計算機技術在檔案管理中的應用淺析

陳健民

(福建水利電力職業技術學院, 福建永安366000)

計算機技術在檔案管理中的應用淺析

陳健民

(福建水利電力職業技術學院, 福建永安366000)

如今計算機技術已經在社會生活各個領域中得到廣泛的應用,在人們日常生活、工作與學習中起著越來越重要作用的工具和手段;而檔案資料的信息化管理在各個領域也得到充分的重視,如何把計算機技術充分應用到檔案管理工作中,提高檔案工作管理水平,更好地提供利用、服務社會,并促進檔案管理實現現代化、信息化、社會化的方向發展;在這發展過程中同時也不斷伴隨著一些問題的出現,如何解決這些問題的工作也在同步開展;主要就是針對計算機技術在檔案管理中的應用進行探討。

計算機技術; 檔案管理; 應用研究; 現代化

隨著信息成為知識經濟時代最為重要的資源,人們對法律、政策、科技等社會信息的掌握和運用需求日益增長。檔案資料作為忠實記錄人類活動痕跡、有機地融合著這些信息并有著憑證作用的史料載體,在人們日常生活中發揮著越來越重要的作用,國家、社會對檔案工作也越來越重視。如2013年3月15日福建省人力資源和社會保障廳、福建省財政廳聯合發文《福建省解決未參保高齡職工老年生活保障和特殊困難人員基本醫療保險的實施辦法》(閩人社文〔2013〕139號)后,各檔案管理部門通過為我省大量符合條件的相關人員提供原始檔案資料利用,給他們帶來實實在在的切身利益。用戶信息需求在制定檔案信息開發政策和服務模式時顯得尤為重要,如何利用計算機技術推進檔案管理信息化,更好地將檔案信息資源開發利用已成為檔案界研究的中心課題。

一、計算機技術在檔案管理中的重要作用

傳統的檔案管理一般僅以簡單的人工或輔助工具對檔案的實體進行管理,不夠重視檔案信息的開發利用,未將實體檔案資料同步數字化處理歸檔,這樣不方便人們的查閱利用且管理效率低下,已難以適應新形勢的要求。計算機以系統管理、超大容量和運算快捷的特點改變了傳統管理模式的狀況,減少了大量簡單、重復的人工勞動,驟增的電子文件得到及時收集、有效管理與開發利用,大大提高了工作效率,實現了科學保管、有效利用的目的。快速的網絡信息傳遞、復印、縮微、激光掃描等技術,極大地方便人們對需求信息的獲取,也為檔案工作的創新提供了強有力的技術支持,減小了實體檔案因頻繁取出使用、外借造成的損壞或遺失可能性,徹底改變了檔案工作完全靠人工管理的歷史。

(一)檔案管理的信息化

檔案信息是社會信息系統中一種獨特的資源,具有一定的職能性、憑證性、史料性等特點,有著信息價值及憑證價值。計算機技術、信息技術迅猛發展和廣泛應用,還有數碼相機、掃描儀等電子數碼產品的普及應用,為檔案的信息化科學管理和有效開發利用創造了前所未有的契機。計算機技術以存儲量大、處理速度快、輸出形式多樣等特點進行檔案信息的科學管理,比傳統的人工管理模式更具有方便快捷的優勢,可實現檔案信息資源共享,實現檔案安全管理并高效提供利用的目標。隨著社會的發展,人們對檔案信息利用的要求越來越高,這必將促使檔案管理的信息化發展。

(二)儲存信息的海量化

國家機構、社會組織以及個人形成的各種形式的檔案資料,許多檔案管理部門利用掃描、拍照等手段數字化后錄入計算機與實體檔案同步并行保管,特別是實現辦公自動化(行政機關中大都叫做電子政務,企事業單位就大都叫OA)后產生了大量的電子文件,經過鑒定整理歸檔后這些信息形成了一個龐大的信息源,傳統的檔案載體發生了質的變化。而海量檔案信息資源必須系統地進行存儲管理,從而實現向社會提供高效率使用的初始目標,這些工作的完成則必須要借助計算機技術及設備等海量存儲、快速運算及復雜的邏輯判斷能力等來加以解決,甚至建成數字檔案館(室)或各種類型的計算機網站來實現現代化的檔案管理模式。

(三)檔案管理的自動化

傳統的實體檔案管理中,信息查閱利用只能通過人工操作,面對大量的電子文件涌現,其管理的效率很難提高。計算機以強大的邏輯判斷能力,對文字與聲像等的處理具有相當大的優勢,能夠實現檔案信息的數字化、系統化、標準化管理,提高檔案信息的管理及利用效率。檔案管理編著過程中利用應用軟件,可快速將需歸檔的電子資料根據檔案管理要求進行分類編錄儲存,原先凌亂的信息得到系統化的整理。采用自動化辦公模式后,還可將辦理完成的文件資料實時整理歸檔。利用相應的管理軟件按不同的要求進行檢索利用,真正實現檔案信息管理、檢索等流程的自動化,方便信息資料提供利用。以前已開放的檔案信息使用只能到檔案管理部門單機檢索,現在只要已經共享到開放性的網絡上的檔案信息資源,利用網絡在任何一個地方都能進行檢索,還可將不同文件進行比對使用,更高質量地滿足不同的信息需求,實現真正意義上的資源共享。

二、計算機技術應用在檔案管理中的問題

(一)計算機網絡安全性過低

計算機技術應用于檔案管理,在帶來方便同時也存在一定的安全隱患。首先計算機軟、硬件發生故障或損壞會造成保存的數據損壞丟失,其次網絡安全問題也影響著計算機技術在檔案管理當中的應用。雖然計算機用戶端有防火墻及殺毒軟件等安全防護措施,但對黑客、木馬病毒等惡意非法入侵防不勝防。而檔案又具有原始性、憑證性及真實性等特點,如果被惡意損壞或刪改,很難再進行修復,致使檔案的安全性和可靠性受到威脅。

(二)檔案管理中對計算機技術的應用認識不清

目前有的單位工作重點還是放在實體檔案管理上,僅把計算機當作是簡單地給實體檔案編目著錄的輔助性工具,未同步建立與實體檔案相并行的檔案信息數據庫。檔案工作屬于信息管理服務范疇,除保管檔案實體延長其保存壽命維護歷史真實面貌外,更重要任務是開發檔案信息提供檔案信息服務,隨著工作對象的拓展、工作手段的更新,檔案工作的現代化信息化管理才是發展方向。計算機在數據處理與信息管理方面又具有無與倫比的優勢,為檔案的信息化建設提供強大的技術支持。充分使用計算機與互聯網等技術,實體檔案與數字化檔案的管理有機結合并進行有效開發利用,才能發揮它在檔案事業中的積極作用。

(三)工作人員素質低

因為單位或個人不夠重視的原因,檔案管理人員僅愿意采用熟悉的傳統人工管理方式,滿足于會操作計算機,根本不重視檔案信息的開發利用,知識結構老化,服務內容、技能單一。《檔案法》也規定要“采用先進技術,實現檔案管理的現代化”,如果僅憑原有的知識、技能、經驗很難適應新技術應用的要求。檔案工作者的專業知識仍然是檔案信息化管理的基礎,人員素質的提高和培養是關鍵所在。

三、加強計算機技術在檔案管理中的應對對策

(一)加強計算機信息存儲保管及利用的安全管理

針對檔案安全管理問題,我國檔案管理職能部門已經相應的在標準化以及科研方面作出大力度的支持,制定了一系列管理標準和安全防護技術措施來應對安全威脅,比如可以采用最成熟和應用最廣泛的技術平臺,選擇用身份認證技術、安全加密技術、網絡限制等方式,支持分不同的角色控制信息數據,采用橫向和縱向結合的矩陣權限控制模式保證各種信息安全,有效地保護和利用檔案信息資源;數據在傳輸過程和數據庫中采用高加密技術來保證數據的安全性,防止數據丟失或被破壞;日常中應及時做好信息數據的安全備份工作。

(二)提高計算機技術在檔案管理中應用水平

1.充分認識計算機技術的作用

要形成利用計算機對檔案進行管理的意識,且相關部門要加大設備的投入。檔案信息化管理包括信息數字化、數據格式標準化、管理模式自動化、提供利用便捷化等方面。計算機和網絡等領域技術發展十分迅速,系統軟、硬件將不斷被更新,系統的可擴充性及版本的兼容性,直接影響著應用系統和用戶需求的發展和功能的提升。因此,應當重視所選用硬件、管理軟件等的高標準化程度和可擴展性,應當能很容易地適應調整、擴充和刪減需求;另一方面,它還應具有與其它系統的接口能力,利用各系統功能之長,進行優勢互補,這樣才能為檔案的信息化管理營造出良好環境。

2.重視技術創新,提升管理水平

管理中所用的硬件設備及操作系統、數據庫產品、應用軟件應選用先進及成熟的技術產品,應遵循統一的國家規范公文格式和交換接口標準,具有良好便捷的升級能力并不斷進行技術創新。檔案管理人員也需要有創新思維、重視創新管理,制定出可行的管理思想、管理方法來適應新技術的發展,不斷地學習應用新技術,才能提升管理水平保證檔案的科學管理。

3.完善檔案管理的制度化

檔案管理現代化不僅是先進設備的配置,還包括制度的現代化和質量管理的標準化,各級各類檔案管理部門都應該制定相關的規章制度進行有序規范,保證檔案管理在各個環節都做到有法可依、有章可循,保證檔案資料得到系統完整地收集、保管,提高檔案管理水平和安全地有效開發利用。

(三)重視人才的培養

要實現檔案管理現代化,檔案管理者必須具備相適應的管理能力,這就要求國家重視人才的培養。檔案工作人員在管理工作中,不僅要具備檔案專業知識,還要懂得現代化科學管理的內涵和特點,要經常參加專業技能和現代信息技術應用能力的培訓,轉變舊的思想觀念自覺地不斷更新自身的知識結構,熟練掌握檔案專業新知識、新技術和培養創新性思維,有效利用現代工具開展工作,在創新中提高管理質量和效率。

計算機管理檔案,不是各門類檔案簡單集中收集、錄入,而是一項實現檔案管理工作規范化、制度化、科學化的高標準系統工程,是檔案工作人員的工作方向。隨著社會的發展,檔案存儲量及利用率也會隨之增加,未來計算機信息技術在檔案管理中一定會更廣泛、深層次地應用,其地位會越來越重要。檔案工作人員要學習先進的管理知識、計算機應用等現代化技術并熟練運用,不斷提高自身的素質,才能實現自動化、信息化的現代化檔案管理目標。

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G270.7

A

1671-4733(2015)02-0078-03

10.3969/j.issn.1671-4733.2015.02.022

2015-03-15

陳建民(1974-),男,福建永安人,館員,研究方向為檔案管理,電話:13123058680。