信息化背景下的高校檔案管理研究

趙悅佟

（長(zhǎng)治學(xué)院 人事處，山西 長(zhǎng)治 046011）

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，高校的信息化、網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用越來(lái)越普及，許多高校還提出了構(gòu)建數(shù)字化的校園，進(jìn)一步加快了高校教學(xué)、科研、管理的信息化進(jìn)程。高校必須立足自身的發(fā)展現(xiàn)狀，運(yùn)用檔案信息化帶來(lái)的新技術(shù)，結(jié)合檔案信息化提出的要求，為自身的信息化檔案管理發(fā)展謀得切實(shí)的改進(jìn)和長(zhǎng)足的發(fā)展。

一、高校檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

（一）信息化的發(fā)展對(duì)高校檔案管理的要求

檔案信息化是一場(chǎng)已經(jīng)敲響雷鼓的革命，是一項(xiàng)刻不容緩又復(fù)雜而浩大的系統(tǒng)工程，檔案信息技術(shù)在檔案管理活動(dòng)的應(yīng)用給高校檔案管理帶來(lái)方便快捷體驗(yàn)的同時(shí)，也給傳統(tǒng)的檔案管理活動(dòng)帶來(lái)嚴(yán)重的沖擊。高校檔案管理要適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展要求，必須做到以下幾點(diǎn)：

1、檔案信息資源的數(shù)字化

高校檔案館保存著大量的教學(xué)、科研、黨政工作等活動(dòng)產(chǎn)生的檔案信息，這些檔案有很強(qiáng)的知識(shí)性和教育、管理參考的功能，要想讓這些具有知識(shí)性的檔案信息轉(zhuǎn)化成更強(qiáng)的生產(chǎn)力，使它們發(fā)揮最大的作用，就必須將檔案進(jìn)行信息化，促進(jìn)檔案信息作用更好地發(fā)揮，使檔案信息更有效地為高校教學(xué)工作、科研工作、黨政等中心工作服務(wù)，為高校檔案信息的用戶服務(wù)[1]。

2、變革高校檔案的管理模式

信息化背景下，檔案管理的對(duì)象從單純的紙質(zhì)文檔逐漸發(fā)展到紙質(zhì)文檔與數(shù)字化文檔混合，并不斷向全數(shù)字化文檔轉(zhuǎn)變，而隨著信息技術(shù)的滲入，檔案管理技術(shù)也在不斷更新，高效便捷的檔案管理越來(lái)越成為高校檔案管理的需求[2]。知識(shí)更替加快，用戶的需求也日益不同等，這些隨著信息化浪潮撲面而來(lái)的改變，不斷推著高校檔案管理向前，這就要求檔案管理模式、管理流程等都應(yīng)當(dāng)做出相應(yīng)的變革。

3、實(shí)現(xiàn)高校檔案的深度開(kāi)發(fā)和最大化利用

保存檔案的目的就是要實(shí)現(xiàn)檔案信息開(kāi)發(fā)、編研和利用，并服務(wù)于高校的各項(xiàng)工作中。高校檔案包含校史檔案、學(xué)生檔案、科研檔案等，館藏信息龐大而豐富，僅靠人工難以對(duì)這龐大的數(shù)據(jù)進(jìn)行組織和開(kāi)發(fā)，而利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的組織整理和深度開(kāi)發(fā)[3]。在當(dāng)前信息時(shí)代，檔案的價(jià)值不能停留在傳統(tǒng)的憑證和參考作用，高校檔案館應(yīng)擯棄“重藏輕用”的傳統(tǒng)觀念，鼓勵(lì)檔案工作人員對(duì)檔案信息進(jìn)行大力開(kāi)發(fā)，充分發(fā)揮高校檔案在信息時(shí)代的“參考作用”和利用價(jià)值。

二、高校檔案管理發(fā)展的困境

檔案信息化的呼聲在學(xué)術(shù)界持續(xù)了很多年，為了適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展，部分高校積極做出相應(yīng)的發(fā)展規(guī)劃和實(shí)踐，取得不菲的成果，但多數(shù)高校仍然處于被動(dòng)的發(fā)展過(guò)程中，對(duì)比國(guó)內(nèi)高校發(fā)展不平衡的現(xiàn)狀，歸納高校檔案管理發(fā)展的困境如下：

（一）高校檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)效率低下

高校檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)除了要將大量的館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變外，還需要進(jìn)行數(shù)字化文件的收集。傳統(tǒng)落后的管理理念、與日俱增的現(xiàn)行文檔以及龐大的館藏信息基量，給檔案信息數(shù)字化的過(guò)程帶來(lái)困難，阻滯了檔案信息化的進(jìn)程。相當(dāng)一部分高校進(jìn)行的檔案信息化只是對(duì)當(dāng)前產(chǎn)生的文檔進(jìn)行信息化，認(rèn)為檔案信息化只是文檔產(chǎn)生和傳輸方式的電子化，對(duì)館藏檔案的信息化消極怠惰，影響檔案信息收集全面性和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的效率?？傊谌珖?guó)范圍講，高校檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)還處于發(fā)展階段，任重而道遠(yuǎn)。

（二）高校間缺乏統(tǒng)一的檔案管理細(xì)則

由于各高校的檔案管理部門(mén)設(shè)置不同，數(shù)字檔案資源形式多樣，檔案管理信息化發(fā)展現(xiàn)狀參差不齊，統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)是有效連接各高校信息資源的通道，是保障各高校間信息互通與資源共享的橋梁。雖然國(guó)家早在2008年就頒布了相關(guān)辦法，但其內(nèi)容只是綱領(lǐng)性的綜合條款，缺乏對(duì)檔案管理工作細(xì)節(jié)的規(guī)定，目前國(guó)內(nèi)多數(shù)高校檔案管理處在檔案信息化的進(jìn)程中，缺乏統(tǒng)一的引導(dǎo)而自成體系，標(biāo)準(zhǔn)各異，一旦數(shù)據(jù)庫(kù)建立完成再統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)就更加困難，因此，實(shí)現(xiàn)高校間檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化共享，首先需要建立適合各高校的統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

（三）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息存在安全隱患

檔案數(shù)字化帶來(lái)的檔案信息安全問(wèn)題已引起檔案界的熱烈討論，但至今沒(méi)有一套系統(tǒng)的解決方案。在數(shù)字化檔案信息時(shí)代，檔案的載體已經(jīng)不是特別重要，檔案的安全常常指的是檔案信息安全，因此除了對(duì)載體采取基本的保護(hù)措施外，更重要的是對(duì)檔案信息本身的保護(hù)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，文件的信息與載體可以分離，這就為數(shù)字化檔案信息管理帶來(lái)安全隱患，其中最常見(jiàn)的是系統(tǒng)、軟件硬件的威脅和來(lái)自惡意侵犯者的威脅，這兩種威脅是目前數(shù)字化信息主要的兩種安全隱患，高校在建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)時(shí)應(yīng)采用先進(jìn)技術(shù)來(lái)防御各種惡意侵犯。

（四）高校檔案信息資源利用率低

檔案管理部門(mén)是集中管理檔案，也是檔案信息最為豐富的部門(mén)，但是由于種種原因，檔案信息開(kāi)發(fā)利用率卻并非如預(yù)期那樣高。

首先是由于檔案收集的滯后性，造成檔案信息開(kāi)發(fā)利用的低時(shí)效性，檔案部門(mén)收集檔案缺乏主動(dòng)性，就導(dǎo)致檔案在立檔部門(mén)的滯留，導(dǎo)致有時(shí)效利用價(jià)值的檔案失去價(jià)值，影響檔案信息的開(kāi)發(fā)利用。其次是立檔單位分散造成檔案信息分散性，給檔案信息的組織利用帶來(lái)困難，高校檔案包含的各類檔案中，教學(xué)檔案和科研檔案具有較高的利用價(jià)值，而由于立檔部門(mén)的分散和各部門(mén)立檔標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，隨著檔案管理部門(mén)累積的分散檔案日益增多，進(jìn)行組織利用的困難就會(huì)越大[4]171-174。

三、檔案信息化背景下高校檔案管理的對(duì)策

（一）高度重視信息資源的建設(shè)，增加投入

1、檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要重視信息資源的建設(shè)

觀念是指導(dǎo)行為的主動(dòng)力，而領(lǐng)導(dǎo)是檔案部門(mén)前進(jìn)的主要帶頭力量，檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要首先提高對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)，要意識(shí)到信息資源建設(shè)是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的基礎(chǔ)與核心工作，帶領(lǐng)檔案部門(mén)主動(dòng)適應(yīng)信息化的要求，在指導(dǎo)上把檔案信息資源建設(shè)提到重要工作的議程，通過(guò)恰當(dāng)?shù)募?lì)措施提高檔案工作人員的工作熱情和工作效率。

2、選擇適合自身的檔案信息化管理系統(tǒng)軟件

要開(kāi)展檔案信息化管理的工作，必須要有檔案管理信息系統(tǒng)軟件的平臺(tái)支撐，選擇適合的檔案信息化軟件與校園辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)銜接，加快實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，提高高校檔案管理工作效率。選擇檔案信息化軟件可以通過(guò)購(gòu)買(mǎi)市場(chǎng)上成熟的商品化檔案管理軟件系統(tǒng)、請(qǐng)有實(shí)力的專業(yè)軟件公司根據(jù)本校的檔案管理需求進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)或者自主開(kāi)發(fā)軟件[5]。

（二）建立統(tǒng)一的檔案管理細(xì)則

借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合國(guó)內(nèi)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及高校檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀及趨勢(shì)，在全國(guó)范圍內(nèi)制定適合高校特點(diǎn)的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，形成制度化的管理。高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)包括以下幾方面：（1）學(xué)校檔案管理規(guī)定，依據(jù)國(guó)家頒布檔案的相關(guān)法規(guī)，結(jié)合普通高校的發(fā)展現(xiàn)狀，制定適用于高校的檔案管理實(shí)施細(xì)則；（2）立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)，如確定歸檔范圍、確定分類方法、統(tǒng)一歸檔要求等；（3）保密標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)保密檔案的具體規(guī)定及對(duì)檔案人員的規(guī)范；（4）檔案保管標(biāo)準(zhǔn)，檔案借閱準(zhǔn)則、檔案移交步驟規(guī)定等。

（三）健全檔案管理安全制度，提高檔案信息安全技術(shù)

1、建立健全的檔案管理安全制度

健全的檔案信息化管理安全制度是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字化檔案的第一道防護(hù)墻，也是最基本的保障，包括對(duì)系統(tǒng)的安全監(jiān)測(cè)、定期維護(hù)系統(tǒng)功能、保護(hù)用戶的信息安全、建立安全責(zé)任制度等，檔案管理安全制度是防患于未然的第一步，也是解決問(wèn)題的首要準(zhǔn)則，更是維護(hù)檔案管理工作有序運(yùn)行的重要舉措。

2、提高檔案信息安全技術(shù)

要保護(hù)檔案信息的安全，就要運(yùn)用信息技術(shù)采取相應(yīng)的保護(hù)措施：一是通過(guò)對(duì)數(shù)字化文件添加數(shù)字簽名或數(shù)字水印等，對(duì)信息的識(shí)別和鑒別，保證傳送的文件內(nèi)容不被篡改或辨別文件的真?zhèn)?；二是?yán)把身份識(shí)別關(guān)，通過(guò)設(shè)定用戶登錄口令、生物識(shí)別或者信息加密等措施，對(duì)用戶的身份進(jìn)行認(rèn)證，確保用戶身份的合法性；三是日志記錄和數(shù)據(jù)備份，對(duì)數(shù)字化文檔的生成時(shí)間、生成部門(mén)、責(zé)任者、訪問(wèn)者等從檔案生成到利用的每一部操作信息進(jìn)行詳盡的日志記錄。此外，根據(jù)數(shù)字化文檔的生成作用和保密性等特點(diǎn)，對(duì)文檔進(jìn)行定期備份或者實(shí)時(shí)備份；四是利用防火墻技術(shù)防止阻擋網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客攻擊[6]211-217。

（四）推進(jìn)文檔一體化管理的進(jìn)度，促進(jìn)高校檔案的開(kāi)發(fā)利用

文檔一體化管理是將電子文件的一體化管理的一種智能管理方式，它是以當(dāng)代高新信息技術(shù)帶動(dòng)檔案管理理念、機(jī)制、方法變革的過(guò)程，主要包括館藏檔案數(shù)字化、檔案管理智能化、檔案?jìng)鬏斁W(wǎng)絡(luò)化和檔案服務(wù)社會(huì)化等。

實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，即高校檔案從生成到收集、整理、保存等工作連續(xù)完成，快速完成檔案管理流程的同時(shí)保證了檔案信息時(shí)效性，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，使得高校檔案管理人員擺脫繁瑣機(jī)械的手工收集整理檔案的工作，有充足的精力和便利的條件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中檔案信息開(kāi)發(fā)利用。

四、結(jié)語(yǔ)

信息化的快速發(fā)展給高校檔案事業(yè)帶來(lái)了無(wú)限機(jī)遇，高校檔案管理必須把握信息化時(shí)代的發(fā)展要素，積極適應(yīng)信息化的節(jié)奏，在信息技術(shù)引導(dǎo)下實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理觀念到信息化管理理念的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)管理模式到信息化管理模式的改革，全面推進(jìn)高校檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)。

［1］強(qiáng)春曉.高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)的思考［J］.西北工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，2008,(4):96-97.

［2］翟紅.論高校檔案信息化建設(shè)［J］.重慶工商大學(xué)學(xué)報(bào)，2004,(3):157-158.

［3］劉宇潔.如何加強(qiáng)高校檔案的開(kāi)發(fā)利用［J］.機(jī)電兵船檔案，2013,(1):43-44.

［4］王曉珠.高校檔案管理探索［M］.云南昆明：云南大學(xué)出版社，2011.

［5］程玉敏.論高校檔案管理信息化建設(shè)［J］.福州大學(xué)學(xué)報(bào)，2012,(3):109-110.

［6］馬長(zhǎng)林，宗培嶺等.檔案館信息化建設(shè)探論［M］.上海：上海社會(huì)科學(xué)院出版社，2006.