高校檔案信息數字化與檔案管理網絡化平臺的建設應用

蘇全玉

(濰坊學院，山東濰坊261061)

高校檔案管理工作是高等學校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，是衡量高校管理水平高低的重要標志。隨著信息化時代的到來，檔案已成為一種文化資源、知識資源和信息資源，為學校的檔案管理開啟了新的管理模式。信息化技術以其方便、快捷、開放，其價值越來越被社會所認識。在當前形勢下，大力推進學校檔案信息數字化、檔案管理網絡化，無疑是盤活檔案、發(fā)掘檔案價值以服務廣大師生、推動學校發(fā)展、社會進步的必由之路。

一、高校檔案管理信息數字化、管理網絡化的重要意義

所謂檔案管理信息化管理網絡化就是以計算機數據庫及互聯網為主體，把文字、圖紙、聲像等信息存貯在光盤、磁盤等載體中，通過計算機網絡和終端等方式實現檔案信息資源的有效利用和共享。其重要意義在于為用戶提供更為便捷、生動、豐富及到位的檔案信息服務，逐步實現高校檔案資源數字化、信息服務網絡化、電子文件和電子檔案管理規(guī)范化。

二、當前高校檔案信息化管理網絡化平臺建設的現狀

(一)檔案信息化工作宣傳不到位、領導重視不夠、檔案信息化質量不高

多年生成的高校檔案管理方式，沒有引起部分高校內領導以及從事檔案管理工作的人員對檔案信息化建設工作的高度重視，沒有正確認識到檔案信息化與學校內各部門的工作都息息相關，沒有在最基礎的工作上對紙質文件進行信息化資料的徹底轉化，存在信息化采集面窄、信息化不完整等缺陷，建立的數據庫規(guī)模小，規(guī)范化標準化程度低，類型單一，實用性不強，直接影響到學校總體檔案信息化管理網絡化建設進程。

（二）高校檔案信息化制度不健全，管理不規(guī)范

學校沒有形成一個統(tǒng)一的檔案信息化管理制度，各檔案管理部門形成了各自為政，各自為主的檔案信息化方法，造成信息共享程度差、數據庫利用率低，嚴重削弱了檔案網絡溝通師生、學校與社會的信息平臺作用。

（三）部分檔案人員的綜合素質無法完全適應檔案信息數字化技術的要求

隨著計算機技術的普及應用，信息化形式的檔案資源將大幅增加。對檔案人員素質提出了更高的要求。目前是許多檔案管理工作者的知識結構沒有進行深造，已不能適用當前檔案信息化工作的需要。

（四）高校對檔案信息化設備資金投入嚴重不足

高校檔案信息化與檔案管理網絡化需要照相機、服務器、高速掃描儀、光盤庫、影像數字化設備、終端器等設備的支撐，這是整個檔案信息化管理網絡化工作順利開展的基本要求。但目前許多高校對這些設備的投入嚴重不足，造成高校檔案信息化與檔案管理網絡化平臺的建設滯后。

三、加強高校檔案信息化與檔案管理網絡化平臺建設的策略

(一)加強學習，樹立檔案信息化管理新觀念

1.思想觀念更新

高校檔案信息化的產生，是信息時代先進科技在學校工作中的具體運用，面對各種科技知識成果檔案的信息化轉化，高校檔案工作者應審時度勢，與時俱進，勇于開拓與創(chuàng)新，保證檔案信息化檔案管理網絡化工作的先進性。

2.樹立檔案信息化資源面向社會、服務社會的觀念

在做好向學校教學、科研及管理服務，為師生服務的同時，積極為社會經濟建設提供檔案資源多元服務。由以靜態(tài)檔案信息資源為基礎的被動服務，轉向網絡資源為主的主動服務。

3.樹立檔案信息資源共建、共享觀念，做好檔案數據庫及信息服務平臺的構建工作

建立學校信息綜合數據庫，把多種分散的信息資源有機地集中整合，積極對有價值的資源進行挖掘，共享信息化資源。

4.更新服務理念，積極開拓服務領域，提升服務層次。只有服務創(chuàng)新，才有檔案工作的發(fā)展前景。

（二）提高認識，加強領導，完善高校檔信息化建設管理制度

根據國家的檔案管理規(guī)定，制定出本校的信息化管理標準與制度。其主要內容應包括：電子文件歸檔管理制度、保密制度、查閱利用制度、網絡安全管理制度以及具體工作人員的崗位目標責任制度等。要設有統(tǒng)一的上網目錄標準，保證人們輕松、快捷的在網上查檔，充分體現檔案信息化管理的管理方法和質量要求。

(三)加強檔案管理人員培訓，提高檔案工作人員信息化管理水平

高校檔案信息化與管理網絡化的檔次高低，與檔案管理工作者的水平有著直接的關系，只有具備一定的計算機技術和網絡技術技能的人才，才能做好網絡環(huán)境下的檔案信息資源的開發(fā)。因此要大力加強人員培訓，提升他們信息化處理能力。一是培訓檔案人員對信息化網絡化設備（施）了解、學習直至熟練運用，達到增強業(yè)務技能、提高綜合素質的目的。二是以“自學為主，培訓為輔”的模式逐步形成可持續(xù)終身教育培訓機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高，并把檔案業(yè)務學習成績作為工作業(yè)績考核的一部分。三是通過培訓，不斷擴大知識面，在熟練掌握檔案專業(yè)知識外，還要注意教育管理知識、公文寫作知識和教育科研方法知識的學習，提高綜合素質，為檔案深層次研發(fā)奠定基礎。

（四）加大資金投入力度，優(yōu)化信息化設施配置

檔案管理工作進入了信息化時代，工作重心也從“檔案保管”轉入到“檔案利用”上來。首先，建設信息化網絡平臺，需要大量的計算機等硬件設施為工具，按照規(guī)范的計算機程序來實施管理，才能形成高質量的的電子檔案。其次，提高工作效率，降低工作強度需要建立高速運行的網絡平臺，利用網絡的強大功能進行存貯、檢索、使用和管理，是檔案管理工作的發(fā)展方向。因此說建設高校檔案管理信息網絡平臺已如箭在弦。高校每年應當設立檔案信息化專項經費，為學校檔案信息化建設發(fā)展提供資金保障。

（五）優(yōu)化各項資源，加快推進信息化文件歸檔與網絡化平臺管理工作

電子文件的歸檔與管理是檔案信息化建設的重要內容和基礎性工作，也是未來檔案信息資源開發(fā)與利用的工作重點，對促進高校檔案信息化管理網絡化具有十分重要的意義。具體還應做好以下幾項工作：

1. 紙質檔案資料數字化，并備份到光盤或磁盤設備中，用于長期保存與傳遞。2.多媒體檔案數字化處理。3.實現辦公效率大幅提高，文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。4.信息化處理后的電子文件存儲方式是將電子檔案以文件形式存儲于文件服務器上，索引信息存入數據庫中。5.高校檔案網絡平臺就是為采集、整理、向社會發(fā)布教育、科研信息，發(fā)揮高校科研先導作用和科技助推器的社會職能。高校檔案管理信息網絡平臺將服務范圍擴大到全球各地，服務方式也由傳統(tǒng)的面對面交談或信函、電話式發(fā)展到不見面、直接在網上獲取自己所需的服務。

（六）提高信息安全意識，確保檔案信息利用安全

要提高檔案工作人員對信息的保密與安全意識。用制度管人、用制度管事，規(guī)范各項操作規(guī)程，加強保密措施，如規(guī)定一類檔案絕對禁止輸入信息網絡系統(tǒng)，二類檔案可以在內部網絡上使用，三類檔案可以在Internet 網上交流。同時對現有的檔案按照保密期限進行登記分類，定期鑒定，達到解密期的及時解密。爭取做到該保密的不泄密，該開放的不保密。避免成為黑客攻擊的目標，做好信息的備份工作。

（七）檔案軟件對適用性和擴展性要求越來越高，及時提升檔案軟件水平

高校檔案管理信息網絡平臺建設離不開優(yōu)秀的檔案管理信息網絡軟件，這種軟件應該具有適用性強、擴展空間大，便于對不同密級檔案信息交流使用強大功能。

（八）加強檔案信息化、管理網絡化對歸檔文件的全程服務功能

充分發(fā)揮和拓展現有網絡平臺的作用，成為檔案信息服務的窗口；數據資源全覆蓋，實現學校內所有知識資源的整合與共享；提供在線電子郵件服務、聯機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務、視頻點播服務等功能，開展檔案信息咨詢服務，與用戶進行交互式信息咨詢，運用跟蹤反饋、搜索代理等方式，為用戶構建制定全方位的檔案信息服務體系。

（九）大力發(fā)展掌上校園

信息化未來構想之一就是開展掌上校園，在高校檔案信息化網絡平臺的基礎上，整合學樣動態(tài)、新聞、招生就業(yè)、科研成果、論著等內容，通過手機實現全新的移動互聯應用，為學校師生和社會各屆人士提供及時的檔案信息服務。

四、信息電子化檔案網絡管理化的注意問題

（一）電子文件的內容，不僅易于變化而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在原稿上增刪。但其內容發(fā)生變化的可能性總是比紙質文件要大得多。隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密，這些事項都要做到萬無一失。

（二）對檔案綜合管理人員要求高，對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理。絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。管理員要有較強的知識層次和先進技術水平，目前部分檔案人員現代技術水平偏低，盡管引進了現代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

隨著各高校校園辦公自動化統(tǒng)一平臺系統(tǒng)和數字校園的陸續(xù)投入運行，計算機信息網絡的產生和發(fā)展沖破了地理界限，加快了信息傳遞速度，改變了信息傳遞方式，為廣大師生、科研人員以及社會各界提供了一個全新的信息利用模式，從根本上改進了信息交流、科研合作和資源共享，促進了教育和科研事業(yè)的迅速發(fā)展。高校檔案工作者要適應這一新形勢的要求，采取有效的對策與措施，促進電子文件歸檔管理工作與網絡化平臺的應用，實現信息資源的充分交流與共享。

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