淺談物資采購和存貨審計重點及如何提高效率

田貞

摘 要：本文通過總結(jié)物資采購和存貨管理的風(fēng)險點，淺談對如何將風(fēng)險導(dǎo)向?qū)徲嬙谠擃I(lǐng)域運用，以提高審計效率。

關(guān)鍵詞：審計；風(fēng)險；效率

物資采購和存貨管理在企業(yè)經(jīng)營管理中占有舉足輕重的地位，是整個單位資金運動的一個重要組成部分，筆者審計的單位中每年采購材料、設(shè)備等金額少則幾千萬，多則上億元，材料消耗占成本支出比重大。如果采購和存貨保管環(huán)節(jié)得不到有效控制和監(jiān)督，一方面會造成資金浪費，企業(yè)成本居高不下，另一方面采購材料質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、存貨保管不善也會影響企業(yè)安全生產(chǎn)，造成更大的損失。同時采購環(huán)節(jié)是一個容易滋生貪腐的環(huán)節(jié)，對采購人員來說收取好處費、吃回扣的問題屢禁不止，對單位來說“小金庫”以及帳外物資等舞弊行為時有發(fā)生。因此物資采購和管理是企業(yè)管理的重點，也是管理控制的難點。

內(nèi)部審計本著促進加強企業(yè)管理，提高經(jīng)濟效益，預(yù)防腐敗積極發(fā)揮審計作用的目的，近幾年審計部門在物資采購和存貨管理上下了功夫、花了精力，在促進企業(yè)有效降低采購和存貨成本，提高管理水平，防范舞弊行為發(fā)生上發(fā)揮了積極作用，但是隨著企業(yè)的發(fā)展，審計涉及的層面越來越廣泛，審計工作量和審計資源的矛盾逐漸突出，以往對物資采購和存貨管理全覆蓋的審計模式極大的限制了審計在其他方面作用的發(fā)揮。因此，在近期的審計實踐中逐步嘗試摸索提高效率方法。

物資采購和存貨管理方面的風(fēng)險點就是審計的重點，該環(huán)節(jié)的風(fēng)險點主要在以下幾方面。

1.采購計劃制定不準(zhǔn)確、不合理，審批環(huán)節(jié)缺位。容易造成采購和庫存過量或短缺，影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營。采購量偏低時會造成物資短缺影響生產(chǎn)，采購量偏大時會造成庫存增高，資金占用較大。

2.內(nèi)控不嚴(yán)密、采購方式、合同簽訂不規(guī)范，采購價格風(fēng)險，會產(chǎn)生采購物資質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、采購價格過高的風(fēng)險，此環(huán)節(jié)亦是滋生腐敗，采購人員發(fā)生吃、拿、卡、要的高發(fā)環(huán)節(jié)。產(chǎn)生的原因一是公開招標(biāo)采購方式?jīng)]有得到有效執(zhí)行，責(zé)任追究機制缺失，內(nèi)部控制職能沒有得到有效發(fā)揮，導(dǎo)致招標(biāo)采購方式流于形式，二是有意抬高價格，伙同供應(yīng)商抬高價格，損害企業(yè)利益達(dá)到獲取個人或小團體利益。三是采購人員經(jīng)驗?zāi)芰蛘吖ぷ魇韬觯鄙儆行ПO(jiān)管產(chǎn)生漏洞。

3.存貨驗收、倉儲、領(lǐng)用過程中存在風(fēng)險。主要體現(xiàn)在倉儲人員存貨驗收入庫管理不規(guī)范（如入庫檢查、計量不規(guī)范，信息記錄不全面導(dǎo)致材料與實際不符，影響企業(yè)正常運營；倉儲過程中存在的風(fēng)險有倉儲條件不達(dá)標(biāo)保管不當(dāng)，未進行適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離，監(jiān)管不力，存在存貨丟失、損壞變質(zhì)的問題，甚至出現(xiàn)舞弊現(xiàn)象造成企業(yè)利益受損。存貨領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出審核不嚴(yán)格，手續(xù)不完備，導(dǎo)致存貨發(fā)錯貨流失。

4.隨意調(diào)整存貨計價方式，人為調(diào)節(jié)損益。

5.存貨盤點風(fēng)險：存貨盤點清查不當(dāng)，未能嚴(yán)格執(zhí)行盤點程序，不能及時發(fā)現(xiàn)賬實差異、積壓貨過期的存貨。

6.存貨處置風(fēng)險：存貨處置管理不當(dāng)、責(zé)任不明確、審批不當(dāng)，公司內(nèi)部人員擅自處理溢余存貨，貨盜賣存貨，導(dǎo)致因員工舞弊造成的公司財產(chǎn)損失。

以往對材料采購和存貨的審計基本采用的是賬項基礎(chǔ)審計、內(nèi)控審計結(jié)合實物流轉(zhuǎn)的審計方式。即對物資采購和存貨審計時，主要是通過對相關(guān)內(nèi)控制度的建立情況進行了解，以賬項查證入手，通過確認(rèn)被審計單位會計處理和報告的正確性，抽查大部分材料從采購計劃的制定、采購合同的簽訂，采購、入庫、出庫的跟蹤審計來確定采購的適當(dāng)性、存貨管理的有效性，審計覆蓋面與抽查的樣本有關(guān)，審計人員往往要投入大量的精力和人力，卻不一定能取得滿意的結(jié)果。

通過以上對被審計單位材料采購及管理的層面風(fēng)險點進行梳理后，結(jié)合審計實際經(jīng)驗，在材料采購及存貨的審計上筆者認(rèn)為引入風(fēng)險導(dǎo)向?qū)徲嬍且环N可以提高審計效率的有益嘗試。風(fēng)險導(dǎo)向?qū)徲嬍窃趯︼L(fēng)險進行評估的基礎(chǔ)上，根據(jù)風(fēng)險確定審計內(nèi)容，配置審計資源，有利于提高審計成效和防控風(fēng)險。可以從以下兩方面入手。

1.風(fēng)險導(dǎo)向?qū)徲嫷那疤崾墙L(fēng)險模型、識別風(fēng)險，建立風(fēng)險庫是個較為系統(tǒng)和專業(yè)化的過程，鑒于目前風(fēng)險管理成熟度不高，缺少成熟的風(fēng)險評估體系，且外部經(jīng)營環(huán)境復(fù)雜多變的客觀環(huán)境，以及內(nèi)審人員自身素質(zhì)尚不具備的前提下，可以通過詳細(xì)的審前調(diào)查、充分利用以往審計結(jié)果，確定影響物資采購和存貨管理流程的因素，對重點風(fēng)險區(qū)域進行控制測試和實質(zhì)性測試。比如通過了解被審計單位常用的材料是屬于通用配件還是專用配件來確定采購價格風(fēng)險的高低，如果是屬于專用配件可能存在供應(yīng)商抬高價格的風(fēng)險，如果是通用配件可能會產(chǎn)生采購方選擇采購方時滋生腐敗。加強與管理層溝通，通過業(yè)務(wù)處室收集信息，分析風(fēng)險所在，比如對物資組織管理和權(quán)責(zé)分配情況的了解，大宗和通用物資應(yīng)組織集中采購，而一些單位以邊遠(yuǎn)地區(qū)施工、不便集中采購為由自行采購，該采購行為就是審計的重點。比如以往審計結(jié)果中認(rèn)為倉庫管理缺乏有效內(nèi)控制度，整改制度是否健全有效以及是否執(zhí)行到位就是審計的重點。

2.加強隊伍建設(shè)。俗話說磨刀不誤砍柴工，提高審計效率、深化風(fēng)險導(dǎo)向?qū)徲嬕矐?yīng)著重隊伍能力建設(shè)。首先應(yīng)引導(dǎo)內(nèi)部審計人員的觀念從賬項基礎(chǔ)審計和制度基礎(chǔ)審計向風(fēng)險導(dǎo)向?qū)徲嬣D(zhuǎn)變；其次通過加強審計人員專業(yè)知識培訓(xùn)，學(xué)習(xí)風(fēng)險評估和內(nèi)部控制框架評價等風(fēng)險管理知識，提高審計人員開展風(fēng)險導(dǎo)向?qū)徲嫷哪芰ΑＨ菑狞c到面，開展以單項業(yè)務(wù)風(fēng)險導(dǎo)向?qū)徲嬐苿尤耧L(fēng)險導(dǎo)向?qū)徲嫞瑥膶嵺`中不斷學(xué)習(xí)總結(jié)對風(fēng)險導(dǎo)向?qū)徲嫅?yīng)用的經(jīng)驗。四是吸收一些精通物資采購和存貨風(fēng)險管理的專業(yè)人員加入審計隊伍，提高審計的實戰(zhàn)能力。