淺析信息化時代學校評估與檔案管理工作*

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淺析信息化時代學校評估與檔案管理工作*

郭未艾

(菏澤學院辦公室，山東菏澤274015)

摘要：學校評估是對一所高校綜合辦學能力的評估，檔案管理在一個學校中有著舉足輕重的地位，所以學校評估包含著對檔案管理評估。我們可以通過檔案管理的一些細節問題來評估檔案管理的水平，同時也能折射出高校的管理水平。因此通過對學校評估以及檔案管理工作的分析，可以探討信息化時代學校評估與檔案管理模式的改變。

關鍵詞：信息時代；學校評估；檔案管理

由于社會和經濟的發展，我國已進入信息化社會，而大量的現代管理實踐也證明，任何有依據的決策和管理都是以信息為基礎的。人類發展的歷程中會形成大量的信息資源，而這些信息資源通過整理歸納就成為了檔案信息，檔案信息具有真實性、可靠性、權威性。檔案信息是人類發展的憑證，同時也是推動社會發展的重要因素。所以，我們要高度重視檔案管理工作，積極探索并提升檔案管理水平。

學校評估是以這所學校的檔案管理為基礎的，而這所學校的檔案也是學校評估的重要依據，由此可見學校檔案管理工作和學校評估工作有著密切的關系，學校檔案管理往往在評估的過程中，得到一定的發展和完善。一個學校的發展史以及整個教育教學工作，都可以憑借這所學校的檔案資料得以體現，所以我們要正確認識學校檔案資料的歷史地位，只有這樣，學校才可以在評估中搶占主動。

一、檔案及檔案管理

人們在現實生活中會產生各種各樣的信息，而檔案就是這些信息最原始的記錄，它往往反映人們最真實的生活。人類文化可以通過檔案進行翻閱查詢，同時檔案也是人類發展的見證，我們可以把檔案說成是人類歷史的糧倉，因為檔案為人類研究歷史，總結過去的經驗提供了可靠的材料依據。我們有大量的歷史檔案進行存儲，當然就必須有專門的人員進行歸納整理，檔案管理就是指檔案工作人員通過對檔案信息、類別、屬性等各方面信息進行歸納整理，同時還具有對檔案實體進行開發利用以及全面的維護工作。

二、傳統意義上的學校評估與檔案管理

(一)學校評估是對學校綜合實力的評估

學校評估對一個學校來說是一件大事，涉及到學校的各個方面，是對學校綜合辦學實力的評估。學校的綜合實力往往體現在兩個方面：一方面是硬件，例如：學校的占地面積、學校的教學設施、學校的活動場所、師生的休閑運動場所等等；另一方面就是學校的軟件，例如：學校的師資隊伍建設、學校的教學研究成果、學校的科研成果、學校的管理制度措施等等。學校的綜合辦學實力的評估往往是依靠這兩個方面進行的。

(二)檔案是承載學校綜合辦學實力的載體

檔案從硬件和軟件方面對學校綜合辦學實力進行印證。硬件方面，如為了印證學校占地面積，應有土地所有權證；為了印證教學活動場所，應有房屋產權證明；為了印證教學設施設備，應有設備資料清單及相關資料。軟件方面，為了印證師資隊伍建設，就應有教師檔案、教師培養方案、教師分類統計表、高等教育統計表等；為了印證教學改革，就應有教學改革的方案、實踐資料、課題、成果等檔案資料。

(三)學校評估也是對檔案管理工作的一次評估

學校評估過程中的方方面面的資料都應該是檔案管理所應涉及的資料。所以說學校評估不僅是學校綜合辦學實力的評估，也是對學校檔案管理工作的一次評估。檔案分類、編目是否合理，在評估過程中受到一次全面檢驗，如果檔案管理工作存在缺陷，在評估中就會暴露無遺，評估也是整改檔案管理工作的一次機會。

(四)在學校評估過程中要利用好檔案資料

評估過程中，要反反復復使用檔案資料，還有可能幾個條目同時指向一份檔案資料，也就是說這份檔案資料可以印證多個評估條目。這一過程中必須做好檔案資料的“熟悉”、“尋找”、“調出”、“利用”、“保護”、“歸還”工作。對于多個條目需要一份檔案資料印證的情況，應在條目概述中定向指定到最重要條目的資料中，譬如A1、B2、C3條目都需要這份檔案資料來印證，就要看這幾個條目中最重要的，如果說是A1條目最重要，這份檔案資料就應該屬于A1這個條目，B2、C3條目也需要這份檔案資料，就應該在這兩個條目的概述中列出這份資料，并且注明“見A1”即可。

三、信息時代的學校評估與檔案管理

時代在前進，學校評估與檔案管理也要與時俱進。評估方式在改變，檔案管理的模式也要改變。我們要認知的檔案管理信息化是源于高科技的產物，它主要是通過網絡信息化和檔案管理相結合的方式，通過高速度大容量的軟件系統對檔案工作進行管理，這是一種新型的人力資源信息管理模式。在現在這個信息高度發展的社會，計算機網絡技術的應用為檔案信息化管理提供了保障，我們應積極將信息技術與檔案管理工作緊密結合起來，促進檔案信息化工作快速發展。

(一)學校評估的改變

根據教育部門相關文件的要求，逐步建立學校電子信息檔案，充分利用網絡等現代化媒介，實現資源共享。與傳統檔案相比較，電子信息檔案有諸多的優點，例如：我們在對某一文件進行錄入時，可以在辦理過程中隨時對文檔進行歸檔，在我們不隨時進行歸檔的時候，我們可以在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，這種電子信息檔案最突出的優勢就是便于查詢。就是因為便于查詢，在學校評估過程中才要使用電子檔案調取資料的方式。通過網絡技術，足不出戶就可以了解學校的整體情況，隨著網絡技術的發展和電子聲像技術的不斷提高，還能直接查看學校的實況，甚至學校的一個角落、一個教室都能看得很清楚。檔案管理工作中很多數據可以共享，便于使用時查詢。

(二)檔案管理的應變

評估對檔案管理提出了更高的要求，建立和完善電子檔案勢在必行。為有效利用學校電子檔案，必須指導學校建設好電子檔案管理平臺。學校要從公用經費中安排專項經費安裝專業軟件管理系統，推動學校電子檔案建設。

學校要在督導評估中加強對電子檔案建設的指導。一是加快電子檔案建設速度，對沒有電子檔案的部門，摸清底數，分期分批進行建設。二是選用適合學校規模、適合學校管理需要的軟件，要具備能夠通過網絡遠程督導監控學生基本情況的功能。三是不斷地總結和推廣成功的經驗，加快實現學校檔案資料管理和教育督導評估信息的數字化建設、網絡化傳輸。

要加強相關知識技能培訓，提高教師應用信息技術手段管理和利用檔案的能力和水平。逐步推行應用電子技術手段管理學校檔案，使檔案管理工作走上現代化軌道，為教育改革發展提供務實、高效的服務。

(三)掌握計算機操作的技能，建立信息網絡

當今社會信息飛速發展，在檔案管理方面組件由傳統的紙質文檔模式向電子化信息模式轉變，這已經成為檔案管理現代化建設不可或缺的一部分，而檔案管理人員作為學校檔案的管理者，就必須具備現代化信息等一些比較超前的意識，這就體現在學校檔案管理人員要具備一定的計算機操作技能，通過計算機操作建立起學校各個部門的檔案數據庫，有效地提高檔案信息的采集、檢索等工作效率。我們通過計算機將傳統紙質文檔輸入電腦備份，這樣除了可以能夠節約紙質文檔所增加的儲存空間，還可以快速高效地檢索所需要的檔案，這些都是檔案管理信息化的優點，這種優點可以使我們在查詢文檔的時間由原來的十幾分鐘甚至半個多小時縮短為幾分鐘，在查閱檔案的時候還可以更加直觀真實地感受檔案信息。同時，我們還可以借助于監視器、多媒體電腦技術等一系列高科技的手段，使檔案信息可以在現代化機器設備中快捷、準確、方便地再現，這樣就使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的效果。檔案管理手段的現代化成為學校管理現代化和辦公自動化的有力支柱。

綜上所述，檔案管理的信息化，使學校評估的信息化成為可能，學校評估的信息化使檔案管理信息化走上正軌，只有使用現代化的技術，掌握現代化的信息，我們學校的檔案管理與評估工作才能做到更好。

參考文獻：

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［5］徐晶.論電子文件檔案化關于與傳統檔案管理的區別［J］.財富與科學，2014(8) ：33-34.

(責任編輯：袁宗建)

On School Assessment and Archives Management in the Information Age

GUO Wei-ai

(The Central Office of Heze University，Heze Shandong 274015； China)

Abstract：The school assessment is a comprehensive school running ability assessing for a university and also for the archives management because of its pivotal role in a school.The assessing of the archives management details can reflect the management level of the school.By analyzing the school evaluation and archives management，the paper discusses the ways of changing school evaluation and archives management modes.

Key words：the information age； school assessment； archives management

作者簡介：郭未艾(1973-)，女，山東菏澤人，助理館員，研究方向：檔案管理。

*收稿日期：2015-03-06

文章編號：1673-2103(2015) 03-0140-03

中圖分類號：G278.6

文獻標識碼：A