使用Excel函數實現數據合并

董海桃

（山西機電職業技術學院，山西 長治 046011）

0 引言

OFFICE辦公組件中的Excel是一個電子表格軟件，它是一種通用的計算工具，非常容易操作。它以電子表格方式處理數據，對于表格數據的建立、編輯、訪問、查詢等操作很方便，可以像數據庫軟件一樣對記錄進行添加、刪除、修改、排序、篩選和分類匯總等處理。另外它還提供大量系統函數，可用于數據統計、數據分析等，特別適合財務會計等領域。但由于Excel具有復制函數的功能，使得它在編程方面的復雜度大大降低。

1 問題描述

在學院的財務系統中通常有這樣的情況，每一學期都要收取一定的費用，且每次收費在不同的表中存儲，待一定時期時要查看每個學生的每次交費情況，需要按學號將數據量較少的表合并到較大的表中。

2 重要函數

2.1 COUNTIF函數

COUNTIF函數是Microsoft Excel中對指定區域中符合指定條件的單元格計數的一個函數。該函數的語法規則如下：

COUNTIF（參數1，參數2）

參數1：要計算其中非空單元格數目的區域

參數2：以數字、表達式或文本形式定義的條件。

如果返回0，表示參數1所示的區域內沒有滿足參數2給定條件的記錄。否則返回參數1所示的區域內滿足參數2給定條件的記錄的條數。

例如：查找sheet1中A2單元格的內容是否在sheet2中A1—C8區域內，結果存放在sheet1的D2單元格內。如圖1、圖2所示。

圖1 COUNTIF函數

圖2 交費表

可以在sheet1的D2單元格內使用以下公式：

=COUNTIF(Sheet2!A2:C8,A2)，結果顯示1，表示在sheet2中A1到C8區域內存在A2單元格的內容。

2.2 IF函數

IF函數是對數值或公式進行條件檢測的函數，它可以根據判斷條件的真假值的不同，執行不同的表達式，從而返回不同結果。IF函數的語法規則如下：

IF(參數1，參數2，參數3)

參數1：以數字、表達式或文本形式定義的條件

參數2：當參數1的條件為真時執行的表達式

參數3：當參數1的條件為假時執行的表達式

例如：查找sheet1中A2單元格的內容是否在sheet2中A1-C8區域內，如果在，則顯示“在”，否則顯示“不在”，結果存放在sheet1的D2單元格內。如圖3、圖4所示。

圖3 IF和COUNTIF的組合

圖4 VLOOKUP函數的使用

可以在sheet1的D2單元格內使用以下公式：=IF(COUNTIF(Sheet2!A$2:C$8,A2),“在”,“不在”)，結果顯示“在”，表示COUNTIF(Sheet2!A2:C8,A2)執行的結果為非零，即為真，在sheet2中A1—C8區域內有A2單元格的內容。

2.3 VLOOKUP函數

VLOOKUP函數是一個按列（縱向）查找的函數，其結果是返回該列所需查詢列序所對應的值；和VLOOKUP函數同類的函數還有HLOOKUP函數，但函數HLOOKUP是按行（橫向）查找的。

VLOOKU函數的語法規則如下：

VLOOKUP（參數1，參數2，參數3，參數4）

參數1：表示要查找的數

參數2：表示要在哪一個區域的第一列查找參數1

參數3：表示要返回的列序號

參數4:默認值為TRUE，表示函數查找時是精確匹配，還是模糊（近似）匹配。如果參數設置為FALSE或0，則返回精確匹配，但如果找不到，則返回錯誤值#N/A。如果參數設置為TRUE或1或不設置，將查找近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小于參數1的最大數值。

3 問題解決

解決此問題就是要將sheet1表的D列作為“交費2”，對照合并sheet2的“交費2”。即：在sheet1表中的A2單元格內容為“142101”，在sheet2表中A列查找是否有“142101”，如果有，則將其對應的第三列數據插入到sheet1表的D2單元格內。

使用VLOOKUP函數解決此問題：

第一個參數：A2單元格

第二個參數：Sheet2表的A2到C8區域，表示為：Sheet2!$A$2:$C$8。此處A2:C8采用絕對地址，即字母和數字前面加了$符號，表示無論公式如何復制這個區域是不會變的。

第三個參數：選取第二個參數所表示區域的第幾列，選擇3，表示選取對應的值的第3列數據。

第四個參數：這里要精確匹配，所以填0。

所以，公式為：=VLOOKUP(A2,Sheet2!$A$2:$C$8,3)

最后拖動句柄復制公式，結果如圖4、圖2所示。這時就會發現A3單元格的內容在sheet2表中找不到，則D2單元格顯示#N/A。如果希望找不到數據對應的單元格不顯示#N/A，而顯示0，則可以使用前面的兩個函數，=IF(COUNTIF(Sheet2!A$2:C$8,A2),“在”,“不在”)。

用公式VLOOKUP(A2,Sheet2!$A$2:$C$8,3)代替“在”，用0代替“不在”。則公式變為：

=IF(COUNTIF(Sheet2!A$2:C$8,A2),VLOOKUP(A2,Sheet2!$A$2:$C$8,3),0)如圖5所示，問題便可得到解決。

圖5 IF、COUNTIF和VLOOKUP函數綜合