舞陽鋼鐵銷售與收款環節內部控制淺析

□文/高瑞霞

（河北經貿大學河北·石家莊）

舞陽鋼鐵銷售與收款環節內部控制淺析

□文/高瑞霞

（河北經貿大學河北·石家莊）

［提要］伴隨著我國經濟的不斷發展，各行各業都有著很大程度的發展和變化。鋼鐵企業作為我國的支柱產業，處于非常重要的位置。但是，由于鋼鐵企業原料資源的緊缺以及鋼鐵行業競爭壓力的不斷加大，使得鋼鐵企業自身的發展面臨著重重困難和挑戰。本文通過分析舞鋼鋼鐵銷售與收款環節內部控制的特點以及目前所存在的問題，并提出幾點建議。

內部控制；銷售與收款；預收賬款

收錄日期：2015年7月7日

一、舞陽鋼鐵有限公司概述

河北鋼鐵集團舞陽鋼鐵有限責任公司（以下簡稱舞鋼）地處于河南省平頂山市，是我國首家寬厚鋼板生產和科研基地，我國重要的寬厚鋼板國產化替代進口基地，中國500強企業，河南省重要的利稅大戶。現有資產總額132億元，職工一萬余人。具有年產鋼500萬噸、寬厚鋼板300萬銷售收入百億元以上的綜合實力。

舞鋼于1970年建廠，原為國防軍工項目。1978年9月，曾經號稱我國“軋機之王”的舞鋼4，200mm寬厚板軋機建成投產，一舉結束了中國不能生產特寬特厚鋼板的歷史。1997年9月，舞鋼由原冶金工業部直屬企業改制為邯鋼集團控股的有限責任公司，2008年6月加入國內的鋼鐵集團——河北鋼鐵集團。

二、舞陽鋼鐵銷售與收款的內部控制

（一）舞鋼銷售業務控制流程。舞鋼銷售管理的主要流程有以下六個基本環節：

1、處理訂單。僅接受在信用額度內的訂單，新顧客需要提交客戶信息，包括稅務登記本副本、營業執照、組織代碼證、開票信息復印件，新顧客提交的信息資料交于合同管理科保管存檔，信息管理員將新顧客的有關信息錄輸入產銷系統，建立顧客檔案，并進行合同編號。對于新顧客的初次訂單，必須100%支付貨款。

2、管理層核準銷售訂單和條件。接受訂單，由公司銷售經理簽字確認訂單，客戶需預付30%～0%的貨款，新客戶先支付貨款再發貨。價格銷售部有統一價，實行議價制度。特殊情況，由銷售部各處室提出基礎價格，銷售部領導、主管銷售經理、公司價格科有關人員參與議價。

3、確保已記錄的銷售訂單的內容準確。業務員與客戶簽訂合同后，由合同科審核價格等合同條款與支持性文件是否相符。信息管理員負責將顧客采購訂單和銷售合同信息輸入合同信息管理系統，由系統自動生成連續編號的銷售訂單（此時系統顯示為“待處理”狀態）。每周，信息管理員核對本周內生成的銷售訂單，對任何不連續編號的情況將進行檢查。每周，應收賬款記賬員匯總本周內所有簽訂的銷售合同，并與銷售訂單核對，編制銷售信息報告。如有不符，應收賬款記賬員將通知信息管理員，與其共同調查該事項。

4、確保已記錄的銷售退回、折扣與折讓均為真實發生的。舞鋼公司收到顧客提出的異議報告（函電或信件）后，及時進行分類、編號、登記。凡客戶提出的各類異議，必須具有合同號、生產號、鋼種、規格、噸位等原始資料。市場部根據客戶提出的異議情況，考慮是否需要派人去現場核實異議是否屬實。經核實異議確屬舞鋼公司的責任，匯報給舞鋼公司市場部，舞鋼公司將通過降價、降級、補貨、退貨、修補、判廢、沖重、退款、調換等處理方式來制定具體的處理異議方案，并經部門領導審批。對于客戶要求退貨、退款的，雙方確定好退貨噸位及價格的，客戶申請開具紅字增值稅專用發票，并將“開具紅字增值稅專用發票通知單”寄予舞鋼公司市場部，市場部將處理結果通知銷售部合同科，合同科打印出“異議處理通知單”將其與客戶方主管稅務機關開具紅字增值稅專用發票通知單一并送至銷售部結算科，結算科開具增值稅銷項負數專用發票，并辦理沖賬手續，調整應收賬款明細賬。

5、確保已發生的銷售退回、折扣與折讓均已記錄。定期公司會指派相關業務員與顧客對賬，如有差異業務員會及時查找發貨單等資料進行調查和處理。確認已發生的銷售退回、折扣與折讓均記錄于適當期間。業務員×××接到顧客的索賠傳真件等資料后，編制連續編號的顧客索賠處理表。確認市場部、合同科均有已處理臺賬，每月進行核對，異議臺賬按單位及日期依次統一編號，相互核對；對于已發生的銷售退回、折扣與折讓要準確記錄，如調查結果表明需調整賬務記錄，應收賬款主管將編制應收賬款調節表和調整建議，連同應收賬款賬齡分析報告一并交至會計主管復核批準后方可進行財務處理。

6、壞賬準備的計提。確保準確計提壞賬準備和核銷壞賬，并記錄于適當期間，公司董事會制訂并批準了應收賬款壞賬準備計提方法和計提比例的會計估計。每年末，銷售部根據以往的經驗、債務單位的實際財務狀況和現金流量的情況，以及其他相關信息，編寫應收賬款可收回性分析報告，考慮應記錄于適當期間的壞賬準備，交財務部復核。應收賬款會計根據應收賬款可收回性分析報告，分析壞賬準備的計提比例是否較原先的估計發生較大變化。如發生較大變化，會計主管編寫會計估計變更建議，經舞鋼公司財務部領導復核后報董事會批準。

（二）舞鋼收款業務內控流程

1、確保收款是真實發生的。由會計主管審核收款、付款憑證，主管領導審批付款審批。

2、準確記錄收款。應收賬款記賬員將編制收款憑證，并附相關單證，如銀行結匯水單、銀行到款通知單等，提交會計主管復核。在完成對收款憑證及相關單證的復核后，會計主管在收款憑證上簽字，作為復核證據，并在所有支持文件上加蓋“核銷”印戳。出納員根據經復核無誤的收款憑證及時登記現金和銀行存款日記賬。

3、監督應收賬款及時收回。月末，應收賬款主管編制應收賬款賬齡報告，內容包括應收賬款總額、應收賬款明細賬合計數以及應收賬款明細賬與顧客對賬單（業務員拿回）的核對情況。如有差異，應收賬款主管將立即進行調查。如調查結果表明需調整賬務記錄，應收賬款主管將編制應收賬款調節表和調整建議，連同應收賬款賬齡分析報告一并交至會計主管復核批準后方可進行財務處理。

（三）銷售與收款業務控制特點

1、銷售政策制定控制。銷售部嚴格按照公司制定的《鋼鐵產品價格管理》辦法執行相關銷售政策。該文件明確了價格管理的基本原則、產品價格制定依據、價格管理領導小組和市場營銷室職責、價格管理范圍，并通過價格管理流程來規范公司鋼鐵產品的價格制定，通過對各類產品的年度目標基價制定和日常價格調整的管理方式，經公司領導或部領導批準后，形成公司的基價庫。

2、客戶信用控制。銷售部制定了信用風險管理崗位和職責，信用風險評估流程，根據客戶信用評級方法和客戶信用授信表，建立客戶信用檔案。

3、收款控制。舞鋼采用的是銷售預收款制度，這就保證了企業的現金流。收款作業是由財務在收到客戶的支票、匯票、商票、本票、信用卡或電子匯兌的款項，進行相關財務處理的過程。對收款作業，銷售公司、進出口公司財會處首先從崗位上對收款人員和填寫進賬單人員進行分離；其次在銷售收款子系統中完成該作業，其主要流程和控制措施為：根據訂貨政策，每收到一筆款項，先由系統生成連續編號的收款單，再向普通會計系統拋賬，生成會計憑證。同時，銷售資金管理也對預收款的補合約欠款和退余款進行了明確規定。

三、銷售與收款控制中存在的問題和建議

（一）銷售與收款控制中存在的問題

1、缺乏內部控制評價制度。內部控制評價是內部控制的重要組成部分，對內部控制的有效性進行評價，是優化內部控制自我監督機制的一項重要制度安排，是內部控制的重要組成部分。五部委制定的《企業內部控制評價指引》對內部控制評價的原則、內容、程序和報告要求等方面進行了規范，內部控制評價的模式、組織形式、具體評價內容等則由企業根據自身實際情況確定。而舞鋼對這一評價機制是缺失的，沒有相應的文件和制度。

2、缺少高度信息化系統。舞鋼在銷售環節只有合同管理的系統，并且軟件版本過低，一些合同的相信信息并不能錄入進去，這導致一旦企業的銷售合同丟失，則相應的客戶、訂單信息則無法查詢，這不利于企業的銷售后期工作的開展。

3、銷售人員對內控的重視程度不夠。許多的財務人員都已經很好的普及了內控知識，并且在工作過程中能很好的運用，但是由于舞鋼銷售人員流動性較強，在新員工的入職過程中并沒有做好相應的內部控制培訓，導致企業在銷售環節過程中，由于銷售人員的個人行為導致喪失企業的客戶給企業帶來損失。

（二）完善舞鋼銷售與收款循環內部控制對策建議

第一，完善內部控制評價機制。根據《企業內部控制基本規范》及《企業內部控制評價指引》的規定，考慮上述因素和自身實踐經驗，舞鋼構建了“自評+復評”的內部控制評價模式。“內控自評”強調自主性，遵循自我發現、自我改進的工作機制，發揮自評主體的主觀能動性。“內控復評”側重監督評價與輔導，遵循獨立復評、專業指導的工作原則，在檢查評價“內控自評”的規范性與有效性并查找內控缺陷的同時，提供專業輔導，促進內部控制評價意識和技能的持續提高。

第二，加強信息系統建設。當今社會已進入了信息化時代，企業管理信息化已經成了一種非常普遍的現象，良好的信息系統能夠幫助企業利用現代信息技術，提高對生產、經營、管理的決策水平，能夠有效的提高內部控制的執行效率。升級操作軟件，使收款項與合同項對應，以便對收款進行控制。

第三，加強員工的內部控制教育。銷售人員是銷售部門的核心人員，是銷售部門的發動機，如果銷售人員對內部控制意識薄弱將會給公司帶來了巨大的損失。內部控制的教育應盡快在公司銷售內部開展，主要內容為內部控制的基本原理與內部控制在本公司之中的具體運用與實施，加深銷售人員對內部控制的理解與認識，從而明確內部控制中有關責任劃分、職權分離的意義，以理論知識帶動實踐，同樣以現實公司中發現的內部控制不足以形成學習理論，充分將理論與實踐相結合，將內部控制中的優秀理念融入公司的管理之中，從而真正建立起內部控制體系，防范由于銷售收款內部控制不善而給公司帶來的風險與損失。

主要參考文獻：

［1］張維維.YG公司銷售與收款循環內部控制研究［D］.遼寧大學，2014.6.

［2］羅喜英.內部控制的發展和啟示［J］.財會通訊（學術版），2007.10.

［3］企業內部控制應用指引第9號——銷售業務.

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