計算機技術在現代文化檔案管理中的應用研究

王桂梅

（江蘇省豐縣衛生和計劃生育委員會，江蘇 徐州 221700）

計算機技術在現代文化檔案管理中的應用研究

王桂梅

（江蘇省豐縣衛生和計劃生育委員會，江蘇 徐州 221700）

基于人才隊伍建設、軟硬件設施建設和檔案管理機制建設3個視角，探討文檔管理中應用計算機技術所必須經歷的3個階段，旨在為加快建設行政單位電子政務模式而獻計獻策。

行政單位；計算機；技術；檔案管理；管理機制

當前，無論是種類 還是內容與形式，現代技術都賦予了檔案更多的內涵。當記帳式的檔案管理被數字化技術逐漸替代，檔案也從單純的記錄功能呈現出更多的文化功能。以社交網絡、搜索引擎以及云存儲等計算機技術為基礎的電子檔案，是對傳統紙質文書檔案的一種挑戰。而“條塊結合”與“集中統一”的動行管理模式，與新時代計算機技術背景下的檔案之間的矛盾也越發突顯。在新形勢下，解決這一矛盾的唯一途徑是利用計算機技術實行檔案管理現代化，而現代化檔案管理模式形成的前提，是需要行政單位進行3個階段的改變。對此，本文對行政單位現代文化檔案管理所要經歷的3個階段進行探討，旨在加快建設行政單位電子政務模式。

1　加強人員素質建設

當前，計算機技術給人們最深刻的印象是在數據運算方面超強且超高速的處理能力，它為檔案管理工作創造了一個科學而先進的檢索環境。而如何將這種技術真正運用到管理實踐中，人的作用非常重要。檔案管理工作人員的素質決定了計算機技術是否能夠真正為檔案管理工作帶來革命性的改變。因此，加強人員素質建設是計算機技術應用于現代檔案管理的第一階段。扎實的計算機理論基礎與嫻熟的操作技能是對現代化檔案管理人員最基本的要求，同時在實踐中，行政單位更應注重對管理人員進行專業培訓，無論是檔案專業知識，還是計算機理論基礎知識，都應根據人員差異進行分層輔導與培訓，要打破以往“求量不求質”的培訓方式，秉承“以人為本”的培訓原則，既注重理論灌輸，也要應注重實踐運用，在實踐中建設高質高量的檔案管理隊伍，全面提高檔案工作管理水平和服務意識。

2　加強軟硬件設施建設

軟、硬件設施是現代文化檔案管理模式建設的主要媒介，在實踐中，行政單位必須通過加強軟、硬件建設來提升數字化檔案庫的使用效率，實現文化檔案現代化管理。首先，在硬件方面，行政單位需要將計算機技術作為檔案管理的平臺和渠道，進行新型生態環境和基礎設施建設。網絡化的信息傳送平臺與數字化的數據處理平臺是檔案管理硬件建設的重心，檔案信息從采集到歸檔，從錄入到管理都是憑借這兩個平臺完成的；而在軟件建設方面，通過建立內部局域網絡來進行文件管理以及多種硬件設施的共享十分重要，同時多樣化的檔案管理軟件也是基礎性設施有益的、必要的補充。例如，金銳、易度等目前在我國應用最為廣泛的管理軟件以及Foxtable、Excel這些系統軟件同樣可應用于檔案制作與管理。

3　加強檔案管理機制建設

3.1建立標準化檔案管理機制

在實踐中，標準化檔案管理機制的建立有賴于科學合理的管理制度，用制度來改掉以往傳統管理中的“壞習慣”是計算機技術應用于現代化檔案管理的重要內容。行政單位領導班子應制定完善的檔案管理制度，加強制度控制，建立以計算機技術為基礎的現代化檔案管理指標，通過計算機技術的使用使檔案管理流程更加規范化和具有可操作性。單位管理層還要與檔案管理人員一起學習先進的計算機技術，在共同參與中滲透檔案管理理念和思想，從而激發管理人員的學習熱情和工作熱情。

3.2優化檔案管理流程

在具體的實踐中，通過計算機技術優化檔案管理流程主要通過3個渠道進行。

一是要對檔案信息來源進行歸納整理。檔案信息的來源往往是檔案的實際形態，在實踐中，單位可為每一個部門配備計算機和兼職信息錄入人員，通過計算機的資源共享，檔案管理部門可定期將各部門的檔案信息進行匯總，為每一個部門配置一個專門的信息來源窗口，并歸納好如責任者、文件號、題名、日期和頁數等詳細信息，從而提升檔案信息來源的管理效能。

二是要做好定期歸檔工作。單位需要利用計算機系統建立多個檔案庫，以完成定期的歸檔工作。如用于存儲經過立卷處理的檔案信息的臨時檔案數據庫，可通過關鍵詞索引進行查詢，用于存儲經過各項審計核實的檔案信息的主檔案數據庫以及為各個部門提供便捷查詢的通用檔案數據庫等。各個數據庫在管理過程中要有不同的側重點，如存儲于臨時數據庫中的檔案信息要規定存儲期限，根據信息內容進行定期的歸檔處理。而存儲于通用檔案數據庫中的檔案信息在歸檔與處理的過程中，要格外注重剔除和篩選重要的或敏感信息，以防信息外漏，從而降低管理隱患和管理風險。

三是可借助企業管理的模式，將檔案信息數據庫作為行政單位特有的“信息產品”來進行管理，管理模式可參照企業對產品的管理方法進行，如對檔案信息數據的管理也可通過質量管理體系來控制。在管理過程中，行政單位可將檔案內容通過組織協調組建一個體系，在這一體系中，管理者將檔案庫維護作為一個單獨的項目進行管理，并建立評價機制，采用模擬檢索形式審查檔案庫的設計是否科學合理，檢查數據是否完整、準確，并評價在數據收集、錄入以及備份等環節是否提升了工作效率。

4　結 語

計算機技術是強化檔案管理的重要媒介，在工作實踐中，行政單位應將計算機技術的開發與應用視為一項系統工作來抓，通過專業人才的引進與培訓、軟硬件設施的建設與優化以及狠抓管理制度落實3個舉措，全面打造電子檔案管理模式，以電子政務來促進行政單位工作的可持續發展。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.14.146

G270.7

A

1673-0194（2015）14-0192-01

2015-05-02