國內核電企業文號檔號配置一體化的措施與反思

紀紅衛

（臺山核電合營有限公司，廣東臺山，529228）

國內核電企業特別是按照專業化運作的工程公司、運營公司和承擔工程建設、生產運營任務的業主公司，在文件管理、檔案管理一體化（以下簡稱文檔一體化）方面取得了令人矚目的成績，得到核電界、檔案界人士的普遍肯定。它們在踐行文檔一體化的過程中，一直在關注檔案管理如何繼承文件管理成果以及文件的檔案化管理問題，并在文號檔號配置一體化方面進行了積極的探索，形成了有效的措施，對提高文件工作、檔案工作（以下簡稱文檔工作）效率、效益產生了直接的影響，但也客觀存在著值得反思的問題。

1 國內核電企業文號檔號配置一體化的措施

國內核電企業在文檔一體化的實踐中，在文號檔號配置一體化方面的措施主要有如下三種：

1.1 檔號套用文號

核電企業在引進國外先進核電技術的同時，也引進了國外的廠房、設備、系統和文件的編碼規則，在進行了優化和創新后，在檔號配置時套用文號的部分或全部內容。此舉使核電工程人員、生產運營人員在平時的廠房、設備、系統管理活動中，所使用的廠房、設備、系統代碼與文號（核電系統內部分人員習慣于稱為文件編碼或代碼）、檔號（核電系統內部分人員習慣于稱為檔案編碼或代碼）使用同一規則，減少了他們與文件管理、檔案管理人員（以下簡稱文檔人員）的溝通成本，無形中提高了工作效率。檔號套用文號后，對核電文檔人員的要求是提高了，它不僅要求文檔人員必須熟悉文檔工作本身內容，還必須相對熟悉核電各專業領域的常用代碼。檔號套用文號是核電領域文號檔號配置一體化的起點層級，也使得核電行業的檔案在檔號外觀特征上更有核電專業的印記。

在經過大亞灣核電基地、秦山核電基地、田灣核電基地的多臺核電機組檔案管理的實踐驗證后，國家能源局于2011年7月發布的《核電檔案分類準則與編碼規則》（NB/T-20042-2011）以行標的形式固化了這一實踐成果，在全國范圍內順利推廣。該標準要求，“檔案代碼采用組合編碼，分為五組，依次為全宗號（單位）代碼、項目代碼、分類號、特征碼、順序號”［1］。其給出的推薦檔號結構為：X-X-LNNN-X-［N］NNN，其中第二組“項目代碼”（X）和第四組“特征碼”（X）的長度根據需要確定，包含核電工程人員、生產運營人員非常熟悉和習慣使用的項目代碼、機組號、建/構筑物代碼、系統代碼、設備類型標識代號、核燃料循環號、機組大修號、年度、組織機構代碼、員工號、合同號、訂單號等［2］。以某核電企業檔號中的特征碼為例，檔號009-H15.12-EVR-P-0001 表 示XX 公 司1號機組的EVR系統安裝活動中形成的需永久保存的安裝竣工報告第一個案卷；這里的“EVR”為安全殼冷卻通風系統代碼，即所謂的“特征碼”，在公司的內部程序里早以約定為為安全殼冷卻通風系統代碼，在各類文件中也以此代稱。

在檔號配置過程中套用文號，實際上起到檔案管理繼承文件管理、業務管理成果的作用，促使核電文檔人員與核電工程人員、生產運營人員使用同一語言對話?？梢?，各類“項目代碼”和“特征碼”，可以無一例外地出現在對應的文件文號中，作為其重要組成部分；文號中的這些內容又無一例外地被檔號套用，作為檔號的重要組成部分。也就是說，凡事核電系統內各專業領域通用的各類代碼，都可以作為檔號的重要組成部分。

1.2 文號代替檔號

國內部分核電企業在實施文檔一體化過程中，尤其是在引進國外核電文件管理措施管理中，發現部分文件尤其是技術文件本身具有唯一性，無論是在管理信息系統中檢索還是實體排架，按照文號來管理就可以基本解決檔案管理的日常需要，并且是直接可以按照文件級實施管理，再編制一套檔號僅僅屬于形式上的統一，實在沒有必要。于是，他們在征得檔案行政主管部門的同意后，以文號來代替檔號，并通過程序約定、宣布這些類別文件的文號就是檔號。例如，“在秦山三核，文件再形成過程中自然地進行了分類，管理人員按其形成時的文件號碼‘BSI’碼和文件種類編碼，進行常規載體文件的上架排列，完全可以達到分類清楚、組件合理。”［3］類似的做法在嶺澳核電站二期工程也得到體現，他們對于按照7 組、19 位編碼的工程技術文件按件整理歸檔，以文號代替檔號，完全可以體現檔案整理充分利用原有基礎、保持文件之間的歷史聯系、方便保管和利用的原則，并達到簡化整理的要求。文號代替檔號是檔號套用文號的升級版，是核電領域文號檔號配置一體化的中端層級，它使得核電系統的部分檔案在檔號外觀特征上與文號趨同，其按件整理歸檔和不重新配置檔號的做法，不僅減少了工作量，提高了工作效率，更受到核電文檔人員和核電工程人員、生產運營人員的普遍歡迎。

文號代替檔號的做法在國內核電企業普及程度不及檔號套用文號，但其要求檔案管理繼承文件管理全部成果的指導思想卻值得探討。其實施前提有三：其一，實施文號代替檔號的該類別文件中，文號本身要有嚴格的編制方法，既體現文件的唯一性和可擴展性，又便于理解和操作，成為核電工程人員、生產運營人員及文檔人員共同認可的管理工具。其二，實施文號代替檔號后的該類別檔案，必須在企業內部的檔案管理體系中給予合理的解釋和定位，在管理上不應對核電企業的檔案分類、編碼體系產生致命的沖擊。其三，以文號代替檔號，需要所在核電企業征求檔案行政管理部門的意見，獲得認可后再進行實施，防止因核電企業本身認識的局限對存在的問題視而不見。文號代替檔號的做法在傳統的檔案管理理論中，只能作為個案或特例來解釋。而在國內核電這樣一個受國外核電文件控制實踐影響較深的行業中，某些類別的文號本身很成熟，受到多個核電站建設和運營的驗證，可以看成是另外一種展示方式的檔號，只是我們認識它、實踐它的時間稍微滯后而已。隨著國內檔案學理論的發展、在建核電項目的增多和核電信息化建設的深入，越來越多的核電文檔人員發現：用控制嚴格的文號來代替檔號，其實只是我們遵循檔案自然形成規律、檔案管理繼承文件管理成果的一種具體體現罷了。

1.3 建立文檔號

除了編碼體系規范的技術文件外，核電企業還有公文類、報告類、紀要類、信函類、商務類、財務類、程序類等類文件。這些類型的文件有著核電行業和每個核電企業的具體解讀。因為涉及到核安全和質量管理，在過去的實踐中這些文件的編碼也非常復雜，在各自的專業領域中自成體系。如何對這些文件管理中按照檔案化的方式去管理，提高文件在成長過程中的檔案質量保證，也引起了國內核電企業的重視和探索。如果前述檔號套用文號、文號代替檔號的措施是檔案管理對文件管理成果被動的繼承的話，那么建立文檔號則可以看成是檔案管理方從產生源頭控制文件產生質量的一種主動出擊，是核電領域文號檔號配置一體化的高端層級，在文件形成階段就體現文號檔號配置一體化的要求。建立文檔號是從大亞灣核電站的生產運營階段最早實踐的，他們以檔號為基礎，“生產文件檔案我們分為G 類，文件編碼結構和檔案編碼結構一樣”；“檔案與文件的唯一區別在于流水號前面的“/”和“-”，文件流水號用斜杠，組卷歸檔后，檔案號前面改為橫杠即可?！保?］這些做法后來被其他核電企業吸收和改進，對整個核電領域文檔一體化的開展產生了深遠影響。

建立文檔號的實質就是以檔案分類和保管期限表為依據，對部分類別文件在形成階段就參照檔號的要求編制文號，使文件一產生便具有檔案的基因、按照檔案化要求來管理文件，同時這一文號又可以作為檔號使用。建立文檔號具有如下特征：第一，強制的特征，核電企業通過發文明確某些類別的文件必須參照檔案的檔號來編制文件的文號，并且通過檢查和取號控制來保證該措施的落實。第二，兼容的特征，文檔號既是文號，又是檔號，是文號檔號的合稱。它放在文件控制體系中成立，放在檔案管理體系中符合，所以筆者認為稱之為文檔號更為合適。第三，提前的特征，文檔號實質上是將檔號的配置提前到文件形成階段。如果文件在專業領域中已有編碼，則另外編制一套符合檔案化管理要求的文檔號，這時候的新建的文檔號可以是檔號的身份，也可以是該份文件的第二個文件編碼；如果文件在專業領域中沒有編碼，則文檔號就是這份文件的文號，也是檔號。

2 國內核電企業文號檔號配置一體化的反思

通過以上文號檔號配置一體化三種類型措施的實踐，國內核電企業從基礎業務規則上找到了文檔一體化的突破口，并因為其具體的文號檔號配置規則“接地氣”、貼近核電企業的業務活動，而受到核電各專業領域人員的歡迎。但是，縱觀國內核電企業文號檔號配置一體化的實踐效果，仍然有一些問題值得我們共同反思。

2.1 文號檔號配置一體化的推行時機

凡事預則立，不預則廢。文號檔號配置一體化作為國內核電企業文檔一體化的重要內容，也需要盡早有一個較好的規劃，抓住好的推行時機，方能在后續的工作中取得成功。

從理論上講，一個核電企業的大批量文件產生之前，是啟動文號檔號配置一體化、做好文號檔號配置相關規則的最佳時機。早期的核電系統的經驗反饋表明，“在實際工作中，在一個具體的單位里，檔案工作的起步往往是遲于文件工作的。故而無論是從空間還是從時間看，檔案工作都會面臨如何正確對待文件工作歷史遺產的問題”［5］。因而，國內早期建設的核電站，不可能在項目一批準就謀劃企業的文檔一體化問題，更不用說考慮如何采取文號檔號配置一體化等具體實際操作方法了。但是，隨著國內檔案界對文檔一體化研究的深入，在早期核電項目的建設中后期以及后續建設的核電項目，相關核電企業的文檔人員就能從中吸取教訓，可以根據本企業具體情況盡早謀劃文號檔號配置一體化的問題了。

就實踐來說，隨著國內核電企業文檔人員對核電業務的不斷熟悉，在核電這樣一個重視安全和質量的領域中，將文檔工作納入到公司的安全和質量管理體系中，借助于公司安全和質量管理體系，文號檔號配置一體化更容易做得廣泛和深入。從提出檔號套用文號，再到文號代替檔號，又到建立文檔號的三種措施看，國內核電企業在文號檔號配置一體化的措施上是一個比一個大膽、一個比一個深入、一個比一個直接。事實上，保留核電專業活動和文件管理的代碼成果，以核電工程人員、生產運營人員的需要為主導落實文號檔號配置一體化，既是核電安全和質量管理的需要，也是核電企業文檔工作發展的需要；文檔人員抓住了所在核電企業的安全和質量管理需要，也就抓住了文號檔號配置一體化的時機。

2.2 文號檔號配置一體化的可接受度

文號檔號配置一體化的可接受度問題，表面上看是一個文檔業務問題，實質上是一個核電企業文檔工作為誰服務的方向性問題，它是決定一個核電企業文號檔號配置一體化乃至文檔一體化能否取得成功的關鍵因素。

從一方面來講，文號檔號配置一體化之所以能夠在核電企業實施和推廣，不只因為在理論上可行，還因是實踐中需要，關鍵是找到了文號檔號配置一體化的“同盟”。核電企業的檔號為什么可以套用文號？是因為有核電工程人員、生產運營人員作為文檔人員的“同盟”，這些“同盟”非常熟悉文號中的機組號、建/構筑物代碼、系統代碼、設備類型標識代號，非常樂意接受在檔號中保留這些內容的做法，減少他們歸檔整理和后續利用文檔的障礙。如果文檔人員將檔號搞得過于復雜，只有文檔人員自己懂，表面上看好像很有學問，實際上無異于把自己當成新“卷閥”，自絕于核電領域的核心業務，那么文號檔號配置一體化的措施必然因核電工程人員、生產運營人員的抵制而難以推行。

就另一方面來說，處理好文號檔號配置一體化的可接受度問題，無疑需要核電文檔人員與核電工程人員、生產運營人員建立有效溝通渠道，了解對方在文檔領域的真實需求，而不是簡單的有求必應，喪失文檔工作的相對獨立性。在核電項目加快部署的形勢下，有完整核電站建設和運營經驗的核電人才已非常短缺，并且核電領域的專業劃分非常細，有些核電企業出現了諸如核電工程人員、生產運營人員對文檔工作不熟悉、不理解文號檔號配置一體化措施和作用，由此產生費解于文號檔號配置一體化的情況。比如說，文檔人員在推行建立文檔號來對文件在形成階段進行檔案化管理的措施過程中，有些部門的人員覺得增加了他們的工作量，仍然習慣于將沒有文號的文件在歸檔關口集中交給文檔部門的做法，給文號檔號配置一體化的深化帶來影響。今后，如何在核電企業內部培養和壯大文檔人員的“同盟”，研究文號檔號配置一體化的可接受度問題，應當是核電企業文檔一體化的重要實踐內容。

2.3 文號檔號配置一體化的業務管控

在高度信息化的核電行業，文號檔號配置一體化的深入開展需要在業務管控上予以強化，具體包含業務規則約束和管理系統管控兩個方面。

制定文號檔號配置一體化的業務規則是核電企業文檔一體化的重要內容，它需要納入到核電企業的文檔管理程序中去，獲得程序體系的保證。目前看來，大部分核電企業都能在程序中就檔號套用文號進行約定，而對文號代替檔號、建立文檔號則表現較為謹慎，處于觀望狀態。除了各方的實踐基礎和業務觀點不一致外，在核電行業文檔業務標準中沒有及時給予文號代替檔號、建立文檔號等措施以足夠關注和提煉也是重要原因。建議國家能源局適時啟動《核電檔案分類準則與編碼規則》（NB/T-20042-2011）的后續修訂工作，在修訂過程中應關注上述問題，起碼應從文檔一體化的角度，對已經存在的文號代替檔號、建立文檔號等措施在修訂過程中給予必要的肯定和一定的操作空間。

文號檔號配置一體化的深入開展還需要有功能齊全的文檔管理系統提供管控。其中，逐步減少系統外的文件形成幾率，全面走向系統管控是文號檔號配置一體化的發展方向。核電企業文號檔號配置一體化的系統管控需要關注兩個方面內容：其一，文檔部門能否建成符合文號檔號配置一體化要求的文檔管理系統；其二，文檔部門能否成功地將相關類別文件“趕到”系統中去形成、流轉、歸檔。前者是一個技術問題，可以在接到真實的需求后盡快實現；后者是一個管理問題，需要借助于信息化的強制手段才能實施。解決了這兩個方面問題，就可以保證約定類別文件在管理系統中從一形成開始就符合檔案管理要求，并且時刻處于文檔人員的管控之下。今后，核電企業文號檔號配置一體化的系統管控面臨著一個難題是：如何在文檔管理系統中拓展文號檔號配置一體化的文件類別范圍，進而擴大影響和效應。從核電企業文檔部門角度講，當然希望所有類別的文件從形成到最終銷毀或永久保存都在文檔管理系統中進行，并且在文件一形成就配置文檔號以保證文檔管理的效率、效益。但實際上，在種類繁多、形成環境各異的核電文件中，文檔部門能夠直接在管理系統中管控的只能是主要類別文件，其他都是間接管控或借助于各部門的力量管控。由此看來，核電企業文檔部門的文號檔號配置一體化的深化仍然需要與文件形成部門展開持續的協同。

［1］、［2］核電檔案分類準則及編目規則NB/T-20042-2011［S］國家能源局2011年7月1日批準，2011年11月1日實施。

［3］石魁先，王永效.試論企業科技檔案的立卷改革［J］.檔案，2002(2):34.

［4］韓國先.淺談大亞灣核電站文檔管理［J］.貴州檔案，2002(3):33.

［5］姚乃興.工程文件和檔案管理［M］.北京:原子能出版社,1998(11):159.