談高校圖書館檔案管理的建設

楊雋超

（湖南財政經濟學院，湖南長沙 410205）

談高校圖書館檔案管理的建設

楊雋超

（湖南財政經濟學院，湖南長沙 410205）

在社會發展過程中，圖書館發揮了十分重要的作用，人們在這里可以接受終身教育，同時，圖書館也保存了人類文化知識遺產，在很大程度上推動了當地的文化發展，培養了大批的人才.圖書館檔案管理包括檔案收集、保存、傳播、開發與利用等工作，是圖書館工作的一個重要的組成部分.所以高校圖書館一定要加強圖書館檔案管理.檔案要集中統一管理，以維護它的完整性、真實性.檔案的管理要有專門人員負責，對歸檔的材料要及時鑒別整理，并且要定時檢察、收集.本館各部門及工作人員應積極主動提供有關歸檔材料，保障檔案工作順利進行.現在還有一些高校的圖書館檔案管理工作還是面臨著一些問題，需要有待改進.

高校；圖書館；管理；信息化

檔案管理工作是學校圖書館工作中非常重要的一個部分，它真實地記載著圖書館的發展情況和發展歷史，能夠及時、全面、準確地反映圖書館的現狀，是非常有價值的資料.所以，圖書館的檔案管理工作既要立足于現階段的條件狀況，也應該著眼于今后的發展，要運用現代化的管理理論和最新的技術手段把高校圖書館檔案管理工作水平提升到全新的高度.我們要用新的思路，新的方式方法來引導我們的檔案管理工作，那些陳舊的觀念，不適合工作發展的思路，甚至是阻礙工作因素，我們都要擯棄，只有這樣學校圖書館的檔案管理工作才能取得長足的進步，檔案管理的信息化才能迅速建設起來，才能讓圖書館發揮出更大的作用.

一、圖書館在高校所處的地位是文化與精神的象征，是師生們崇敬的地方，這就要求圖書館為讀者提供高質量的服務，對圖書館的管理人員水平有著非常高的要求.所以說為了學校教育事業的發展進步，高校圖書館的建設一定要放在非常重要的地位，高校圖書館檔案工作又是圖書館工作極其重要的部分，體現著該圖書館的水準，也反映這該學校辦學水準.在社會進入信息化以前的圖書館由于獲取信息途徑和數量有限，資料沒有現在的豐富，再加上管理人員少，很多時候由辦公室辦事員一類的工作人員兼職檔案員進行全館檔案管理工作，造成圖書館檔案管理工作成效底下.在科學技術日新月異的今天，檔案工作要敢于破舊創新，用新的思維、新的管理模式、新的技術來推進檔案管理工作的進行.近些年來，隨著高校擴招，普通高等學校辦學規模不斷擴大，高等學校辦學水平不斷地提高，圖書館規模也是得到很大的擴大，圖書館的工作要求和作用范圍也在增大.為了使圖書館在學校的教學和科研中發揮出與之相對應的的重要作用，建立一套完整的適應當今時代教育事業發展的檔案管理體系，是保障學校教育自身發展的必要條件，也是推動國民教育事業發展的一個重要條件，是符合深化教育改革的方針的.通過對圖書館檔案管理工作的了解和研究，我認為檔案管理工作可以劃分為三個層面.第一層面：首先是領導層面，鳥無頭不飛，一個單位或者是部門工作具體開展得怎樣與該領導領導水平是有直接關系的.一個部門可能不止一個領導，但是檔案工作必須指定一個領導負責，負責的領導要對檔案管理有一個清晰的認識，才能發揮領導的作用，檔案管理看似單調，其實是一個非常復雜、涉及面廣的工作，領導容易犯的錯誤是過分的依賴各部門的檔案管理者，導致工作缺乏組織和系統性，主管領導也應該參加各種培訓，加強加深對檔案工作的認識，提高管理水平，調動可以調動的資源為檔案工作服務，遇到棘手的問題還可以請主管校領導出面支持.第二級管理：圖書館應該培養出專門管理本部門檔案的人員，由專人負責，責，保任心更強證了檔案的安全、真實、完整.檔案管理員要完成全校各部門檔案的收集、整理和歸檔工作.檔案管理員還有上傳下達的作用，把學校的一些檔案管理方面的舉措傳達到學校各部門.第三級管理：就是檔案的來源.就是要把全校各部門都動員起來，把檔案信息全面、真實、及時、詳盡的了解收集在一起，分門別類統一歸檔到圖書館的檔案里面，為了確保各種資料能準確、真實、及時的反饋到圖書館的檔案庫，圖書館檔案管理人員要及時經常的與學校其他各部門的檔案管理員接洽溝通，如此形成了檔案管理的第三層.一般情況下，學校各部門的檔案員通常是由各部門辦公室室主任、干事、或者是黨支部書記擔當，來負責本部門范圍內的檔案材料整理上報工作.高校圖書館的檔案管理工作一步一個腳印的工作，圖書館檔案管理三個層面的建立是圖書館檔案建設的前提和基礎.有了這樣堅實的前提和基礎，再加上技術上的創新應用做動力和管理機制上的變革創新作保障，另外還有檔案工作者努力工作、積累經驗、求實創新，相信高校圖書館檔案管理嶄新的局面即將出現.

二、高校圖書館的檔案大致有紙質文件檔案、電子檔案和其它種類的檔案也是非常多.這項工作的材料分文書檔案和業務檔案兩類，材料形式主要有：紙質文字材料、圖紙、圖表、照片以及電子形式.它不僅能夠及時、全面、準確地反映圖書館的現狀，還能客觀真實地記錄著圖書館過去的成就.圖書館檔案管理工作是一項非常細致、甚至是枯燥無味的工作,但是這種枯燥無味的工作卻不能出現差錯，因為檔案的作用是供讀者查詢的，是不能有錯誤的.所以要按照檔案部門的要求，根據圖書館的實際情況，按部門、內容等科學分類.圖書館文書檔案按類別歸檔，歸檔的內容主要包括，一是行政類.學校以外上級主管部門發文、學校內部分發的文件.上級主管部門文件：政府主管部門下發至我館的文件.校內文件：學校以及其他職能部門下發至我館的有關文件，包括會議決議、各部門的規章制度等.本館文件：圖書館內部的有關決定事項，規章制度等.規劃計劃：本館制訂的長遠規劃和工作計劃.工作總結：學校各部門、以及圖書館所做的工作總結.報告及批復：本館向學校及有關部門遞交的請示報告及批復意見.二是業務類.包括各業務部門的報表、工作日志、各類活動等.來往信函：我館與外單位有工作關系時產生的信函.業務工作：有關我館各項業務工作的有關材料，如計算機、檢索課、書友會等.大事記載：隨時對本館發生事情進行的記錄，收集有關報刊對我館的報道.會議文件：我校圖書情報工作委員會會議材料，本館主辦的有關會議材料，我館人員參加校外會議的材料及遞交的論文，本館各種會議的記錄.三是設備類.館舍資料：有關我館建筑、內部改建的有關資料，以及內部布置的資料.設備家具：有關我館設備、家具的購置、制做等方面的資料，以及設備維修記錄.四是人事類.包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓及進修情況等.單位人事檔案收集整理之后分類歸檔，以便日后查找.機構人員：我校圖工委、圖書館機構的情況及人員名單，人員進館離館情況.晉升材料：有關我館人員晉升、評職稱的有關資料.統計資料：各部室上報的統計數據和全館匯總的資料，以及我館上報的數據資料.考勤資料：各部的考勤表及有關材料.考核評估：對個人、部室考核的有關材料，上級對我館進行評估的有關材料.成果記載：我館人員出版的著作、在報刊發表的論文，以及其它科研成果的記載.獎懲記載：我館人員獲得獎勵的材料和受處分的情況.建議意見：對改講我館工作提出的各種書面建議或意見.另外，根據歸檔材料的實際情況，可增設一些其它類別.

三、在信息技術高度發達的今天，信息的獲取顯得尤其重要，信息技術現在已經發展為一項產業，成為國家經濟發展的一個新的亮點和促進社會經濟發展的新動力，面對著這樣的一種社會形勢，高校的圖書館應該深刻的思考如何乘此良機將圖書館的信息化建設搞上去.圖書館信息化水平的高低不僅決定著圖書館在高校中所處的地位，更關系到圖書館將來的發展和興旺.在新技術革新的時代，檔案管理工作的性質有了很大的改變.這將導致檔案文件的數量更加龐大，內容更加豐富.改革與發展是并存的，當然這種改變也給圖書館檔案管理工作帶來更高的要求和更大的發展機遇.圖書館檔案管理工作要抓住這種歷史機遇，在探索中不斷求實創新，才能把圖書館檔案管理工作做得更好.檔案的信息化建設是順應時代發展要求是提高檔案信息服務水平與推進圖書館檔案管理工作信息化社會化的必然選擇.改革會碰到許多的新問題，圖書館檔案管理工作在變革中所面臨的問題，是要如何運用數據庫技術、高速掃描技術、數據壓縮技術等技術手段將檔案資料信息化，將傳統介質文件比如紙質文件資料、圖片等和視頻信息資料歸檔保存為方便讀取的電子檔案，系統組織成具有詳細目錄與內容的檔案信息庫.檔案管理信息化建立需要圖書館各個部門的材料匯集.收集和匯總后的檔案材料經過科學的手段分類加工成為各項數據信息，然后把檔案資料錄人計算機，建立完善電子檔案信息庫，這樣將會提高圖書館檔案資料的存儲讀取與開發利用檔案信息的能力，如此便實現圖書館檔案管理的信息化.通過對檔案材料的信息化對各種資料的分類歸納也會起到促進的作用.光有了電子資料還不夠，資料信息不光能讓本單位的人查閱，還要能夠面向社會、造福社會，為教育的社會化出力，這才是檔案信息化建設的最終目的，檔案資料信息化的另一個重點工作就是建設為用戶提供數據服務的檔案網站，檔案網站是通過互聯網在公共信息服務網站上建立的專門提供數據服務站點，它一般是以主頁訪問方式提供相關檔案服務和開展相關宣傳.檔案網站的主要功能有三項：服務功能、宣傳功能、交流功能.為了提供用戶優質的服務，網站的管理要有專人負責，網站上的資料要詳細、全面，類容要有深度，要有自己的特色，更新資料要及時，要能夠提供下載服務.檔案網站還是檔案部門聯系社會的一個重要窗口，要讓信息的提供方與數據的使用方能夠有很好的交流，要讓信息得到及時的反饋，所以應安裝檔案管理軟件，讓用戶的觀點，建議及時的反饋到網站的管理者面前，為檔案資料的管理工作能提供有用的有價值的建議，讓檔案管理工作夠得到更好的發展.目前還是有一些圖書館領導能不夠認識到檔案信息建設工作的重要性，認為部門檔案管理是次要任務，這種理念是不符合社會的發展的.本人寫此文就是要拋磚引玉，引起共鳴，和大家一起努力來改進和完善我們的檔案管理工作，這才是本文的目的.

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1673-260X（2015）05-0213-02