基于良好溝通策略的企業項目管理分析

戰丹

摘 要：溝通是項目管理中的重點，沒有良好的溝通，各自都處于比較封閉的狀態，項目質量難以保證的同時，項目管理也會陷入困境，因此做好溝通工作，對項目管理十分必要。本文主要是從四個方面來探討了項目管理中的溝通策略，希望為項目管理溝通進展提供幫助。

關鍵詞：項目管理；溝通策略

良好的溝通能夠保證項目順利完成，同時彼此之間不會出現嚴重的利益矛盾，但是有些員工雖然進行了溝通，但是卻沒有取得良好的效果，這可能與溝通不夠及時，沒有掌握溝通技巧有關，因此有關人員應該依據事情的輕重緩急來進行溝通，同時也需要依據事情發展情況來選擇溝通的方式。

一、建立并逐漸完善溝通體系

良好有效的溝通是項目管理能夠順利完成的關鍵環節，因此注重溝通策略的研究對項目管理來說十分必要，而其中一個最重要的策略就是建立并逐漸完善溝通體系，該體系應該由信息分發以及績效報告等組成。另外，該體系該應該包括項目管理溝通培訓，項目管理人員應該依據項目的具體情況，做好員工的培訓工作，使得員工在與客戶進行交流時，能夠對答如流。將有很多項目管理者經驗豐富，能力強，但是一個項目的完成不僅僅要依靠個人的力量，還需要依靠團體的力量，而這是需要經過必要培訓才能夠完成，因此溝通體系的建設必須著重考慮對員工溝通能力的培訓，以此來提高整個團隊整體的溝通能力。

溝通體系的建設的重點是了解項目組織結構以及成員，不同的項目的項目管理，所需要制定的溝通體系有所差異，尤其是細節部分，差異更加明顯。因此有關人員需要在掌握大量信息資料的情況下，才能進行體系的建立與完善工作。

二、用積極的態度進行溝通

項目管理中溝通所要達到的最終的目標是使得信息共享，雙方或者多方不會出現信息不對稱的情況，從而使得項目管理順暢，彼此之間不會出現矛盾。這時參與項目中的各個單位或者部門都應該用積極的態度進行溝通，不能消極對待，哪些信息沒有掌握，要立即與相關人員進行交流，以免影響這個項目進程。依據項目本身而言，有關人員需要就以下內容進行溝通：首先，各個部門各自的需求以及需求的重點，便于相關管理者統籌規劃，有的放矢；其次，對項目進展情況進行實時的溝通，如果一方出現困難，要立即進行溝通，避免產生誤會，影響項目管理工作的看展；再次，就項目相關技術進行積極的溝通，因為有些時候，業務專家地位無法凸顯出來，因此如果項目管理組有必要或者有條件都可以進行深層次的討論；第四，確保溝通的連續性，項目初期階段，溝通的主要目的是信息挖掘，而項目中期階段，溝通的主要目的是掌握客戶體驗效果，而項目后期階段，溝通重要目的確保項目能夠交付使用，因此這幾個階段，各個部門之間都要互相溝通，互通有無；最后，如果溝通出現了阻礙，有關人員要及時的上報，尋求幫助，同時也可以借助外部力量來完成目標。

三、采取科學的溝通方法

項目管理順利完成，溝通的確是不可缺少，但是有些項目卻因為溝通不佳而使各個部門之間引發了矛盾，而之所以會出現這種情況，主要是因為有關人員并沒有采取有效的溝通策略，因此反而引導了反效果。

一般而言，溝通方式可以分為三大類，一是書面溝通以及口頭溝通，書面溝通主要用于年報、內部備忘錄等，通常情況下都是參加比較正式的活動會進行書面溝通，其內容書寫要盡量的簡潔，講明緣由即可，不可過多；而口頭形式主要是應在私人接觸以及自由討論中，這種溝通方式比較自由，可以暢所欲言，因此比較受歡迎，但是無法留存下來，因此并不適合應用在項目確認等信息比較明確的項目中；二是，郵件、電話以及視頻等溝通，這種方式的溝通更為常見，一般用于緊急的項目處理中，但是需要項目管理者需要一個十分明顯的答復，則需要選擇使用郵件溝通；三是正式溝通與非正式溝通，一般項目比較緊急，需要馬上處理，都會采取非正式溝通的方式，因為這種方式可以十分快速使得各方都了解信息，從而做出裁決，而一般正式溝通則是需要制定某些方案，項目計劃等等，需要長遠考慮的問題。

四、遵循一定的溝通原則

首先，盡早溝通，項目管理需要溝通的事情比較多，如果沒有及時溝通，很有可能會忘記，從而影響項目管理效果，而有些管理人員雖然知道需要去溝通，也進行了溝通，但是卻沒有取得明顯的效果，而主要問題就在于溝通不夠及時，有些問題已經發生了，才告知另一方有關信息，其后果不難猜想。比如項目管理沒有及時的告知施工人員的具體工作進度，而待到工程最后才發生進度比較緩慢，這勢必會加大醒目成本。其次，主動溝通，溝通是人與人之間交流的方式。主動溝通說到底是對溝通的一種態度。在項目中，我們極力提倡主動溝通，尤其是當已經明確了必須要去溝通的時候。當溝通是項目經理面對用戶或上級、團隊成員面對項目經理時，主動溝通不僅能建立緊密的聯系，更能表明你對項目的重視和參與，會使溝通的另一方滿意度大大提高，對整個項目非常有利。最后，保持暢通的溝通渠道，溝通看似簡單，實際很復雜。這種復雜性表現在很多方面，比如說，當溝通的人數增加時，溝通渠道急劇增加，給相互溝通帶來困難。典型的問題是“過濾”，也就是信息丟失。產生過濾的原因很多，比如語言、文化、語義、知識、信息內容、道德規范、名譽、權利、組織狀態等等，經常碰到由于工作背景不同而在溝通過程中對某一問題的理解產生差異。如果要想最大程度保障溝通順暢，當信息在媒介中傳播時要盡力避免各種各樣的干擾，使得信息在傳遞中保持原始狀態。信息發送出去并接收到之后，雙方必須對理解情況做檢查和反饋，確保溝通的正確性。

五、結語

綜上所述，可知項目管理中的溝通十分關鍵，但是有些項目管理者并不注重溝通，這使得員工與客戶交流時經常出現錯誤，而使得項目管理形象大為下降，因為項目管理者既需要自身學會溝通，同時也需要員工掌握基本的溝通技巧，以使其能夠與客戶對答如流，不會出現差錯。

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