知識經(jīng)濟時代高校檔案管理策略

許景艷

（赤峰學院 社區(qū)衛(wèi)生服務中心，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

隨著科技的迅猛發(fā)展，信息化、數(shù)字化已向社會各行業(yè)普及，這樣的變化為檔案管理工作迎來了發(fā)展機會.為了促進其快速發(fā)展，同時為高校建設(shè)奠定基礎(chǔ)，知識經(jīng)濟時代高校檔案管理的出現(xiàn)很有必要.知識管理作為知識經(jīng)濟時代的產(chǎn)物，對促進高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展起巨大作用.而高校檔案本身隸屬知識的一部分，怎樣在知識經(jīng)濟時代的今天，充分實現(xiàn)檔案管理的價值和作用，為其制定相關(guān)的策略，是高校檔案管理工作人員在進行管理過程中，所遇到的重要問題，這也是文本進行探討分析的重點.因此本文就知識經(jīng)濟時代高校檔案管理策略進行深入研究和探討，為高校的可持續(xù)發(fā)展和建設(shè)作貢獻.

1 檔案管理概述

1.1 檔案管理的基本內(nèi)容

檔案是進行社會活動后的產(chǎn)物，其社會活動的對象包括：國家政府相關(guān)機構(gòu)、社會組織、個人組織等等.它的保存形式多種多樣，主要形式是文字記錄、聲音錄制、視頻圖像三種.其檔案種類繁多，包括科學檔案、教學檔案、人事檔案等等.

1.2 檔案管理的主要性質(zhì)和特點

檔案管理秉承科學合理的原則對相關(guān)檔案進行有效管理，而檔案資源信息的提供時社會實踐中的一項重要工作.科學合理地對檔案進行管理，滿足社會的需求是它的基本任務.它具有獨立性，是國家文化藝術(shù)事業(yè)必不可少的一部分.對比較特殊的部門而言，檔案管理是各項工作管理的重要組成部分，如高校檔案管理是高校管理工作中的一部分，科技檔案管理師科研管理工作的重要部分，對其發(fā)展具有深遠、重大的意義.

1.3 檔案管理的地位和作用

檔案工作作為國家建設(shè)事業(yè)的一部分，它對國家的發(fā)展具有重大存在意義.它的發(fā)展與國家建設(shè)事業(yè)的發(fā)展密不可分，兩者相互存在，相互影響，缺一不可.檔案工作扮演的角色是服務者，是國家建設(shè)工作的基礎(chǔ)條件，對其發(fā)展起巨大作用和決定性作用.

2 傳統(tǒng)的高校檔案管理面臨的問題分析

傳統(tǒng)檔案管理方式作為高校檔案管理方式的一種，它的重點體現(xiàn)在對高校資料進行收集、保存和歷史記載.它的管理對象是已經(jīng)發(fā)生的事件、活動、歷史書籍等等，它的管理方式以紙質(zhì)記錄為主.隨著時代的變遷，傳統(tǒng)檔案管理的局限性越來越大，面臨的問題也越來越多，具體問題如下：

2.1 費力耗時、浪費人力資源

在進行傳統(tǒng)檔案管理的工作過程中，收集、整理資料是必不可少的一個環(huán)節(jié)，但是此環(huán)節(jié)需要大量工作人員的參與，同時也需要大量的工作時間.此問題在歷史悠久的高校中較為突出.由于高校檔案資料信息，來源于高校各個部門，比如：科研部門、財務部門、教學部門、管理部門等等，如果要每個部門逐一進行資料收集，其工作量可想而知.加上后續(xù)的整理、編制過程，消耗的工作時間不言而喻.

2.2 不能有效滿足用戶需求

由于傳統(tǒng)檔案管理的局限性，用戶進行資料借閱時，必須親自前往檔案室，這在一定程度上為用戶帶來了不可避免的麻煩，降低了用戶的學習效率.而尋找資料的過程，也十分漫長，無法快速及時地滿足用戶的需求.

2.3 帶來不必要的資源負擔

傳統(tǒng)檔案管理，保存資料的方式，占據(jù)空間大，這在一定程度上給高校帶來了不必要的麻煩和資源負擔，尤其對于歷史悠久的高校而言，由于他們的建校時間過長，因此檔案資源信息也顯得尤其繁多.占據(jù)的空間可想而知，對該高校產(chǎn)生了無形的負擔和壓力.這種情況下，想要有效地進行檔案管理，也顯得難上加難.

2.4 不利于保存，具有安全隱患

傳統(tǒng)檔案管理中，大多是紙質(zhì)的檔案記錄，具有時效性，不便永久保存，且容易受到太多因素的影響和困擾.例如，火災、洪澇現(xiàn)象；鼠啃蟲咬；偷盜現(xiàn)象等等.若一旦上述狀況發(fā)生，將會造成相關(guān)資料的丟失和絕跡，影響整個高校的歷史記錄.

3 高校檔案管理的現(xiàn)狀分析以及存在的問題

隨著時代的變遷和發(fā)展，如今已進入信息時代，計算機網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)被廣泛應用.然而檔案管理工作也在不斷變化中，它的管理觀念和思想也在進行不斷轉(zhuǎn)變.如今高校檔案管理主要特點是，方便資料的查閱和保存.由于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應用，檔案管理也逐漸信息數(shù)字化.多數(shù)還被刻成光盤，方便更直觀的觀看和保存.這在一定程度上解決了傳統(tǒng)檔案管理的局限性問題.加速了檔案管理的發(fā)展進程，但在其過程中仍然面臨著不少問題.

3.1 工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作需要大量的檔案管理相關(guān)人才，但是，由于大多數(shù)高校缺乏專業(yè)的管理人才，導致檔案不能進行及時地更新和被利用.影響了高校檔案管理工作的發(fā)展.其中更嚴重的是，部分工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)，以致于無法對檔案進行及時的更新、整合和管理，導致檔案缺乏的完整性和規(guī)范性.

3.2 不能將檔案進行合理地分類

由于部分高校依舊無法擺脫傳統(tǒng)的檔案管理方式，深受傳統(tǒng)檔案管理的分類方式影響，導致檔案無法規(guī)范化、合理化、系統(tǒng)化.導致檔案雜亂無章，無法滿足用戶的需求.

3.3 忽略檔案資源信息的多樣性

在檔案管理的過程中，檔案包含不同的種類，其中包括：數(shù)據(jù)類、信息類、知識類等等.然而不同的種類的管理方式又不一樣.但是就大多數(shù)高校而言，他們將這些種類統(tǒng)稱為信息.無法體現(xiàn)檔案資源信息的多樣性原則.

3.4 網(wǎng)絡(luò)信息化沒有給高校檔案管理帶來實質(zhì)性變化

隨著社會的進步和時代的發(fā)展，如今已進入網(wǎng)絡(luò)信息化時代，如同一張巨型網(wǎng)，它將整個世界覆蓋在這張網(wǎng)里.因此，檔案管理也不僅僅只是檔案工作人員一人的義務和職責，在21世紀的今天，檔案管理者們處在高度的競爭意識下，由于時代變化過快，信息也在不斷更新，而管理工作將變得越來越繁重，他們將無滿足教職員工的實時需求.在這樣的情況下，網(wǎng)絡(luò)信息化的出現(xiàn)并沒有給高校檔案管理帶來實質(zhì)的變化和改革，它仍然需要高校所有成員的共同努力，來促進其可持續(xù)發(fā)展.

4 知識經(jīng)濟時代高校檔案管理的內(nèi)涵及特點

4.1 內(nèi)涵體現(xiàn)

4.1.1 知識經(jīng)濟時代高校檔案管理就是知識管理

簡要來講，知識經(jīng)濟時代高校檔案管理就是高校知識管理，即對高校的各類知識進行管理.在進行知識管理的過程中，通過多種方式將高校知識的產(chǎn)生、積累、傳遞等階段結(jié)合起來，進行管理.方便教職員工快速掌握教學知識，強化工作能力，促進高校教學水平得到不斷提高和發(fā)展.

4.1.2 知識管理是管理者工作水平的有力保障

知識是高校辦學的基礎(chǔ)和競爭力來源，而知識管理就是高校競爭力的有效管理.它一方面使管理本身進行知識化，也就是知識管理；另一方面要求管理者本身需具備一定的知識和能力，這樣不但能夠管理者的工作效率，還能提升它自身的專業(yè)素養(yǎng).因此，知識管理是管理者工作水平的有力保障.

4.1.3 將知識管理提升為知識資源管理

（1）將高校檔案知識管理提升到知識資源管理是實際管理工作中必要的階段，因為檔案知識就是知識資源，它還經(jīng)歷過不斷地完善和處理.而知識資源的管理需經(jīng)過“一個應用”和“兩個創(chuàng)新”、的過程.前者是將知識應用于工作中，后者是在進行知識創(chuàng)新的同時，實現(xiàn)工作創(chuàng)新.這個過程符合檔案知識管理的基本規(guī)律，可有效地實現(xiàn)高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展.因此將知識管理上升為知識資源管理很有必要.

（2）知識管理的效益性.傳統(tǒng)檔案管理作為見證高校歷史變遷的產(chǎn)物，其最大的價值是記載高校歷史，而信息化時代的檔案管理的基本價值是實現(xiàn)高校歷史信息數(shù)字化管理.但這都不是檔案管理工作的目的，它的目的就是促進高校工作的可持續(xù)發(fā)展.為高校謀取更大的效益和發(fā)展.

4.1.4 知識資源管理為高校創(chuàng)造新的價值

傳統(tǒng)檔案管理方式作為高校檔案管理方式的一種，它的重點體現(xiàn)在對高校資料進行收集、保存和歷史記載.而現(xiàn)代化信息時代檔案管理工作的價值在于讓歷史數(shù)字化、抽象化.但這并不是檔案管理的價值體現(xiàn)，它的價值體現(xiàn)在實現(xiàn)高校效益最大化，提高其在全國各大高校中的競爭力和辦學能力，促進其可持續(xù)發(fā)展.它的發(fā)展性和價值性深不可測，有待教育者和學者們在不斷實踐中進行深入挖掘和研究.

4.2 知識經(jīng)濟時代檔案管理工作的特點

知識經(jīng)濟作為現(xiàn)代經(jīng)濟的重要組成部分，它與農(nóng)業(yè)經(jīng)濟、工業(yè)經(jīng)濟有著顯著的不同特征.

4.2.1 它們的主導因素存在明顯差異

農(nóng)業(yè)經(jīng)濟主導因素是土地，工業(yè)經(jīng)濟主導因素是資源，知識經(jīng)濟的主導因素是人才.而人才作為21世紀的基本需求，它對經(jīng)濟的發(fā)展起重大作用，也是財富的來源.

4.2.2 它們的競爭對象不同

工業(yè)經(jīng)濟下，面臨的競爭對象是勞動力和資源，農(nóng)業(yè)經(jīng)濟下，面臨的競爭對象是土地，知識經(jīng)濟下，面臨的競爭力是人才、信息和知識.也就是說在這樣的情況下，誰能夠?qū)⒅R、人才、信息三者納入囊中，那么誰就成為了時代的佼佼者.

4.2.3 它們的投資側(cè)重點不一樣

在工業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展中，它的投資側(cè)重點是形象具體的機器設(shè)施等等，它注重的是有形資產(chǎn)的投資；而在知識經(jīng)濟發(fā)展的情形下，它的投資側(cè)重點是：人才的培養(yǎng)、產(chǎn)品科技能力的提升、知識型企業(yè)的不斷發(fā)展等等，它注重的是隱形資產(chǎn)的投資.

4.2.4 它們的資源形態(tài)不一樣

在工業(yè)經(jīng)濟和農(nóng)業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展過程中，自然資源作為所有資源的基礎(chǔ)，它的存在是有限的，隨著自然生態(tài)的惡化和人類的肆意破壞，它將慢慢的消失，因此自然與人類的平衡發(fā)展對它們兩者的發(fā)展起決定性作用.

而知識經(jīng)濟的資源是無限的，具體資源包括知識、文化、技術(shù)、智慧等等，不受任何因素的影響，它們是客觀存在的，具有無限循環(huán)性.可進行無限的索取和使用.

5 實施知識管理的意義

5.1 能夠提高決策質(zhì)量和水平

知識管理可以有效、及時地將高校檔案相關(guān)知識合理配置在相應的環(huán)節(jié)上，方便決策者快速及時地獲取知識，最大程度地保障他們的決策質(zhì)量和水平.

5.2 提高教職人員的工作效率

知識管理的有效實施可以在一定程度上，起提高教職人員工作效率的作用.還要想通過降低人力、資源，來對教職人員的學習效率進行檢測，其主要方式是對他們的工作質(zhì)量進行檢測.這主要是一個積累經(jīng)驗的過程.而這些經(jīng)驗都蘊含在高校的檔案之中.因此，知識資源管理的進行很有必要，它能有效、準確地將檔案中的知識平均分配給崗位上的工作人員，提高他們的工作效率.

5.3 能夠提高高校的競爭力和水平

知識資源管理，通過將知識應用于工作中，在進行知識創(chuàng)新的同時，實現(xiàn)工作創(chuàng)新.這樣的過程對提高高校的辦學水平有極大作用，同時也在一定程度上使高校具有一定的核心競爭力.

6 結(jié)束語

綜上所述，知識經(jīng)濟時代高校檔案管理即為知識管理，也就是對高校的各類知識進行管理.在進行知識管理的過程中，通過多種方式將高校知識的產(chǎn)生、積累、傳遞等階段結(jié)合起來，進行管理.方便教職員工快速掌握教學知識，強化工作能力，促進高校教學水平得到不斷提高和發(fā)展.它是管理者工作水平的有力保障、提高教職人員的工作效率、能夠提高高校的競爭力和水平.促進高校工作的可持續(xù)發(fā)展是它的目的.然而在其發(fā)展的過程中，也面臨著不少的問題，這些問題就需要教育者們?nèi)ゲ粩嗟匕l(fā)現(xiàn)和分析，提出相應的解決措施，為教育教學事業(yè)做貢獻.

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