分析高校檔案管理工作的服務創新

郭曉文

（赤峰學院　機關黨總支，內蒙古　赤峰　024000）

分析高校檔案管理工作的服務創新

郭曉文

（赤峰學院機關黨總支，內蒙古赤峰024000）

在國家檔案事業中，高校檔案工作是其重要的組成部分，并在高校的發展過程中起關鍵性作用.高校檔案工作的根本宗旨就是為高校的教學、科研和黨政等各項工作提供檔案材料和信息資源，真實的反映高校的建設和發展方向.但是在目前的高校檔案管理工作中面臨著各種問題，阻礙高校的發展.因此，針對這檔案管理工作的薄弱環節問題，要切實轉變服務觀念，不斷加強檔案管理力度，提高檔案工作人員的管理水平與職業素質，加大檔案的宣傳力度和運用范圍，從而為高校檔案管理工作提供更好的發展動力.

高校；檔案管理工作；服務創新；優化策略

1　前言

在國家檔案事業中，高校檔案的管理工作是其工作的重點任務，也是其必須做好的工作之一.高校檔案是高校發展過程的存儲工具，這之中包含了高校特有的文化信息和知識信息資源，意義非常的重大.為了更好的為高校教學、科研和黨政等各項工作服務，高校檔案管理工作應積極的轉變服務觀念，采用最先進、最創新的方法解決檔案管理面臨的管理問題，落實高校檔案管理的工作，從而促進高校檔案管理的穩步發展.本文主要從高校檔案管理工作中存在的管理問題出發，探討出行之有效的解決對策.

2　高校中檔案管理工作存在的問題

2.1過度強調檔案工作的保密性而形成了半封閉的工作模式

當前仍有一部分高校在檔案管理工作中過度的強調其保密性，久而久之形成了半封閉的工作模式，使得很多高校的檔案管理工作人員在實際工作中存在著檔案管理觀念落后、缺乏服務創新意識等問題，檔案管理的工作也只停留在建檔、存檔和查詢的機械被動服務中，忽略了檔案信息資源固有的信息開發利用價值，也忽略了使用多種手段為高校教學、科研等項目提供更加開放、個性和特色的服務.因此，高校檔案的信息資源開發利用率低，檔案信息資源特有的服務也沒有真正發揮其作用，阻礙了高校檔案管理工作的發展.

2.2管理模式的落后和重視程度不夠而造成信息丟失

當前仍有一部分檔案管理工作人員認為檔案管理工作只是簡單的存儲和保管學校的相關資料，根本不會給學校帶來經濟收益.因此，在日常管理工作中只需要保證資料不損壞、不丟失、不泄密、方便學校內部人員查詢和調出相應資料就可以，因此，這些高校對其檔案管理工作的重視程度不夠.部分高校的檔案管理工作人員在上崗前沒有參加專業的檔案管理培訓、沒有掌握相應的管理技能、檔案管理的相關業務流程不熟練、缺乏對檔案管理工作重要性的意識、基本的檔案材料如何收集也不清楚，加上對檔案資料的辨別能力相對較差，因此，往往在日常工作中錯過最好的收集時機而導致信息丟失.

2.3檔案管理投入的資金不充足而形成檔案館的硬件設施相對落后

大部分高校已經在各自學校的檔案館中使用最新硬件設置系統，而現實中，仍存在一部分高校在各校的檔案管理投入的資金不足，使得檔案館的硬件設施相對落后無法滿足檔案館日常工作的需求，由于投入的檔案建設資金有限，硬件設備無法進行及時更新，使得日常管理工作中，有些教師要查詢相應的資料時，系統出現死機、卡死狀態或是當調用的信息過多時系統直接黑屏等現象，甚至有些高校還存在手寫記錄檔案信息的現象，不僅影響了工作的效率，還間接降低了高校檔案館信息資源的使用率.

3　加強高校檔案管理工作中服務創新的優化策略

3.1改變傳統封閉觀念轉化成開放的服務觀念

高校檔案管理工作要想開創新的工作局面，實現真正意義上的服務創新，需要摒棄傳統的常規管理和思維模式，運用最新的模式、觀念和想法參與實際的檔案管理工作中.首先應該從用戶查詢信息資料著手，改變傳統的機械查詢服務，應采取更積極主動的方式為用戶提供更多的信息資源.因此，應充分了解各高校內部和社會所有領域對檔案工作的實際需求，開展個別用戶研究和預測，經過統計和分析，尋找出服務各所高校和社會的入口處，切實的為用戶提供最真實準確的信息資料.此外也應時刻與高校各部門進行溝通，通過溝通和分享，及時了解到學校內部對檔案管理工作最新的需求，及時調整檔案管理系統的查詢服務，大膽的將檔案信息資源與社會進行分享，將為社會和公眾提供檔案信息資源作為高校檔案管理部門的本職工作，促進社會的和諧發展.最后要樹立時刻創新的服務觀念，結合服務范圍、服務對象和工作職能的變化及時的更新工作模式，采取多樣化的方法，為高校內部和社會提供更多、更好的信息服務.可結合先進網絡技術的優點，通過搭建多樣化的網絡服務平臺，實現信息在線查詢、傳輸等服務.也可通過對現有資源進行收集和整理并加工后，挖掘出隱藏的信息，并以專題報告的服務方式，將挖掘出的新信息與公眾分享，提高高校檔案信息服務的價值.

3.2提高檔案工作人員的管理水平與職業素質

高校檔案管理工作實現信息化和數字化對檔案管理工作人員提出了更為嚴格的要求，從計算機操作能力、創新思維能力、信息素養等.因此，高校檔案管理工作人員應努力提高自身的計算機操作能力，可利用業余時間觀看視頻教程或是參加對應的知識講座等方式來提升，加強閱讀和學習，不斷優化自身的知識體系，激發自身潛在的創新能力，努力培養對新知識的敏感程度，將學到的理論知識全部應用到實際的工作當中.另外也應該建立檔案管理人員的工作考核制度.針對工作人員的工作能力、態度、業務操作能力等多方面進行綜合考評，對表現好的人員給予相應的獎勵，可以是物質或是精神上的激勵，通過多種鼓勵方式提升檔案工作人員的管理水平與職業素質，充分調動他們的自主學習性，提高整體工作人員的素質，提升高校檔案管理的服務創新能力.

3.3加大檔案的宣傳力度和運用范圍

當前高校內部的行政管理人員、在校生、應屆生對高校檔案資源的利用率相對較高，而社會公眾、部分高校教師和研究人員對高校檔案資源的利用率相對較低，導致這一現象的根本原因是因為高校的檔案管理部門對檔案資源的重要性和服務內容宣傳力度不夠.因此，高校檔案管理部門應該加大檔案的宣傳力度和運用范圍，可通過檔案專題講座、發表對應學術論文、開展檔案展覽主題活動、在高校檔案網站上多加廣告宣傳、公布允許的檔案開放信息等方式，增強高校師生和社會公眾對檔案資源的熱情，意識到檔案資源的重要性，提高檔案資源的利用率，從而拓寬檔案資源的運用范圍.

3.4營造活躍的創新服務氛圍

工作氛圍不對、工作條件受限、工作思路固定沒有創新等現象都會影響高校檔案管理工作人員的主動性和創造性.因此要真正實現高校檔案管理工作的服務創新，應從營造活躍的創新服務氛圍出發，改善工作人員的工作積極性.因此，在營造工作環境氛圍中，要注重檔案管理部門的外部環境建設，通過考察其他學校的檔案館環境建設、參加檔案管理方面的學術論壇交流和參加檔案業務培訓等多種形式，及時掌握和了解最新的檔案管理方法和技巧，掌握檔案管理發展的最新動向，以掌握到的最新信息和資源作為活躍氣氛的資本，以溝通交流的方式分享，營造良好的創新服務氣氛.

3.5加強檔案管理力度

新時期國家對高校檔案管理工作提出了更高的要求，既要保證信息完整和安全，同時也要對高校檔案內部進行業務方面的指導和監督.因此實現高校檔案管理的服務創新要從加強檔案管理力度出發.首先要建立健全完善的檔案收集制度.這就需要高校內部各部門明確自身的收集職責，并在收集過程中進行監督和控制，切實保證各部門收集好的資料能及時完整的交到檔案館.其次要制定相應的業務指導制度.具體實施方式為定期對所有檔案管理的收集、保存、查詢等業務操作進行專業培訓，確保所有工作人員按照統一規范的材料整理模式操作，保證檔案館所有材料的規范和質量.再次要制定相應的檔案保存制度.具體做法是建立檔案管理責任小組，由組長進行專門的檢查、清點和維護，排除存在的安全問題，使各類檔案資料處在最好的保存模式，隨時提供有效的查詢和運用服務.最后要制定相應的使用和借閱權限制度.結合每一類檔案的管理要求，分清檔案資源的開放和保密性質，能提供給用戶使用的要及時給予服務，不能提供的資源要跟用戶做好相應的解釋說明，處理好兩者之間的關系.

3.6努力實現檔案管理工作的現代化服務

應結合計算機和網絡技術，擴大檔案館的服務功能，實現檔案管理工作的現代化服務.通過建設高校檔案網站，以網頁的形式為用戶提供更多個性化的服務.網站的內容包括可提供的信息查詢服務、使用檔案資料的相關規則和工作流程、檔案館的所有服務項目等，通過網站查閱資料的用戶可根據網站提供的相關流程有步驟的查閱資料，遇到問題可通過網站上的在線客服或是郵件的方式得到處理.需要提醒的是，應將可查閱的資料進行分類，根據登錄用戶的權限提供對應服務.也可通過提高硬件設施條件加速檔案館的數字化建設.加大檔案館的資金投入，為檔案館配備高性能計算機、掃描儀、刻錄機等現代化設備，并積極開發檔案管理軟件或購買管理系統，通過手工電腦錄入、直接掃描等方式，有計劃的分批將紙質材料、照片等數字化，將信息組合并更新到現有的數據庫中.檔案管理軟件應實現網上上傳、存儲、接收新資源、查詢等功能，通過與高校校內網進行連接，能及時的將高校的新資源歸入到統一的數據庫中.

4　結束語

綜上所述，在當前經濟迅猛發展的時期中，高校檔案管理工作的服務創新是當今時期社會對高校提出的最新要求，因此高校檔案管理工作人員要從轉變服務觀念出發，將檔案管理工作中存在的問題及時改善和解決，加強檔案管理工作的力度，提高自身的管理水平與職業素質，拓寬檔案管理的宣傳途徑和運用范圍等多種切實有效的解決對策，讓高校的檔案管理工作更加的現代化、專業化與信息化，從而適應社會的發展節奏，在最大范圍內促進高校檔案的管理，從而為高校檔案管理工作提供更好的發展動力.

〔1〕劉碩.論當前檔案管理工作存在的問題與對策并做出創新的建議［J］.黑龍江史志，2013，10（11）：128-129.

〔2〕張巖，叢日麗.高校檔案管理工作的創新對策分析［J］.赤峰學院學報（自然科學版），2015，08（15）：177-178.

〔3〕劉燕.高校檔案管理中存在的問題及對策［J］.長春大學學報，2011，21（2）：121-123.

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1673-260X（2015）11-0181-02