淺談企業(yè)合同糾紛處理關(guān)注的十個問題

中國航空技術(shù)廣州有限公司 王勇

業(yè)務(wù)實踐中，合同執(zhí)行多數(shù)需要適時、適情、適宜地修正和變通。比如交貨期間推延、貨物驗收機構(gòu)更換、合同部分或全部權(quán)利義務(wù)轉(zhuǎn)讓、仲裁條款變更、貨物數(shù)量變更或質(zhì)量修訂、滯船期經(jīng)濟補償、索賠承擔(dān)等。前述修正和變通可能衍生兩種結(jié)果，即“補充協(xié)議”或者“爭議糾紛”。本文旨在分析合同爭議糾紛應(yīng)予關(guān)注的十個問題。

一、區(qū)別糾紛種類以分別處理。

合同爭議，根據(jù)爭議內(nèi)容，分為“解釋爭議（糾紛）”“執(zhí)行爭議（糾紛）”兩類。

解釋爭議（糾紛），是指合同各方對合同條款內(nèi)容的實體性理解分歧，導(dǎo)致對合同執(zhí)行的具體內(nèi)容產(chǎn)生歧義。解釋爭議多發(fā)生于合同語言的多版本情形中，如中英文歧義。對于合同未約定語言效力的解釋歧義，國際慣例一般采取“最密切聯(lián)系原則”解釋。所謂最密切聯(lián)系原則，即與簽署、履行合同行為聯(lián)系最緊密的原則，如合同各方機構(gòu)所在地、貨物交接地、合同簽署地、被執(zhí)行方財產(chǎn)所在地等等，均具有密切聯(lián)系因素。

執(zhí)行爭議（糾紛），是指合同各方履約過程中針對合同權(quán)利義務(wù)的爭議或糾紛。比如乙方交付的貨物不符合合同約定、貨物運輸途中損毀或缺失、乙方未依約履行造成相對方經(jīng)濟損失、不可抗力導(dǎo)致合同延期履行或解除等等。國際條約或慣例、各國立法機構(gòu)主要對私法領(lǐng)域中合同執(zhí)行糾紛的處理實施法律制定。如我國的《民法通則》、《合同法》、《消費者權(quán)益法》、《產(chǎn)品質(zhì)量法》等。合同執(zhí)行糾紛的基本類型大體有“質(zhì)量糾紛”和“款項糾紛”兩種。前者是指貨物或服務(wù)的提供方提供的貨物、服務(wù)品質(zhì)不符合約定導(dǎo)致糾紛，后者指接受貨物或服務(wù)方不依約支付對價導(dǎo)致糾紛。

二、關(guān)于糾紛處理方法

解決解釋爭議（糾紛），從兩個方面入手：一是合同簽署時明確約定何種語言具備最高效力；二是合同爭議解決條款約定國際仲裁機構(gòu)，由仲裁機構(gòu)依據(jù)仲裁規(guī)則和國際私法的規(guī)定處理。一旦出現(xiàn)解釋爭議，在未約定最高效力語言的情況下，合同各方應(yīng)尊重對方語種的通俗意義，求同存異，本著履約誠信和公平交易的原則積極協(xié)商解決。

對于執(zhí)行爭議（糾紛），主要采取兩步解決方式：一是爭議各方本著誠信履約的原則，積極協(xié)商解決，補充協(xié)議；二是一旦談不攏，則依據(jù)合同條款中約定的爭議解決方式進行訴訟或仲裁。

三、業(yè)務(wù)人員要養(yǎng)成及時、全面整理業(yè)務(wù)檔案的習(xí)慣。

法律糾紛處理的基本原則是“以事實為依據(jù)”，事實的載體是證據(jù)，而證據(jù)的表現(xiàn)形式，則具體為書證、物證等。具體到業(yè)務(wù)層面，比如合同或協(xié)議文本、備忘錄、合同各方的E-MAIL郵件、業(yè)務(wù)傳真、正式商務(wù)函件、業(yè)務(wù)通知、貨物驗收單證、進出口報關(guān)單證、信用證、保函、貨物樣品等等，尤其重要的，是合同各方對爭議事項的交涉證據(jù)、質(zhì)量檢驗證據(jù)。

自業(yè)務(wù)洽談意向期始，業(yè)務(wù)人員就要著手整理業(yè)務(wù)卷宗，要區(qū)分“質(zhì)量”和“款項”兩個層面歸總檔案內(nèi)容，固化書證，封存樣品物證，以便爭議發(fā)生時做到有理、有據(jù)、有節(jié)地協(xié)商、訴訟或仲裁，最大限度維護己方合法權(quán)益。

四、關(guān)于合同糾紛處理的流程和步驟

當(dāng)發(fā)生合同糾紛時，相關(guān)人員應(yīng)按照法律風(fēng)險管理制度，以及本企業(yè)合同管理、糾紛處理等方面的制度規(guī)定，采取“先協(xié)商后法律程序”的解決步驟。協(xié)商宜由相關(guān)業(yè)務(wù)部門實施，法律程序則以法律部門為主，業(yè)務(wù)部門輔助辦理。協(xié)商中注意獲得法律人員的專業(yè)支持。具體承辦合同糾紛時，要關(guān)注保留書面證據(jù)（如談判記錄）和法律時效（如訴訟時效、上訴時效、法院或仲裁的舉證期、答辯期等）兩個關(guān)鍵點，做到證據(jù)完善、準確和糾紛解決的及時、合法。

以筆者所在企業(yè)為例，糾紛進入訴訟（仲裁）后，外聘律師由公司法律部門報經(jīng)公司法定代表人決定后統(tǒng)一組織實施。外聘律師要及時報告所開展的調(diào)查、辦案工作情況，接受委托方的監(jiān)督。如果案件所涉業(yè)務(wù)存在投保出口信用保險的情況，則在采取訴訟（仲裁）行動前須知會中國出口信用保險公司后方可進入訴訟（仲裁）程序。原因是這涉及保險公司的保險權(quán)益。

五、合同爭議解決條款約定

在確保企業(yè)合法權(quán)益的前提下，業(yè)務(wù)合同中應(yīng)對合同爭議適用的法律、爭議解決方式（協(xié)商、訴訟、仲裁）、管轄機構(gòu)（法院、仲裁機構(gòu)）等做出明確約定。

一旦發(fā)生糾紛且無法協(xié)商，爭議方必然對簿公堂以決公義。按照訴訟程序法規(guī)定，“或訴或裁，只擇其一”。意指合同中只能約定訴訟或仲裁的一種方式；且如果約定仲裁，仲裁機構(gòu)必須明確，否則在無法推定的前提下視同“未約定”。實踐中，首先要確定訴訟還是仲裁，其次是確定爭議解決的具體機構(gòu)。如訴訟管轄法院是哪一地法院，仲裁機構(gòu)是哪一個具體的仲裁委員會。如屬涉外糾紛，還需要明確爭議解決適用何種法律。

六、關(guān)于證據(jù)公證、使館（領(lǐng)館）認證的問題

國內(nèi)訴訟（仲裁）中，涉及E-MAIL郵件的證據(jù)一般需要公證機構(gòu)的“證據(jù)固定”公證，即由公證員對該郵件的真實性和內(nèi)容作出證據(jù)固化。涉外糾紛中，如合同約定中國法院管轄，則證據(jù)文件的翻譯公證是必不可少的環(huán)節(jié)。如果該證據(jù)來自國外，按照我國《民事訴訟法》的相關(guān)規(guī)定，證據(jù)文件需要證據(jù)來自國的公證機關(guān)公證，和我國駐該國使館（領(lǐng)館）的認證方為有效證據(jù)。結(jié)合糾紛處理的及時原則，辦案實踐中，前述證據(jù)的公證、認證程序也要及時、合法、有效的辦理。

七、關(guān)于訴訟（仲裁）前的必要書面函件問題。

司法實踐中，國際商事慣例、各國法律均對訴訟行為的時效進行了明確規(guī)定。如我國法律規(guī)定的2年合同糾紛時效、國際買賣合同糾紛4年時效等等。訴訟時效的立法初衷，是督促當(dāng)事人及時、合法的主張權(quán)益。一旦逾期，雖然實體權(quán)益尚在，但法律無法實現(xiàn)保護。

基于這一現(xiàn)實，爭議產(chǎn)生時，業(yè)務(wù)部門尤其關(guān)注的是及時發(fā)出維護權(quán)益、主張權(quán)利的正式函件，如關(guān)于款項催收的通知、信函，與外商關(guān)于質(zhì)量瑕疵的E-MAIL郵件，催款郵件等等。同時，為確保時效的真實有效，可以采取第三方固定證據(jù)的方式，如公證送達、特快專遞公司證明妥投等方式。如果前期未及時發(fā)出函件，則在訴訟（仲裁）前采取補救措施予以完善。

八、及時關(guān)注合同爭議方的經(jīng)營情況、注冊情況。

合同糾紛產(chǎn)生后，開展協(xié)商、訴訟（仲裁）準備工作的同時，務(wù)必及時關(guān)注爭議方的經(jīng)營和注冊變更情況。如發(fā)現(xiàn)對方經(jīng)營狀況惡化，現(xiàn)金流短缺，轉(zhuǎn)移資產(chǎn)，無法履約支付貨款或交付貨物，則應(yīng)及時行使《合同法》規(guī)定的“不安抗辯權(quán)”，“止血”減少損失。及時了解對方是否存在更換法定代表人、變更注冊地址等可能隱含重大經(jīng)營變化的信息，以便及時、有效采取應(yīng)對措施。另外，在可能訴訟的情況下，可以委托律師對其財產(chǎn)實施調(diào)查，以確保訴訟權(quán)益的有效達成，必要時采取訴訟保全或訴前保全財產(chǎn)的方式保障執(zhí)行權(quán)益實現(xiàn)。

九、關(guān)于分期還款問題

合同執(zhí)行交貨后，相對方不能依約按期付款，怎么辦？實踐中，為保證后續(xù)合作的順暢，大多采取簽署“分期還款協(xié)議”的方式解決。簽署分期還款協(xié)議時，要注意如下四點問題：一是明確約定還款期限，二是約定還款逾期利息，三是約定還款協(xié)議的解除條件，如連續(xù)幾期未還則解除的文字約定，四是履約擔(dān)保問題。

十、訴訟（仲裁）案件結(jié)束后的財務(wù)處理工作

對于企業(yè)而言，無論是主動起訴案件，還是被動應(yīng)訴案件，案件終結(jié)必然導(dǎo)致財產(chǎn)權(quán)益的處理（敗訴方賠款或是法院執(zhí)行回款），隨之衍生的是財務(wù)部門的賬務(wù)處理。為此，糾紛處理完畢后，相關(guān)部門要及時地向財務(wù)部門提出賬務(wù)處理申請，在提交完善法律文書的前提下，完成財務(wù)賬目的調(diào)整和數(shù)據(jù)更新。到此，案件完成閉環(huán)操作。