某中醫(yī)醫(yī)院科研管理系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用*

龔瑜，黃可兒，王曉燕，陳堅雄

(廣州中醫(yī)藥大學(xué)第一附屬醫(yī)院科研處，廣州市 510405)

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某中醫(yī)醫(yī)院科研管理系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用*

龔瑜**，黃可兒，王曉燕，陳堅雄

(廣州中醫(yī)藥大學(xué)第一附屬醫(yī)院科研處，廣州市 510405)

一個功能完善、操作簡便的科研管理系統(tǒng)是綜合性中醫(yī)醫(yī)院促進科研發(fā)展的必要舉措之一。本研究在科研需求調(diào)查的基礎(chǔ)上，開發(fā)了面向全院的科研管理系統(tǒng)，基本上涵蓋了大學(xué)附屬醫(yī)院常規(guī)的科研業(yè)務(wù)，主要包括科研信息查詢與下載、常用流程的電子化以及管理部門后臺編輯與通知發(fā)布功能等?？蒲泄芾硐到y(tǒng)的應(yīng)用提高了科研工作效率。

科研管理系統(tǒng)；中醫(yī)醫(yī)院；科研需求；辦公自動化

【DOI編碼】10.3969/j.issn.1672-4232.2015.04.028

科研管理系統(tǒng)是指基于計算機、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)而開發(fā)的，用于科研管理的技術(shù)系統(tǒng)。各科研機構(gòu)的科研管理系統(tǒng)功能基本類似，都是以項目管理為中心，涵蓋成果、專利、經(jīng)費管理等方面內(nèi)容，部分還與辦公、人事、財務(wù)等其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)科研人員和科研管理人員對數(shù)據(jù)的快速整理，是醫(yī)院科研工作的重要支撐條件[1]。一個功能完善、權(quán)限設(shè)置合理、用戶界面友好、后臺管理與維護人性化的科研管理系統(tǒng)，是綜合性醫(yī)院促進科研發(fā)展的必要舉措之一。

1　開發(fā)背景

不同類別、不同規(guī)模醫(yī)院開展科技工作的特殊性以及流程與細節(jié)管理上存在差異，傳統(tǒng)科研管理主要依靠人工數(shù)據(jù)庫管理，人性化和操作性尚顯不足。主要不足體現(xiàn)在：

1.1基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫不完善、不對接

項目庫、成果庫、論文庫等不完善，不同系統(tǒng)間數(shù)據(jù)不對接，如同一醫(yī)院不同部門的工作系統(tǒng)不能實現(xiàn)人員識別，使科研人員需要在不同系統(tǒng)內(nèi)重復(fù)錄入個人信息，付出大量的維護工作。

1.2功能覆蓋不全面

由于在管理系統(tǒng)構(gòu)建之初未進行全面深入的需求調(diào)查，或因客觀投入不足，未能涵蓋科研管理的所有工作領(lǐng)域，制約了總體效率。

1.3資源共享程度低

部分科研管理系統(tǒng)未納入信息與資源共享模塊，重管理、輕共享，不利于臨床科研人員在最短時間內(nèi)獲取科研資源。所謂的資源不僅指常規(guī)的通知和文件發(fā)布，還包含主動提供的其他各類形式的學(xué)術(shù)資源。

1.4數(shù)據(jù)分析功能不完善

當(dāng)前國家各級科技主管部門需要科研單位提交各類科技統(tǒng)計報表，這對醫(yī)院科研管理系統(tǒng)的分析功能提出新的要求。

因此，本研究團隊在對科研人員、?？啤W(xué)科以及科管部門4個不同需求層次人員科研需求調(diào)研基礎(chǔ)上，構(gòu)建中醫(yī)醫(yī)院科研信息與管理平臺，并嵌入醫(yī)院總體辦公自動化(OA)平臺，提高科研服務(wù)與管理效率。

2　醫(yī)院科研管理系統(tǒng)的構(gòu)建原則與基本功能

醫(yī)院科研管理系統(tǒng)應(yīng)該遵循操作簡便、安全與保密的原則[2-3]。其基本功能一般包括：

2.1項目與成果管理

項目與成果管理是醫(yī)院科研管理的重點。項目管理是從課題申請到立項實施、直到結(jié)題驗收的整個流程，依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理已經(jīng)不能滿足醫(yī)學(xué)科研日益規(guī)范化的需求，需要借助網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)手段進行管理。管理內(nèi)容主要包括研究課題的基本資料,如課題項目的來源、批文、合同書(申請書)、執(zhí)行報告、驗收報告等?？蒲谐晒饕▽＠?、軟件、學(xué)術(shù)論文、著作、成果鑒定、科技獎勵等，當(dāng)統(tǒng)一匯總到在線的管理系統(tǒng)，就能較直觀地發(fā)現(xiàn)各成果間的一致性和延續(xù)性，同時也利于學(xué)術(shù)道德問題的監(jiān)控。有學(xué)者提出科研管理系統(tǒng)應(yīng)該同時是校內(nèi)(院內(nèi))項目專家評審系統(tǒng)[4]，對于大多數(shù)高校附屬醫(yī)院而言，自主項目招標(biāo)情況少見，可暫不考慮項目評審功能模塊的開發(fā)，以降低系統(tǒng)開發(fā)的難度。

值得注意的是，一般的科研管理系統(tǒng)偏重于“管”，信息的透明與資源共享力度不足，如當(dāng)科研人員需要快速下載立項文件或快速匯總個人信息時，管理系統(tǒng)無法提供智能的檢索與下載服務(wù)，這使得多數(shù)科研管理系統(tǒng)的服務(wù)功能仍顯不足。理想的科研管理系統(tǒng)應(yīng)建立完善的課題庫和成果庫，在管理部門進行規(guī)范化管理的同時，實現(xiàn)現(xiàn)代化的信息管理與共享，滿足臨床科研人員的存檔和隨時查詢下載的需求[5]。

2.2科研人才管理

即建立科研人才庫，主要收集科研人員的基本信息和主要科技成績，能對科研人員的績效進行動態(tài)的量化排序?？蒲腥瞬殴芾淼南嚓P(guān)信息與其他職能部門開發(fā)管理系統(tǒng)的信息可能出現(xiàn)交叉，應(yīng)避免臨床科研人員重復(fù)錄入、多重提交，不同職能部門間應(yīng)有達成基礎(chǔ)信息的共享。

2.3科研經(jīng)費管理

即對課題、成果、專利、論著等所消耗和創(chuàng)收的經(jīng)費信息形成經(jīng)費管理庫，有利于對經(jīng)費使用和受益進行綜合分析。一些管理系統(tǒng)還具備經(jīng)費監(jiān)督、提醒和預(yù)算收支視圖功能[6]。對高校附屬醫(yī)院而言，經(jīng)費管理分屬財務(wù)、審計等其他職能部門管理，要做到由科研部門統(tǒng)籌管理，可行性較小。但是在項目申報階段，可以通過相應(yīng)的在線質(zhì)控與審核措施提高項目可行性。

2.4數(shù)據(jù)統(tǒng)計

數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析是科研管理系統(tǒng)不可或缺的工作模塊，能方便各級權(quán)限的管理人員進行數(shù)據(jù)匯總、導(dǎo)出并形成報表，實現(xiàn)用戶對不同范圍對象科研相關(guān)信息查詢功能，包括科室人員統(tǒng)計、課題信息統(tǒng)計、論文與著作信息統(tǒng)計、課題類別統(tǒng)計、課題狀態(tài)統(tǒng)計等，并能實現(xiàn)不同權(quán)限范圍的數(shù)據(jù)查詢與導(dǎo)出[7]。

2.5通知公告

實現(xiàn)科研相關(guān)事項的通知。用戶可以在此模塊了解最新科研計劃、最新課題中期管理、結(jié)題、申報獎項通知等科研相關(guān)信息以及科研管理部門發(fā)布的最新通知事項[8]。

3　醫(yī)院科研管理系統(tǒng)的開發(fā)流程

3.1需求分析

包括用戶需求以及系統(tǒng)運行需求兩方面。用戶需求是指管理系統(tǒng)的用戶(科研人員、部門負責(zé)人、科研管理人員等)需要該系統(tǒng)提供哪些服務(wù)和便利，一般需要進行前期調(diào)研，以了解細節(jié)需求，從而構(gòu)建下一步的數(shù)據(jù)庫邏輯框架。本研究先期采用問卷調(diào)查的方法，對每個臨床、醫(yī)技、醫(yī)輔科室的高、中、初級專業(yè)技術(shù)資格人員各按0.5的比例抽樣，調(diào)查不同專業(yè)、不同層次科研人員的科研需求；科研管理人員對管理平臺的功能需求采用小組討論的方式進行梳理和總結(jié)。系統(tǒng)運行需求是指對單位或部門整體網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備的要求，是科研管理系統(tǒng)得以順利運行的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。一般需要以醫(yī)院現(xiàn)有的局域網(wǎng)為平臺(基于web應(yīng)用程序)，進行下一步的設(shè)計與對接。如果沒有基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，管理系統(tǒng)難以開發(fā)。

3.2系統(tǒng)結(jié)構(gòu)與功能設(shè)計

在第一步需求調(diào)查的基礎(chǔ)上，由科研管理人員與編程人員共同設(shè)計數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)，明確每一個子模塊的字段名、字段類型、字段長度、顯示形式以及模塊之間的邏輯關(guān)系。這一點需要科研管理人員與編程人員進行充分的溝通與反饋，才能確保在平臺開發(fā)的基礎(chǔ)階段建立完善、合理的數(shù)據(jù)邏輯關(guān)系。

3.3可視化以及權(quán)限設(shè)置

設(shè)計友好的用戶界面，方便用戶操作。管理人員建立可導(dǎo)入管理系統(tǒng)的科研基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，比如項目庫、成果庫等，導(dǎo)入歷史信息。同時根據(jù)不同用戶設(shè)置權(quán)限：原則上科研人員僅可見自己主持或參與的課題或成果信息；考慮到?？?、學(xué)科層面材料整理需要，特設(shè)主任權(quán)限，即科室主任能查詢科內(nèi)人員的全部科研信息，但無修改權(quán)限；學(xué)科帶頭人可見全學(xué)科隊伍成員的信息，無修改權(quán)限；科研管理部門可見全院人員的信息，可編輯修改。

3.4管理系統(tǒng)的應(yīng)用與評價

根據(jù)試運行后的反饋，進一步修正與調(diào)試，以達到最佳用戶體驗。

4　運行情況

目前，廣州中醫(yī)藥大學(xué)第一附屬醫(yī)院的科研管理系統(tǒng)已經(jīng)全面使用，但仍在不斷地完善中。按照科研管理部門的設(shè)計思路，該科研管理模塊系統(tǒng)基本上涵蓋了一個大學(xué)附屬醫(yī)院常規(guī)科研業(yè)務(wù)，主要包括以下模塊：

(1)分權(quán)限的科研信息查詢功能，查詢內(nèi)容包括科研項目、成果等，并掃描項目批文等作為項目附件，隨時可供下載；

(2)論文投稿介紹信、申請進入實驗室流程的網(wǎng)絡(luò)申請；

(3)科研服務(wù)指南，提供常用科研業(yè)務(wù)的辦理流程；

(4)科研資料下載，常用科研相關(guān)表格、文件、資料的分類下載；

(5)通知發(fā)布模塊，通知類別細分為“課題申報通知”“課題中標(biāo)通知”“課題過程管理”“重點學(xué)科通知”“實驗室通知”“科技獎勵”“學(xué)會通知”“學(xué)術(shù)交流”等；

(6)年度考核功能，管理部門設(shè)置好考核有效期，在科主任權(quán)限下，科室主任能選擇并提交有效期內(nèi)科室成員所取得的科研項目、獎勵、論文等信息，系統(tǒng)按照預(yù)先設(shè)定的計分公式進行業(yè)績計算，實現(xiàn)全部工作量的量化考核。該功能還在試用階段，預(yù)期調(diào)試完成后將大大減少管理部門和業(yè)務(wù)科室材料準(zhǔn)備時間，提高工作效率。

科研管理系統(tǒng)的應(yīng)用大大提高了科研管理效率，也提高了醫(yī)院科研人員對科研服務(wù)的滿意度，促進醫(yī)院科研管理模式逐步向服務(wù)型管理模式轉(zhuǎn)變。

[1]呂紅芝,徐斌,周婧,等.科研管理軟件與高效率科研管理[J].科技管理研究，2012,(4):164-166.

[2]張康莉,劉平,劉國偉,等.醫(yī)院科研信息管理系統(tǒng)的創(chuàng)建和應(yīng)用[J].解放軍醫(yī)院管理類雜志，2006,13(5):439-440.

[3]陳卓,代蔭梅.關(guān)于建立醫(yī)院科研信息管理系統(tǒng)的思考[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2011,11(7)：136-137.

[4]鄧敏,徐方.科研管理系統(tǒng)與高?？蒲泄芾硇畔⒒痆J].科技創(chuàng)業(yè)，2010,(12):93-94.

[5]李暉,劉成娟,李自普,等.網(wǎng)絡(luò)信息化管理在科研管理中的思考[J].中華醫(yī)學(xué)科研管理雜志，2006,19(2):113-114.

[6]李慶虹,李進,許文濤,等.基于工作流理念的科研經(jīng)費信息化管理[J].解放軍醫(yī)院管理雜志，2011,18(3):232-233.

[7]賈麗潔,嚴(yán)書亭,朱清香.基于質(zhì)量管理體系的科研管理系統(tǒng)[J].中國高?？萍迹?011,(8):24-25.

[8]廖唐洪,李青莉,胡堅方,等.綜合性醫(yī)院科研管理系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用[J].現(xiàn)代預(yù)防醫(yī)學(xué)，2012,39(5):1126-1129.

(編輯馬蘭)

2015-06-04

廣東省中醫(yī)藥局建設(shè)中醫(yī)藥強省科研課題(20132181)

R197B

1672-4232(2015)04-0084-03

龔瑜(1984-)，助理研究員，碩士；研究方向：醫(yī)學(xué)研究方法學(xué)與科研管理。

?教學(xué)與科研管理?