高校檔案信息化建設的思考

摘 要：在計算機技術迅速發展的引領下，傳統辦公模式已經轉變為辦公自動化、無紙化辦公模式，這是高校檔案工作實現信息化的堅實基礎。當前，高校檔案信息化建設已經取得了一定成效，但在信息化建設的過程中還存在問題。本文就其內涵和存在問題進行分析并提出了解決的舉措。

關鍵詞：高校；檔案；信息化建設

一、高校檔案信息化建設的主要內容

1.檔案信息數字化模式。當前，在教育資源共享化的過程中，檔案數字化已經成為高校檔案工作的新模式，高校的檔案館要根據館建實際，進行充分調研，安排好與公司的有關檔案項目合作，做好學校各類檔案的前期整理、編碼等工作，實現數字化的檔案信息管理，從而便于高校檔案信息管理及信息資源的共享。

2.檔案網站建設。高校應當積極推進基礎設施建設，建立檔案專項網站，實現檔案局域網與學校網站鏈接，推進使用計算機管理檔案資料，逐步實現紙質化檔案與電子檔案的同步使用管理；要注重在信息化過程中建立檔案信息安全保障體系，保障計算機及其設施的安全和網絡環境安全。

3.數字檔案館建設。其主要是利用電子網絡遠程獲取檔案信息的一種有效方式，它強調的是在數字化檔案館的環境下便于高校師生開發利用檔案信息資源的便利。

4.檔案信息化管理軟件。高校檔案圖書的使用群體對知識的專業性、廣泛性要求較高。根據高校使用群體的特殊性要求，目前在高校應當推行統一規范的檔案使用管理軟件系統，為更好實現檔案資源交換使用、共享創造基礎條件。

二、檔案信息化建設存在的問題

1.檔案人員的專業素質。目前，各個高校根據檔案管理需要，配備了一些檔案管理人員，但大多是兼職檔案人員，沒有經過專業系統的檔案業務學習，本身對檔案管理收集意識不強，容易忽視對一些重要檔案信息的電子化管理。

2.信息資源利用率較低。由于長期以來將檔案館（室）藏面積及館藏量作為評價標準，大多數高校的檔案館（室）注重保存，而且通常采用文檔保存方法，二次利用效果不佳，檔案缺乏開發、利用，信息化模式欠缺。從目前高校檔案管理的模式來看，高校檔案部門提供檔案的管理手段與信息服務方式遠遠落后于信息社會的步伐，歸檔體系分類不明晰、不完善，未能有效和高校本科教學評估等重大教學活動結合起來，不能滿足廣大師生及社會對高校檔案信息的需求。

3.信息化基礎設施不足。在當前高等教育深入發展的基礎上，有部分高校對檔案基礎設施建設重視度不夠，在軟硬件基礎設施建設上明顯落后；還有一些學校雖然建立起電子檔案專項網站，但網站技術水平不成熟，管理利用程度不高，造成檔案的利用率低。還有一些沒有建立檔案網站的高校，檔案館計算機基礎設施配備難以達到標準，錄音、照相、掃描設備不齊全，這些都是制約當前高校檔案信息化建設的因素。

三、檔案信息化建設的措施

1.提高檔案人員的知識素質。高校要把檔案人才隊伍建設作為信息化建設的重點任務來抓。一方面，要引進具備深厚檔案學專業知識的人員從事檔案管理、保存工作；另一方面，要配備計算機專業人才，更好地為檔案信息化建設提供技術性、服務性工作。同時，高校涉及教務教學、科研管理、黨建資料等多種檔案類型，各個部門的檔案人員要提高自身檔案管理的水平，認真學習檔案理論知識，注意收集所有需要保存的檔案信息，要具有信息的敏銳性。高校要切實加強對專兼職檔案工作人員的教育培訓工作，提高個人專業技能。

2.實現電子文檔一體化管理模式。電子文檔一體化管理，把具有相同內容的同一份紙質文件和形成的電子版文件同時分類保存，紙質檔案中往往都放置了備考表或者卷內目錄，在其“備注”這一欄目中再對其電子版文件加以注釋說明，標注其存檔號及存放地點，這樣更有利于在以后的使用中相互作為參考，既保證了文件檔案存儲的真實性、準確性，也便于以后的操作利用。除了一般的文字材料以外，還應當保存聲像、媒體資料、電子文檔等模式的檔案資料。

3.加強檔案信息化基礎設施建設。各高校充分發揮檔案網站的利用開發效能。積極開展檔案信息資源共享的特色服務；對于部分尚沒有條件建設檔案網站的高校，根據本校的實際情況，應當增添檔案信息化設備，建立和完善檔案目錄數據庫，配備熟悉計算機管理知識的專業人才，做好建立檔案網站的前期準備。

高校檔案信息化建設是一項長期、全面、系統化過程，信息化建設不是檔案部門的獨立工作，而是需要高校各個行政部門、各個院系來相互配合。要提高各部門檔案人員的現代技術水平，穩定檔案管理隊伍，加強對檔案人員的培訓教育，使其掌握信息技術新知識，更好地服務于檔案建設工作，促進高校檔案信息化建設實現質的飛越。

參考文獻：

[1]張九玲.對高校檔案管理現代化的思考[J].內蒙古師范大學學報（教育科學版），2003（6）.

[2]陳志遠.檔案信息化建設的認識與思考[J].中國檔案，2003（1）.