建筑工程檔案資料有效管理措施的應(yīng)用研究

傅可立

中國建筑西南勘察設(shè)計研究院有限公司

前言

檔案資料管理不僅能保護檔案資料，避免檔案資料丟失，更能夠延長檔案資料使用壽命，使其使用價值得以體現(xiàn)。這些工程檔案資料既是工程建設(shè)憑證，又是建筑工程科學(xué)研究的可靠資料，能夠為建筑工程質(zhì)量分析與評估、事故鑒定、責(zé)任判定提供重要依據(jù)。在建筑市場競爭日益激烈的今天，對建筑工程檔案資料進行有效管理至關(guān)重要。但當(dāng)前許多建筑企業(yè)檔案資料管理有效性差，無法將檔案資料管理工作落到實處，仍采用傳統(tǒng)管理模式。想要提高檔案資料管理水平，建筑企業(yè)應(yīng)加強模式創(chuàng)新，采取有效管理措施，構(gòu)建合理管理機制。

一、建筑工程檔案資料管理的特點

建筑工程檔案資料管理的對象主要包括：基建文件、施工資料、工程監(jiān)理資料、工程質(zhì)量評估文件、工程驗收文件、建筑工程設(shè)計圖、工程可行性評估報告、工程收益評估報告等一切相關(guān)檔案資料[1]。這些檔案資料涉及面非常廣泛，是工程項目建設(shè)前、建設(shè)過程及竣工驗收的真實記錄，不僅對工程建設(shè)前后有著重要參考價值，更對工程后期維護管理有著重要意義，直接影響著建筑工程質(zhì)量。工程質(zhì)量評估便需要建立在這些檔案資料的基礎(chǔ)上，質(zhì)量評估中幾乎每一項綜合評價都需要建筑工程檔案資料提供的現(xiàn)場實施資料，才能進行有效評估。但想要有效發(fā)揮建筑工程檔案資料職能，提高檔案資料利用率，就必須保障工程檔案的完整性、精確性、真實性，做好檔案資料管理。由于建筑工程周期較長，涉及項目、內(nèi)容繁多，施工過程中幾乎每一項工程事件都會產(chǎn)生相應(yīng)檔案資料，這些檔案資料涉及工程建設(shè)的所有環(huán)節(jié)，并且產(chǎn)生的這些檔案資料都必須要保證能夠真實反映建筑工程真實情況，所以管理難度較大。建筑工程檔案資料的特點是復(fù)雜性、分散性、時效性、繼承性、真實性、隨機性、綜合性、專業(yè)性。建筑工程檔案資料關(guān)系著整個建筑工程的方方面面，做好檔案資料管理十分重要。

二、建筑工程檔案資料管理現(xiàn)狀

（一）缺乏對檔案資料管理的重視

實際上目前許多建筑企業(yè)并不注重建筑工程檔案資料管理，對檔案資料管理缺乏正確認(rèn)識，認(rèn)為檔案資料并無實際用處，所以在檔案資料管理中存在著不重視、敷衍應(yīng)付等現(xiàn)象，甚至一些建筑企業(yè)不設(shè)置檔案資料管理部門，也沒有相應(yīng)管理制度和機制，所以管理有效性較差。

（二）檔案資料整理不夠規(guī)范

通過調(diào)查發(fā)展，目前許多建筑企業(yè)在檔案資料管理工作開展時沒有配備專業(yè)檔案資料管理人員，多臨時抽調(diào)其他人員兼職管理，這些臨時抽調(diào)的人員自身并不具備專業(yè)檔案資料管理技能，也沒有受到過系統(tǒng)的檔案資料管理培訓(xùn)，所以在檔案資料收集、整理、歸檔等工作開展中都存在問題，時常造成檔案資料的丟失和遺漏，管理十分混亂并不規(guī)范[2]。

（三）檔案資料管理方式落后

目前仍有許多建筑企業(yè)檔案資料管理方式停留在人工管理模式中。人工管理效率低下，有效性差，易發(fā)生遺漏，不能真正發(fā)揮檔案資料管理職能。并且近些年，建筑工程投資規(guī)模越來越大，建筑工程中涉及到的檔案資料內(nèi)容越來越多，信息量不斷增加，這給檔案資料管理帶來了挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案資料管理模式已經(jīng)很難滿足新形勢下檔案資料管理工作需求。

三、建筑工程檔案資料有效管理措施的應(yīng)用

（一）提高對檔案資料管理的重視

建筑工程檔案資料在質(zhì)量管理控制，工程后期維護管理等多個方面都起著不可代替的作用，如果缺少這些建筑工程檔案資料作為依據(jù)，管理者思維很容易受到誤導(dǎo)，做出錯誤判斷，使企業(yè)遭受不必要的經(jīng)濟損失，可見檔案資料管理的重要性和必要性[3]。想要提高建筑工程檔案資料管理的有效性，就必須轉(zhuǎn)變觀念，正確認(rèn)識檔案資料管理的重要性和必要性，提高對建筑工程檔案資料管理工作的重視。設(shè)置專門的檔案資料管理部門，構(gòu)建符合企業(yè)實際情況的檔案資料管理機制，把檔案資料管理落到實處。

（二）完善檔案資料管理制度

檔案資料管理工作的開展離不開制度的支持和協(xié)調(diào)，制度不僅能夠約束管理人員行為，增強管理人員責(zé)任心，更能夠為檔案資料管理工作開展指明方向，明確管理目標(biāo)，保障檔案資料管理的科學(xué)性和有效性。制度制定時必須結(jié)合建筑企業(yè)實際情況，制定切實可行的制度，為檔案資料管理創(chuàng)造有利條件，促進建筑工程檔案資料管理走向規(guī)范化。

（三）提高檔案資料管理人員綜合素質(zhì)

檔案資料管理質(zhì)量的好與壞，與檔案資料管理人員綜合素質(zhì)有著密不可分的關(guān)系，如果管理人員自身并不具備檔案資料管理技能和知識，便很難保障管理有效性，想要進行有效管理，就需要專業(yè)檔案管理人才。因此，建筑企業(yè)應(yīng)加強對人才的培養(yǎng)及引進，通過培訓(xùn)提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，強化管理人員專業(yè)技能和理論知識。

（四）構(gòu)建信息化檔案資料管理模式

信息化管理是當(dāng)前檔案資料管理工作發(fā)展的必然趨勢。信息化管理模式是提高管理水平和管理效率的主要手段。信息化管理模式下實現(xiàn)了檔案資料數(shù)字化，有效避免了丟失和遺漏，提高了檔案利用效率,檔案資料管理有效性大大被提高，構(gòu)建信息化檔案資料管理模式勢在必行。

結(jié)束語

建筑工程檔案資料對建筑工程研究有著重要意義，是推動建筑工程行業(yè)健康發(fā)展的核心力量，做好建筑工程檔案資料管理十分有必要。建筑企業(yè)應(yīng)針對當(dāng)前檔案資料管理中存在的不足，積極采取相應(yīng)措施，進行有效管理。

[1]徐利玉.淺談當(dāng)前工程建設(shè)檔案管理工作中存在的問題及對策[J].湖北電視廣播學(xué)院，2012，13（11）：119-124.

[2]李力旺.淺談工程建設(shè)檔案管理的重要性[J].浙江技術(shù)學(xué)院，2011，11（14）：132-136.

[3]王虎新.如何提高建筑工程檔案資料管理有效性[J].上海建筑工程學(xué)院，2012，10（12）：105-112.