淺析高校教學管理中的教學秘書

[摘 要]高校教學秘書是院系與學院之間的紐帶，是師生之間進行溝通的橋梁，是傳遞師生各類信息的通道，扮演承上啟下，匯合信息，出謀獻策和服務師生的作用。隨著高校內部管理體制改革不斷深化，教學秘書的作用不斷被強化，在教學管理、科研等方面為不可或缺的角色。

[關鍵詞]高校院系；教學秘書；工作職能

高校作為一個特殊的社會組織，逐步形成了具有特色的院系運行機制，是直接面向教學第一線的教學單位，而教學秘書恰是高校教學管理基層中的管理者和執行者，是保證教學正常運行的基礎，對維護高校教學秩序的建立與運行起著至關重要的作用。

一、高校教學秘書

教學秘書是系主任、副系主任教學管理工作的助手，是連接學校與學院之間、學院與學院之間、教師之間、師生之間教學活動的橋梁和紐帶，有承上啟下、協調左右、溝通信息和改善關系的作用。

二、高校教學秘書工作的特點

1.有政策指令和教學計劃的執行性

教學秘書為高校最基層的教學管理者，工作的特點既具有政策指令的執行性，嚴格把握政策范圍與尺度，落實傳達好領導布置的各項工作及相關文件精神，確保教學目標能夠得以順利實施，同時兼顧維護教學秩序正常運轉的職責。

2.有行政和教學管理的協調性

就院系發展的最初階段，高校教學秘書既要做教學管理工作，上至學校的各個職能部門，下至教師和學生，都需要與他們溝通與之協調，可見其協調作用是多層面、全方位、綜合性的。

3.奉獻與服務性

教學秘書的宗旨是為教學服務、為教師服務、為學生服務，使教學秘書的服務對象有了特殊性，決定了教學秘書的工作必須建立在真心實意服務的基礎上，全心全意為教師和學生服務。

4.時效性和繁雜性

教學秘書工作的時效性主要表現在很多的教學準備工作必須在教學活動實施前準備就緒，尋求效率，注重資源的整合，爭取教學資源的有效配置和教學效應的最大程度的發揮。

教學秘書工作的繁雜性主要表現在工作的難度大，又有一些突發性的教學情況要處理，工作重、責任大。且工作的內容范圍涉及到學校教學管理工作的各個方面，既繁瑣又復雜，許多工作都牽涉到具體的人或物，涉及教師和學生的切身利益。

5.靈活性

教學秘書主要協助系領導管理全院教學工作，院系領導，在管理上不可能面面俱到，那么，教學秘書在執行決策以及處理一些突發性、偶發性事件時，需根據當時的情況，在不違背原則的情況下做些靈活處理。

三、教學秘書工作職責

1.上令下達，要求及時準確

教學秘書要將學校有關部門的各類文件及通知，視情況，原原本本傳達給系領導、教師或學生，促使教學工作井然有序進行。

2.下情上報，要求客觀公正

院系領導基本上都是雙肩挑，工作忙，教學、科研任務繁重， 教師與學生、領導與教師之間的信息傳遞與交流，更多的由教學秘書來完成。因此，教學秘書在匯報信息時，一定要客觀公正，實事求是，切不可歪曲事實，胡亂捏造。

3.配合系領導處理日常工作，維護教學有序進行

開學初，做好開學前的一切準備工作，開學時，協助系領導檢查教師出勤、教師的備課等，學期期中協助系領導及進行期中教學質量檢查、調研，收集學生對教學方面的意見，供系領導決策。

4.教學常規管理

教學管理均是圍繞著教學活動進行的，實在且繁雜，運行過程中不能出現遺漏和差錯，常規教學管理主要有如下幾個方面：教師教學：專業教學計劃；教學、實驗大綱；教學任務安排；教師課表；調、停課；考試、考查安排；各學期考試試卷收集；教師工作量統計；教師課堂教學質量評估；教師科研項目申報；教師獲獎統計等。學生學習：新生名單；選修課組織；教材征訂；學生課程表；學生各學期考試試卷整理、歸檔；補考、重修考試安排；等級考試；學生期末成績；學籍異動；學籍處理；學籍檔案，學籍復查；畢業生資格審查；畢業生電子學籍；實習安排；專升本考試等。其余方面：專業建設；精品課程建設；教學、實驗改革項目；教學成果獎申報與審批；申報新專業；教學評估；教改、教學會議記錄；期中教學檢查；教學文件下達及歸檔；教學通知下達及歸檔；教學情況通報；教務系統等。

5.檔案管理

檔案管理可大致分為六類，第一，專業教學計劃、課程授課計劃、課程教學大綱、教師教學工作量等，保證教學管理順利進行。第二，教學進度表、班級課程表、教師課程表等，有利于安排聽課等教學檢查督導活動。第三，學生名冊、學生成績、導師制學生分組等，方便教師在教學中掌握學生的實際情況，真正有效地搞好教學。第四，考過的試卷、實習材料、學生教材征訂等，為本科教學評估的原始資料。第五，教師聘任協議書、教師崗位設置、課時統計、津貼發放等，為教師今后評職稱及核對情況留底。第六，建立教師業務檔案，內含教師基本情況，如畢業證書、職稱證、教師資格證、科研項目、論文、獲獎復印件等。

四、高校教學管理教學秘書應具有的能力

1.有專業知識素質

專業知識是教學秘書必須具備的素質。不僅要具有自己本職工作的專業知識，同時還要掌握服務對象，從中提取有用的信息加以處理，以適應工作需要。

2.有一定的組織能力

教務秘書經常要組織一些教學輔助活動，如組織各教學信息員座談會，安排教師會議等，這就要求教務秘書要善于把握時機，按時按量的完成預期工作。

3.有一定的表達能力

教務秘書應具有良好的書面表達能力，如起草清晰、簡明的通知，整理材料寫出概括、嚴謹的報告等。

4.有一定的應變能力

教學管理不是一成不變的，時代在發展，社會在進步，就需要適時調整管理模式，不斷更新管理方法，以求達到平衡，從中表現出較高的管理機智。

五、教學秘書應具備的意識

1.學習意識

高校教學秘書，應具有學習意識，養成不斷學習的習慣，這樣才能使自身的綜合素質得到不斷提高，當今信息瞬息萬變、知識更新快、競爭激烈，唯有不斷地吸收新知識，才不會落伍，才能適應、生存于現代的知識社會，才能提高自身的業務水平。

2.責任意識

有人曾說過：“責任具有至高無上的價值，它是一種偉大的品格，在所有價值中它處于最高的位置。這就需要把崗位作為自己追求的事業，事事高度負責，一絲不茍，努力踐行“干一行，愛一行，精一行”認真做好每一項工作，真正擔負起管理育人、服務育人的重任。

3.服務意識

教學秘書在教學管理中扮演著協調者與溝通者的角色，是各部門間開展教學活動的橋梁和紐帶，總是以圍繞為領導服務，為老師服務，為學生服務進行的，只有將服務作為基本職能，真正理解工作的意義，把自己的全部熱情和精力投入到服務活動中去，才能真正做好此項工作。

4.質量意識

隨著我國高等教育規模快速發展，師生規模越來越大，教學質量儼然已經成為學校的生命線，管理質量是保證教學質量的基礎。只有將管理同服務水平有機結合起來，才能處理好教與學中遇到的問題，真正實現教學管理的職能。

5.法律意識

教學秘書在教學管理過程中承擔著起草相關文件和方案的任務，所以需要有一定的法律常識，把強化法規觀念的學習，變成工作渴求和自覺行動。教學秘書在教學管理中處于重要的位置，能接觸到很多重要的文件，掌握著許多教師和學生的個人信息，若信息利用不當，就會給工作帶來損失，甚至會產生法律糾紛。

六、教學秘書工作現狀

1.工作職責范圍不明確

教學秘書工作職責范圍廣，院系領導多，完成領導臨時布置的工作的任務基本上落到了教學秘書身上。經常身處自己手頭的工作還沒完成，那邊又要完成領導指派的其他工作的緊張局面之中。這樣就導致教學秘書天天忙亂不堪。

2.工作地位不受重視

在很多教師和學生眼中，教學秘書的工作就是簡單的、重復性的勞動。許多人普遍認為教學秘書工作就是“打個表，畫個格，跑個腿，學個舌”。幾句話只是概括了教學秘書工作的表象，表象背后所付出的勞動和辛苦卻被許多同事和學生所忽視，所以教學秘書的工作地位也常常得不到重視。

3.學校擴招，工作強度大

近些年，隨著高校的不斷擴招，學生數量迅速增長，教學秘書的工作量也隨之增加，各種資料的歸檔、考試安排、等一系列工作都相應地翻倍。教學秘書成了學院里面最忙的人，時常要加班才能完成工作任務。

4.教學管理知識欠缺

教學秘屬于教學管理工作的組織者和執行者，要很好地履行自己的職責，順利完成工作任務，而目新參加工作就來擔任教學秘書的占很大比例，他們不熟悉本學院的專業和教學情況，對教學管理和組織工作缺乏經驗和知識，使本來就繁重的工作面臨更大的困難和挑戰。

七、結語

高校教學秘書工作是高校教學管理工作的基礎和關鍵，在高校教學管理中具有舉足輕重的地位。因此，無論是為誰服務，都應以誠相待，表現出良好的素養、優秀的品質、誠實的態度和干練的作風。

作者簡介：陸玉發（1983-11），男，彝族，云南楚雄，物理學，本科，普洱學院理工學院。