構建檔案二級管理體系探索與實踐

李銀娟 張喜民

（南車戚墅堰機車車輛工藝研究所有限公司，江蘇常州，213000）

企業檔案是企業強化管理、提升企業市場競爭能力、維護企業利益最為原始的依據，是維護企業生產經營正常化的保證。南車戚墅堰機車車輛工藝研究所有限公司（以下簡稱“公司”)始建于1959年，是中國南車旗下全資一級子公司，是我國軌道交通裝備材料及制造工藝的專業研究機構，國家級高新技術企業。主要從事軌道交通裝備新材料、新工藝、新裝備、新技術的研究開發及其科技成果的產業化，是軌道交通裝備關鍵零部件高科技產業化基地。公司不僅服務于我國干線鐵路運輸和城市軌道交通的需要，還利用軌道交通裝備專有技術向延伸產業發展，形成了具有核心競爭力的五大產業。2013年實現銷售50億元。一直以來，公司對檔案管理工作非常重視，檔案管理工作也取得了一些成果。近年來，國家頒發了一系列檔案管理的新法律、新法規，檔案管理的內涵正不斷豐富和深化，公司在近些年來的快速壯大，也使得檔案管理任務更加繁重，在這種形勢下，構建檔案二級管理體系成為當務之急。

如何構建檔案二級管理體系？公司檔案館和基層各下屬子公司的檔案管理部門承擔著哪些職能和責任？總部該如何對基層單位提供必要的理論和業務指導，以幫助他們構建起獨立、專業的檔案管控能力？只有把這幾個源頭性問題解決了才能真正構建起科學、完整的檔案二級管理體系。本文主要就總部檔案館以子公司——汽車零部件公司、瑞泰公司為試點單位，對構建檔案二級管理體系進行探索與實踐，以冀來年工作更上新臺階。

一、公司檔案管理工作現狀

總部檔案館基本情況。公司領導對檔案工作非常重視，于2010年產業化基地規劃中建設了總計780平方米左右的檔案庫房，設施齊全；又于2011年3月成立了檔案館，配備了1名干部全面負責檔案工作，并配備專職檔案管理人員3名。成立檔案館后，隨著公司產業規模的不斷擴大，檔案工作內涵不斷豐富，檔案管理任務日趨繁重，原有的檔案人員隊伍、傳統的手工操作、單一的檔案管理模式等已經遠遠不能滿足發展的需要。

基層檔案管理現狀。目前，公司有子公司11家、事業部3家，這些基層單位的檔案種類、數量不斷增加，簡單化的、低水平的資料收集已不適應快速發展的需求，需要有規范化的檔案管理作保障。

其一，檔案工作網絡不夠健全。檔案部門設置是否合理，直接關系到檔案管理工作的成效。沒有形成一個統一的檔案管理體系，單位內部的檔案管理網絡系統尚未建立。這種情況下，不僅影響檔案工作的順利開展，更不利于檔案資料的妥善保管和有效利用。大部分子公司、事業部還沒有自身專職檔案員，僅個別公司如汽車零部件公司和瑞泰公司等分別在其綜管部或總經辦設置了1名高素質兼職檔案人員，但如何常態化歸集本單位的檔案資料、如何建立本單位檔案人員網絡，這些還不甚完善。

其二，檔案工作缺乏規范化、標準化。要提高檔案管理水平，就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法。即要求檔案管理的收集、整理、分類、立卷、編目、保管等各個環節都要按照統一程序、標準和科學的方法進行工作。各子公司的檔案管理還處在摸索階段，查找圖紙困難，沒有形成系統化、規范化的檔案管理。

其三，檔案基礎設施水平參差不齊。《檔案法》規定：各級檔案機構應建立科學的管理制度，便于檔案利用；配置必要的設施，確保檔案的安全。只有這樣，才能做到規范化管理，才能充分發揮檔案的管理效益。子公司、事業部的檔案管理存在檔案基礎設施還不夠完善，安全措施落實不到位，防蟲防霉設備不配套等問題。有的因受辦公條件的限制，沒有建立專門的檔案室，而是與部門辦公合為一體，既影響正常辦公，又影響檔案管理，這些與檔案的“八防”要求還有一定的差距。

鑒于以上情況，自2013年3月起，總部檔案館通過集中培訓、實地指導等多種形式，以汽車零部件公司、瑞泰公司為試點，探索構建由“總部檔案館主導，基層單位齊抓共管”的二級檔案管理體系。即由公司檔案館把握方向、標準及工作重點，使公司檔案管理職能由檔案館向各子公司延伸，以期逐漸構建起子公司獨立、專業的檔案管控能力，形成全員參與、全方位管理的良好氛圍，從而實現一體化的檔案管理。

二、檔案二級管理體系構建初探

自項目開始實施之日起，檔案館確定了“以實踐指導為主，以理論學習為輔”的項目推進方案。主要通過集中業務培訓、現場實作指導、互動學習等方式，幫助汽車零部件公司和瑞泰公司兩家單位逐步建立專業、獨立的檔案管理能力。

一是開展集中業務培訓，進一步提高專兼職檔案員的業務能力。檔案館組織基層單位兼職檔案員參加常州市檔案局組織的檔案從業人員上崗資格培訓，提高了兼職檔案人員專業素質，取得了上崗資格證書。組織子公司、事業部14名兼職檔案員，對文書、科研、產品等6大類檔案進行現場實作培訓和講解，重點對各類檔案的整理、裝訂、分類、排序、編號、編目、裝盒和上架等進行業務輔導，做到理論和實際操作相結合。通過培訓，進一步提高了基層單位檔案管理人員業務素質。

二是實地檢查指導，確保問題及時整改。自項目開始實施以來，檔案館堅持每月2-3次派遣專職檔案員到試點單位進行實地檢查指導，及時幫助解決試點單位檔案整理中出現的各種問題。對于現場發現的問題，當場幫助整改，逐項進行操作演示，并做好范例。每次檢查指導完成之后，檔案館形成總結材料，針對檢查出的問題提出指導性意見，并探討及部署下一步工作計劃，確保檔案二級體系建設工作穩步推進。通過檢查指導，有效提高了兩家單位對檔案重要性的認識，確保了檔案資料的真實性和有效性。

三是開展雙方互動，掌握業務規則。除專職檔案員到子公司檢查指導外，檔案館還多次組織試點單位的兼職檔案員到總部檔案館現場學習，讓他們通過實際操作熟悉各類文件的整理規則，了解常見問題的應對方法，進一步提升了他們的專業素質。

三、檔案二級管理體系構建試點實施效果

經過近一年的共同努力，試點單位的檔案管理發現問題37項，整改閉環37 項，整改率達100%。目前，試點單位均已基本具備獨立的檔案管理能力，各類檔案管理達到規范標準，并實現了“四個轉變”。

一是基礎管理“從無到有”的轉變。在項目實施之初，試點單位的檔案庫房管理基本處于剛剛起步狀態：無溫濕度控制措施，無防蟲措施，無滅火器……經過一段時間的整改，目前，試點單位檔案庫房的八防措施已基本符合標準，均配備了專門獨立的房間作為案卷存放處，有多層柜子、存放牌匾的玻璃陳列柜等硬件設施。試點單位均建立了符合本單位實際的《檔案管理制度》及《編號規則》等規章制度，汽車零部件公司還搭建了由各技術、質量、制造、人力、財務等部門相關人員組成的兼職文管人員隊伍，組織開展相應的檔案知識培訓，明確其在檔案管理工作中的職責和任務，使其檔案工作有抓手。

二是檔案門類“從無到有”的轉變。在項目實施之初，汽車零部件公司僅有一部分產品檔案，瑞泰公司也僅是將文件分類裝好，形式上基本達到要求，但內涵上距離真正的“門類”管理還有一段距離。通過檔案收集以及到各部門調研，目前，汽車零部件公司已擁有文書、科研、產品、實物、會計、聲像共六大門類檔案，瑞泰公司也已擁有文書、產品、實物、會計共四大門類檔案。

三是文件管理“從散亂到規范”的轉變。從最初的僅僅是將各類文件分類放置，停留在“能找到文件”的階段，到現在的各類檔案嚴格按照國家檔案規范組卷，整齊排架，臺賬清晰，試點單位的檔案實現了“從散亂到規范”的轉變。通過一年的實施，瑞泰公司完成產品檔案37卷、文書檔案（2009-2012年）12卷、實物檔案36件、會計檔案（2000-2012年）約400卷等檔案的歸檔工作。

四是檔案資料利用實現“從雜亂到有序”的轉變。通過實施檔案管理，試點單位開始多角度、全方位利用檔案資源，主動、及時為員工提供利用服務。例如汽車零部件公司為技術管理人員查閱檔案提供了方便，在外來客戶的圖紙技術文件查閱方面發揮了重要作用。瑞泰公司為員工提供有價值的檔案資料26件，為其生產制造、技術研發提供了有力的保障。

四、對檔案二級管理體系構建的思考

首先，領導重視是做好檔案工作的關鍵。單位檔案工作開展得好與壞，與領導者對檔案工作的重視和支持是密不可分的。基層兼職檔案員，要大力宣傳檔案工作的重要性及檔案的價值作用，不斷提高領導對檔案工作的支持度。同時，要將檔案工作納入本單位工作計劃和目標管理，納入有關人員的職責范圍，結合具體部門制定對應的歸檔范圍，提高他們對檔案的了解，積極配合檔案部門將科研、生產、管理過程中形成的各類資料收集完整。

其次，科學的檔案管理模式是做好檔案工作的基礎。要保證檔案的完整、安全和管理的高效，就應建立健全完善的檔案管理模式。汽車零部件公司和瑞泰公司這兩家試點單位的檔案管理部門，分別是其綜合管理部和總經理辦公室，各部門在向這兩個部門移交檔案材料時，應當由這兩個部門按照歸檔制度要求，檢查資料的完整性、有效性和規范性，并根據情況給予指導和建議，確保文件材料按照要求予以移交。這種完善的、統一的管理模式有利于更方便、快捷、有效地管理和利用本單位的檔案資料。

第三，健全的檔案管理制度是做好檔案工作的重要保障。“沒有規矩，不成方圓”，檔案工作也是如此。從管理制度上保證業務技術規范、標準及軟硬件的選用，保證本單位內上下各個部門納入統一的檔案信息管理之中，實行集中統一管理，在一個統一的架構內，有統一的管理部門、統一的工作制度、統一的前后相互銜接的工作流程。在日常的管理中，不僅要貫徹《檔案法》，把上級的有關規定、標準作為工作的依據，更重要的是結合本單位實際情況，制定各項制度，實現對各部門產生的檔案資料從收集、整理到歸檔一整套流程的統一管理，以及檔案日常保管、借閱、利用等，如《檔案室工作職責》《檔案人員工作職責》《庫房管理制度》等。

第四，提升檔案人才素質是提高檔案管理水平的突破口。檔案管理是一門專業性很強的工作。因此，各單位應選派政治強、業務精、作風硬、紀律嚴的同志擔任兼職檔案員。各單位領導應經常性關心和支持兼職檔案員的工作，讓他們工作上有想頭，安心做好本職工作。作為總部檔案館，要做好頂層設計，加強工作指導，做好服務基層工作，通過舉辦檔案業務培訓、抽調基層單位兼職檔案員到總部跟班現場學習等形式，組織他們學習檔案法律法規和業務知識，建立檔案管理網絡體系，加強檔案人員之間的業務交流。同時，要加大監督檢查力度，對各單位檔案工作的監督和指導形成制度化、經常化、規范化的長效機制。