高校藝術類學生成長檔案建設的思考

張顏梅

（商丘師范學院，河南 商丘 476000）

高校藝術類學生成長檔案是藝術類學生大學學習期間在藝術教育、創作、科研、社會實踐等活動中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄，它客觀地記錄了藝術生在高校期間的藝術教育歷程和成長軌跡。高校藝術類學生成長檔案管理是否科學規范、資料收集范圍是否合理、檔案記錄是否客觀、翔實，可以反映出一個藝術院系學生管理水平和所培養藝術人才的水準。盡管國家文化部、國家檔案局在2002年就聯合頒布了《藝術檔案管理辦法》，此后各地的高校和文化團體等部門和單位也積極落實政策，加強對藝術檔案材料的收集、征集和管理工作，取得了一定的成績，但高校藝術類學生成長檔案的建設卻存在不少問題，還有很多需要完善和提高的地方。

近些年來，為了滿足考生對藝術類專業的需求以及由于藝術辦學的經濟效益，各類學校爭相設置藝術類專業，大學設置藝術類專業成為時尚，從“985”“211”大學，到高職高專院校，不管是綜合性大學還是農林水理工醫，都有音樂、美術、設計、繪畫、雕塑、建筑工藝和工藝美術等專業。隨著連年的擴招，藝術類專業學生的隊伍越來越龐大，藝術類專業也真正走進了“尋常百姓家”，開啟了藝術專業“大眾化”的序幕。相應地，藝術類學生檔案的數量也大幅度攀升，如何跟上時代的步伐去科學規范地管理這些檔案，發揮這些檔案的功能和作用，從而促進教師的“教”和學生的“學”，成為擺在人們面前的一個現實問題。

一、高校藝術類學生成長檔案建設存在的主要問題

（一）重視程度有待加強

高校藝術類學生成長檔案是學生檔案的一個分支，但各高校院系部門往往對學生的學籍檔案和黨務檔案比較重視，對學生成長檔案工作的重要性則認識不到位，沒有認識到藝術檔案對學生成長的重要作用，導致對藝術類學生成長檔案建設的意識淡薄。長期以來，院系領導層所有工作都圍繞著教學工作展開，認為高校的中心環節就是教學，教師的任務就是教書育人，檔案也只有在各類評估中“露露臉”，把學生在日常教育、科研創作和社會實踐活動中形成的原始資料當作普通的資料去管理，沒有收集、分類、歸檔，從而影響了檔案作用的發揮。如以筆者所在美術學院的漆畫試驗班為例，在實驗班的申請、審批、導師組成、教學安排、成果分析以及運行總結等都會產生相應的檔案；在日常教學活動中，不僅有學生的作業產生，還有學生參加所在院系舉辦的各種比賽、參加省級、國家級展覽，假期的社會實踐活動，參觀藝術博覽會以及學生參加的各種創新研究項目，每一次活動都會產生大量資料，如果把以上資料圍繞一個主題分門別類地歸類整理，對整個漆畫試驗班檔案文化、團隊精神、審美意識等都是一個提升，這對教師以后的教學和后繼學生的成長都能起到很好的借鑒和激勵作用。但現實中，教師往往側重于教學和創作，對學生成長檔案的建設重視不夠。

（二）規章制度有待完善

《藝術檔案管理辦法》第23條規定：“文化藝術單位應建立、健全藝術檔案工作的管理制度，把藝術檔案的收集和歸檔工作列入有關業務部門和人員的職責范圍。”目前，高校藝術類院系管理體制和管理方式相對于當前的信息技術還是相對滯后的。盡管藝術院系在迎接各種教學評估和藝術類專業檢查過程中，對資料室的建設也都比較重視，管理制度也比較規范，但具體管理內容則沒有統一，尤其對藝術類學生成長檔案這一部分，哪些資料應該由院系保存，什么時間入檔，怎樣歸類整理，各種類別的資料如何保管，如何對教職工和學生開放利用這些資料，保存年限是多少等內容都需要有制度來完善。規章制度的建設既要體現合理性和科學性，又要簡明實用，建章建制后，還要做到制度上墻，這樣管理人員才有章可循，操作才能更規范，才能更好地發揮制度的指導和規范作用。

（三）管理隊伍建設有待提高

《藝術檔案管理辦法》第7條規定：“文化藝術單位應建立健全藝術檔案管理機構，設置藝術檔案工作崗位，配備熟悉業務的專職藝術檔案工作人員。”檔案管理人員的素質是做好檔案工作的關鍵。但目前，院系學生檔案管理基本上都是由輔導員統一管理，院系的資料檔案管理大多由教學秘書兼任。輔導員和教學秘書每天都要應對煩瑣的日常事務，作為最基層的管理工作者，很難投入太多的時間去完善本院系的藝術類學生成長檔案的建設工作，同時，由于院系資金緊張，對檔案工作的投入少，也影響了檔案管理人員外出培訓、交流學習。由于缺乏檔案管理制度的引導，很多現任檔案管理人員對藝術檔案材料的歸檔范圍、藝術檔案材料的收集與整理、藝術檔案的管理與利用以及相應的法律法規都缺乏認識，認為只要按照院系的要求及時把收集的材料上交，就完成了作為一個檔案管理人員的工作。同時，長期傳統管理體制下形成的把檔案作為一種管理工具的觀念，使檔案管理人員安于現狀，缺乏競爭意識和參與意識，沒有把握檔案利用者的需求，也不愿積極主動地為師生提供豐富多樣的服務，無法發揮藝術類學生成長檔案應有的作用和價值。

（四）檔案信息化建設有待加快步伐

《藝術檔案管理辦法》第28條規定：“藝術檔案管理部門應充分運用先進技術手段，積極開發藝術檔案信息資源，配合業務部門參與藝術生產和文化交流活動。”目前，院系檔案管理技術落后，沒有一套完整、規范的學生管理檔案應用軟件，基本上還處于傳統的手工操作模式管理中，計算機的應用也只是輔助人工管理檔案，而不是處理檔案數據，功能也只局限于檔案工作內部的編目和檢索，而不是針對具體的檔案信息。這與目前信息時代發展的要求是不相適應的。在當前網絡技術迅猛發展的背景下，高校藝術類學生成長檔案建設也應充分利用和發揮已經成熟的網絡技術，提高高校藝術類學生成長檔案的管理信息化水平，使其更好地服務員教職工和學生。

二、加強高校藝術類學生成長檔案建設的措施

要加強高校藝術類學生成長檔案建設，提高藝術學生檔案建設的管理水平，需要從提高領導和教職工的思想認識水平、制度建設、人員隊伍建設、開發和利用數字化建設等方面進行切入，綜合運用，發揮合力作用。

（一）提高思想認識

強化教職工和學生藝術成長檔案意識，首先，領導要重視，把藝術類學生成長檔案建設工作納入到領導工作計劃和工作議事日程中，同時與職工的崗位責任掛鉤。制度不但上墻，還要加強執行力，依法依制度進行藝術類學生檔案建設。其次，要擴大宣傳力度，提高對藝術類學生成長檔案重要性認識。利用學校的宣傳欄展示藝術生成長檔案的風采，開展檔案知識專題講座讓教職工和學生認識到藝術檔案的重要作用，開展學生藝術成長檔案展覽等方式讓學生對藝術生成長檔案有一個全面的認識。同時，檔案管理工作人員要增強服務觀念，做好咨詢服務工作，勤與領導、各教研室溝通。領導重視了，教職工和學生的認識提高了，這樣藝術類檔案的建設具備了統一的思想基礎，會更有利于學生藝術成長檔案的建設工作。

（二）加快制度建設

俗話說：“沒有規矩，不成方圓。”制度保障是藝術類學生成長檔案建設的前提和基礎。盡管文化部、國家檔案局2002年2月就頒布了《藝術檔案管理辦法》，但高校對藝術生成長檔案還沒有足夠的重視，更談不上相應的管理辦法和管理體制，所以，當務之急是制度建設。探索建立藝術類學生成長檔案的歸檔范圍、收集與整理制度、管理和監督制度、利用和開放制度；探索如何應對收集和保存資料過程中的隱私權問題，以及檔案信息化及其服務過程中的隱私權保護對策等個人權益保護問題，使藝術類學生成長檔案的建設有法可依，有章可循。如“對藝術檔案的收集、整理、借閱、開發作出明確規定，學院或者學校檔案管理部門還要嚴格執行《檔案法》等相關法律法規，防止藝術檔案分散流失，禁止他人利用檔案材料進行抄襲，制止歸為己有，保證藝術檔案歸檔質量，使藝術檔案和其他檔案能夠得到最大程度的合理利用，同時，將藝術檔案工作擺到重要的位置，要加大對藝術檔案工作的指導，使它逐步變成師生的自覺行動，這樣才會使相關人員有意識地保存、上交藝術檔案材料。”［1］24

（三）加強隊伍建設

要提高院系學生檔案管理工作者的業務素質和業務水平，首先，領導層要對藝術生成長檔案工作有清醒的認識，藝術類學生成長檔案的管理不是普通材料的堆放，不是普通的看管，希望能配備專門的管理人員，系統而有序地完成檔案材料的收集、分類、整理和查詢工作。其次，檔案管理人員也應與時俱進，由于檔案工作極強的專業性，管理人員不僅要系統地學習檔案專業的最新理論成果，用最新的知識、方法和技能來提高檔案的管理水平；還要學習利用計算機進行信息化檔案管理，了解傳統的管理方法與信息化檔案管理的不同，結合本職工作，提高專業化管理水平；更重要的是要不斷提高政治素養，作為檔案管理人員，政治上的堅定性，嚴守機密的品格能保證檔案工作的安全。再次，檔案管理人員要樹立服務意識。主動深入教學、科研、創作第一線，做好歸檔材料的宣傳工作，解決教職工在收集檔案過程中遇到的問題，進而潛移默化地影響領導、教職工和學生對藝術類學生成長檔案的重視和理解，當然，在這個過程中，也體現了檔案管理人員的價值和檔案工作的價值所在。

（四）提高藝術檔案的利用水平

高校藝術類學生成長檔案范圍非常廣泛，內容豐富多彩，既包括日常的教學、實踐和創作，也包括展覽、比賽和交流等層面的藝術活動。這些檔案內容是師生心血的凝結，是一筆可貴的財富，如果束之高閣而不加利用，就不能發揮它的效益。藝術檔案管理的最終目的在于利用，在于滿足教學活動的需要，而藝術檔案的充分利用，既可以滿足師生的教學、科研、參考佐證和學習提高的目的，又能發揮藝術檔案在舉辦陳列展覽、編修院史校志等方面的作用。另外，藝術類學生成長檔案中的優秀作品也可以面向社會展出，可以陶冶大眾情操，開闊大眾視野，充分發揮藝術作品的審美作用和感染力。

（五）實行數字化信息管理

隨著計算機技術的突飛猛進、網絡技術的空前普及，利用計算機進行檔案信息化建設是必要的、也是迫切的，從儲存角度來講，可以把相關藝術作品原件掃描存入電腦，具有存儲方便、儲存信息量大、查找方便、壽命長、成本低等優點。從時空角度看，它可使每一位教職工和學生不受時間和空間的限制，隨時隨地利用網絡進入檔案信息系統查詢自己所需要的信息。從管理角度，它使檔案管理工作變得方便、快捷、高效，既提高了藝術類學生檔案的管理工作效率，也節約了師生利用檔案的時間，可以最大限度地使更多師生受益，從而實現資源共享。對信息化管理的建議：“加大資金投入，增加檔案信息化建設的效益；提高工作人員專業素質，建設過硬的人才隊伍；提高技術水平，加強法制建設”［2］210。

三、結語

綜上所述，高校藝術類學生成長檔案作為社會歷史和人文精神的載體，它對學生的成長起到很好的激勵和推進作用，不但有利于教師“教”，更有利于學生的“學”。當然，高校藝術類院系在學生成長檔案建設方面還有很多工作要做，要想有效地解決檔案建設存在的主要問題，各高校藝術類院系要抓住目前信息化時代的有利時機，沖破原有的思路和模式，創建一套符合藝術類學生成長需要的檔案建設思想和觀念，明確管理制度，加強管理人員隊伍建設，牢固樹立服務意識，提高技術手段，把握檔案利用者需求的規律，積極主動地提供內容豐富、特色多樣的服務，充分發揮藝術類學生成長檔案應有的作用和價值，更好地促進文化的繁榮。

［1］譚廣超.高校藝術類學生成長檔案建立的必要性［J］.蘭臺世界，2012（11）.

［2］劉宗華.淺談檔案信息化建設現狀與優化建議［J］.中國外資，2012（10）.