試論來源原則在電子檔案管理中的作用

[摘要]來源原則是荷蘭的檔案學者在一部著作中首次提出的，這一原則一經問世就得到了國內外相關人士的重視。首先我們要肯定的是來源原則在檔案學專業中的地位不可小覷，其具體指定的對象為某個特定的機構或是個人所形成的所有檔案。我們不能將來源于同一處的檔案與來源與其他處的檔案相互混淆。本文就來源原則在電子檔案中的實際應用作出闡釋，希望為相關的檔案管理工作提供方便。

[關鍵詞]來源原則；作用；電子檔案；管理

檔案管理在社會的發展進程中逐漸向電子化發展，并且在發展的過程中得到證明，證明來源原則在檔案管理中具有深刻的實踐意義。來源原則并不僅僅在原有意義上保持不變，而是在變化中不斷發展，進行創新與變革，與時俱進。下面我們就來具體討論來源原則在電子文件中的作用與意義。

一、來源原則在電子檔案時代對電子檔案管理的意義和作用

1.來源原則體現了電子文件形成的相互關系

檔案實體根據來源原則的要求進行劃分，為了保證檔案實體之間的相互關聯，證明檔案之間并不是孤立存在的個體，就需要明確該檔案產生的來源，是由何人在何種環境下產生的，遵循來源原則才能將上述的問題搞清楚，每份文件之間或多或少都存在某種聯系，要想弄清其中的關系，我們必須要以來源原則為依托，保留相關的歷史文件，不能將檔案工作看作是雜亂無章的，毫無頭緒的管理工作。當前的檔案管理人員已經普遍認識到這點問題，所以在實際的工作中，注重關聯性，將相似的、存在聯系的檔案規放在一起，這樣不僅能夠便于查找，也在無形之中體現出了檔案管理的來源原則。

2.來源原則仍是現代電子文件管理應遵循的基本原理

來源原則曾經深受美國相關工作者的重視，他們認為來源原則在所有檔案管理原則中的地位不可動搖，究其原因，是由于來源原則具有一般原則不具備的優勢。其一，文件的完整性在該原則的幫助下得以保留；其二，更加體現出文件的重要性，使得文件的證據性得以保留；其三，為相關檔案工作者在整理、編目檔案的工作中提供可行性更強的指導方針。雖然來源原則在各個國家的應用方面存在差異，但是總的核心思想是一致的，即“來源”。其承載著檔案管理的理論與實踐。在來源原則發展的過程中，并不是一帆風順的，其同樣承受過大眾的不認可，眾多批評性的指責，但是這些批評的聲音并不是針對來源原則本身的，而是涉及到如何應用這一原則的。

3.來源原則在電子文件檢索系統設計和應用上具有無可替代的指導作用

我們認識到在過去的檔案管理發展歷程中，來源原則只應用在實際的檔案管理中，并沒有涉及到電子化的管理，所以我們并不清楚來源原則是否同樣能夠應用于電子檔案管理中。在1988年的國際檔案大會中提到了這樣的一個觀點，即檔案管理的進步并不會影響到傳統檔案管理中的某些原則，這其中就包括來源原則。在后一階段的大會中還指出，來源原則經過了眾多考驗才成為檔案管理的基本原則，所以電子檔案的管理中依然適用來源原則，并且還能保證信息的完整與可靠性。其中具有兩個相對重要的原則，其一是外在的方面，其二是內在的方面，也就是要正確分析檔案的內容。

4.來源原則在電子文件時代仍是基本原則

雖然電子時代的到來為來源原則帶來一定沖擊，但是仍然不能撼動其核心地位。相關人員可以將電子信息管理作為一項新的挑戰，檔案管理的發展不僅局限在同一個地區，在歐洲、美洲等眾多國家均有發源地，無論在哪個國家，來源原則都能夠輕易地應對檔案管理工作中遇到的挑戰與難題，他們在不同的角度印證了來源原則的價值，并且將其發展下去，賦予檔案管理工作嶄新的生命力。所以在電子時代到來的這一階段，仍然可以適用來源原則，檔案管理人員積極的將文件進行保管，進而對其編目與使用。此時，同樣不能忘記來源原則的性質，它并不是一個抽象的概念，而是在特殊的工作中所產生的某一實際概念。

二、來源原則在電子檔案運行和管理中應用

1.同一“來源”等同于文件的形成者及其組織機構。但在電子文件大量出現并迅猛發展的情況下，隨著“重新組合”的概念和“海量處理”的操作日益普及和簡便，文件形成結構、文件發生和流轉權限乃至文件信息經常被重新組合，特別是那些來源不再嚴格對應于現存的機關或組織機構的大量電子文件，如何正確判定其來源變成為亟待解決的現實問題。

2.將“來源”等同于制發文件的資格權限。然而現實工作中往往存在著“授權”現象，比如跨部門之間需要授權制發機關名義的公文等，如果電子文件系統不對這種權限加以辨別，便難以劃分來源。

3.鑒定電子文件的來源和證據價值，須保存文件的所有原始信息。計算機輔助文件管理計劃以原文本為基礎，要求每份文件都配有簡介說明，并要求著錄項目覆蓋所有的相關信息。加拿大國家檔案館在這方面進行了有益的嘗試：該館將館藏電子檔案分為兩類，電子純文本信息（如電子郵件、文字處理文件、備忘錄）和非純文本信息（數據庫、圖標、記錄單等）。并根據文件的不同來源，制定了不同的整理著錄規則，主要內容包括：其一，關于文件形成者的信息，如組織機構、文件存放地點、成文日期及接收、存貯文件的日期等數據；其二，關于自動化系統結構的信息，包括數據的目標準則和使用工具等；其三，關于數據內容的信息，即數據的編目與相關聯系，現有的檢索工具、代碼一覽表等；其四、關于電子文件結構的技術著錄：文號、硬件與應用軟件、利用的狀況等。至此，我們不難發現，只有遵守來源原則，才能保持文件之間固有的歷史聯系。否則，檔案工作就會是任意的、主觀的和缺乏原則的。要確定電子文件和檔案的來源，不可僅要求完整地保護全宗與文件系列和按照原始順序進行分類歸檔。要使電子文件及其運行遵循來源原則，必須正確說明電子文件及其之間的原始聯系。同時，在分析文件形成者職能的基礎上對電子文件進行管理是遠遠不夠的，運用來源原則意味著檔案工作者要識別和保護電子文件的原始結構，了解其在整個生命周期中文件組合的變化。

三、結語

通過對來源原則的闡述，我們能夠深刻的認識到其在電子檔案管理中具有廣闊的發展價值，有利于檔案管理的系統化與深入化，經過相關學者的不斷實踐與整理，我們應該將來源原則的應用重視起來，使其始終處于檔案管理的基本原則，為今后的檔案管理工作的進一步發展作出貢獻。

參考文獻

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