論信息時代高校檔案有效服務

謝曉娜

（湖南財政經濟學院 繼續教育部，湖南 長沙410205）

現如今，信息技術高速發展，廣大師生對高校的檔案信息服務水平要求越來越高，不僅需要擁有基本的信息收集和錄入功能，還要求高校的檔案管理系統能夠根據時代的變化能適應不同的需求，例如：較為深入的數據分析以及數據分類管理等功能。在這個高速發展的信息時代，高校的檔案服務管理工作也面臨著越來越多的挑戰，從基本的信息錄入到現如今的精細化分類管理，都需要高校的教育工作者和管理者能夠從根本上提高工作效率、拓展信息檔案管理的廣度，文章也從信息時代大背景的角度出發，對現如今高校檔案有效服務做出有效的分析。

一、現如今信息時代高校檔案服務中存在的問題

（一）條件缺席導致檔案服務的滯后化

實際上，大部分高校在檔案服務管理上都存在“紙上談兵”的現象，雖然管理者口頭上多次強調檔案管理的重要性，要求工作人員積極執行，但是高校財務部門卻不能撥給工作人員相應的款項，特別是高校的教師以及學生不能從根本上認識到檔案服務管理的重要性，沒有相應的群眾基礎，因此在這個不被認可的大背景下，檔案管理工作者的工作態度基本上是“等靠要”。而從場地的管理建設方面來講，根本無法滿足信息時代的高校檔案有效服務要求，檔案的基礎設施建設完全跟不上時代的發展，因此導致高校的檔案服務水平一直無法得到提高，這樣檔案的服務品質以及橫向拓展就無從談起。

（二）價值缺席以及檔案服務功能的弱化

因為高校的檔案服務部門通常不受重視，而偏居與校園的一隅，對于學校的影響力當然無從談起，高校的管理層也對于檔案管理工作人員不夠重視，從事相關工作的人員自然沒有工作的動力和激情，缺乏應有的成就感。在這樣的環境下檔案服務的價值就無法得到體現，長此以往，檔案管理工作人員就形成了工作拖沓、懶散的情況，這樣的工作狀態，自然無法勝任檔案有效服務的工作，而這樣的工作狀態被校園內的師生們看到，也形成了對于檔案服務工作人員工作態度不認真的看法，反復以往，形成惡性循環，直接影響到了檔案工作本應該塑造的良好形象。

（三）設備缺席導致的檔案服務內容單一化

信息時代的最大特征之一就是科技創新的大量應用以及信息數據的海量增長，高校作為學術研究的重要場所，每天都會產生大量的各類數據，從有價值的文本文件、圖片證書再到器件物品的收藏等發展到現如今的各類視頻音頻、電子文檔、重要證書的電子檔等。特別是互聯網時代的到來，高校的檔案服務管理水平標準一提再提，但是很多高校對于這樣的標準卻不甚了解，對于高科技的創新轉化能力也十分緩慢，甚至在很多地區的很多學校連校園一卡通、自動化辦公系統等這樣簡單的檔案信息服務管理系統都還很欠缺，如果一個學校連基礎的信息服務管理設施建設都沒有完善，那就更不用談及其他信息時代的檔案管理服務模式了，任何制度以及系統的建設如果沒有基本的硬件條件設施的建設都是徒勞的。因此在很多高校,檔案服務的單一化將是無法在短時間內改變的。

（四）內涵的缺席導致的檔案服務的僵化

對于高校檔案有效服務的定義，目前存在一些比較急功急利的狀態，為數不少的人認為檔案僅僅是一種承載信息的工作，檔案管理工作甚至不如生產車間的機器。沒有內涵也沒有挑戰性，僅僅是大量的重復的數據錄入工作，這樣的高校檔案服務缺乏信息時代最基本的理念支持以及價值支撐。這樣的環境對于檔案服務的發展是十分不利的。而內涵缺席的根本，在于很多人無法認識到檔案服務的核心內涵，包括很多檔案服務的工作人員，也因此檔案服務工作人員不能自主的去發掘和積極思考檔案服務的核心理念。也無法把檔案服務工作與大學教育的辦學理念相互聯系在一起，也就導致了工作中的成就感和幸福感的缺失。當一份工作的價值和責任感無法得到體現，那么相關的工作人員就成了為了工作而工作的“機器人”，這樣對于一個服務行業無疑是災難性的，這樣的工作人員提供的服務必然是僵硬、無聊的。

（五）檔案服務深層次的開發不夠完善

高校的檔案管理服務工作應該體現其應有的服務價值，應該采取深層次、多渠道的開發利用模式，充分挖掘檔案信息資源管理的強大作用，通過對于高校資料、圖片、實物管理、互聯網信息發布的角度出發整合現有的檔案服務渠道。通過各種渠道幫助高校完善自身的服務建設體系，而現有的高校檔案服務管理系統以及服務體系的深層次的開發還有待完善。

二、信息時代高校檔案服務內涵的延伸

（一）做到服務觀念上的轉變，開放式服務。

信息時代的到來是一個不可逆轉的大形勢，人們已經從過去被動接受信息轉變為主動傳播信息、利用信息，人們對于信息的理解也越來越深刻。人們對于信息的應用更多的體現在交流以及合作方面，人們渴望將自己的信息放到集體組織以及社會中來體現自身的價值，這樣剛好滿足了信息時代的特征和需求。因此，檔案服務也應該積極迎合這樣的時代，開放式的服務可以更好的滿足現代師生的各種需求，以及在轉型服務社會檔案信息管理的過程中應該積極的去改善傳統的單一思維模式，重新發現檔案服務的價值亮點，能夠自主的將檔案服務工作融入到服務大學校園師生的教育事業中去，通過檔案服務理念的創新，來實現高等教育與社會間信息的交流與互換，進一步推動校園文化與社會文化的融合。

（二）從服務方式上做好普及信息工作。

信息時代，人類對于互聯網以及計算機的依賴越來越大，如果某一天一旦離開這些工具就會出現束手無策的狀態，這就是信息時代對于我們的巨大影響，這樣的大背景下，高校的檔案服務管理工作只有盡快應用和普及信息化的服務設施，加快提升高校檔案服務管理的水平。切實的提高高校檔案服務的工作效率，充分利用好現有的各種網絡資源，盡快實現學校檔案管理的網絡化、信息化，并能夠充分的實現社會公共信息服務區間的開放，系統擁有基本的信息查詢、研究分析功能。其次，在基礎工作的基礎上應該引進更多高科技產品，做好檔案數據的儲存和維護工作。

（三）從服務質量上講，應該進一步提供更為專業的服務。

信息時代，服務行業作為第三產業已經成了經濟發展的重要產業，服務至上的理念越來越深入人心，在這樣的時代下，高校的檔案服務工作應該不斷拓展內涵，體現出檔案管理的專業性以及高效性，并且在基礎工作的基礎上應該保證檔案信息的信息安全，對于進入系統的信息應該擁有一套簡單的審核手段，防止出現重復信息錄入的情況。最終通過大量的實踐創新，爭取推進實踐應用的廣度，從而引導行業的生產。

（四）實現信息資源的共享

面對信息時代各種創新對于傳統行業的不斷沖擊，人類應該充分意識到信息時代對社會所帶來的深刻變革，整個人類的知識總量和信息數量都在瘋狂增長，對于市面上紙質的文獻情報，不可能做到完整的收集，為了更好的保存和利用這些信息，應該分階段的將這些信息逐步錄入到現有的信息管理系統當中，并組建一套完整的信息分類系統，對于管理的內容實現一體化的信息分類管理充分發揮檔案信息化管理的優勢，并爭取盡快實現信息資源的共享。

三、信息時代高校檔案有效服務問題的解決策略

（一）完善基礎平臺建設，落實信息服務

通過技術手段完善高校的檔案服務發展體系，通過一系列信息服務手段幫助高校檔案科學管理實現有效的信息服務水平，在信息時代，檔案服務工作對于技術以及配套設施的依賴性越來越大。高校的檔案管理如果想要實現有效的服務，就必須在基礎設施方面加大投入，做好硬件的保障工作，首先應該對檔案存放的場館進行重新規劃和設計，配套相應的設施，保證其能夠滿足和符合信息時代下的高校檔案服務水平，另外，對于落實信息服務以及延伸拓展應用方面，高校應該積極發揮主觀能動性，進行自主研發，制作一套最符合自己學校情況的信息服務管理系統，構建符合實際的后臺數據庫，并做好后期的分類管理工作，確保提升和落實服務的精確度，對后臺的資源進行整合，做好資源分配以及管理效益的各項工作，保障高校檔案信息服務執行效率的最大化。

（二）改善管理水平，提升服務質量

信息時代，最為重要的一個特點之一就是通過信息化的服務手段為人類節約時間提升效率，但是隨著信息化的不斷發展，相應的弊病也逐漸體現出來，因為隨著社會的進步信息量的急劇增大，導致信息的篩選工作成了問題，而高校的檔案信息服務系統，如果不能通過有效的管理和篩選，就不能幫助師生在海量的信息中快速篩選出想要的信息，這樣反而浪費了更多的時間。因此如何提升信息篩選的效率也就成了當務之急，高校高層管理人員應該制定出完善的管理制度，能夠激發檔案服務工作人員的工作積極性，讓工作人員能夠發自內心的做到以人為本的服務態度。其次，高校管理人員應該大力支持發展檔案服務過程中的設備建設，通過系統化的服務流程，來幫助檔案服務人員能夠系統化的提升服務水平，最終達到檔案服務管理的標準性和一致性。

（三）建立對外服務窗口，做好信息服務的開放工作

因為信息時代信息量的暴增，也導致了信息的碎片化以及遺忘化，這樣的條件下會直接影響到我們記憶點對事物價值本身的判斷，因此，如果高校想要提升自身檔案服務的水平就必須做好效率管理，但是效率管理體系，有其自身的發展瓶頸，為了能夠進一步提升高校的檔案服務水平，就應該考慮做開放式的檔案服務工作，在校內選址，然后開放借閱服務窗口，并安裝配套的打印設備，為前來借閱、分享信息的人提供必要的硬件服務設施，保證其有一個開放式的服務條件，另外，需要制定一套符合開放式檔案服務工作的規章制度，對于不同的檔案信息進行區別存放，確定一部分機密資料不對外開放，防止重要信息因為開放式的平臺而外流。

綜上所述，信息時代背景下的信息資源正在迅速實現數字化、網絡化，檔案服務的工作形式也發生了根本性的變化，原有的紙質檔案服務管理逐步演變成電子檔案服務管理，因此，高校檔案服務人員應該將更多的精力和時間投入到檔案有效服務的工作中，檔案有效服務也必將成為高校日常運營管理體系中一個不可或缺的部分。

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