基于DSpace構(gòu)建航天科技情報知識管理服務(wù)系統(tǒng)

◎北京控制工程研究所 王殿佑 馬楠

基于DSpace構(gòu)建航天科技情報知識管理服務(wù)系統(tǒng)

◎北京控制工程研究所 王殿佑 馬楠

為適應(yīng)航天科技工業(yè)快速發(fā)展的需要，積極探索新的情報應(yīng)用服務(wù)模式，促進情報研究工作與科研生產(chǎn)管理、重點型號研制以及關(guān)鍵技術(shù)創(chuàng)新等緊密結(jié)合，對新時期的情報研究工作進行深入分析和探討，是切實提高航天科技情報工作水平的關(guān)鍵。

當(dāng)前，利用開源軟件數(shù)據(jù)庫平臺，如DSpace、Fedora等，經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)來存繳、檢索和共享研究成果與知識產(chǎn)出已成為信息時代科研生產(chǎn)管理的一種趨勢。隨著航天科技工業(yè)體制改革的逐步深入和科研單位創(chuàng)新意識的不斷提高，航天科技情報工作越來越受到重視和關(guān)注。如何使航天科技情報與科研生產(chǎn)管理、重點型號項目研制和關(guān)鍵技術(shù)創(chuàng)新等密切結(jié)合，是擺在情報工作和管理人員面前的一個現(xiàn)實問題。

DSpace最初由麻省理工學(xué)院和惠普實驗室開發(fā)，是一種突破性的數(shù)字知識庫系統(tǒng)，可以收集、存儲、索引、保護和重新分配機構(gòu)的研究數(shù)據(jù)。DSpace的主要特點可歸納為基于存儲的資產(chǎn)管理、以事件觸發(fā)構(gòu)建的工作流和以分級權(quán)限控制為主的管理體系。利用DSpace構(gòu)建航天科技情報知識管理服務(wù)系統(tǒng)，可實現(xiàn)情報工作的有效整合、擴大利用范圍、提高利用率，使航天科技情報和技術(shù)資源能夠與現(xiàn)有的技術(shù)創(chuàng)新、成果交流進行共享，形成一個統(tǒng)一的知識資源加工、組織、存儲和發(fā)布管理環(huán)境。

一、航天科技情報資源的組織

航天科技情報資源的組織應(yīng)切實結(jié)合單位的相關(guān)機構(gòu)進行劃分，依據(jù)DSpace資源組織的特點進行分層結(jié)構(gòu)組織實施。例如，可將整個研究機構(gòu)看作是一個大的數(shù)字空間集群，將機構(gòu)內(nèi)不同技術(shù)中心和管理部門看作是一個個社區(qū)，這些社區(qū)提交的數(shù)字化資源稱為館藏。此外，把館藏內(nèi)每條數(shù)據(jù)詳細(xì)的信息看作是數(shù)字條目，構(gòu)成信息的基本存檔單元，代表用戶可訪問的一條具體數(shù)字資源。

DSpace采用描述、管理和結(jié)構(gòu)3種元數(shù)據(jù)類型描述存檔的電子資源，每個數(shù)字條目都采用都柏林核心元數(shù)據(jù)描述，這些元數(shù)據(jù)都保存在后臺數(shù)據(jù)庫中，元數(shù)據(jù)的描述可滿足大多數(shù)數(shù)字化資源組織的需要。

從情報組織結(jié)構(gòu)的角度看，依據(jù)DSpace資源分層組織實施的特點，將具體的一個單位，如某個研究院或研究所看作是一個大的數(shù)字空間集群，再依據(jù)單位內(nèi)部模塊化生產(chǎn)布局和不同專業(yè)技術(shù)中心劃分設(shè)置不同的社區(qū)，如研發(fā)部、市場部、工程部、財務(wù)部等;社區(qū)可下設(shè)子社區(qū)，如某部件研制中心下設(shè)產(chǎn)品設(shè)計、產(chǎn)品制造和成品試驗等子社區(qū);將這些社區(qū)采集到的情報資源和技術(shù)資料設(shè)為數(shù)字館藏，而具體的情報信息則對應(yīng)數(shù)字條目，見表1。

二、情報資源知識存儲功能的實現(xiàn)

航天科技情報資源知識存儲實現(xiàn)了對各社區(qū)情報技術(shù)資料和知識資源的統(tǒng)一組織集成。功能上主要實現(xiàn)在線用戶管理，社區(qū)館藏資料管理，館藏資源提交、在線審核和發(fā)布，工作流程設(shè)定以及檢索瀏覽和下載等。

1．在線用戶管理

DSpace采用分級管理權(quán)限，針對不同用戶設(shè)置不同權(quán)限。對一般用戶主要賦予檢索、瀏覽和下載權(quán)限;對各個中心的兼職情報人員則可賦予上傳、組織審核和發(fā)布技術(shù)資料及情報信息，管理本中心技術(shù)人員的權(quán)利;對系統(tǒng)管理員則賦予最高權(quán)限，對整個系統(tǒng)進行用戶和資料管理。所有使用情報知識管理服務(wù)系統(tǒng)的人員默認(rèn)都需要進行注冊，并賦予相應(yīng)的權(quán)限。用戶只有獲得相應(yīng)的權(quán)限才能進行資料的瀏覽、提交、下載和打印以及進行技術(shù)問題探討。

表1 知識資源組織

2．社區(qū)館藏資料管理

社區(qū)館藏按照單位模塊化生產(chǎn)布局和不同專業(yè)技術(shù)劃分，形成各有特色的館藏資料，它們既相互交叉又相互融合。此外，按照技術(shù)專業(yè)又劃分為某分系統(tǒng)技術(shù)、某器件技術(shù)、某生產(chǎn)工藝技術(shù)等資料社區(qū)。經(jīng)單位專家委員會的梳理，可劃分好技術(shù)流程圖和樹狀圖，并按照知識資源的分層結(jié)構(gòu)展示。

3．館藏資源提交、在線審核和發(fā)布

館藏資源的提交應(yīng)按照單位內(nèi)業(yè)務(wù)工作流程和情報組織實施的細(xì)節(jié)，依據(jù)情報管理的規(guī)章制度制定相應(yīng)的提交、在線審核和發(fā)布策略。根據(jù)每年課題組織實施的情況，設(shè)置課題用戶組、課題評審組以及組織管理組，每個組根據(jù)設(shè)置的不同權(quán)限開展工作。

4．工作流程設(shè)定

這是情報組織實施管理的核心，只有制定詳細(xì)的工作流程，系統(tǒng)平臺才能根據(jù)業(yè)務(wù)需求合理組織、實施和進行管理工作。每項流程都有詳細(xì)的節(jié)點、時間要求、相關(guān)實施人和負(fù)責(zé)人以及流程組織功能，既能對工作起到監(jiān)督工作，又能順利地自動進行工作的分配、組織和實施。

5．檢索瀏覽和下載

為用戶快速發(fā)現(xiàn)知識、快速獲取知識提供途徑。用戶可根據(jù)多種檢索條件，在所有資源、館藏資源以及具體的社區(qū)和館藏中進行檢索，也可根據(jù)需要進行信息定制和推薦，自動對各個館藏進行索引，獲取所要求的資料。

三、情報知識管理服務(wù)系統(tǒng)的構(gòu)建

應(yīng)成立由科研管理部門、情報中心、網(wǎng)絡(luò)信息中心等多部門參與的情報知識管理服務(wù)系統(tǒng)籌備組，主要就系統(tǒng)構(gòu)建的環(huán)節(jié)、相應(yīng)的組織管理實施和運行機制以及規(guī)章制度與條例等展開協(xié)調(diào)，成員主要由相關(guān)參與部門的主要領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人擔(dān)任，籌備組組長由主管情報的副部長擔(dān)任。

1．主要實施環(huán)節(jié)

在實施過程中，首先進行相關(guān)資料文獻調(diào)研，了解知識服務(wù)系統(tǒng)興起的背景、特點、功能以及平臺搭建和管理等方面問題，明確相關(guān)政策要求和管理規(guī)定。同時，對已建成單位進行訪談，學(xué)習(xí)成熟經(jīng)驗和做法。最后，針對本單位具體情況進行需求定位、功能裁剪和制度安排。

2．總體流程

情報知識管理服務(wù)系統(tǒng)的構(gòu)建過程為：先由官方網(wǎng)站下載DSpace;分析DSpace的技術(shù)架構(gòu)和功能，搭建相應(yīng)技術(shù)平臺并對有關(guān)功能進行裁剪;修改源代碼，對系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)組織結(jié)構(gòu)實現(xiàn)，填充相應(yīng)測試數(shù)據(jù);成立相應(yīng)的技術(shù)服務(wù)小組，對系統(tǒng)進行管理和數(shù)據(jù)維護，并從單位整體層面上招募兼職情報人員，設(shè)立各部門和技術(shù)中心的兼職情報聯(lián)絡(luò)員進行技術(shù)情報的統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，主要負(fù)責(zé)本部門的技術(shù)情報上傳、審核、發(fā)布等;根據(jù)用戶反饋情況進行相應(yīng)改版和調(diào)整，實時面向用戶，以服務(wù)為本。

情報知識管理服務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用總體流程為：情報研究成果由科技人員在線提交并隨即進入審核流程;先由研究室、技術(shù)中心的專家進行初審，對技術(shù)內(nèi)容和課題專業(yè)進行分析，指出問題和不足之處，情報撰寫人員根據(jù)專家的反饋進行修改;經(jīng)反饋并修改后再提交評審，在滿足上報要求后提交相應(yīng)館藏入庫;最后通過網(wǎng)絡(luò)來發(fā)布瀏覽。

四、幾點思考和建議

情報知識管理服務(wù)系統(tǒng)實施成功的關(guān)鍵在于突出服務(wù)性，同時，筆者提出以下幾個方面的建議。

一是明確系統(tǒng)的定位、目標(biāo)和遠(yuǎn)景。

二是搭建政策支持框架。應(yīng)從機構(gòu)知識傳播和知識產(chǎn)權(quán)實施的戰(zhàn)略角度來明確系統(tǒng)要實現(xiàn)的功能與服務(wù)邊界，理清理順各方職責(zé)和義務(wù);制定具有約束力和懲罰力度的支持系統(tǒng)建設(shè)政策。

三是系統(tǒng)平臺建設(shè)。應(yīng)注重功能和服務(wù)體系的設(shè)計，首先要對本單位的情報知識資產(chǎn)關(guān)鍵服務(wù)進行需求分析和定位;其次，對國內(nèi)外成功實施案例進行分析，有針對性地選擇相應(yīng)的開源系統(tǒng)和組織結(jié)構(gòu)體系。在平臺構(gòu)建策略上，建議采用開源軟件，重新進行定制和擴展，既可以有效節(jié)約時間和成本，又可以達到既定的效果。

四是應(yīng)用推動。要加強發(fā)布宣傳，進行有關(guān)知識庫管理和使用的政策、服務(wù)宣傳介紹與培訓(xùn);要推廣示范應(yīng)用，在關(guān)鍵部門和關(guān)鍵科研技術(shù)人員當(dāng)中進行示范推廣;要形成規(guī)模效應(yīng)，進行資源內(nèi)容的批量轉(zhuǎn)換和采集建設(shè)，豐富知識庫;要給出相應(yīng)的激勵措施，為積極上傳者和管理人員提供一定的獎勵。

五是知識庫的可持續(xù)服務(wù)。為了持續(xù)發(fā)展，知識庫必須采取以下措施：必須制定內(nèi)容拓展策略和拓展節(jié)奏;開展政策咨詢服務(wù)，明確咨詢服務(wù)的重點以及相關(guān)方的權(quán)益管理;拓展新型服務(wù)，不斷提高個性化、智能化和專題型技術(shù)情報服務(wù);完善技術(shù)支持，加強系統(tǒng)平臺管理，開展應(yīng)用咨詢支持和實現(xiàn)新型服務(wù)，不斷從多方位、多角度滿足科研生產(chǎn)管理和技術(shù)人員的各方面需求。

航天科研機構(gòu)推進航天科技情報知識管理服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)是順應(yīng)新形勢下信息化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的科技發(fā)展趨勢，積極探討新型科技情報工作和開展科研信息管理工作的一項有益嘗試與重要舉措。目前，世界范圍內(nèi)的多所重要科研機構(gòu)都已推行了機構(gòu)知識庫管理，在實踐中取得了令人矚目的成就。航天科技情報知識管理服務(wù)系統(tǒng)可以借鑒這些有益的經(jīng)驗，積極吸收國內(nèi)外科研信息管理方面的經(jīng)驗和做法，逐步推進航天科技情報工作的組織化、系統(tǒng)化和科學(xué)化，使航天科技情報工作在新時代下煥發(fā)新的生命力。?