如何提升人事檔案管理效能

隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，人事檔案管理工作面臨許多新的挑戰(zhàn)。檔案，是社會文明發(fā)展的重要產(chǎn)物，對于個人發(fā)展與社會發(fā)展程度有著重要影響。做好人事檔案管理工作，是事業(yè)單位管理工作的重要部分。人事檔案管理，是人力資源管理的一部分。有效收集、整理與應用檔案資源，發(fā)揮人事檔案的功能，是人事檔案管理的重要目標。提升人事檔案管理的效能，是事業(yè)職能發(fā)揮的必要前提。

人事檔案管理效能不足的原因分析

人事檔案管理者管理意識不足

人事檔案管理工作是事業(yè)單位的基礎工作，許多事業(yè)單位管理者沒有重視人事檔案管理工作，影響了全體人員對人事檔案管理工作的認知。許多檔案管理者在工作中敷衍了事，不能正確對待自己的工作責任，也沒有將檔案管理細節(jié)落到實處。管理者對人事檔案管理工作的不重視，影響了檔案管理工作的監(jiān)督力度。在事業(yè)單位中，部分領導將人的品德作為提拔人員的主要依據(jù)，忽視了人事檔案的作用。人事檔案所受重視力度不足，自然影響了管理者的工作意識，使人事檔案管理工作處于被動。

人事檔案管理工作機制不健全

我國并沒有針對人事檔案管理工作的統(tǒng)一規(guī)定，各個事業(yè)單位也沒能針對自身的人事檔案管理工作實際需求建立內(nèi)部規(guī)章制度。人事檔案管理者的日常管理工作沒有標準與規(guī)范的要求，自然會產(chǎn)生許多分歧。缺少正確的工作指導，不僅影響了人事檔案管理工作，還影響著人事檔案管理工作的檢查與監(jiān)督。要提高人事檔案管理的規(guī)范度，必須要建立一套相對完備的人事檔案管理規(guī)范。

人事檔案管理工作規(guī)范性不足

在部分事業(yè)單位中，人事檔案資料過于陳舊，許多人員的檔案資料沒有得到及時更新。一些已經(jīng)被歸入人事檔案的個人資料并沒有得到有效鑒定，信息過時問題普遍存在。還有部分事業(yè)單位的人事檔案管理工作流于形式，人事檔案管理者只在領導檢查前突擊工作，沒有對人事檔案資源進行有效整理。事業(yè)單位內(nèi)公務人員的日常工作不能在其檔案中得到體現(xiàn)，影響了人力資源的開發(fā)與利用。人事檔案管理沒有法律法規(guī)的限制，事業(yè)單位的人事檔案管理者監(jiān)督不足，缺乏正確的方法，影響了人事檔案管理工作的實際效率。

人事檔案管理效能的提高策略分析

加強人事檔案管理制度的建立健全

要提高人事檔案管理工作的效能，必須要重視人事檔案管理工作制度的建立與健全。健全的制度，是人事檔案管理工作實施的重要保障。機關與各類組織機構(gòu)具有不同的職能以及差異性的發(fā)展需求，從人事檔案管理工作的實際需求出發(fā)，并在建立與應用的過程及時修改檔案管理制度，才能促進人事檔案管理工作服務于事業(yè)單位發(fā)展動力的充足。在實際工作中，管理者要加大對人事檔案管理者工作的監(jiān)督，督促他們以制度為基準實施人事檔案管理工作，在工作中做到有制度可依，嚴格執(zhí)行。建立專門的人事檔案工作監(jiān)督與管理小組，定期對人事檔案管理工作進行追蹤與檢查。事業(yè)單位領導也要不定期地詢視人事檔案管理工作，了解單位內(nèi)人事檔案管理工作的實現(xiàn)現(xiàn)狀，指明發(fā)展的方向。

重視人事檔案管理人員素質(zhì)的提高

人事檔案管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)以及職業(yè)道德素質(zhì)，對于其人事檔案管理工作的質(zhì)量有直接影響。事業(yè)單位的人事檔案管理工作需要得到管理者的重視，需要每一位公務人員的參與。人事檔案管理工作聽起來簡單，做起來難。它不是簡單的整理工作，而是一項專業(yè)的信息搜集、整理與應用的工作。人事檔案管理人員應當具有較強的專業(yè)能力與豐富的檔案管理經(jīng)驗，更要符合社會發(fā)展對人事檔案管理工作者的要求。具有現(xiàn)代化的人事檔案管理理念，能夠利用新興方法落實人事檔案管理工作，將先進理論與實際結(jié)合起來，才能促進人事檔案管理工作的與時俱進。

首先，事業(yè)單位領導要利用請進來與走出去的方法提高人事檔案管理者專業(yè)素質(zhì)。通過社會人才招聘，選擇具有人事檔案管理專業(yè)能力的人成為事業(yè)單位的一員。更要通過與其它企事業(yè)單位的協(xié)調(diào)與合作，加強人才交流，促進先進人事檔案管理工作方法的互通有無，提高人事檔案管理效能。

其次，事業(yè)單位領導要重視人事檔案管理者職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。讓人事檔案管理人員意識到自己肩負的責任，加大人事檔案管理工作重要性的宣傳，才能讓人事檔案管理工作者找到工作的動力，肯定自己的工作。

做好人事檔案管理基礎的夯實與創(chuàng)新

夯實人事檔案管理工作的基礎，需要事業(yè)單位內(nèi)部各個部門的配合。每一個部門根據(jù)本部門的發(fā)展情況，建立立卷制度，做好部門內(nèi)的人事檔案交接工作，從人事檔案信息發(fā)生變化的源頭保障檔案信息的規(guī)范與完整，有利于人事檔案管理工作效能的提高。事業(yè)單位要加強責任制在人事檔案管理工作中的落實，將人事檔案管理工作的責任分到各個部門與具體的人身上。利用集中與分散管理相結(jié)合的方法，對人事管理工作進行定期與定期的匯總，有利于人事檔案信息的分類與應用。

做好人事檔案管理工作的創(chuàng)新，需要事業(yè)單位加大人事檔案管理的信息化力度。在信息技術快速發(fā)展的今天，引入計算機與人事檔案管理軟件等先進設備，讓手工人事檔案管理模式向信息化管理模式過渡。建立屬于單位自身的人事檔案資源管理平臺，及時進行人事檔案資源的更新，提供標準化的信息展示與應用模式，能夠讓人事檔案信息的應用價值發(fā)揮出來。信息化的檔案管理工作，會提高人事檔案管理工作的時效性。

結(jié)語

綜上所述，人事制度不斷改革的今天，事業(yè)單位的人事檔案管理工作的手段也應當進行更新。提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，促進管理人員學習新的檔案管理理念，適應檔案管理工作的需求，是迎接檔案管理新挑戰(zhàn)的重點。對檔案管理的方法進行革新，重視人事檔案資源的利用，才能保障人事檔案管理效能的提高。

（作者單位：吉林省公主嶺市運輸管理所）