提高基層電大檔案管理工作水平的思考

摘 要：現(xiàn)階段，開(kāi)放教育的進(jìn)一步發(fā)展和基層電大辦學(xué)機(jī)制的改革創(chuàng)新，對(duì)學(xué)校檔案管理工作提出了更高的要求，提升學(xué)校檔案管理水平勢(shì)在必行。本文試圖對(duì)基層電大檔案管理工作的常見(jiàn)問(wèn)題及其成因進(jìn)行分析，在此基礎(chǔ)上探求解決存在問(wèn)題的對(duì)策，以期為基層電大檔案管理工作提供有益的啟示。

關(guān)鍵詞：基層電大；成人高等教育；檔案管理；檔案利用

高水平的檔案管理是基層電大辦好開(kāi)放教育、實(shí)現(xiàn)學(xué)校持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。長(zhǎng)期以來(lái)，受認(rèn)識(shí)不足、人員專業(yè)素養(yǎng)偏低等因素的影響，基層電大檔案管理工作水平普遍不高，一定程度上影響到辦學(xué)工作的開(kāi)展。而且，隨著國(guó)家教育體制改革的深入，當(dāng)前基層電大面臨著新一輪的改革、創(chuàng)新，對(duì)檔案管理工作提出了更高要求。為此，學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)基層電大檔案管理，提升學(xué)校檔案管理工作水平。

一、基層電大做好檔案管理工作的意義

1.為學(xué)校工作決策提供信息和依據(jù)

學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展歷程的忠實(shí)記載，是建校以來(lái)學(xué)校招生、教學(xué)教務(wù)、師資隊(duì)伍建設(shè)、校園建設(shè)等辦學(xué)工作的材料匯總。高水平的檔案管理，能夠在學(xué)校進(jìn)行工作決策時(shí)，為決策者提供充分、準(zhǔn)確、全面的信息和決策依據(jù)，讓決策者承前啟后，繼往開(kāi)來(lái)，最大限度地保證決策的及時(shí)性、科學(xué)性。

2.為學(xué)校處理有關(guān)業(yè)務(wù)問(wèn)題提供憑證

檔案管理是一種信息存儲(chǔ)和保真的行為。做好檔案管理工作，保存好學(xué)校辦學(xué)工作的原始資料，在學(xué)校處理一些業(yè)務(wù)問(wèn)題時(shí)，能夠發(fā)揮至關(guān)緊要的憑證作用，對(duì)問(wèn)題的解決、責(zé)任的明確而言，價(jià)值無(wú)可估量。

二、基層電大檔案管理工作的常見(jiàn)問(wèn)題

1.經(jīng)費(fèi)投入不足，設(shè)施和手段落后

基層電大檔案工作普遍存在著經(jīng)費(fèi)不足、條件較差的情況，大多數(shù)學(xué)校沒(méi)有對(duì)檔案管理投入必要的資源，導(dǎo)致檔案管理部門的辦公條件較差，設(shè)施建設(shè)滯后。檔案工作人員的辦公區(qū)、其他人員借閱檔案的閱覽區(qū)、存放檔案的庫(kù)房未能按功能分開(kāi)設(shè)置，檔案現(xiàn)代化及檔案保護(hù)設(shè)備配置不全，檔案管理仍采取手工作業(yè)方式，嚴(yán)重阻礙了學(xué)校檔案管理及服務(wù)工作水平的提高。此外，檔案管理現(xiàn)代化水平不高，工作人員被手工作業(yè)耗去大量時(shí)間，對(duì)檔案工作的學(xué)習(xí)、研究無(wú)暇顧及，導(dǎo)致個(gè)人能力無(wú)質(zhì)的提高，因而也無(wú)法推動(dòng)學(xué)校檔案管理工作水平。

2.檔案管理工作不到位、不規(guī)范，水平較低

檔案管理是從檔案的收集開(kāi)始的。檔案收集不及時(shí)、不齊全，是基層電大最普遍存在的問(wèn)題。一些學(xué)校的檔案工作人員，檔案意識(shí)不強(qiáng)，工作主動(dòng)性不足，在檔案收集上不積極、不及時(shí)，常常導(dǎo)致重要資料的遺漏，造成檔案缺失。譬如，一些學(xué)校舉辦重要活動(dòng)，檔案管理部門卻沒(méi)有將活動(dòng)資料完整保留下來(lái)；一些重要人物蒞臨學(xué)校視察、參觀，往往也沒(méi)有進(jìn)行文字、圖片、音像的有效記錄。這些檔案的收集機(jī)會(huì)稍縱即逝，當(dāng)時(shí)不認(rèn)真把握，往后就沒(méi)有重做的可能。同時(shí)，一些檔案工作人員對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)還停留在傳統(tǒng)的范疇，只重視文書(shū)檔案的收集和管理，而對(duì)聲像檔案和實(shí)物檔案重視不足，一些非常有價(jià)值的實(shí)物材料沒(méi)有納入檔案管理的范疇，沒(méi)有進(jìn)行有效的保存而最終損壞甚至遺失。不僅由于工作人員的意識(shí)和能力不強(qiáng)，作風(fēng)不實(shí)，基層電大檔案管理工作也一定程度上存在著時(shí)間編排混亂、裝訂不合要求、借閱不作記錄、因原始材料缺失而后期補(bǔ)充拼湊等不規(guī)范的情形，嚴(yán)重影響了學(xué)校檔案的管理、開(kāi)發(fā)和利用。

3.檔案的價(jià)值未能有效開(kāi)發(fā)，利用率不高

基層電大的檔案管理，雖然有為學(xué)校記錄發(fā)展歷史、提供決策信息和工作依據(jù)的功能和目的，但在實(shí)際工作中并沒(méi)有發(fā)揮出應(yīng)有作用。許多學(xué)校組建檔案管理部門開(kāi)展檔案管理工作，僅僅是為了順應(yīng)本級(jí)政府及其職能部門的要求，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職員工潛意識(shí)里并沒(méi)有檔案開(kāi)發(fā)利用的概念。在學(xué)校各項(xiàng)工作決策中，決策者很少查閱、參考檔案，大都根據(jù)當(dāng)前的情況進(jìn)行方案的抉擇，往往會(huì)導(dǎo)致工作的前后脫節(jié)。而對(duì)于普通教職員工而言，利用檔案的情形就更少了。因此，檔案一入庫(kù)，基本就塵封起來(lái)，很少得到開(kāi)發(fā)利用，檔案的信息服務(wù)功能無(wú)法體現(xiàn)。這一問(wèn)題的存在，反過(guò)來(lái)又對(duì)檔案工作的正常開(kāi)展和改善帶來(lái)了一定的負(fù)面影響。

三、基層電大檔案管理工作常見(jiàn)問(wèn)題的成因探析

1.教職工特別是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠

就目前情況來(lái)看，基層電大的教職工甚至是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重要性都缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為辦好學(xué)校的關(guān)鍵是做好招生和教學(xué)工作，只要有生源，把好質(zhì)量關(guān)，就不愁學(xué)校沒(méi)發(fā)展，因而忽視學(xué)校檔案管理工作，不愿意將人力、財(cái)力和物力投入到“沒(méi)有產(chǎn)出”的檔案管理工作中去，從而導(dǎo)致檔案部門辦公條件差，設(shè)施不足，設(shè)備陳舊老化，人員配備不全，影響了檔案管理工作的正常開(kāi)展和改善。

2.崗位人員素質(zhì)滿足不了現(xiàn)代檔案工作的要求

在新技術(shù)蓬勃發(fā)展的信息時(shí)代，檔案管理工作要求從業(yè)人員具備較高的信息管理專業(yè)技能。但從基層電大檔案工作的實(shí)際來(lái)看，檔案管理崗位人員大多達(dá)不到這一要求，他們學(xué)習(xí)能力較差，知識(shí)老化，技能不精，很難做好檔案管理工作。一種情形是，一些學(xué)校由于人手較少，檔案管理工作由其他工作崗位的人員兼任，對(duì)檔案工作并未實(shí)施專人專責(zé)管理，兼職人員往往由于工作類多量大，不能專注于檔案管理工作，制約了檔案管理技能的學(xué)習(xí)和提高，最終無(wú)法適應(yīng)檔案工作的要求。另一種情形是，一些學(xué)校對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)有所偏差，重視不足，認(rèn)為檔案管理工作誰(shuí)都可以做，將檔案部門看作老弱病殘人員的收容所，使檔案工作人員的基本素質(zhì)得不到保證，學(xué)校檔案工作的效果可想而知。

3.檔案管理工作機(jī)制不完善

大多數(shù)基層電大沒(méi)有建立起完善的檔案管理工作機(jī)制，是其檔案管理水平不高、效果不好的重要原因。第一，檔案管理工作責(zé)任機(jī)制不完善。除了規(guī)定檔案管理部門的職責(zé)之外，許多學(xué)校沒(méi)有明確其他部門對(duì)學(xué)校檔案建設(shè)和管理的責(zé)任，學(xué)校檔案建設(shè)和管理得不到其他部門的有力支持，形成檔案管理部門孤軍作戰(zhàn)的不利局面。第二，檔案管理的激勵(lì)機(jī)制不完善。檔案管理工作不像其他業(yè)務(wù)，容易做出可觀的成績(jī)，在其他領(lǐng)域效果卓著的績(jī)效管理，在檔案管理工作中卻難以適用。很多學(xué)校沒(méi)有建立起針對(duì)檔案工作的考核評(píng)價(jià)和獎(jiǎng)懲制度，欠缺科學(xué)的評(píng)價(jià)考核指標(biāo)體系，對(duì)檔案管理工作人員的表現(xiàn)量化困難，造成獎(jiǎng)懲無(wú)所依據(jù)的尷尬局面。

四、提高基層電大檔案管理工作水平的對(duì)策思考

1.提高認(rèn)識(shí)，重視學(xué)校檔案工作

只有學(xué)校廣大教職員工特別是主要領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的價(jià)值，高度重視學(xué)校檔案建設(shè)，檔案工作才能得到有力的支持和充足的投入，當(dāng)中存在的問(wèn)題和困難才會(huì)得到解決。因此，學(xué)校檔案工作的責(zé)任人要通過(guò)多種途徑宣傳檔案工作的重要性，加深學(xué)校教職員工對(duì)檔案建設(shè)的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化教職員工收集、保存、移交檔案資料的主動(dòng)性和自覺(jué)性。要結(jié)合檔案行政主管部門的要求，提請(qǐng)主要領(lǐng)導(dǎo)重視學(xué)校檔案工作的規(guī)范化建設(shè)，把檔案工作納入學(xué)校重要工作日程，保證學(xué)校對(duì)檔案工作的人力、財(cái)力、物力的投入，從而提升學(xué)校檔案建設(shè)與管理的質(zhì)量和水平。

2.提升工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，優(yōu)化學(xué)校檔案管理隊(duì)伍

任何一項(xiàng)工作的順利開(kāi)展和圓滿完成，都離不開(kāi)高素質(zhì)的專業(yè)人才作為支撐。因此，提升檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍，是基層電大提升檔案工作質(zhì)量和水平的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。一方面，基層電大要為學(xué)校檔案管理崗位配備符合工作要求的專業(yè)人員，不但要避免出現(xiàn)學(xué)非所用、用非所學(xué)的專業(yè)不對(duì)口的情形，而且要防止把檔案管理崗位作為學(xué)校人員安置場(chǎng)所的錯(cuò)誤行為；另一方面，基層電大要根據(jù)檔案工作發(fā)展的需要，積極創(chuàng)造機(jī)會(huì)，讓檔案工作人員繼續(xù)深造和參加培訓(xùn)，不斷提高其工作能力和業(yè)務(wù)水平，從而使學(xué)校檔案建設(shè)和管理工作不斷改進(jìn)、完善。

3.完善檔案管理工作機(jī)制，促進(jìn)管理水平提升

基層電大完善檔案管理工作機(jī)制，應(yīng)著手做好以下工作：第一，根據(jù)國(guó)家檔案法規(guī)和本校實(shí)際，健全學(xué)校檔案管理工作制度，并以之作為學(xué)校檔案工作的基本準(zhǔn)則，確保學(xué)校檔案資料的收集、整理、移交、歸檔、借閱等環(huán)節(jié)有章可循，有據(jù)可依。第二，明確學(xué)校各部門、各崗位在檔案工作中的職責(zé)和責(zé)任，賦予檔案管理部門相應(yīng)的協(xié)調(diào)、指揮、監(jiān)督和考核評(píng)價(jià)的權(quán)力，檔案管理部門對(duì)其他部門、崗位在學(xué)校檔案建設(shè)與管理中的表現(xiàn)與成效的評(píng)價(jià)，要作為衡量各部門、各崗位辦學(xué)工作表現(xiàn)和成效的重要標(biāo)準(zhǔn)，成為學(xué)校獎(jiǎng)懲的重要依據(jù)。第三，確立由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案員共同構(gòu)成的檔案管理縱向系統(tǒng)，在檔案工作中一級(jí)抓一級(jí)，層層抓落實(shí)。第四，完善檔案工作的相關(guān)激勵(lì)機(jī)制，從檔案資料收集的齊備性、資料移交的及時(shí)性、立卷保管的規(guī)范性、開(kāi)發(fā)利用的高效性等多角度科學(xué)設(shè)置考核指標(biāo)，并通過(guò)內(nèi)部考核、和其他單位交叉評(píng)比、引入外部評(píng)價(jià)等方式對(duì)學(xué)校檔案工作進(jìn)行考評(píng)，對(duì)表現(xiàn)突出、成效顯著、貢獻(xiàn)較大的部門和人員給予相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作不力、成效欠佳的部門和人員提出批評(píng)或予以懲戒，從而充分調(diào)動(dòng)廣大教職員工特別是檔案工作人員的積極性。

4.推動(dòng)檔案的開(kāi)發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案的信息服務(wù)功能

如前所述，完備的檔案能夠?yàn)榛鶎与姶蟮霓k學(xué)和發(fā)展提供十分重要的依據(jù)和憑證。在學(xué)校建設(shè)、師資配備、教學(xué)安排、考核評(píng)價(jià)、人事任免、薪酬給付、晉級(jí)增資、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面，有豐富、完備的檔案資料作為依據(jù)和憑證，既能為學(xué)校各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開(kāi)展提供方便，又能保證工作的科學(xué)、合理和公正，獲得廣大師生員工的認(rèn)可和支持。為此，基層電大通過(guò)檔案建設(shè)和管理，將各類零散資料系統(tǒng)化、卷宗化、完備化，并完善、明確檔案借閱、引用的程序、手續(xù)，為學(xué)校工作和廣大師生員工提供便捷的檔案信息服務(wù)，從而提高學(xué)校檔案利用的效率。

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