貴州省醫(yī)學(xué)科研人員對查新報告的利用

，

查新報告是查新機構(gòu)通過書面形式就查新事務(wù)及其結(jié)論向查新委托人所做的正式陳述，是查新咨詢工作的一個重要載體，最能體現(xiàn)整個查新工作的質(zhì)量和水平。查新人員通過對查新項目的內(nèi)容、查新點與查新檢索結(jié)果文獻的國內(nèi)外研究現(xiàn)狀和技術(shù)水平進行對比，實事求是地給出查新項目的新穎性結(jié)論。它主要用于科技立項、申報科技計劃或基金、成果鑒定和報獎、項目評審和驗收、科技成果轉(zhuǎn)化、新產(chǎn)品開發(fā)等審批程序，為評審專家提供全面、準確、客觀的文獻依據(jù)，以保證項目評審的科學(xué)性和公正性[1]。

由于查新與普通文獻檢索的不同，查新報告中所蘊含的一些文獻信息可能是報告使用者無法獲知或漏檢的。相對發(fā)達地區(qū)來說，貴州地區(qū)醫(yī)療單位科研人員的信息獲取和自身的信息素養(yǎng)有所欠缺，導(dǎo)致他們除了將查新報告用于項目申報外，可能也會反過來利用查新報告。

為了解貴州省醫(yī)學(xué)科研人員對查新報告中所含文獻信息的利用情況及其影響因素，本文開展專項調(diào)查，并提出針對性的改進措施，以提高本省醫(yī)學(xué)科研人員對查新報告的利用水平，更好地為科研工作服務(wù)。

1 調(diào)查對象與方法

選擇2010-2013年因碩博士生論文開題、項目申報和成果獎勵申請等而委托遵義醫(yī)學(xué)院查新站(以下簡稱“我站”)進行查新的委托人作為調(diào)查對象，采用自行設(shè)計的調(diào)查問卷，主要通過QQ、電子郵件等方式進行調(diào)查，由課題組成員錄入并統(tǒng)計問卷數(shù)據(jù)。

由于遵義醫(yī)學(xué)院查新站為貴州省唯一一家教育部部級查新站，所調(diào)查的委托人涵蓋了貴陽、遵義、凱里、銅仁等醫(yī)療機構(gòu)，能較好地代表貴州地區(qū)的主要醫(yī)學(xué)科研群體。本次調(diào)查共發(fā)放問卷421份，回收有效問卷354份，有效率為84.09%。

2 調(diào)查結(jié)果與分析

2.1 查新報告的申請情況

調(diào)查結(jié)果顯示，貴州省醫(yī)學(xué)科研人員的查新目的主要以申請項目立項為主，成果獎勵和碩博開題僅占11.87%，50%以上的項目申請級別在省部級以上，詳見表1。

表1顯示，雖然部分國家級課題如國家自然科學(xué)基金的申請不需要查新報告，但仍然有18名(占5.08%)申請人進行了課題查新。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，這部分委托人認為無論項目申報是否需要，都應(yīng)該進行查新，以掌握最新的研究現(xiàn)狀以修改完善項目申請書。此外，還有44.92%的人在我站進行了2-3次的查新，還有21.19%的人進行了5次以上查新，說明大部分委托人對于我站的查新報告持認可態(tài)度。

表1 查新報告獲取情況

2.2 查新報告的利用情況

從查新報告總體利用的情況來看，查新報告的利用率占到了77.12%，未利用查新報告的僅有81人，說明絕大部分醫(yī)學(xué)科研人員比較重視查新報告，并將其二次利用。

在利用查新報告的目的中，61%的人將其用于拓展研究思路，47%的人用于撰寫論文，35%的人用于撰寫綜述，27%的人將其用于開展學(xué)術(shù)活動。可見撰寫論文和拓展研究思路是研究人員利用查新報告的重要目的。

調(diào)查結(jié)果顯示，撰寫國內(nèi)期刊論文、SCI論文和SCI綜述時參考查新報告的人數(shù)分別占60%以上、26%和13%。

而樓海萍等人[2]所調(diào)查的浙江省醫(yī)藥衛(wèi)生科技人員查新咨詢信息利用狀況中，用于SCI論文寫作和SCI綜述寫作的比例僅占5%，說明醫(yī)藥領(lǐng)域的科研人員較少利用查新報告文獻撰寫SCI論文。而且根據(jù)自主填寫的調(diào)查答卷了解到，僅有2人根據(jù)查新報告中的相關(guān)文獻修改了項目申請書的綜述部分，有4人將報告中的相關(guān)文獻用于指導(dǎo)研究生撰寫論文。

調(diào)查結(jié)果還顯示，54%的人撰寫學(xué)術(shù)報告時參考了查新報告，可見大部分的科研人員還是將查新報告中獲得的文獻信息用于學(xué)術(shù)交流，但在著書(8%)或宣傳(4%)方面的利用很少。在參考查新報告拓展課題研究思路方面，用于調(diào)整研究方向(23%)、加深研究方向(39%)和產(chǎn)生新課題(34%)的比例相差不大。

經(jīng)調(diào)查，在所有的查新報告用途中，用于拓展研究思路方面的比例最高，這可能是由于查新報告中檢索相關(guān)文獻與科研人員根據(jù)自己的研究需要檢索相關(guān)文獻的出發(fā)點不同所導(dǎo)致的。檢索出發(fā)點不同、檢索渠道不同使課題申請人能站在一個新的角度審視自己的課題，從而對所申請課題進行調(diào)整、修改或取舍。

2.3 影響查新報告利用的相關(guān)因素

影響查新報告利用的相關(guān)因素及醫(yī)學(xué)科研人員對查新報告的認可度見表2。

從表2可看出，醫(yī)學(xué)科研人員在利用查新報告時，最看重的是相關(guān)文獻的檢出程度，其次是查新單位的資質(zhì)；而最不看重的是查新單位的類別，原因可能與查新報告的功能有關(guān)。相關(guān)文獻的檢出程度與自己課題能否順利通過有著一定程度的相關(guān)性。由于出發(fā)點不同，科研人員在科研過程中所檢索到的相關(guān)文獻與查新員所檢索到的相關(guān)文獻是有一定區(qū)別的，因此科研人員在查新時最看重的首先是相關(guān)文獻的檢出程度。

此外，在接受調(diào)查的科研人員中，大部分科研人員認為查新所檢出的相關(guān)文獻往往比自己檢出的相關(guān)文獻多，沒有科研人員認為查新報告對自己完全沒有幫助。

2.4 查新申請人對醫(yī)學(xué)信息的需求

醫(yī)學(xué)科研人員對醫(yī)學(xué)信息的需求、獲取信息的主要類型、途徑和存在的主要障礙情況詳見表3。

2.5 對查新報告的要求和建議

醫(yī)學(xué)科研人員對查新報告的質(zhì)量、存在的問題和要求、建議等見表4。

表2 影響查新報告利用的相關(guān)因素及醫(yī)學(xué)科研人員對查新報告的認可度

表3 醫(yī)學(xué)科研人員對醫(yī)學(xué)信息需求和信息獲取

表4 查新報告獲取的要求和建議

注：帶★題目為多選項目，其余為單選項目

3 討論

3.1 準確選擇查新報告的相關(guān)文獻

查新人員與項目申請人檢索文獻的目的不同，檢索技巧和方法也不同，不同查新員檢出的文獻也會有所不同，選取相關(guān)文獻的標準也不同，主要相關(guān)、密切相關(guān)文獻的確定往往受查新員的知識、心理、經(jīng)驗和專業(yè)能力等的影響[3]。因此，即便是同一查新站，不同查新員在同一份報告中所列的相關(guān)文獻也會有所不同。科研人員對查新報告中相關(guān)文獻的檢出程度最為關(guān)注，但對查新單位的類型和資質(zhì)并不太看重。項目申請者能否通過所列文獻了解自身課題的全貌、能否看到之前并未搜集到或閱讀到的相關(guān)文獻、能否因所列文獻產(chǎn)生新的思想火花，是影響其利用查新報告的主要因素。

非醫(yī)學(xué)專業(yè)的查新員應(yīng)在平常的工作中積累一些基本的醫(yī)學(xué)基礎(chǔ)知識，以便在與醫(yī)學(xué)科研人員交流時能更準確地掌握查新點，在檢索過程中能更精準地選擇與課題相關(guān)的文獻，避免在挑選文獻時犯如漏掉密切相關(guān)文獻或選擇太多的無關(guān)文獻等低級錯誤。查新員要提高自己的快速閱讀能力，爭取在最短的時間內(nèi)閱讀最多的文摘甚至全文，因為在很多情況下，標題和文摘并不能反映文章本身的全部內(nèi)容，特別是某些綜述性文獻、護理學(xué)文獻或某些與所查課題僅僅是所用藥品或參數(shù)有所不同的文獻，需要閱讀全文才能看出差別。查新員在遇到不確定或較難課題的時候，多向其他查新員或?qū)徍藛T請教，或直接咨詢項目申請人，做到密切相關(guān)文獻全部選，一般相關(guān)文獻列主要，不相關(guān)文獻要舍棄。

3.2 縮短查新報告的獲取時間

從滿意度來看，49.15%的申請者認為我站查新報告的出具速度很快，但仍然有65.25%的申請者希望把出具報告的時間壓縮到5天以內(nèi)。這是由于很多申請者都是在需要提交報告的時候才匆忙提出申請。查新速度太快容易犧牲報告的質(zhì)量甚至產(chǎn)生漏檢的嚴重錯誤，申請者對匆忙拿到的查新報告也沒有時間去仔細閱讀；速度太慢則會產(chǎn)生大量報告積壓，無法消化，使得項目申請者錯過申報時間，從而影響申請者對查新報告的利用。因此，如何在大量查新申請涌入時，保持查新速度和質(zhì)量之間的平衡，考驗著查新員的智慧。

如何在查新時間和質(zhì)量上找到平衡點，是很多查新站都面對的問題。查新站可以主動出擊，在每年固定的項目申報時期到來前，查新員通過網(wǎng)站公告、群發(fā)郵件、電話通知各部系和其他科研院所的負責(zé)人，提醒他們提前進行查新，避開查新高峰。在查新高峰時查新員可采取“車輪戰(zhàn)”的方式，如查新員接下課題并與項目申請人溝通確定檢索式并挑選相關(guān)文獻后，可將密切相關(guān)的文獻反饋給申請人閱讀，非常相似的中文文獻可以由申請人闡述與查新點的異同，外文文獻可發(fā)給英語水平較好的申請人進行摘要或主要內(nèi)容的簡單翻譯，根據(jù)這些文獻由申請人判斷檢索方向是否正確。在等待申請人反饋期間，查新員則可以繼續(xù)接下第二個課題并確定第二個課題的檢索式和相關(guān)文獻。當上一個課題的反饋回來時，查新員就可開始著手第一個課題查新報告的結(jié)論撰寫等后續(xù)工作。如此輪番進行，可最大程度節(jié)省查新時間，減少查新過程中可能產(chǎn)生的錯誤。

3.3 加強查新報告的結(jié)論深度

查新結(jié)論是查新報告中的最重要部分。它對被評價項目的新穎性起到了決定性的作用，而對其創(chuàng)新性水平的高低也起到了一定的作用[4]。項目申請人在拿到查新報告后通常會第一時間閱讀查新結(jié)論，因此查新報告的結(jié)論深度也是決定項目申請者是否繼續(xù)利用查新報告的關(guān)鍵因素。在調(diào)查中，僅有30%的申請人認為查新報告的結(jié)論深度足夠。在自助填寫的問卷中發(fā)現(xiàn)，有申請人認為結(jié)論寫法模式化嚴重，沒有參考價值；也有申請人認為查新員沒有突出所查課題的新穎點，沒有深入分析其他相關(guān)文獻的技術(shù)路線或研究結(jié)果與所查課題的不同。

對查新結(jié)論，科研人員已不滿足于文獻羅列后的簡單總結(jié)。有的科研人員認為查新報告結(jié)論應(yīng)等同于一篇小型的論文綜述，內(nèi)容還應(yīng)包括其研究項目在整個專業(yè)領(lǐng)域中的研究現(xiàn)狀、最新進展、相關(guān)成果和專利，還有哪些研究空白，項目今后發(fā)展方向和趨勢的預(yù)測分析等。因此，查新員在寫查新結(jié)論時，除了緊緊圍繞所查文獻情況進行總結(jié)外，還應(yīng)在總結(jié)的形式和方式上進行新的探索，在撰寫方式上多閱讀所查項目的綜述性文獻并學(xué)習(xí)其寫法，盡量掌握一些信息分析的基本方法。如培養(yǎng)自己的發(fā)散思維和收斂思維、將定性或定量的分析方法運用到對項目查新的總結(jié)中，從而寫出更具深度的查新結(jié)論。

3.4 提供密切相關(guān)文獻的全文

調(diào)查顯示，有41.61%的人認為學(xué)校或單位所購買的數(shù)據(jù)庫太少，且很多醫(yī)療單位根本沒有自己的文獻數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致很多醫(yī)學(xué)科研人員不知道該到何處去尋找文獻；有21.19%的科研人員知道從PubMed和Highwire等免費的數(shù)據(jù)庫中查找文獻；而高達78.82%的科研人員最主要的需求是國內(nèi)外文獻全文。然而從全文文獻獲取情況來看，38.98%的人認為獲取全文較為困難，很多時候在查新報告中看到某篇相關(guān)文獻非常有用，卻發(fā)現(xiàn)只有摘要，無法看到全文。在對查新站所提的建議選項中，近70%的申請者都希望能提供密切相關(guān)文獻全文。因此在提供查新報告時，查新員應(yīng)該將密切相關(guān)文獻的全文作為附件一并提交給項目申請人。如果在學(xué)校購買的數(shù)據(jù)庫上無法獲取全文，查新員可在查新互助平臺上向其他學(xué)校的查新員發(fā)出互助請求，獲取全文；如果仍然無法獲取，而申請人確有需要的，可通過國際聯(lián)機獲取全文。

3.5 保障查新報告的質(zhì)量

一份高質(zhì)量的查新報告應(yīng)包含準確的基本信息表述、準確的相關(guān)信息采集、正確的相關(guān)文獻著錄和分析、清晰客觀的查新結(jié)論表述、規(guī)范準確的文字表達。若查新報告的內(nèi)容漏洞百出、語焉不詳，是不會被申請者所看重和利用的。雖然79.66%的申請人認為我站的查新報告質(zhì)量較好，但仍然有近20%的人認為我站的查新報告質(zhì)量一般，還有3人認為質(zhì)量很差。有科研人員提出我站出具的報告列出了一些冗余文獻，與其課題相去甚遠；也有人提出查新員不具醫(yī)學(xué)專業(yè)知識，所出具的報告在結(jié)論的描述上用詞不夠準確，甚至還有申請者提出我站的報告出現(xiàn)序號不連續(xù)這樣的低級錯誤。

查新員在完成一份查新報告時，要認真檢查查新報告中的基本信息，如項目名稱、科學(xué)技術(shù)要點、查新點、英文譯名等，并通讀報告，對文字的正確性、可讀性和流暢性認真推敲，對可能引起歧義的語句進行修改。查新報告交由審核員審核時，審核員除重復(fù)以上步驟外，還應(yīng)重點審查報告檢索是否全面、檢索詞是否妥當、檢索式是否與檢索結(jié)果對應(yīng)，將查新報告的嚴謹性、客觀性體現(xiàn)在每一處細節(jié)，從而提升申請人對查新報告的評價和認同[5-6]。

3.6 提升科研人員的信息素養(yǎng)

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在很多基層醫(yī)療單位中，一些申報課題的工作者在平時工作中很少注重醫(yī)學(xué)信息的獲取，自身也缺乏必要的檢索知識，在需要申報課題時才在網(wǎng)上胡亂找尋一些文章，拼湊成自己的課題，而這些課題在經(jīng)過查新后，項目重復(fù)率也相當高，從而導(dǎo)致項目無法進行申報或需要重新修改。有部分申請人對查新根本不了解，認為查新不過是申報項目所必經(jīng)的一個程序而已，對拿到手的查新報告并不仔細閱讀，更談不上對其中蘊含的信息加以利用了。即便是在信息獲取渠道較為豐富的高校，也有部分科研人員由于英語水平較差等原因，放棄閱讀外文，只利用中文文獻，影響申報課題的水平和層次。

針對以上情況，查新員應(yīng)在平常多利用自身資源，對各類科研工作者開展各種形式的信息檢索技巧、數(shù)據(jù)庫介紹和利用等各種培訓(xùn)。如我站每月都面向?qū)W生和教師開展數(shù)據(jù)庫利用講座，從2005年開始每個季度編輯《圖書館信息簡報》供讀者閱讀，還對有需求的地方醫(yī)療機構(gòu)提供上門培訓(xùn)等。同時，還建立了高層次人才信息交流群，隨時解答他們在信息查詢方面的問題，收到了良好的效果。此外，針對部分科研人員外語水平有限，無法利用外文文獻的情況，較為專業(yè)或困難的外文可發(fā)給英語水平較好的項目申請人翻譯，而針對英語水平較低的項目申請人可由查新站提供外文文摘的翻譯。