運用UFO報表過程中易出現(xiàn)的問題

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運用UFO報表過程中易出現(xiàn)的問題

鄭勝利

神華國能集團有限公司重慶發(fā)電廠 重慶 400053

[摘要]用友ERP-U8系統(tǒng)在現(xiàn)代企業(yè)信息化管理中有著廣泛的應用，其中UFO報表系統(tǒng)報表模板為報表編制提供了方便，但企業(yè)的具體情況各有不同，本文對日常工作運用UFO報表過程中遇到的問題進行歸納總結，為同仁在使用UFO報表系統(tǒng)時提供一些解決問題的辦法。

[關鍵詞]UFO報表系統(tǒng)；格式設計；數(shù)據處理；編輯；報表編制

一、設計報表時容易出現(xiàn)的問題

有時在UFO報表中進行了數(shù)據錄入與修改取數(shù)公式，一陣忙綠之后點擊重新計算，結果出現(xiàn)：剛剛輸入的部分有數(shù)據，并且剛輸入部分在所有表頁中數(shù)據完全相同，沒有發(fā)生變化；或者出現(xiàn)剛剛修改輸入的部分變?yōu)榭瞻住Ｉ鲜鰞煞N情況使報表呈現(xiàn)出明顯的錯誤，不能實現(xiàn)使用者的初衷。

UFO報表外觀雖然類似Excel文件，但UFO報表有自己的特點：具有“格式”和“數(shù)據”兩種狀態(tài)，如圖1所示。單擊報表界面左下角的狀態(tài)標識可進行“格式/數(shù)據”的狀態(tài)互換。在“格式”狀態(tài)下可以進行報表格式的設計和取數(shù)公式的設置，但不能進行數(shù)據的錄入或計算等操作；“數(shù)據”狀態(tài)下可以看到報表的全部內容，包括格式和數(shù)據，但此時不能修改格式和取數(shù)公式。假如在“格式”狀態(tài)下操作數(shù)據的錄入或計算，就會產生上述第一種情況；假如在“數(shù)據”狀態(tài)下操作取數(shù)公式的設置，就會產生上述第二種情況。

歸根結底，出現(xiàn)上述錯誤主要是因為沒有把握UFO報表兩種狀態(tài)的規(guī)律：“格式”狀態(tài)下編輯，“數(shù)據”狀態(tài)下錄入和計算；其次是把“格式”狀態(tài)和報表本身外觀的格式以及菜單欄的格式操作工具混為一談。區(qū)別其最簡單的辦法是：如果編輯區(qū)的單元格中顯示是“公式單元”字樣而不是數(shù)據，說明報表處于“格式”狀態(tài)，反之處于“數(shù)據”狀態(tài)。

二、報表公式編輯和數(shù)據處理時容易出現(xiàn)的問題

到季末或年末時，報表數(shù)據經常需根據要求而調整，就出現(xiàn)會計不斷地反結賬、反記賬、取消審計、修改或增減憑證等往返循環(huán)工作，既費時又費力。季末、年末時間緊工作量大，讓人疲憊不堪。甚至有時因電腦中賬套太多，忙亂中報表計算出來了，才發(fā)現(xiàn)當前打開的賬套與報表默認的賬套號不一致，結果完全是張冠李戴風馬牛不相及。

企業(yè)常用的財務報表的數(shù)據來源于總賬系統(tǒng)或報表系統(tǒng)本身，用友UFO報表中的公式可以從其他功能系統(tǒng)（如總賬、應收管理、應付管理系統(tǒng)等）中取數(shù)。單元公式是報表取數(shù)的基礎，定義單元公式就顯得尤其重要。

定義單元公式利用函數(shù)向導進行函數(shù)錄入時，單擊“參照”按鈕，在系統(tǒng)提示下完成函數(shù)建立工作。在此勾選“包含未記賬憑證”復選框，操作員在憑證未做記賬時就可以看到所有已填制憑證的最終結果，這樣報表數(shù)據調整就很方便了。與此同時“賬套號”欄中不選擇“默認”，而直接選擇對應的賬套號，如圖2所示，這樣報表取數(shù)就會到指定的賬套就不會出現(xiàn)張冠李戴的現(xiàn)象；

或者在“數(shù)據”狀態(tài)下打開“數(shù)據”菜單，單擊“計算時提示選擇賬套”命令（下拉菜單灰色條塊）如圖3所示，則每次進行表頁計算時，系統(tǒng)會自動彈出“注冊”窗口，提示操作員重新選擇需要進行計算賬套，同樣能避免上述問題。

三、調用報表模板中容易出現(xiàn)的問題

1.完全利用UFO報表系統(tǒng)提供的財務報表模板出現(xiàn)取數(shù)不完整，甚至錯誤的現(xiàn)象。

由于UFO報表提供的是不同行業(yè)的各種標準財務報表模板，模板具有大眾化、通用性，而不同的企業(yè)其性質及經營管理各異，如企業(yè)的風險管理、資產管理、成本管理和投融資管理等業(yè)務不盡相同。從而各企業(yè)需要根據自己實際核算內容作出相應的修正，如資產負債表中相應的應收與預付賬款項目、應付與預收賬款項目、存貨項目等，又如利潤表中的財務費用項目等。《財會月刊》2014年第6期《用友軟件利潤表本期數(shù)賬務取數(shù)公式的問題》（鐘愛軍 周列平）和同年第7期中《如何“量身定做”制造類企業(yè)報表模板》（趙麗紅）已對取數(shù)問題和模板調整做了詳細的論述，在此不再贅述。

對于業(yè)務相對簡單的中小型企業(yè)，可以利用紅字沖銷法填制憑證，避免損益類賬戶在借貸方均有發(fā)生額，從而可以直接利用UFO報表利潤表模板，也算一種簡便方法；在《用友軟件利潤表本期數(shù)賬務取數(shù)公式的問題》中，提出了解決損益類賬戶在借貸方均有發(fā)生額情況下的正確取數(shù)方法：改變利潤表模板的公式單元，重新錄入財務函數(shù)，將QM（或者JE）函數(shù)與TFS（或者DFS）函數(shù)進行組合應用。

2.UFO報表系統(tǒng)模板是基于企業(yè)正常營運條件編制所需而設計的，其并沒有考慮企業(yè)特殊情況所需，例如企業(yè)結業(yè)清算、破產清算等。此時編制者則需根據清算要求，按有關規(guī)定在清算期間自行編制報表模板編報“清算資產負債表”、“清算損益表”和“清算財產表”，于清算終結時編報“清算損益表”和“債務清償表”。

參考文獻

[1]陳明然.會計電算化教程(用友通用標準版10.3).高等教育出版社,2012

[2]鐘愛軍,周列平.用友軟件利潤表本期數(shù)賬務取數(shù)公式的問題.財會月刊,2014.6

[3]趙麗紅.如何“量身定做”制造類企業(yè)報表模板.財會月刊,2014.7