事業單位固定資產管理風險及控制措施

廈門地震勘測研究中心 林婉玲

固定資產作為維持一個單位正常運轉的物質保障，是每個單位資產的重要組成部分，更是以科研及公益性為存在目的的事業單位從事科研工作和社會服務的重要手段。建國以來，我國的事業單位資產大多以科研項目經費形式下撥或直接調撥形成，缺乏相應的機制對資產進行管理和監督，資產被挪用、盜竊或者濫用的事情屢有發生，國有資產損失和浪費風險較大。當前，加快事業單位國有資產管理體制改革和加強事業單位國有資產管理,對進一步深化財政管理改革、細化部門預算編制、加強預算管理,維護國有資產安全、完整、高效,將起到非常重要的作用。因此，做好固定資產控制意義重大。筆者根據當前我國事業單位固定資產管理現狀，按照《行政事業單位內部控制規范（試行）》的要求，就其風險點及相應的控制措施，談點個人的粗淺看法。

一、事業單位固定資產管理現狀

21世紀以來,國家加快了事業單位國有資產管理體制改革和事業單位國有資產管理進程，我國的事業單位固定資產管理和改革取得很大進展,法規制度建設不斷加強，基礎工作也成效顯著，特別是伴隨著《行政事業單位國有資產管理暫行辦法》和《事業單位國有資產管理暫行辦法》兩個管理制度的出臺實施，我國首次構建起了行政事業單位國有資產的監管體系，我國行政事業固定資產管理開始步入規范化、科學化、制度化的軌道。但事業單位國有資產管理現狀仍不容樂觀，還存在許多方面的問題：購置不符合資產配置標準或未納入預算；固定資產購置程序不符合相關規定；缺乏必要的驗收程序、導致資產質量不符合要求；入賬不及時，造成賬實不符；虛構資產購置業務，套取財政資金；資產管理松散，日常監督乏力，資產流失嚴重，資產收益在失控中揮發等等。

二、事業單位固定資產管理的風險點及控制措施

固定資產管理是一項重要而且復雜的工作，涉及固定資產的采購、使用和處置等多個方面，固定資產要達到很好的控制效果，需要資產使用部門、資產管理部門、主管領導、財務部門等多個部門的相互配合，共同努力。固定資產從使用部門請購，到管理部門組織論證、制定計劃、購置、錄入管理臺賬，主管領導決策，財務部門編制預算、付款、記賬、定期盤點，與管理部門管理臺賬核對，最后使用部門處置申請，管理部門審核、領導決策到移交資產、組織處置等等，在這一系列的過程中出現了諸多的風險點，現就固定資產控制過程中的風險點進行分析及提出相應的控制措施。

(一)購置不符合資產配置標準或未納入預算

事業單位改革后，保留事業單位性質的大多數是公益性科研單位，而此類單位申請的基金、課題項目較多，這些經費很大一部分會用于儀器設備等購置支出，而此類性質的單位的儀器設備購置范圍有限，導致重復購置，不符合行政事業單位資產配置標準，造成了資產的閑置和浪費。同時，尚有很多事業單位進行經費預算時，只對固定資產購置修繕進行經費預算，未對購置的資產的類別和數量進行詳細預算，這就會出現資產使用部門沒有嚴格按照固定資產的需求進行請購，特別是有些業務部門申請的基金課題、專項項目經費較多，資產購置時經費是從專項課題支出，資產購置并未納入年初經費預算，資產購置審批部門履行審批程序時就沒法真正按需配置，從而導致購置不符合配置標準，造成閑置。針對這種情況，我們認為可以采取的控制措施：

(1)對資產管理人員進行崗位培訓，確保經辦人員及時全面掌握資產配置標準規定和預算指標。

(2)單位設置崗位職責時，確保資產請購部門與內部審核審批部門相分離。

(3)加強部門間聯系與溝通，內部審核審批的部門要認真履行職責，加強對單位固定資產購置申請的審核，對不符合資產配置標準規定的嚴格給予制止。

(4)大宗設備采購適用議事決策機制，領導班子集體審議。

(二)固定資產購置程序不符合規定

現有大多數事業單位未成立專門的資產采購部門，未采取政府采購程序，很多業務部門根據自己部門的課題、基金項目自行采購，未納入年度預算，且存在購置固定資產不講求使用效率，很少進行績效評價，全面評價資金的使用效率及固定資產投資的可行性，普遍存在重復、盲目、無計劃性購置固定資產，導致許多固定資產購置完之后無法發揮作用，使用效率低下，處于閑置、半閑置狀態。

控制措施：

(1)將固定資產購建納入統一預算，將所有上級部門調撥的和單位自籌采購的固定資產資金納入年初財務預算，制定合理的固定資產配置標準，實行政府采購。

(2)對外購的資產加強采購控制，制定固定資產管理制度，成立專門的資產采購部門，由業務部門提出資產采購申請，采購部門實行統一采購，加強管理。

(三)驗收程序不規范、導致質量不符合要求

一直以來，我國的事業單位過多依賴于先進的儀器設備進行科研活動和社會服務，想方設法向上級部門爭取更多、更先進的固定資產，同時國家在固定資產購置、領用、管理等方面的相關法規滯后或不完善，約束監督機制薄弱，固定資產的采購、調撥、報廢等各環節應有的管理措施和監督手段缺失，特別是固定資產購置、建設等的驗收程序沒有嚴格的制度規范，造成單位普遍存在固定資產質量不符合要求。事業單位的固定資產規模在貪多求新、重復購建，重錢輕物、重購輕管的情況下不斷增長，但是大部分的單位過多地強調資產的公益性和無償性，而不講求保值增值及使用效率，最終導致了效益提高與規模增長之間偏離不斷加大。

控制措施：

(1)固定資產購置由業務部門提出申請，經領導審批通過后，由采購部門負責采購，增設固定資產驗收程序，設備到貨后由資產管理部門會同技術部門及資產請購部門共同組織驗收。

(2)由資產管理部門建立管理信息系統，對價值較高，專業化程度較強的儀器設備參數進行收集，進行信息比對。

(四)入賬不及時，造成賬實不符

賬實相符是保證會計信息真實、完整、準確的基本要求。造成賬實不符的原因，一是固定資產采購調撥時或工程建設完成未交付使用的，未及時入賬，形成固定資產實物比賬目價值多；二是固定資產已被占用或者丟失，但缺乏相應的報廢程序，賬上價值一直存在；三是會計核算不及時，對已喪失使用價值的應報廢，實物不存在的固定資產未及時進行賬務處理。以上原因就造成了單位資產虛增，或者虛減，不利于國家進行資產的清查統計，資源配置。單位本身也不利于進行資產管理和效益的提高。

控制措施：

(1)內部審計定期清查或不定期抽查。建立資產盤點制度，內部審計部門組織資產管理部門進行定期或不定期的抽查，確保實物和賬目相符。

(2)財務部門和資產管理部門及合同管理部門定期溝通。財務部門要定期與資產管理部門進行賬賬核對，一經發現不符，及時查找問題，落實整改，確保資產臺賬和會計賬相符。合同管理部門也要定期與財務部門及資產管理部門針對資產購置進行核對，避免資產購置入賬不及時，形成賬外資產。

(五)虛構固定資產購置業務，套取財政資金

對于有大量課題基金項目的科研單位，經費由項目負責人申請，造成了經費可以任意使用的錯誤觀念，普遍存在項目資金使用相對寬松，項目負責人甚至直接虛構設備、儀器的購置業務，套取科研基金；或將自己家人用的通用電子設備開具單位發票直接套取財政資金。

控制措施：

(1)加強原始憑證審核，審核的重點是各類經濟事項是否真實，憑證是否合法，審批手續是否完整，經費來源，資產購置是否符合單位的資產配置原則。

(2)進行實物驗收，保存所有文件及技術資料，適時查驗和比對。

(3)加強內部審計，規范科研經費的使用，提高項目負責人的風險防控意識。

(六)固定資產保管或使用不當，造成丟失、毀損等情況

不少單位資產管理松散，具體體現在核算不嚴、領用記錄缺失，使用、交接手續不全，資產保管不當或毀損的責任不明；固定資產沒有進行定期盤點、清查，賬上有實物無、實物有賬上無的現象嚴重；人員崗位調整或離退休時不將手上的固定資產交回單位，造成很多公用的資產如筆記本電腦、相機等長期被當作私人財產使用而無法收回；固定資產喪失使用價值、調撥、處置、報廢等不按規定的程序上報審批，自行處理等等，以至于有部分固定資產早已不存在，會計賬上一直存在，長期掛在賬上，虛增資產。事業單位固定資產管理制度的不完善及管理漏洞，導致事業單位資產核算無法全面和完整地反映固定資產全貌，造成資產的嚴重流失。

控制措施：

(1)明確固定資產使用和保管責任人及其職責，使用人和保管責任人如果保管不當導致資產毀損的應承擔相應的責任。

(2)實行定期盤點與不定期檢查相結合。健全和完善資產登記制度，做好資產入庫、領用、移交、交回等登記工作，人員崗位變動要及時進行固定資產的使用人變更工作，財務部與資產管理部門及資產使用部門要進行適時溝通，做好日常監管工作，定期進行盤點。每年應當進行一次全面清查盤點，保證賬實相符。對于尚未制定盤點制度的單位，建議截止一個時間點，對本單位固定資產進行一次徹底清查，逐項造冊登記、摸清家底。

(3)盤點過程中出現的盤盈、盤虧的資產應及時匯報單位領導審批，根據相關財務制度進行賬務處理。建立健全資產管理制度，對資產從購置、領用到報廢進行全過程動態管理，保證固定資產總賬和明細賬做到賬賬相符，明細賬和實物賬要做到賬實相符。

(七)固定資產處置未經過審批，處置收入流失或未按規定處理

單位公務用車或其他固定資產出售、轉讓或報廢時不按規定的程序辦理相關手續。具體表現在：不聘請中介機構對有關出售資產進行評估，擅自定價轉讓，或實物已進行報廢手續，會計核算卻未進行賬務處理，造成有賬無物，在財產清查時形成財產損失。處置資產的收入未按規定上繳，自行使用，更有甚者，將資產當作廢品變賣，收入直接歸經辦人所有。

控制措施：

(1)單位應制定相關制度明確不同價值固定資產處置的審批權限。

(2)對轉讓不用固定資產，應當聘請中介機構對有關出售資產進行評估，按評估價進行交易；對喪失使用價值，但有殘值的資產則由資產管理部門會同技術部門對處置資產的殘值進行評估。

(3)資產管理部門對有殘值收入的，統一入賬上繳上級部門。

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