實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理信息化 提升財(cái)務(wù)的管控能力

李冀英++郝全梅++姜輝

摘要： 全面預(yù)算管理在企業(yè)管理中的作用逐漸被大家所認(rèn)同，本文以某研究所為例通過對該單位實(shí)施企業(yè)預(yù)算管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，指出其存在的問題，并提出實(shí)施全面預(yù)算信息化管理、提升財(cái)務(wù)管控能力的具體措施。

關(guān)鍵詞：全面預(yù)算 信息化 管控能力

全面預(yù)算管理是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，涵蓋業(yè)務(wù)預(yù)算、資本預(yù)算、資金預(yù)算、財(cái)務(wù)預(yù)算等內(nèi)容，其中財(cái)務(wù)預(yù)算是反映有關(guān)現(xiàn)金收支、經(jīng)營成果和財(cái)務(wù)狀況的預(yù)算，是反映各項(xiàng)經(jīng)營業(yè)務(wù)和投資的整體計(jì)劃，是全面預(yù)算的核心。

一、全面預(yù)算面臨的實(shí)際問題

（一）單位基本情況介紹

該單位是某集團(tuán)公司下屬的研究所，是國家財(cái)政撥款的差額預(yù)算的事業(yè)單位，其主業(yè)為靠國家財(cái)政撥款從事科學(xué)研究，實(shí)行“收支兩條線”事業(yè)單位的預(yù)算管理；其不足部分靠預(yù)算外咨詢、技術(shù)服務(wù)等業(yè)務(wù)收入給予補(bǔ)充，該部分實(shí)行“自收自支”。該研究所下設(shè)有財(cái)務(wù)部、人力資源部、所辦公室等職能機(jī)構(gòu)和六個(gè)研究部，另外還有一個(gè)全資子公司，子公司獨(dú)立經(jīng)營并設(shè)有獨(dú)立的財(cái)務(wù)部門。所財(cái)務(wù)部和公司財(cái)務(wù)部都用金算盤財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)進(jìn)行財(cái)務(wù)核算工作，具有全面預(yù)算管理等財(cái)務(wù)管理功能，但財(cái)務(wù)管理功能尚待開發(fā)、利用。

該研究所全面預(yù)算管理設(shè)有全面預(yù)算管理委員會，所長任主任，全面預(yù)算管理辦公室設(shè)在所財(cái)務(wù)部。所財(cái)務(wù)部將下屬單位和各部門上報(bào)的預(yù)算材料按照集團(tuán)公司要求匯總上報(bào)并對其實(shí)施全程監(jiān)控。全面預(yù)算的范圍包括財(cái)務(wù)部、人力資源部、所辦公室等職能機(jī)構(gòu)和六個(gè)研究部，另外還有一個(gè)全資子公司。成立全面預(yù)算管理的組織機(jī)構(gòu)并明確全面預(yù)算管理的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，建立健全全面預(yù)算的編制、執(zhí)行、分析、考核體系和相關(guān)制度，為全面預(yù)算管理工作的全面深入開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為快速推進(jìn)全面預(yù)算管理工作，充分發(fā)揮全面預(yù)算管理對企業(yè)經(jīng)營管理的指導(dǎo)作用，強(qiáng)化內(nèi)部控制，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置，提升經(jīng)營管理水平。

（二）全面預(yù)算存在的問題分析

1.對全面預(yù)算管理認(rèn)識不到位

目前單位簡單地把“全面預(yù)算”定位于“財(cái)務(wù)預(yù)算”，甚至定位為“財(cái)務(wù)部門的預(yù)算”，認(rèn)為預(yù)算管理就是財(cái)務(wù)部門控制資金支出的計(jì)劃和措施，在思想上沒有意識到全面預(yù)算是全員參與的一項(xiàng)綜合性很高的工作。

2.全面預(yù)算管理的控制和考核機(jī)制不健全

目前，該單位在全面預(yù)算管理中普遍存在重編制、輕執(zhí)行的現(xiàn)象。由于單位尚未建立完善的預(yù)算管理制度，缺乏嚴(yán)格有效的監(jiān)督機(jī)制，執(zhí)行的隨意性很大。在分析預(yù)算執(zhí)行情況時(shí)，僅僅將預(yù)算值與執(zhí)行情況進(jìn)行簡單的比較計(jì)算，而沒有對預(yù)算差異進(jìn)行深入的、定量的分析，難以確定預(yù)算差異產(chǎn)生的原因，無法把預(yù)算執(zhí)行情況與單位經(jīng)營狀況有機(jī)地聯(lián)系在一起。

3.財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)溝通不暢，預(yù)算準(zhǔn)確性差

預(yù)算編制中存在財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門缺乏溝通，財(cái)務(wù)預(yù)算與業(yè)務(wù)預(yù)算結(jié)合不緊密的情況。業(yè)務(wù)部門在按財(cái)務(wù)部門要求編報(bào)業(yè)務(wù)預(yù)算時(shí)，由于對財(cái)務(wù)專業(yè)術(shù)語理解有誤，錯(cuò)誤填報(bào)報(bào)表數(shù)據(jù)，而財(cái)務(wù)部門只負(fù)責(zé)將收集上來的業(yè)務(wù)部門編制的預(yù)算表進(jìn)行匯總平衡，對預(yù)算草案中所顯示的信息沒有進(jìn)一步追根溯源，導(dǎo)致預(yù)算與實(shí)際支出嚴(yán)重不符。

4.財(cái)務(wù)信息化基礎(chǔ)比較薄弱

所財(cái)務(wù)部和其子公司財(cái)務(wù)部雖然同樣使用金算盤財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行會計(jì)核算工作，但使用的會計(jì)科目名稱和編號未能達(dá)到統(tǒng)一，網(wǎng)絡(luò)上還不能達(dá)到互聯(lián)互通，業(yè)務(wù)部門只是靠紙質(zhì)材料報(bào)送。所本部對下屬單位及各部門的監(jiān)控職能降低，風(fēng)險(xiǎn)控制能力減弱，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)還是一個(gè)自封閉系統(tǒng)。財(cái)務(wù)系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部其他管理信息系統(tǒng)分離，存在“信息孤島”，無法實(shí)現(xiàn)信息共享。企業(yè)內(nèi)部對相同數(shù)據(jù)還存在反復(fù)填報(bào)的現(xiàn)象，造成資源的浪費(fèi)。同時(shí)，單位內(nèi)部還缺乏既有財(cái)務(wù)能力又懂信息化管理的復(fù)合型人才。

二、以預(yù)算管理的信息化提升財(cái)務(wù)管控力

在上級管理部門的要求下，以及基于自身業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，研究所將預(yù)算管理作為提升管理能力的措施。在多方調(diào)研、學(xué)習(xí)基礎(chǔ)上，建立通過運(yùn)用信息化手段來實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理信息化的思路，從而整體提升財(cái)務(wù)的管控能力。所采取的措施如下：

（一）確立科學(xué)的預(yù)算管理理念，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理信息化隊(duì)伍的建設(shè)

要有效實(shí)施全面預(yù)算管理，首先要樹立正確、科學(xué)的理念，全員參與。實(shí)施科學(xué)預(yù)算管理的核心就在于企業(yè)的業(yè)務(wù)流、資金流、信息流和人力資源的全面整合，通過對資金流和業(yè)務(wù)流進(jìn)行事前規(guī)劃、事中控制、事后獎(jiǎng)懲，并將其按照職權(quán)范圍落實(shí)到相應(yīng)的責(zé)任人身上。

財(cái)務(wù)管理信息化隊(duì)伍需要的是既熟悉企業(yè)財(cái)務(wù)管理發(fā)展目標(biāo)又精通技術(shù)的復(fù)合型人才。為盡快將金算盤軟件中全面預(yù)算管理模塊運(yùn)用于公司全面預(yù)算管理實(shí)踐，需要在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行金算盤財(cái)務(wù)管理功能的全員培訓(xùn)教育，使每位財(cái)會人員都能盡快掌握財(cái)務(wù)核算和財(cái)務(wù)管理的信息化手段，成為懂技術(shù)、會管理、善協(xié)調(diào)的復(fù)合型專業(yè)人才。

（二）健全全面預(yù)算管理的控制和考核機(jī)制

全面預(yù)算管理的本質(zhì)要求是一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都圍繞企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)而展開，在預(yù)算執(zhí)行過程中落實(shí)經(jīng)營策略、強(qiáng)化過程管理，必須圍繞實(shí)現(xiàn)企業(yè)預(yù)算落實(shí)管理制度、提高預(yù)算的控制力和約束力。要按照預(yù)算的具體要求，跟蹤實(shí)施預(yù)算的控制管理，嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算政策，及時(shí)反映和監(jiān)督預(yù)算執(zhí)行情況，并適時(shí)根據(jù)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行差異分析，實(shí)施必要的制約或變更管理手段，形成全員和全方位的預(yù)算管理局面。

堅(jiān)持以人為本，建立合理的考核激勵(lì)機(jī)制。通過預(yù)算和管理機(jī)制相結(jié)合，使單位真正擁有明確、可行的目標(biāo)。促進(jìn)各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)更好地符合戰(zhàn)略規(guī)劃的要求。以預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)考核責(zé)任單位和責(zé)任人為基礎(chǔ)，建立配套的獎(jiǎng)懲措施，依據(jù)各責(zé)任單位對預(yù)算的執(zhí)行結(jié)果，實(shí)施績效考核。只有通過科學(xué)合理的考核、賞罰分明的獎(jiǎng)懲，才能確保預(yù)算管理真正落到實(shí)處。

（三）強(qiáng)化財(cái)務(wù)預(yù)算與業(yè)務(wù)預(yù)算的融合

全面預(yù)算管理的關(guān)鍵要靠落實(shí)，只有財(cái)務(wù)預(yù)算與業(yè)務(wù)預(yù)算相融合，才能提高預(yù)算編制的準(zhǔn)確性，保證預(yù)算的落實(shí)。endprint

為了更好地滿足企業(yè)發(fā)展的要求，預(yù)算單位應(yīng)加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門的溝通，要及時(shí)了解業(yè)務(wù)、熟悉業(yè)務(wù)，懂得業(yè)務(wù)部門的語言，并盡可能地用業(yè)務(wù)部門能聽懂的語言向業(yè)務(wù)部門表達(dá)出自己的想法、建議。業(yè)務(wù)部門也應(yīng)多學(xué)習(xí)一些財(cái)務(wù)方面的知識，及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提供業(yè)務(wù)信息及資料。要注重財(cái)務(wù)預(yù)算與業(yè)務(wù)預(yù)算的有效銜接，結(jié)合內(nèi)部管理特點(diǎn)與管理要求，建立并優(yōu)化具體業(yè)務(wù)的預(yù)算管理流程，為財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的融合提供基礎(chǔ)和平臺。要通過全面預(yù)算管理這一工具的統(tǒng)籌功能，提升各業(yè)務(wù)的協(xié)同效應(yīng)，將財(cái)務(wù)的管控功能覆蓋于各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域，從而更好地實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理對企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的支撐作用。財(cái)務(wù)要主動(dòng)融入業(yè)務(wù)，要充分利用財(cái)務(wù)掌握企業(yè)管理較多信息資源的優(yōu)勢，主動(dòng)為各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理做好相關(guān)基礎(chǔ)性工作，要在信息分析、資源配置、投入產(chǎn)出測算等方面發(fā)揮好專業(yè)優(yōu)勢。

（四）實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算信息化管理，提升財(cái)務(wù)的管控能力

1.實(shí)現(xiàn)金算盤財(cái)務(wù)管理軟件在所財(cái)務(wù)部及子公司財(cái)務(wù)部全面預(yù)算管理實(shí)踐的應(yīng)用。按照財(cái)務(wù)預(yù)算管理模塊的要目規(guī)定，首先要建立編碼標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的規(guī)范管理工作，從單位整體角度制定統(tǒng)一的科目管理體系和報(bào)表管理體系，做好預(yù)算業(yè)務(wù)事項(xiàng)編碼、核算項(xiàng)目的統(tǒng)一管理，做好業(yè)務(wù)往來客戶單位的編碼標(biāo)準(zhǔn)化、管理統(tǒng)一化，做好會計(jì)賬套初始的標(biāo)準(zhǔn)化。其次，要從單位總體化管控的需要，制定統(tǒng)一的財(cái)務(wù)制度和管理流程，能實(shí)現(xiàn)同一會計(jì)制度下賬套的匯總與合并，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)表的匯總編報(bào)，再次，財(cái)務(wù)管理要向業(yè)務(wù)延伸，實(shí)現(xiàn)財(cái)物價(jià)值鏈管理，從而達(dá)到財(cái)務(wù)對全面預(yù)算執(zhí)行全過程實(shí)時(shí)監(jiān)督與管控的作用。借助金算盤全面預(yù)算管理信息化手段，實(shí)現(xiàn)預(yù)算的事前準(zhǔn)確預(yù)測、計(jì)劃、事中控制、事后分析；財(cái)務(wù)依靠多種可靈活調(diào)整的業(yè)務(wù)流程對預(yù)算的執(zhí)行過程進(jìn)行跟蹤、控制 。

2.財(cái)務(wù)人員協(xié)助單位各職能部門和業(yè)務(wù)部門創(chuàng)建統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)時(shí)填報(bào)業(yè)務(wù)預(yù)算相關(guān)的項(xiàng)目數(shù)據(jù)和資料，為實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算信息化管理戰(zhàn)略落地提供保證與支撐。利用單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)創(chuàng)建統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)平臺，統(tǒng)一規(guī)章制度，統(tǒng)一信息與業(yè)務(wù)編碼，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一監(jiān)督的財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)信息集成和數(shù)據(jù)共享，保證單位總體控制資金、物流、信息流，實(shí)現(xiàn)有效監(jiān)控效果。

業(yè)務(wù)預(yù)算要根據(jù)不同責(zé)任人的需要編制多維度的電子表格。預(yù)算表格維度包括：預(yù)算期間、預(yù)算的責(zé)任主體、預(yù)算的業(yè)務(wù)類別、客戶信息（客戶名稱、客戶的信用程度）、供應(yīng)商信息（供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商的信用程度）、業(yè)務(wù)合同電子版明晰條文等。在每個(gè)維度下，還可以選擇多個(gè)度量。這樣，可以根據(jù)不同預(yù)算的編制信息需求特點(diǎn)，設(shè)計(jì)不同的填報(bào)表格和展現(xiàn)表格。

3.圍繞戰(zhàn)略目標(biāo)，明確預(yù)算需求動(dòng)因，采用按照“自下而上、自上而下、上下結(jié)合、分級編制、逐級匯總”的程序，編制本成員單位下一年度預(yù)算方案。各直屬部門和成員單位，在年度預(yù)算目標(biāo)分解的同時(shí)，自下而上，基于業(yè)務(wù)編制各自的各項(xiàng)預(yù)算，并按各類預(yù)算歸口性質(zhì)，逐級審核、匯總。然后，待單位下達(dá)年度預(yù)算目標(biāo)后，再結(jié)合單位預(yù)算辦公室對初步預(yù)算目標(biāo)的落實(shí)情況的意見，對自下而上編制的預(yù)算進(jìn)行調(diào)整、上報(bào)、匯總、平衡、再調(diào)整，最終形成年度預(yù)算。

年度預(yù)算制定后，單位要加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)的控制。首先，要建立預(yù)算執(zhí)行責(zé)任制，確保預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；其次，各部門和成員單位要加強(qiáng)預(yù)算管理基礎(chǔ)工作，借助信息化手段，對預(yù)算的執(zhí)行尤其設(shè)計(jì)資金支出進(jìn)行事前審批控制；再次，要嚴(yán)格控制預(yù)算資金的支付，調(diào)節(jié)資金收付平衡，嚴(yán)格控制支付風(fēng)險(xiǎn)。納入預(yù)算的各項(xiàng)貨幣資金支出項(xiàng)目，按照授權(quán)審批程序支付業(yè)務(wù)，未納入預(yù)算且未經(jīng)調(diào)整批準(zhǔn)的貨幣資金支出項(xiàng)目，不得辦理支付。

在預(yù)算執(zhí)行嚴(yán)格控制的基礎(chǔ)上，要對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析、監(jiān)督和考核。單位預(yù)算管理辦公室要定期充分收集有關(guān)信息資料，根據(jù)不同情況分別采用比率分析、比較分析、因素分析、平衡分析等方法，從定量與定性兩個(gè)層面充分反映預(yù)算執(zhí)行的現(xiàn)狀、發(fā)展趨勢及其存在的潛力，針對預(yù)算執(zhí)行中的偏差，進(jìn)行客觀分析，找出原因，指出解決辦法。預(yù)算執(zhí)行單位和部門每月召開一次預(yù)算執(zhí)行情況分析會，預(yù)算管理辦公室每季度召開一次預(yù)算執(zhí)行情況分析會，預(yù)算管理委員會每半年召開一次預(yù)算執(zhí)行情況分析會，及時(shí)掌握單位預(yù)算的執(zhí)行情況，分析預(yù)算執(zhí)行中存在的問題，研究改進(jìn)措施，糾正預(yù)算執(zhí)行的偏差。各部門及成員單位應(yīng)將上報(bào)的部門預(yù)算執(zhí)行情況分析報(bào)告，作為本部門預(yù)算考核報(bào)告，單位應(yīng)以各有關(guān)部門審定的預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)告為依據(jù)，堅(jiān)持公平、公正的原則，建立和完善預(yù)算執(zhí)行情況獎(jiǎng)懲制度，落實(shí)獎(jiǎng)懲措施。

三、結(jié)束語

信息化系統(tǒng)能夠讓復(fù)雜問題簡單化，讓簡單問題標(biāo)準(zhǔn)化，讓標(biāo)準(zhǔn)問題流程化。預(yù)算管理的信息化，能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、管理的有機(jī)統(tǒng)一，能夠統(tǒng)一預(yù)算體系和計(jì)算方法。統(tǒng)一預(yù)算編制方法和表格，統(tǒng)一預(yù)算編制和執(zhí)行控制流程，統(tǒng)一預(yù)算分析建模，實(shí)現(xiàn)多層次、多級次、多維度預(yù)算分析，統(tǒng)一預(yù)算考評體系。

全面預(yù)算管理信息化建設(shè)，對財(cái)務(wù)管理工作逐步從核算型財(cái)務(wù)向管理型財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)變，對促進(jìn)企業(yè)管理的轉(zhuǎn)型升級都有巨大的現(xiàn)實(shí)意義。

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[3]龔?？?《小議財(cái)會人員如何適應(yīng)信息技術(shù)環(huán)境》，今日科苑，2009年第20期.

（作者單位：李冀英，北方科技信息研究所；郝全梅，中國兵器科學(xué)研究院；姜輝，北方科技信息研究所）endprint