關(guān)于高校評估檔案管理規(guī)范化的探索研究

楊艷紅

（赤峰學(xué)院 學(xué)報編輯部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

在高校開展教學(xué)評估不僅是政府職能部門管理方式上的創(chuàng)新，也是對高校辦學(xué)進(jìn)行規(guī)范管理的要求[1].因此為了更好的發(fā)揮評估檔案管理在教學(xué)評估中的重要作用，提高高校評估工作的效率，促進(jìn)評估過程的可靠性，需要高校轉(zhuǎn)變已有的檔案觀念以及管理制度，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè).

1 高校評估檔案及其范圍

1.1 上級機(jī)關(guān)的評估文件

這里所指的上級主要是國家教育部以及省（自治區(qū)）教育廳，其評估文件則是指有關(guān)教學(xué)評估的政策性方針，以及對評估工作的批復(fù)和正式的評估結(jié)論，上級領(lǐng)導(dǎo)來校視察過程中的講話、會議資料也屬于上級機(jī)關(guān)評估文件的范疇.除此之外，校外的有關(guān)評估專家所形成的正式的錄音錄像等材料也可以被納入此行列.

1.2 評估專家組形成的指導(dǎo)文件

專家聽課，對教學(xué)環(huán)境、教學(xué)設(shè)備的實(shí)地考察，師生會議記錄以及課堂抽查過程中所形成的記錄材料都屬于專家組的評估指導(dǎo)文件，專家組根據(jù)這些記錄材料可以對評估結(jié)果形成初步的反饋意見，供上級機(jī)關(guān)參考[2].

1.3 本校有關(guān)評估工作的文件資料

本校的教學(xué)工作計劃、季度總結(jié)、請示建議、各種會議材料以及本校的自評總結(jié)等資料都屬于本校評估工作中的文件.本校根據(jù)評估工作制定的一系列規(guī)章制度以及關(guān)于評估工作的計劃和經(jīng)費(fèi)支出等，也屬于本校的評估文件.

1.4 評估后有關(guān)教學(xué)整改的材料

高校在評估結(jié)束之后，要根據(jù)上級的工作指示和教育專家的意見進(jìn)行為期一年的整改工作，整改是評估工作結(jié)束之后的重要環(huán)節(jié)，是深化教育體制改革的重要手段.高校評估的最終目的是為了提高高校的辦學(xué)水平與教學(xué)質(zhì)量，因此廣大高校要對不符合評估標(biāo)準(zhǔn)的事項進(jìn)行及時的整改，整改過程中所形成的整改方案需要向教育部評估中心報送，所以有關(guān)整改方案的評估材料也是評估檔案的重要組成部分[3].

2 高校評估檔案規(guī)范化管理的重要地位

我國高校普遍實(shí)行本科教學(xué)水平評估制度，這也是繼“211工程”之后教育領(lǐng)域的又一次重大教育改革.在高校開展教學(xué)評估不僅有利于進(jìn)一步明確教學(xué)理念，更有利于深化教育體制改革，保證人才培養(yǎng)的質(zhì)量，提升高校的辦學(xué)水平和社會地位[4].因此高校評估作為一項重要的實(shí)踐活動，需要不斷向著規(guī)范化的方向發(fā)展，廣大高校也要將這一過程中所產(chǎn)生的文件資料及時的轉(zhuǎn)化為檔案，因此加強(qiáng)高校評估檔案的規(guī)范化整理可以有效的促進(jìn)教學(xué)評估工作的順利開展.

2.1 保證評估工作的連續(xù)性

高校評估工作并不是一次性的評定工作，而是實(shí)行“五年一輪”的評估制度，這就意味著高校評估工作是一項經(jīng)常性的工作，不能使高校因為一次評估結(jié)果符合要求標(biāo)準(zhǔn)就放松教學(xué)管理.高校評估最主要的目的就是使未獲得優(yōu)秀的高校奮起直追，努力改變現(xiàn)有的教學(xué)情況，興利除弊，為下一次的教學(xué)評估做準(zhǔn)備.評估檔案真實(shí)的記錄了每一次的評估情況，因此可以保證評估工作的連續(xù)性，起到承上啟下的重要作用.

2.2 豐富高校檔案內(nèi)容

高校評估作為一項嶄新的激勵機(jī)制，可以極大的促進(jìn)我國高等教育的快速發(fā)展，因此從形式上來講，評估檔案也豐富了現(xiàn)有檔案的內(nèi)容，為高校的教育科研工作增添了新的研究內(nèi)容，促進(jìn)了高校檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展[5].

2.3 提升高校的管理水平

高校評估檔案可以為高校的長期發(fā)展提供完整、詳盡的記錄，其明確的標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)格的程序也記載了評估工作的整個過程，為高校提供了成功的經(jīng)驗和失敗的教訓(xùn)，同時也為高校管理水平的提高提供了寶貴的參考意見，對于高校管理質(zhì)量的全面提升具有重要的意義.

2.4 提高學(xué)校的社會影響力

只有提高檔案管理的規(guī)范化水平，才能對檔案資源進(jìn)行充分的利用.教學(xué)檔案管理中有關(guān)專業(yè)、課堂設(shè)置等方面的資料可以為教學(xué)改革提供原始的參考信息，并能夠滿足廣大用人單位的實(shí)際需求，加強(qiáng)學(xué)校與社會的聯(lián)系，因此只有保證檔案管理質(zhì)量，才能為學(xué)校與外界的聯(lián)系及時提供有效的教學(xué)信息，提高學(xué)校的社會影響力和聲譽(yù)[6].

3 高校評估檔案管理的現(xiàn)狀

3.1 沒有對評估資料進(jìn)行全面收集

評估檔案是對評估資料的歸納統(tǒng)一，要保證評估檔案的完整性，就需要對評估資料進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的收集，形成一系列的評估文件.在實(shí)際的評估工作中，許多高校往往忽略了本校評估資料的收集，而且只注重文字資料的收集，忽視了音像資料等的收集，有些學(xué)校對領(lǐng)導(dǎo)視察的講話和評估專家的訪談也沒有進(jìn)行及時的記錄和歸檔，造成真正被記載下來的評估資料少之又少，檔案沉淀不多，使評估檔案失去了完整性，不能有效的記錄評估工作的全部過程.

3.2 對評估檔案沒有進(jìn)行統(tǒng)一管理

評估工作是近年來才開展的一項教育實(shí)踐活動，因此大部分高校還沒有形成一套合理有序的檔案管理制度，在實(shí)際的工作中往往重視評估工作的現(xiàn)實(shí)投入?yún)s忽略了評估材料的歸檔整理，有些高校認(rèn)為評估結(jié)果出來了評估工作就結(jié)束了，至于評估文件的檔案整理則拋之腦后，教務(wù)處、財務(wù)處、人事處各管各的，各部門對評估檔案進(jìn)行分別管理，失去了檔案資料之間的聯(lián)系和溝通，嚴(yán)重影響了評估檔案的有效利用.

3.3 評估檔案歸檔之前沒有進(jìn)行科學(xué)鑒定

在整個評估過程中會形成大量的文件資料記載，如果對這些資料沒有統(tǒng)一的鑒定標(biāo)準(zhǔn)與明確的歸檔范圍，就很難及時發(fā)現(xiàn)有價值的資料.因此在評估資料歸檔前應(yīng)該進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的劃分和鑒定，去偽存真，實(shí)現(xiàn)評估檔案的科學(xué)管理和有效利用.

3.4 缺乏評估檔案的專業(yè)管理人員

高校評估工作存在的時間并不長，因此對評估檔案的管理還沒有形成規(guī)范化的管理制度，許多評估檔案都沒有專門的工作人員進(jìn)行管理，大部分院校還是將檔案管理工作交給現(xiàn)職工作人員，導(dǎo)致評估檔案管理工作因為缺乏專業(yè)管理而無法有序的開展[7].

4 實(shí)現(xiàn)高校評估檔案管理規(guī)范化的措施

4.1 增強(qiáng)評估檔案規(guī)范化管理的意識

對檔案規(guī)范化管理意識的缺乏是導(dǎo)致我國高校評估檔案管理水平不高的主要原因.評估檔案是衡量學(xué)校教學(xué)水平和管理水平的重要參考，因此為了發(fā)揮評估檔案在管理工作中的重要作用，就需要加強(qiáng)檔案管理人員的意識教育，通過形式多樣的宣傳活動，使評估檔案管理的重要性深入高校每一個教職工的心里，鼓勵高校全體成員參與到評估檔案的管理工作中，增強(qiáng)檔案管理人員的積極性和主動性.高校管理人員還要改變傳統(tǒng)的管理觀念，提高自身的服務(wù)創(chuàng)新意識，合理的制定評估檔案規(guī)范化管理的各項制度，保證學(xué)校各部門之間的協(xié)同合作，形成全員參與的良好局面，實(shí)現(xiàn)評估檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化.

4.2 以教學(xué)評估檔案管理為基礎(chǔ)

教學(xué)評估是高校評估工作的重要內(nèi)容，因此學(xué)校各部門要切實(shí)的以教學(xué)評估為基礎(chǔ)，不斷優(yōu)化其他各項評估檔案管理制度，提高評估檔案管理的整體水平.教學(xué)評估能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的缺陷，是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，因此要加強(qiáng)對教學(xué)評估檔案的審查和監(jiān)督.有些高校管理不到位，沒有嚴(yán)格落實(shí)崗位責(zé)任制，歸檔機(jī)制也不健全，最終導(dǎo)致了重復(fù)歸檔和漏檔現(xiàn)象的發(fā)生.針對這個問題，需要建立統(tǒng)一的院系檔案，明確各院系的管理職責(zé)，加強(qiáng)管理人員的教育培訓(xùn)，提高實(shí)踐技能，為日后評估檔案的規(guī)范化管理奠定良好的基礎(chǔ)[8].

4.3 健全評估檔案管理制度

評估檔案規(guī)范化管理離不開健全的管理制度，因此為了切實(shí)的發(fā)揮評估檔案的重要作用，需要建立健全高校的評估檔案管理制度，制定一系列科學(xué)有效的管理方法和措施來實(shí)現(xiàn)評估檔案的有序管理.管理制度的健全首先要制定科學(xué)的分類機(jī)制，按照評估檔案的專題性質(zhì)進(jìn)行合理劃分，對各類評估材料進(jìn)行科學(xué)的歸納整理，建立一個全面有效的檔案管理體系.對獲取的評估檔案要及時移交給學(xué)校的有關(guān)檔案管理部門，防止評估資料的漏檔.

4.4 提高評估檔案信息化管理的水平

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展使其在各行業(yè)領(lǐng)域都有了廣泛的應(yīng)用，因此評估檔案的信息化管理也成為一種必然的趨勢.高校評估檔案的信息化管理離不開檔案信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，因此要不斷加大評估檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)力度，確保檔案信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的共享和保存.評估檔案管理系統(tǒng)首先要保證檔案信息的安全保存，只有在對檔案信息進(jìn)行完整保存的前提下才能順利開展其他工作.提高檔案的管理水平還要通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對檔案管理的動態(tài)監(jiān)督和審查，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全和檔案資料的完整，保證檔案信息化管理的質(zhì)量.

結(jié)語

高校評估檔案對高校的教學(xué)、科研、黨政管理等各項活動都具有非常重要的作用，它不僅能夠完整的記錄學(xué)校的發(fā)展軌跡與歷史沿革，還能衡量高校的管理水平，因此要切實(shí)做好評估檔案的管理工作.為了提高評估檔案的管理水平，需要增強(qiáng)管理人員的管理意識，加強(qiáng)專業(yè)技能的教育和培訓(xùn)，建立健全評估檔案管理制度，提高評估檔案信息化管理的水平，不斷完善高校評估檔案的管理，使評估檔案管理向著規(guī)范化的方向發(fā)展.

〔1〕邱亞新.關(guān)于高校評估檔案管理規(guī)范化的思考[J].黑龍江科技信息,2012（02）:151.

〔2〕劉長杰.高校評估檔案管理規(guī)范化的探索[J].辦公室業(yè)務(wù),2012（07）:14-15.

〔3〕何艷平.高校評估檔案規(guī)范化管理的建議[J].湖南廣播電視大學(xué)學(xué)報,2012（03）:81-83.

〔4〕劉廿.淺談高校評估檔案的形成與管理模式[J].勞動保障世界(理論版),2013（09）:127.

〔5〕韓媛媛.高校評估中教學(xué)檔案及其管理的重要性[J].石家莊職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2011（02）:18-19.

〔6〕藍(lán)菊.淺析民辦高校評估檔案與普通檔案的管理與異同[J].南昌教育學(xué)院學(xué)報,2011（08）:61+63.

〔7〕田欣池.高校教學(xué)評估檔案管理探究[J].蘭臺內(nèi)外,2011（04）:24.

〔8〕吳鳳杰,譚克.借高校評估契機(jī) 加強(qiáng)學(xué)校的檔案管理工作[J].蘭臺世界,2011（S1）:107-108.