企業(yè)監(jiān)察檔案信息化建設(shè)研究

張麗穎

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息化是現(xiàn)代進(jìn)行監(jiān)察檔案管理的重要手段，通互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫(kù)的建立來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理與數(shù)據(jù)匯總，從而提高監(jiān)察檔案管理的效率。縱觀目前各大企業(yè)的監(jiān)察檔案管理方面都受到不同程度的現(xiàn)代化沖擊，將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，實(shí)現(xiàn)信息化和智能化的管理。但是目前信息化管理在企業(yè)中應(yīng)用還不普遍，一些企業(yè)并沒(méi)有意識(shí)到信息化的建立能夠?yàn)槠髽I(yè)的檔案監(jiān)管起到至關(guān)重要的作用。因此在本文中，我將簡(jiǎn)單分析企業(yè)監(jiān)察檔案信息化的概念和意義、目前企業(yè)檔案管理中的問(wèn)題、建立信息化監(jiān)察檔案管理的策略，從而幫助企業(yè)認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，實(shí)現(xiàn)與時(shí)具進(jìn)的改革。

關(guān)鍵詞：監(jiān)察檔案 信息化 建立策略

一、企業(yè)監(jiān)管檔案信息化的概念和意義

企業(yè)監(jiān)管檔案信息化的概念源于我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)均得到了進(jìn)一步發(fā)展，信息化技術(shù)手段也被廣泛的應(yīng)用和認(rèn)可，信息實(shí)現(xiàn)了流通共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理耗費(fèi)大量的人力物力，對(duì)檔案的查詢(xún)和保存都是較為困難的。檔案的信息化管理綜合了計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及通信技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)信息的處理、管理以及流通，實(shí)現(xiàn)了信息管理的智能化。企業(yè)中監(jiān)管檔案信息化建設(shè)能夠大大提高對(duì)檔案整理歸類(lèi)的效率，還能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化，提高了篩選效率，為企業(yè)的發(fā)展提供了保障與支持。

通常情況下，紙質(zhì)的資料即使不受到損壞和污染也會(huì)隨著時(shí)間的增加而發(fā)黃、褪色，在儲(chǔ)存過(guò)程中闊也容易因?yàn)閴m土和使用不當(dāng)造成破損和變臟。而電子檔案存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)當(dāng)中，還可以通過(guò)備份保證其內(nèi)容的安全性，通過(guò)密碼的設(shè)置和安置防護(hù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)內(nèi)容的保密性，為檔案的管理、存儲(chǔ)以及保護(hù)都起到了重要的意義。由此可見(jiàn)不論是從檔案管理的角度還是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的角度來(lái)看，實(shí)現(xiàn)檔案監(jiān)管的信息化都是勢(shì)在必行的。

二、企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）監(jiān)察檔案的管理方式落后

有些企業(yè)的管理手段較為傳統(tǒng)，其對(duì)現(xiàn)代化管理模式認(rèn)識(shí)不足，仍然較為頑固的采用傳統(tǒng)的檔案管理手段。在檔案管理中對(duì)檔案的重視程度和利用率不夠，因此沒(méi)有意識(shí)到對(duì)檔案進(jìn)行監(jiān)管的重要意義，這使得檔案管理缺乏系統(tǒng)化，更不用說(shuō)將信息化引入到檔案管理當(dāng)中，因此思想觀念亟待轉(zhuǎn)變。

（二）設(shè)備陳舊效率低下

首先，采用紙質(zhì)檔案進(jìn)行檔案信息的管理和儲(chǔ)存是較為傳統(tǒng)的檔案管理方式，這種方式需要對(duì)紙質(zhì)進(jìn)行特殊的儲(chǔ)存和保護(hù)，注意空氣的流通、紫外線(xiàn)的照射、空氣污染、綠化等方方面面，并且在檔案翻閱查詢(xún)過(guò)程中較為費(fèi)時(shí)費(fèi)力，也無(wú)法通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息的事實(shí)傳遞。由于檔案管理的方式方法較為陳舊，因此對(duì)檔案的利用效率不高，大量珍貴的數(shù)據(jù)資料常年擱置，甚至被損壞難以恢復(fù)。

（三）工作人員專(zhuān)業(yè)性缺乏

許多從事企業(yè)監(jiān)管檔案工作的人員都沒(méi)有進(jìn)行過(guò)專(zhuān)業(yè)的訓(xùn)練，也沒(méi)有進(jìn)行過(guò)入職后的考核與培訓(xùn)，因此在管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)方便比較欠缺。即使引入了先進(jìn)的監(jiān)管設(shè)備，其操作起來(lái)較為困難，因此在則一方面對(duì)推行信息化也是一定的阻礙。工作人員自身素質(zhì)與能力的不足還容易導(dǎo)致檔案的丟失與損壞，因此需要提高員工的責(zé)任感與工作能力，從而實(shí)現(xiàn)其工作的意義。

（四）檔案信息流通共享率低

企業(yè)檔案是寶貴的資源，但是由于檔案數(shù)量的龐大和管理利用效率低下，許多珍貴的數(shù)據(jù)資源難以得到開(kāi)發(fā)和利用，更談不上流通與共享，因此被擱置和浪費(fèi)。資源的有效利用是對(duì)企業(yè)發(fā)展的保證，如果不能夠進(jìn)行資源的優(yōu)化配置，那么對(duì)企業(yè)的未來(lái)發(fā)展來(lái)說(shuō)勢(shì)必會(huì)造成不良影響。

三、建立信息化監(jiān)察檔案管理的策略

想要實(shí)現(xiàn)對(duì)監(jiān)察檔案的有效性建設(shè)，就必須改變檔案管理的現(xiàn)狀，提高對(duì)檔案管理建設(shè)的重視程度，引入先進(jìn)的管理設(shè)備和管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理的信息化和智能化。

（一）實(shí)現(xiàn)監(jiān)管檔案管理的信息化建設(shè)

想要提高檔案的監(jiān)管水平就必須將檔案管理技術(shù)手段和設(shè)備實(shí)現(xiàn)與時(shí)具進(jìn)的發(fā)展，引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，使檔案管理提高其儲(chǔ)存性和精確度，完善基礎(chǔ)設(shè)施，完成紙質(zhì)檔案的電子化，并實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效分類(lèi)。還要進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，方便進(jìn)行對(duì)檔案的調(diào)取與搜索，提高對(duì)檔案的利用效率，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)管。最后還需要建立資源共享平臺(tái)，在企業(yè)中和相關(guān)企業(yè)中實(shí)現(xiàn)資源的交流與共享，有效利用寶貴的資源和數(shù)據(jù)，為企業(yè)的發(fā)展提供支持與動(dòng)力。

（二）培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)高素質(zhì)人才

檔案的監(jiān)管和利用離不開(kāi)良好的機(jī)器設(shè)備和技術(shù)手段的支持，但是僅有設(shè)備而不進(jìn)行有效操作也是形同虛設(shè)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能的提高，尤其是想要實(shí)現(xiàn)信息化必須對(duì)員工進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的訓(xùn)練，保證員工能夠正確操作智能化的設(shè)備，進(jìn)行有效管理。還需要提高對(duì)檔案信息化管理的重視程度，由上到下做好問(wèn)責(zé)制度，將檔案監(jiān)管更加系統(tǒng)化、規(guī)范化。

在引入人才的同時(shí)還需要注重科技創(chuàng)新，鼓勵(lì)相關(guān)技術(shù)人員結(jié)合實(shí)際操作進(jìn)行創(chuàng)新式的檔案監(jiān)管，通過(guò)理論結(jié)合實(shí)踐，在工作中找到提高效率的最佳方法。在操作過(guò)程中還需要按照國(guó)家要求和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，并提高對(duì)檔案的保密工作。

（三）靈活使用信息化檔案監(jiān)管技術(shù)

由于信息時(shí)代的來(lái)臨，對(duì)檔案的監(jiān)管手段也多種多樣，信息的采集、存儲(chǔ)和利用都有了不同之處。因此在進(jìn)行檔案管理時(shí)，不僅僅要提高操作規(guī)范和管理流程，還需要對(duì)信息化手段的應(yīng)用進(jìn)行選擇。充分利用各項(xiàng)資源優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，多種監(jiān)管技術(shù)相融合，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案監(jiān)管的最佳管理效果。與此同時(shí)注意控制投入成本，不要一味追求高科技而入不敷出，一定要在量力而行的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化與智能化，做到科學(xué)管理，與時(shí)具進(jìn)。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，科學(xué)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域都取得了飛速的應(yīng)用和發(fā)展，為我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)作出了巨大貢獻(xiàn)。縱觀我國(guó)的檔案監(jiān)察管理情況，許多企業(yè)中對(duì)其發(fā)展不夠重視，對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用不夠完善，其從業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)水平也不夠高，因此檔案監(jiān)管水平停滯不前。企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)觀念的轉(zhuǎn)變，積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備與手段，將紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)向電子檔案的轉(zhuǎn)變，提高對(duì)資源的利用效率，實(shí)現(xiàn)其信息化與智能化，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的流通與共享，建立數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行資源的儲(chǔ)存和分類(lèi)，便于后期的使用。檔案管理的發(fā)展離不開(kāi)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)的支持，我國(guó)的發(fā)展也需要靠科學(xué)技術(shù)來(lái)支撐，因此企業(yè)要與時(shí)具進(jìn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式與思想觀念，使企業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]姜巍.人力資源和社會(huì)保障監(jiān)察檔案管理信息化建設(shè)[J].電子技術(shù)與軟件工程，2014，7（213）15.

[2]李玉勝.探討信息化時(shí)代人力資源和社會(huì)保障監(jiān)察檔案管理[J].黑龍江史志，2015，5（110）23.