之后中國文獻史上第五大發現”[2]。但是在規模不斷增長的地方歷史文獻中，經過整理、出版和數字化的只是極少部分，對地方歷史文獻重發現收藏、輕科學整理的狀況，致使這些珍貴的文獻得不到全面系統的揭示和充分利用。近年來，“史學研究與數字化時代同步推進趨勢日益明顯”[3]，數字資源已成為學術交流與研究的重要基礎，作為為歷史研究提供原始文獻資料加工的基礎工作，地方歷史文獻的數字化是當務之急。

上海交通大學圖書館目前新藏地方歷史文獻33萬件，主要來自浙江、安徽、福建、江西，此外還有湖北、河北、遼寧、云南等多個省份，最北至遼寧喀喇沁左旗，最南至云南蒙自縣。入藏文獻已覆蓋浙江、安徽、福建、江西四省總計36%的縣份，是目前最能夠系統反映東南地區傳統社會的文獻群。上海交通大學圖書館聯合上海交通大學歷史系，依托校“985計劃”三期專項建設項目——契約文書的數字化加工及編目、教育部CALIS三期專題特色數據庫建設項目等，對館藏地方歷史文獻開展了系統的整理、保護性修復和數字化工作。在文獻調研和分析的基礎上，探索和總結出一套完整的數字化管理和規范體系，以期激發圖書館界對地方特色文獻的組織和揭示的重視，為地方歷史文獻的數字化建設提供參考。

2文獻特點及其對數字化的影響

2.1　特點

地方歷史文獻主要產生于民間的日常生活，目前尚無達成學界共識的定義，在不同的語境中也被稱為民間歷史文獻、民間文書、歷史文書檔案等。主要包括買賣契約、賬本、家譜、書信、收據、分家文書等，學者可從中窺見民間的歷史記憶，復原活生生的、豐富多彩的民間社會生活。從整理和數字化的角度看，地方歷史文獻的特點也明顯區別于其他文獻：

(1)民間性。地方歷史文獻的創造主體或使用主體是普通老百姓。未經過知識再整理的過程，是地方歷史文獻民間性最顯著的特點，其原始留存狀態往往是學術研究中重要的線索。

(2)歸戶性。整理者和研究者將收集到的文獻以家族為單位進行分類整理，這一過程稱為歸戶[4]。民間文獻的特性在于其具有特定的生產使用機制、流傳方式、保存系統，尤其是同一家庭的各種文獻之間有內在的系統性和關聯性。

(3)非組織化。地方歷史文獻是一種非組織化的知識載體，不存在學術傳承脈絡。現代文獻分類使用《中國圖書館分類法》以及古籍圖書使用的四部分類法等具有共同的特點，它們主要是針對有組織的知識載體的分類體系，無法適用于地方歷史文獻，需要設計新的分類法。

(4)動態性。地方歷史文獻的時間跨度長，跨越明、清，延至民國時期，數量龐大，分散于民間，隨著學者的不斷收集和發掘，其收藏數量與涉及的內容，都將持續擴增，因此是一個動態的概念。

2.2　對文獻整理和數字化的影響

地方歷史文獻從其載體形態到文獻內容都與現代文獻、外國文獻不同，與成冊的古籍文獻不同，分析其文獻特點及其對數字化的影響，是文獻整理和數字化管理的基礎和前提。

(1)原始狀態的記錄和保存。考慮到原始留存狀態對文獻研究的重要作用，為避免原始留存記錄受到文獻買賣中介的阻斷和影響，有必要在收購過程中，對文獻中介持有人進行深入了解和記錄；在清點、登記、入藏、修復和數字化過程中，保存文獻原始的留存狀態，保持文獻狀態在數字化前后的一致性。

(2)歸戶與文獻編目：歸戶有利于揭示文獻內在的關聯性，因此地方歷史文獻的整理和編目必須歸戶，并以村落為中心，元數據集的設計必須考慮歸戶信息，才能保證文書具有完整性和配套性，從而避免打破文獻之間既有的有機聯系。

(3)分類及其擴展性。設計新的分類體系來組織和揭示地方歷史文獻應考慮人工判定的快速有效；數字化信息時代，分類法的應用與數據庫開發、知識庫的構建有關，便于檢索和知識組織體系的兼容都是必須考慮的因素。此外，地方歷史文獻的動態性為其分類法的編制提出了挑戰，我們不能僅僅著眼于已入藏的文獻，還要考慮較強的可擴展性。

3地方歷史文獻的數字化建設規劃

地方歷史文獻具有的民間性和原生態、動態性和非組織化，使其數字化處理和編目的難度更大，但也因此更具探索性和挑戰性。面對規模可觀、獨具特色、珍貴稀缺的史料，其數字化建設發展規劃要有充分的調研和多角度的整體考量，既要符合數字圖書館的發展特點，又能滿足歷史學研究的需求；既要為人文社會科學的信息化、數字化發展提供支持，也要為今后的資源共享提供服務，以滿足多層次的需求。為制定數字化建設的規劃，上海交通大學圖書館開展了行業掃描，行業包括圖書館和史學研究領域，以明確建設目標；并對所處的內部環境進行剖析，確定關鍵問題和突破點。

3.1　行業掃描：明確目標和關鍵點

行業掃描是一種橫向考察和比較，通過與同行進行比較分析，發現地方歷史文獻數字化建設的現狀和存在的問題，同時還可以參考相關機構的做法，制定更具特色和前瞻性的發展規劃和目標。地方歷史文獻數字化建設的行業掃描不應僅局限于圖書館行業，還應擴展到歷史學研究機構。

首先，我們對圖書館行業、地方歷史文獻研究機構進行了調研，調研數據顯示[5]，國內徽州民間歷史文獻的收藏單位約20家，極少數單位開展了數字化和數據庫建設，且均處于小批量嘗試階段，摸索和總結地方歷史文獻數字化的科學管理流程和規范，既具有基礎性，又具有前沿性。通過網上調研、文獻調研和實地考察我們發現，地方歷史文獻的數字化和數據庫建設存在一些問題，大體可概括為：

1)缺乏針對地方歷史文獻的數字化標準。在過去的十年中，世界各國各地的圖書館及機構，如美國國會圖書館、英國的AHRC(Arts and Humanities Research Council)、歐洲的TAPE(Training for Audiovisual Preservation in Europe)項目、美國馬里蘭大學圖書館和哈佛大學圖書館等開展了一系列數字化項目，積累了大量的數字資源和標準規范成果。在國內，國家科技部的《我國數字圖書館標準與規范建設》(CDLS)項目和國家數字圖書館工程標準規范項目等也在這方面取得了階段性進展。但是在現有的數字資源加工標準規范中，通用數字資源一般包括文本、圖像、視頻和音頻等。而地方歷史文獻并非普通的文本資源，由于來自民間，其載體多樣(紙、皮、布)、幅面不規則、顏色深淺不一，沒有現成的標準可以直接用于其數字化，給文獻數字化標準的選擇和加工帶來難度。

2)學界尚無統一的分類標準。地方歷史文獻的分類復雜， 20世紀90年代初，“徽學界提出了兩種分類方法《徽學文書類目》和《徽州歷史檔案總目提要》”[1]，這是大陸學界較早編制的民間文書目錄與分類體系，根據文獻敘述內容進行分類，代表了當時大陸學界的意見。黃山學院圖書館特藏部徽學資料中心[2]就是使用《徽學文書類目》，將文書劃分成9大類。中山大學圖書館“采用文獻類型分類和文獻內容分類相結合的綜合分類原則”[4]，將徽州民間歷史文獻分為16大類。分類整理工作陷于眾多收藏研究機構各自為戰的混亂狀態。

3)專門元數據規范尚未建立。2007年，國家科技部推出《專門數字對象描述元數據規范》[6]，元數據規范涉及十余項不同類型的資源對象，包括具有中國文化特色的文獻資料類型(如古籍、拓片、輿圖等)，但地方歷史文獻不在其列。2011年國家數字圖書館工程標準規范項目相關研究成果推出，專門元數據規范分為古文獻、電子書刊和網絡多媒體資源三大類型，共涉及13種文獻[7]。地方歷史文獻的元數據規范均未列入現有的專門元數據規范中。

4)資源分散收藏，不利于系統研究。通過調研發現，被譽為中國文獻史上第五大發現的徽州文書，目前分散在中山大學、安徽大學、黃山學院、上海交通大學、中國社會科學院等多家不同機構，這種因征集渠道、征集地點和征集時間的不同，而導致收藏分散，破壞了文獻研究的整體性和系統性，不利于徽州文書的研究和利用。

在對環境掃描進行綜合分析后，上海交通大學圖書館明確了在現有國家標準和規范框架的指導下，開展數字化建設工作，并最終建成地方歷史文獻特色數據庫服務系統的基本目標。為實現上述目標，明確了任務和關鍵點，包括：

1)通過對國內外數字化加工標準和規范的調研，盡可能直接引用或參考國際上已經普遍應用的技術標準，如國家圖書館數字資源唯一標識符規范研究成果可直接成為地方歷史文獻的參考標準。

2)尋求專業合作，依托學校地方歷史文獻研究中心，“根據文書特定的產生源流和社會功能，提出以數據庫應用為導向的分類原則，分類法的原則遵循批量處理時的效率、分類概念間的不相容性以及二次檢索的效率”[1]，并進行分類法的適用性測試。考慮到文書作為一個不斷擴展的資料群，分類法應具有可擴展性。

3)元數據規范方面，遵從科技部《專門數字對象描述元數據規范設計指南》的總體框架，在將復用DC15個元素中的大部分元素作為核心元素集的同時，根據地方歷史文獻的特點，制定所需的個別元素。

4)數字資源合作共享，在調研、比較的基礎上，明確數字化建設應遵循的標準化、兼容性等原則，開展數字化和知識組織，建設地方歷史文獻特色數據庫。數字資源將有利于實現珍貴歷史文獻的共享，有助于研究者發現文獻內部的有機聯系，拓展新的研究議題。

3.2　微觀審視：找準問題和突破口

在制定地方歷史文獻數字化建設規劃時，要在掃描宏觀環境、行業形勢后，對所處的微觀環境(即內部環境)進行剖析。微觀環境直接決定著具體規劃的實施，是確定數字化建設發展目標的決定性因素。

上海交通大學的文科建設正處于重點扶持和大力發展階段，地方歷史文獻是由學校出巨資、由歷史系深入民間收購而來，它對于文化保存與學術研究所具有的重要性不言而喻，只有開展文獻的整理和數字化才是對這些珍貴史料的保護和利用。歷史系、地方歷史文獻研究中心的研究團隊依托這些文獻，可以展開對中國東南山區社會經濟史的全面研究，研究團隊現已開辟多個專項研究，正迫切希望通過文獻的整理和數字化建設，挖掘并開拓出一系列嶄新的研究課題。

通過對學校發展要求、用戶群的需求分析，圖書館積極爭取學校領導的支持，與歷史系、地方歷史文獻研究中心聯合并保持密切協同，主動與學校相關部門溝通，就項目建設的經費、專業隊伍、合作建設、業務規范等逐一規劃、落實。

1)經費問題：在項目規劃建設初期，經費的落實成為首要問題。圖書館積極爭取分管校領導的支持，學校支持并召開了項目建設任務和經費落實的會議，并設立985專項建設項目，數字化加工、殺蟲除菌設備等費用得以落實，項目的實質性啟動具備了條件；

2)專業隊伍：圖書館成立專項小組開展地方歷史文獻的數字化和編目，以保證人員的穩定性；并開辟專門空間開展數字化、編目和修復工作；

3)合作建設：地方歷史文獻的整理工作是融研究于整理，需要史學專業人員的參與和指導，圖書館與歷史系、地方歷史文獻研究中心聯合開展文獻整理工作，歷史系派專業人員全程參與現場指導，并開展文獻的保護性修復；在數據庫建設上，與出版社結成戰略合作伙伴，在數字出版和數據庫制作、搜索等方面緊密合作，使數字產品更加易用化、人性化。

4)業務規范：編制《上海交通大學圖書館地方歷史文獻業務規范手冊》，就文獻的整理、編號、掃描、修復、編目、包裝等業務流程進行規劃設計。

上海交通大學圖書館通過對行業環境掃描和對所處微觀環境的全面分析，向學校提交了地方歷史文獻專項建設的申請和任務計劃書，提出了建設目標：基本建成國內外有影響力的地方文化研究專題特色資源的元數據倉儲服務系統，為學校歷史學、社會學等學科發展和研究提供保障，并力爭成為國內乃至世界上最好、最完整的地方歷史文獻服務中心。在這一目標的引領下，科學規范地開展地方歷史文獻的數字化建設工作。

4地方歷史文獻數字化建設的總體原則

在數字化建設總體規劃和目標的指導下，首先確定了建設過程中應遵循的原則。總體上，地方歷史文獻的數字化遵循“我國數字圖書館工程標準規范建設”的通用性原則，同時結合地方歷史文獻的特點和需求，還提出地方歷史文獻數字化的兩個補充性原則。

4.1　通用性原則

1)標準化原則。

標準化將提升地方歷史文獻數字化產品在將來使用的可能性，有助于數據交換和資源共享。具體表現在元數據標準的選擇、內容主題描述語言的選擇、資源組織描述的標準規范、數字資源系統服務的標準規范、數字資源長期保存的標準規范等多個方面。上述標準規范的選擇須認真參照和采用國家科技部和國家圖書館的研究成果。

2)可擴展性原則。

遵從《專門數字對象描述元數據規范設計指南》的總體框架，在地方歷史文獻元數據標準選擇和制定中, 一方面應盡可能采用國際主流元數據標準都柏林核心元數據集(Dublin Core，DC)，同時按需復用DC各應用方案和其他元數據規范中的元素或修飾詞，并建立相應的映射關系。

同時，考慮到地方歷史文獻既不是一般檔案資料，又非單一內容的專業學科主題文獻，加之目前尚未形成統一的分類標準，其數字化產品的分類法宜結合文獻的動態性，著眼于未來發展，提供較高的可擴展性。

3)兼容性原則。

考慮與國內代表性元數據應用方案，如《專門數字對象描述元數據規范》的兼容問題；同時，要充分考慮與CALIS 、中科院以及其他一些行業的數字圖書館系統的標準兼容問題，以保證各系統間互操作的實現。

4.2　補充性原則

1)求“真”原則。

地方歷史文獻的重要功能是保存，所以必須求真。在整理方式上通過一次編號、二次編號以確保文獻的原有留存狀態和次序。在數字化加工時，對不規則幅面等細節，在圖像中保留毛邊等原始文獻的物理狀態。

2)求“用”原則。

地方歷史文獻的地域特征明顯，無論是對于單件還是成冊的地方歷史文獻，在元數據的元素設置時，都要求我們對研究者和使用者的需求進行深入的調研和分析，找出最重要的著錄事項，如事主、歸戶、標的等信息，使得元素設置能滿足研究者的檢索需求。如用戶有需求，還應對重要文獻進行全文抄錄，融研究于整理，在此基礎上構建便于檢索、便于研究的全文數據庫。

5地方歷史文獻的數字化規范設計

在整體規劃、目標和建設原則的指導下，數字化建設的規范設計主要涉及：資料整理規范、數字化加工標準、元數據規范與設計、質量審核標準、保存和過程管理。

5.1　資料整理規范

地方歷史文獻的整理既要考慮保持地方歷史文獻的原始關聯性，又要揭示不同文本類型的意義，上海交通大學圖書館通過地方歷史文獻的整理實踐，融研究入整理，建立了科學的地方歷史文獻整理流程和規范。

(1)編制了符合地方歷史文獻特點和研究需求的《上海交通大學圖書館地方歷史文獻業務規范手冊》，用以指導數字化工作的開展；

表1　地方歷史文獻數字化加工技術標準

(2)明確了文獻著錄中參照采用的規范，包括“常見異體字及俗字與規范字對照表”、“中西歷法轉換系統”、“上海交通大學地方文獻整理分類法”等；

(3)制定了清晰的業務流程，包括清點、登記、編號、殺蟲除菌、入藏、拍照、保護性修復、數字化、編目著錄、包裝、整理入庫等步驟；

(4)建立了規范的清點、登記、著錄的制度，如“待掃描文書登記表”、“轉出修復登記表”、“需修復文獻跟蹤表”、“文獻編號工作手冊”等。

為確保文獻的原有留存狀態和歸戶，設計了分次、分級編號，因此文獻的編號分為初次編號、二次編號和分級編號。初次編號是文獻清點時，根據初始的保存形態，以袋、包為依據對每一袋、每一包編號。二次編號是對每一件歷史文獻進行編號，包含來源碼(文獻的收集來源)、收集日期編碼、歸戶信息碼、掃描件編碼(整理時自然產生的流水號)等信息。由于大量的地方歷史文獻需修復后才能正式編號、分級編號，是依據《古籍特藏破損定級標準》對文獻的破損等級進行分級，判斷為A、B級的文獻歸為不需修復一類，C級文獻歸為需要修復一類。需要修復的文書在修復完成后再正式編號。

5.2　數字化標準

分析確立應采用的數字編碼與內容標記標準，針對保存格式、瀏覽格式提出該采用的數字內容格式標準，確立數字資源加工標準和程序的選擇原則，編制數字資源建設指南的基本操作規范。我們將地方歷史文獻的數字化分為長期保存級和發布服務級，并根據文獻特點制定了相應的技術標準和格式，詳見表1。

5.3　元數據規范與設計

(1)元數據規范的基本結構及擴展。

我國科技部重大項目《我國數字圖書館標準規范建設》的子項目《專門數字對象描述元數據規范》，對14種不同類型的元數據規范進行了設計，并且推出了《專門數字對象描述元數據規范設計指南》，以保證各種元數據規范在功能、數據結構、格式、語義、語法等方面的一致性和整體性。

地方歷史文獻元數據規范遵從《專門數字對象描述元數據規范設計指南》的總體框架，在復用DC15個元素中的大部分元素作為核心元素集的同時，根據地方歷史文獻的特點，制定所需的個別元素。地方歷史文獻描述元數據規范的基本結構由核心元素、個別元素兩部分組成。這兩個層次的劃分目的是為了在保證各種不同元數據標準的一致性與整體性的基礎上，最大限度地體現地方歷史文獻的個性特征，使標準具有更強的包容性和靈活性，支持數據交換和檢索，實現數據共享。遵循這一結構，地方歷史文獻元數據設置了核心元素、個別元素共20個。

(2)元數據關聯。

對下列情況建立關聯，主要是文獻、事件、記錄和對象的關聯。

除元數據關聯外，在元數據加工時，規范了計算機用字，積累了大量民間屬性數據，自動進行繁簡字關聯，收錄了異體字字典的內容，從而實現異體關聯。檢索功能有特色，實現了正文、事主、標的等小范圍內的全文檢索。

(3)分類標準的建立。

當代出版物使用的《中國圖書館圖書分類法》以及古籍圖書使用的四部分類法等，是針對有組織的知識載體的分類體系；地方歷史文獻的特色恰在于其非組織化，不能適用于以上分類法。而目前史學界和圖書館界尚無統一的地方歷史文獻的分類標準。

上海交通大學圖書館嘗試探索分類法的設計及其理論依據，和歷史系聯合編制設計了地方歷史文獻分類法。該分類法的設計以文獻的產生源流和社會功能為依據，以數據庫應用為導向，遵循四項原則：①分類主要依照文書性質；②確保批量處理的效率；③分類概念間不相容；④確保二次檢索效率。分類法設置一級類目13個，分別用字母A-M表示，包括：契約、賬本、賦役、訴訟、行政、家譜、信函、日用類書與工具書、家禮、宗教、戲劇、教育考試、醫藥。此外，考慮到地方歷史文獻的動態擴增，其數字化產品的分類法設計應結合文獻的動態性，著眼于未來發展，該分類法在設計時提供了較高的可擴展性。“在每一大類下，都設置一個0號二級分類，供未來這一大類中新發現的尚無法歸入已有二級分類的文獻歸類，直到可以確定其性質或建立新的二級分類。”[1]見表2。

為測定分類法的適用性，利用編目抽檢結果、文獻計量等方法進行了檢測，驗證該分類法在編目著錄中的有效性，該分類法在上海交通大學圖書館地方歷史文獻數字化項目建設中得以實際應用。

表2　上海交通大學地方歷史文獻分類體系表

5.4　質量審核

質量審核主要針對元數據和數字對象質量的審校。

(1)元數據質量檢驗。明確規定元數據的檢驗范圍，主要包括必備字段的完整著錄、各字段描述的準確性、元數據和數字對象的對應等。

(2)數字對象質量檢驗。檢驗范圍主要針對可用性信息和格式信息，可用性主要檢查數字對象是否可用、文件名命名是否正確、是否符合命名規范、附屬文件是否齊備、存儲路徑是否正確、掃描完整性等。各項技術指標應達到表1中的加工標準和規范，嚴格控制各種數據的綜合錯誤率。出現問題的應進行修正或重新掃描。

5.5　資源保存

數字資源的保存分為長期保存級和發布服務級，分別滿足長期保存和數據庫利用的需要。主要參考“國家圖書館數字資源對象管理規范”以及“數字資源加工標準與工作規范”的研究成果。

5.6　過程管理

(1)過程管理表。

(2)安全管理機制。

為維護地方歷史文獻的稀缺性和珍貴性，應建立數字加工各環節的安全管理機制，確保實物在掃描和修復等加工過程中不丟失、不損壞。例如，文獻入庫前，用真空除氮設備開展殺蟲除菌工作；文獻加工過程中采取全記錄跟蹤，建立各種登記表；依據國家《古籍特藏破損定級標準》，對破損文獻進行分級，開展不同程度的保護性修復。

6結語

各收藏機構對地方歷史文獻重發現、收藏，而不重科學整理的狀況，致使這些珍貴的文獻得不到全面系統的揭示，阻礙了以地方歷史文獻為基礎的各項人文社會科學的研究。上海交通大學將地方歷史文獻與數字化這一現代信息組織和處理技術有機結合，探索和總結出一套完整的數字化管理和規范體系，全面科學地揭示新藏歷史文獻。希望這些有益探索對當前的地方歷史文獻整理機構或個人有所啟發和借鑒，我們同時希望能與相關機構開展資源共享和合作，發揮資源規模優勢，幫助史學研究者拓展新的研究課題。

參考文獻

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8訪談鄭振滿：為什么我們要進村找廟、進廟找碑？

作者單位：上海交通大學，上海，200433

Planning and Practice for the Historical Documents Digitalization in Recent Library Holding of Shanghai Jiaotong University

Li FangChenjinWangxin

Abstract：The precious historical documents haven’t been fully accessed and used due to lack of arrangement and description for a long time. This article discussed the arrangement and digitalization of the historical documents in held by Shanghai Jiaotong University Library as a case study and made analysis on the characteristic of the historical documents and their impacts on the digitalization. Based on the general principles of the digitalization, it put forward pursuing original and practicable as complementary principles through environmental scan. Finally it gives argument on the digital management and construction criterion of historical documents from six aspects: material arrangement, digitalization standard, metadata specification, quality audit, resource preservation and process management.

Keywords：Historical Documents；Digital；Specification

收稿日期：2014年11月13日

文獻編號建立過程管理表，包括“待掃描文書登記表”、“轉出修復登記表”、“需修復文獻跟蹤表”、“工作手冊”等，及時整理匯總，在數字化工作完成的同時建立完整規范的記錄。

通訊作者：□李芳*李芳，ORCID 0000-0003-0201-2120，fli@lib.sjtu.edu.cn。陳進王昕