人力資源管理中人事檔案管理出現的問題研究

王蕾

（長春廣播電視大學，吉林 長春 130051）

人力資源管理中人事檔案管理出現的問題研究

王蕾

（長春廣播電視大學，吉林 長春 130051）

人力資源管理在現代管理中的核心作用,已被廣泛認知。人事檔案管理是人力資源管理工作的重要輔助工具,檔案中的資料是企業寶貴的信息資源,在企業的人力資源管理活動中發揮著重要的作用.但是,在現實中人事檔案管理在人力資源管理中的應用卻不盡如人意.文章從不同類型企業入手,以新的視角看待人事檔案管理,重點研究人事檔案管理在人力資源管理中出現的各種問題,并提出相應的解決策略,期望引起管理者對人事檔案的重視,從而對人事檔案管理的發展起到一些促進作用.

人事檔案管理；人力資源管理；問題

一、引言

人事檔案管理是企業管理中的最重要組成部分和工作內容，曾經在人力資源管理中發揮著重要的作用，尤其在人力資源管理發展的初期這一點表現得更加明顯。但隨著人力資源管理的進一步發展，人事檔案管理的作用漸漸被人們忽略，甚至被淡忘。不僅是在企業，既使是在政府機關，事業單位等公共管理部門，人事檔案管理也存在很多問題，不同類型單位和企業，對待人事檔案管理各不相同，反應出來的問題也千差萬別。下面，我們就從幾個不同偏面，分析一下人事檔案管理存在的問題。

二、在不同類型組織中人事檔案出現的主要問題

1、在政府機關和事業單位，人事檔案管理出現的主要問題

（1）人事檔案管理內容單一，不全面。人事檔案，是指在長期的人事管理活動中形成的，記錄員工個人、家庭情況以及工作情況等信息和內容，多方面記錄了人員經歷、才能、品德、工作表現，并以所在單位集中保存以備查閱的文件資料。可見，人事檔案管理內容中必須有才能和工作表現的記錄。但是，現在的很多政府機關和事業單位的人事檔案管理內容，通常只有員工的簡歷和一些自然狀況的記錄，例如，姓名、生日、出生地、家庭成員、學習和工作經歷等，而對工作的表現、業績情況、各人的特點都沒有詳細的記錄，從個人檔案中，完全看不出一個人的特點和特長是什么，所以這種人事檔案根本不能成為單位選用人才重要依據。

（2）人事檔案管理手段落后。近幾年來，隨著現代化技術的發展，對于人事檔案管理的要求越來越科學化、規范化。很多單位現階段的人事檔案管理仍處在傳統的管理模式中，經常出現檔案收集和整理的不當，造成很多檔案分散，甚至丟失，嚴重影響了人事考察的整體性，從而降低了人力資源使用效力，無法適應人力資源管理的發展趨勢。

2、中小企業中人事檔案管理出現的問題

（1）人事檔案真實性差。相對于政府機關和事業單位，中小企業人事檔案的失真現象較多。特別的這幾年，科技水平的進步使造假更為便利，個人信息內容失真現象屢屢出現，例如，假身份證，假年齡、假學歷、假工作經驗等，甚至造假學歷都成了行業，可見個人信息失真的現象何其嚴重，這種現象，一方來是由于中小企業的人事檔案管理人員從態度上就沒有重視“真假”這個問題，審察不夠嚴格；另一方面是由于這些人事檔案管理人員自身人力資源管理水平有限，面對真假難辨的信息，企業管理人員沒有渠道來進行有效的鑒定工作，只能被動的接收信息。而這種不真實信息，不僅導致人力資源管理人員無法正確評估員工，更有可能給企業帶來危險，例如，新聞上曾經播出過，有殺人犯用假身份證在企業打工多年；有肝病患者用假健康證，在食堂做廚師；只有小學畢業的人用假學歷冒充“海歸”在企業詐騙等，這種危害都是顯而易見的，所以，人事檔案的真實性至關重要，必須引起中小企業管理者的重視。

（2）人事檔案缺失。中小企業中除了人事檔案失真這個問題外，很多企業都存在檔案缺失的情況。由于市場經濟的發展，終身雇傭制被打破，使人員流動更為頻繁，用工時限短期化，使人事檔案管理者越來越不重視檔案內容的管理。有的加工型企業，由于工作條件差，薪水低，人員流動極大，上班幾天可能就離職，所以人力資源部門在員工試用期期間跟本不建員工檔案。這種人事檔案的缺失，不僅給企業選才、識才帶來不便，而且，也使企業存在安全隱患，和檔案失真一樣，也應該引起中小企業管理者的高度重視，及時改正。

3、大型國有企業人事檔案管理出現的主要問題；

（1）人事檔案時效性較差。由我國特定的國情決定，在我國大型國有企業人事檔案管理管理方式和事業單位檔案管理很相似，個人檔案往往集中于對當事人過去經歷的記錄。我國的人事檔案制度是人員檔案3-5年整理一次，對于已經放入人事檔案中的材料不會再重新審核鑒定，新放進去的材料也只是一些績效考核表、工資變動表等程式化的東西，而真正能夠反映當事人近期動態情況的材料卻少之又少，這樣的人事檔案無法為企業管理者提供有價值的信息。

（2）人事檔案管理技術水平相對落后。現在我國大部分國有企業仍然沿用傳統的人事檔案管理模式，人事檔案仍以紙質檔案管理為主，沒有形成人事檔案管理數字化。大型國有企業因其特點決定，大多在全國各地有分公司或是辦事處，人員的工作崗位變動頻繁，經常會出現當事人從一個分公司調往其它分公司或是離開這個城市，但他的檔案卻還在原公司或原城市，這就給人事檔案的查閱、管理、核查帶來了很大困難，也造成人力、物力和財力的極大浪費。

4、外企人事檔案管理出現的主要問題

（1）忽視人事檔案管理。仔細分析外企的人力資源管理，就會發現，外企的人力資源管理更側重于人員的招聘、培訓和績效考評，而對于員工人事檔案的管理卻是非常不重視的。保有的檔案也是主要以紙質的為主，有的人力資源部都不存檔，直接交給相應的部門保存。例如，招聘市場營銷人員，通常在入職培訓結束后，就把人與相應的材料都轉到市場部，人力資源部門也只是保留最簡單的個人基本信息而已。還有的外企都不保存員工的檔案，而是交由當地的人才中心代管。

（2）輕視人事檔案管理人員。在外企業雖然非常重視人力資源管理，但是對人力資源管理中從事檔案管理的員工卻很輕視。從事檔案管理的人員職位和薪水都不高，是人力資源管理部門中最低層次的管理人員，在企業發生機構重組或裁員時，最先裁減的就是檔案管理人員。因此，人事檔案管理人員數量不斷減少，人員流動性大，工作積極性和整體工作水平也逐步弱化。

三、解決人事檔案管理問題的策略

（1）改變觀念，提高對檔案管理的重視程度。

從以上的分析可以發現，幾種類型的單位中出現的人事檔案管理問題其根本原因是觀念上的問題，企業的領導者應該將人事檔案管理提升到戰略的層面，要知道，人事檔案能夠為企業管理者決策提供較客觀的依據。例如，員工檔案中的各項績效評估記錄，是員工的晉升、薪酬和獎懲的必要性依據；根據人事檔案，企業管理者可以對員工的特點、素質、能力等進行綜合分析，從而決定對其進行何種培訓或調往何種崗位。所以，我們必須從思想上重視人事檔案管理。

（2）加強人事檔案的時效性和真實性。

傳統人事檔案重點在于個人的歷史記錄，整理的的時間間隔較長，失真的可能性就大，現代檔案管理改變這種現狀，縮短整理檔案的時間段，不段增加一些能夠反映個人近期綜合能力、培訓情況和績效表現的等較具體的材料。合理擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲備，補充新的內容，使人事檔案的信息得到及時更新。另外，要加強內容真實性核定，缺乏真實性性的檔案無疑是廢紙一堆，甚至會適得其反，所以人事檔案管理工作應加強對檔案內容的清查，剔除無效、虛假的信息，確保人事檔案的真實可靠。

（3）利用先進手段對人事檔案的進行現代化管理。

手工操作進行人事檔案管理的模式過于陳舊，應盡可能的采用先進的科技手段，真正實現自動化、網絡化和文檔一體化。以往人事檔案主要以紙張為介質，對保管環境要求很高，也占用較大的空間，如今;計算機網絡技術已普及，人事檔案管理可以實現將個人的檔案資料錄入電腦，形成數據化的檔案資料，同時在企業內部局域網上建立平臺,形成資源共享，使企業決策調用員工檔案更為方便快捷。

四、結論

人事檔案是我國人才主要信息的來源，是社會公共信息的重要組成部分。它通過社會載體，對國家人才進行分門別類，是國家或企業知人善用、選拔人才的重要手段。人事檔案為人力資源管理提供可靠的人才資源和信息，成為選拔人才和重用人才的依據，為人力資源管理的發展帶來動力。在企業競爭日益激烈的今天，企業人事檔案管理工作必須要轉變觀念，適應現代化管理的需要，把檔案工作延伸到企業發展的最前沿，積極拓展服務職能，為人力資源開發提供強有力的保障，進而推動企業人力資源發展。

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F272

B

1008-7508（2015）03-0009-02

本研究為2014年“國家開放大學課程與課程體系改革研究與實踐”項目研究成果之一，項目編號：Q0081A-224Y。負責人：王蕾，參與人：董毓偉,劉蕾,安笑言,孫斐。

2014-09-12

王蕾（1976～），女，工作單位長春廣播電視大學講師，碩士，研究方向為工商管理。