人事檔案管理面臨的新問題以及革新途徑探究

張倩

（赤峰學院　人事處，內(nèi)蒙古　赤峰　024000）

人事檔案管理面臨的新問題以及革新途徑探究

張倩

（赤峰學院人事處，內(nèi)蒙古赤峰024000）

人事檔案管理工作一項極為復雜的工作，無論是在企業(yè)、單位，還是在學校里，檔案管理都發(fā)揮著十分重要的工作.檔案管理屬于管理類工作，也是企業(yè)、單位、學校等管理工作中重要的一個組成部分，因此，對檔案管理的模式進行創(chuàng)新和改革，對企業(yè)、學校等的發(fā)展有很大的促進作用.本文對高校的人事檔案管理工作進行研究，分析其中出現(xiàn)的一些問題，并提出了相關的解決措施.

人事檔案；問題；改革；創(chuàng)新；解決措施

在高校的管理工作當中，對人事檔案的管理是一項重要而又復雜的工作.近幾年以來，我國的政治體制不斷進行改革，人事制度的改革也不斷得到深入，這對高校人事檔案管理工作提出了更嚴格的要求.現(xiàn)如今，網(wǎng)絡信息化的發(fā)展速度越來越快，高校人事檔案的管理工作也不斷出現(xiàn)一些新的問題，如何從根本上解決這些問題，完善人事檔案的管理工作，是高校管理工作人員首要任務，并且擁有好的檔案管理方式也能夠體現(xiàn)高校的現(xiàn)代化程度以及高校的綜合實力.就目前高校管理工作改革的狀態(tài)看來，人事檔案的管理工作包括了人才隊伍的建設、高校教學資源的建設、高校的信息管理以及高校的制度建設等，與其他性質的檔案管理工作相比較，高校的檔案管理要更加復雜，而且還必須具備很高的特殊性和專業(yè)性.隨著高校的不斷改革，人事檔案的管理工作也不斷得到完善.另外，在高校當中，人才流動極為頻繁，這些因素都會對高校的檔案管理提出新的要求，同時帶來新的挑戰(zhàn).

1　高校的人事檔案管理工作中面臨的問題

1.1高校對人事檔案的不夠重視

在傳統(tǒng)人事檔案的管理工作中，檔案管理具有一定的保密性，一般情況下，包含了個人的基本情況，很多與政治、學術相關的信息都不宜公開.從事檔案管理的工作人員，其工作范圍受到一定的限制，大多時候都是單位、企業(yè)內(nèi)部需要而進行調檔使用才會有機會與管理工作之外的人員接觸，這使人事檔案的管理工作看起來更加神秘了.總之，人事檔案的管理工作人員進行檔案管理的過程當中，很多地方都會受到局限，因此，也就阻礙了檔案管理模式的創(chuàng)新等.在高校的檔案管理當中，也是由于受到這些原因導致了管理工作中出現(xiàn)的問題不夠凸顯，進而長時間的不被工作人員發(fā)現(xiàn)，久而久之，就對高校人事檔案的管理工作造成了一定的影響.此外，高校發(fā)展的重點在于其教學方面，由于檔案管理的工作與高校教學工作缺乏關聯(lián)性，所以，高校人事檔案管理的重要性就不被高校所重視，更不用說規(guī)劃到高校發(fā)展當中去了，因此，導致了高校人事檔案管理的模式逐漸落后了.

1.2人事檔案資料不夠完整、準確

高校人事檔案包含的內(nèi)容比較廣泛，很多資料、檔案已經(jīng)嚴重缺乏完整性以及準確性.例如，高校的一些工作人員接受過成人教育，其檔案的材料收集、整理就不是特別的齊全，甚至有一部分工作人員的檔案資料至今無法得到歸檔.有部分人事檔案內(nèi)容的填寫并不是由同一個人來完成，因此，這會導致填寫的內(nèi)容極易出現(xiàn)前后不一的情況發(fā)生.甚至有些工作人員的年齡或是參加工作的年限都會存在較大的差異.直接對工作人員的薪資調整以及職稱評定等方面受到直接的影響.此外，有很多沒檔案管理的工作人員對管理的重要性缺乏重視，人事檔案的資料不完整的事情也在時常發(fā)生，一些情節(jié)嚴重的還會影響高校管理工作的順利開展.

1.3檔案管理的制度沒有得到落實

在高校的人事檔案管理工作當中，并沒有制定一個極為健全的制度實施管理，就算建立了管理制度，也不夠細化更沒有得到相關的落實.高校的人事檔案工作人員的職責沒有得到良好的體現(xiàn)，就連最基本的管理工作也沒有得到落實.一些材料的收集、裝訂制度以經(jīng)濟保密制度等各項制度都沒有實質上的進展.在高校的發(fā)展目標當中，大多會以高校的教學以及科研工作作為高校發(fā)展的中心，因此，人事檔案的管理工作就被嚴重忽視了.所以，管理的制度就沒有得到改善，工作的內(nèi)容也沒有得到細分，進而使人事檔案管理的工作缺乏規(guī)范、也沒有達到制度化管理的要求.

1.4檔案管理人員的綜合素質不高

在很多高校的管理過程當中，根本沒有意識到擁有高素質的管理團隊的重要性，很多人事檔案的管理人員缺乏專業(yè)的管理知識，導致了檔案管理的水平得不到提高.然而在高校的檔案管理當中，在任何一個環(huán)節(jié)當中都需要專業(yè)的管理知識來支撐，但是由于其自身的專業(yè)素質不高，就無法從專業(yè)的角度其看待問題、解決問題，長久下來，導致了管理工作無法取得突破性的成功.很多時候，因為高校對人事檔案的管理工作不夠重視，因此，在選擇檔案管理人員的時候要求不夠嚴格，甚至有一些會因為某種關系的原因而直接進入學校的然是檔案管理系統(tǒng)工作，這是一項高校檔案管理工作效率的主要原因之一.此外，造成檔案管理工作質量無法提高的另一個重要原因就是管理人員缺乏良好的責任心，對管理工作不夠熱情負責，因而在管理工作造成了疏忽，影響了工作的良好開展.

1.5人事檔案管理的觀念落后

高校的人事檔案承載著高校所有人才的基本信息，也是高校的一些職位選擇的重要依據(jù)，更是高校實施人才戰(zhàn)略的重要條件.目前，很多高校的管理理念還停留在相對落后的程度上，根本沒有把檔案管理與人才的培養(yǎng)以及高校的教育工作等相結合，使高校的整體工作沒有的到實質性的推進.檔案的利用長期處于別動的狀態(tài)，只是在有需要的時候才會被找出來，僅供高校人事部門提供查閱.如果不是有很直接的關聯(lián)，通常情況下都不會被提及，更不用說拿來與高校教育建設相結合了，因此使人事檔案的實際價值被弱化了.

2　改革、創(chuàng)新高校的人事檔案管理工作的策略

第一，高校必須對人事檔案的工作給予重視，提高管理工作人員對檔案管理的意識.例如，高校可充分利用計算機網(wǎng)絡信息技術或者校園通訊對人事檔案的管理工作進行宣傳，并加強宣傳的力度.從事人事檔案方面的相關工作人員要定期對管理的相關工作內(nèi)容、進度進行上報，使高校領導可以全面的掌握學校人事檔案的管理現(xiàn)狀以及一些存在的困難，使問題得到及時、有效的解決.另外，高校的領導必須高度認識人事檔案管理的重要性，充分意識到管理的專業(yè)性，檔案管理本來就是一項極為復雜的工作，因此，高校的領導必須對其給與重視.高校的人事檔案管理和高校的全面發(fā)展以及教職工的發(fā)展都有著密切的關系，高校領導必須對人事檔案管理的工作給予肯定，在人力、物力以及財力方面給予大力支持.奠定了人事檔案管理工作的基礎，積極營造出一個良好的人事檔案工作的氛圍.

第二，高校管理者應該加大管理人才隊伍建設的力度.開展檔案管理工作的信息化建設需要利用一些綜合職業(yè)技能力以及綜合素質較高的管理人才，來滿足高校人事檔案的信息化建設的要求.高校領導對管理工作的重視為建設高校檔案管理團隊打下牢固的基礎，也是管理人員優(yōu)質配置的前提，如此，檔案管理的人才隊伍才能夠得到有利的保證.高校的領導還應該把高校檔案管理人才建設融到高校的未來發(fā)展規(guī)劃當中，并充分了解了現(xiàn)代檔案的信息化管理與傳統(tǒng)的管理方式的不同，所以，高校若要改善其檔案管理的工作現(xiàn)狀，就必須要建立一個科學的、合理的人才培養(yǎng)的體系，按照高校的發(fā)展方向與目標以及高校自身的的可持續(xù)發(fā)展制定一個戰(zhàn)略，建立一個科學、合理的高校檔案管理人才的培養(yǎng)體系、高校人力資源的培養(yǎng)以及人才儲備的機制等，以多元渠道的培養(yǎng)、健全的管理機制以及引入更多專業(yè)的管理人員，從而，全方面的提高高校檔案管理工作的效率.

第三，集成檔案管理模式提升高校檔案的使用價值.檔案信息的集成管理能夠對各種檔案的信息資源充分進行整合，重組人事檔案的信息與過程，優(yōu)化其服務結構，以滿足廣大用戶的要求和達到高效管理的目的.另外，高校的檔案管理和建設高校數(shù)字環(huán)境是相互融合的，高校利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡技術，使網(wǎng)絡化的信息達到高速的傳遞.高校建立人事檔案的網(wǎng)絡信息系統(tǒng)可以對高校人才信息進行檢索查詢和分析統(tǒng)計以及提取錄入，并且可以按照相關要求形成各種名冊以及表格等，這樣可以直接的提高高校檔案管理的工作的質量.通常情況下，高校在組織人事考查和選拔的時候，常常利用其個人簡歷以及工作經(jīng)驗或者工作考核的情況、組織的評價等作為選拔依據(jù)，但是，這些信息是無法在人事檔案網(wǎng)絡信息系統(tǒng)或者數(shù)據(jù)庫當中保存.所以，為了更好的提高高校的人事檔案利用效率、深化高校人才檔案的信息資源利用以及滿足所有使用者的要求，就一定要對實體的人事檔案資料采取必要的保護措施，建設一個全文的數(shù)據(jù)庫是非常有必要的.通過這樣的數(shù)據(jù)庫可以使信息資料查閱更加方便，還能按照要求進行摘錄、打印.

第四，提高高校檔案管理人員的綜合素質.高校的人事檔案管理工作具有很強的政策性和專業(yè)性，因此，建立一個具有高素質的管理人員團隊能夠為高校的檔案管理工作提供有力的保障.高校必須要保證檔案的數(shù)量能與其管理人員互相適應，并且確保管理的穩(wěn)定性.所以，高校應該定期的對檔案管理人員進行培訓，提高管理人員的專業(yè)素質，培養(yǎng)其高度的責任心，是確保管理工作有序開展的重要前提.因此，提高管理人員的綜合水平是極為重要的.另外，高校應該鼓勵人事檔案管理的工作人員積極參與職稱的評定等，充分激發(fā)其工作的熱情.

第五，整合檔案資源.高校檔案的管理工作是一個復雜而又枯燥的過程，所以，檔案管理的過程當中應該充分利用和借助現(xiàn)有的信息資源.如今，網(wǎng)絡信息的快速發(fā)展加快了人事檔案信息化的建設力度，降低了管理工作的難度與復雜程度.現(xiàn)代化信息設備可隨時對高校現(xiàn)有的人事檔案進行維護、整理的同時還能夠整合原有的檔案資源，使其能與新檔案充分融合，便于后期檔案資源的分類查找及使用.

3　結束語

高校人事檔案的管理工作屬于一項繁瑣又復雜的工作，在開展工作的過程當中，不僅需要細心，而且還要具備高度的責任心.因此，高校的管理者應該充分對檔案工作投以重視的眼光，加強管理隊伍的建設，提高管理人員的綜合水平，并將人事檔案的管理規(guī)劃納入到高校整體的發(fā)展規(guī)劃當中，積極促進其良好的發(fā)展，為高校人才的儲備、利用、選拔提供有效依據(jù)，促進高校的整體發(fā)展，創(chuàng)造一個優(yōu)良的校園工作環(huán)境.

〔1〕索聰.現(xiàn)代高校人事檔案管理面臨新問題［J］.科技視界，2015，10（14）：203.

〔2〕陳奕.信息化背景下高校人事檔案管理存在的問題及對策［J］.湖南科技學院院報，2014，35（06）：206-208.

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