淺談數字時代高校教學檔案原始性的重要角色

【摘 要】數字時代，檔案學理論研究領域與實踐工作領域都在采取行動應對時代的發(fā)展變化。高校檔案館等實踐部門順應時代要求，主動地進行建設、變革 發(fā)展，開展檔案數字化掃描，建立檔案數據庫，開發(fā)或購買各類管理系統(tǒng)，采取種種舉措力求更好地服務于社會需求。與此同時，我們在工作實踐中體會到很多數字時代中檔案原始記錄性的重要。

【關鍵詞】數字時代；檔案；教學

一、高校教學檔案原始記錄性在數字時代的“適用性”

教學檔案是高校檔案的重要組成部分，如今高校教學管理已普遍實現了電子化教學。從現有的科技手段來看：磁盤陣列、光盤庫等都已作為電子檔案存貯的設備，在高校檔案信息存儲中廣泛應用。在這種趨勢下檔案的“原件”重要性是否下降了呢？答案是否定的。

原始記錄性在紙質文件時代最直接、最直觀的表現形式就是“原件”，紙張和內容信息不可分割，固化為一體，通過形式特征很容易辨別是否“原件”。但在數字化時代逐漸應用后，“原件”的概念也不那么明顯。取而代之的是用“真實性、可靠性、完整性、可用性”判斷和保證電子文件的檔案屬性。通過分析，我們會發(fā)現這不是對原始記錄性的淡化，而是對原始記錄性的繼承和發(fā)展，是原始記錄性在電子文件時代的變現形式。

二、“原始記錄性”與“數字化”的關聯

“原件”的原始記錄性與其“數字化”后，存在一定的共同性。一份真實的教學檔案（電子教學檔案），應符合下列條件：一是文件與其制文目的相符；二是文件的形成和發(fā)送與其既定的形成者和發(fā)送者相吻合；三是文件的形成或發(fā)送與其既定時間一致。這是中華人民共和國國家標準《信息與文獻 文件管理 第1部分：通則》在認定一份電子文件具有真實性時所必備的條件。實質上，對電子文件真實性的要求也是原始記錄性的主要內容之一，兩者在根本上是一致的。

教學檔案管理電子化的目的，是實現教學成果、教案、教材、優(yōu)秀論文、學籍、畢業(yè)生名冊等一系列教學信息資源的電子化管理。教學檔案信息的網絡化是保證教學信息資源共享，以方便檔案利用者的使用。由于教學檔案涉密范圍較小，教學信息資源的共享部分不會涉密，于是教學檔案在其性質上便有了“數字化”的優(yōu)勢，所以，實現進一步的教學檔案數字化可為廣大師生和社會利用者提供一個良好的檔案信息服務園地。借助教學檔案這一信息寶庫，及時了解高校教學改革的最新成果和動態(tài)，形成一個緊密的教育教學信息網絡。

三、原始記錄性與數字化檔案可靠性的關聯

關于電子文件可靠性的解釋是：一份可靠的文件是指文件的內容可信，可以充分、準確地反映其所證明的事務、活動或事實，在后續(xù)的事務或活動過程中以其為依據。關于檔案可靠性的理解，無論是紙質檔案還是電子檔案都是基本一致的，都是指內容真實可信。也就是說，檔案的內容既可以成為人們開展內容所對應的業(yè)務活動的依據，又可以在后續(xù)的事務活動過程中以其為依據。電子教學檔案的可靠性主要側重于強調檔案的形成活動能夠成為真實的歷史記錄，即教學檔案內容所對應的是確確實實于原件一致的，通過內容可以反映當時教學內容、成果的原貌，并可以成為我們日后查考的依據。電子教學檔案的可靠性要求符合絕大多數檔案的原始記錄性標準，都能成為其形成活動的原始記錄。如此一來，就充分保證了電子教學檔案文件中不允許檔案贗品的存在。

目前各大院校的校園網都已建成，在教學檔案管理電子化的基礎上，利用校園網絡實現教學檔案信息的網絡化管理，使廣大師生可以充分利用現有的教學和科研成果，進行教學改革和創(chuàng)新研究，提高自身業(yè)務素質，少走彎路或不走彎路，提高科研工作的效率，多出科研成果，使高校成為推動社會科技進步的發(fā)動機。在教學檔案的利用上，如畢業(yè)生名冊和學籍等網上查詢，不但可以大大提高教學檔案的利用率，同時也可以減少檔案利用者往來學校的時間和費用的支出，并能有效制止假文憑的泛濫，為凈化社會學風起到良好的作用，從而使教學檔案信息資源得到充分的利用，提高教學檔案的管理水平。

四、原始記錄性與電子文件完整性的關系

一份檔案的完整是指檔案是齊全的，并且未加改動的。其實，電子檔案的完整性體現了其制作活動與形成活動的一致性，要使電子檔案具有完整性，就必須要求其制作活動與形成活動相一致。檔案的制作活動必須忠于文件制作形成者的思想意志，忠于文件的形成活動。不管是紙質檔案還是電子檔案，我們都要求完整地保存檔案制作形成過程中產生的各種稿本及其各種改動記錄，尤其是具有原始記錄性的教學檔案。就電子檔案而言，應該防止檔案內容未經授權而改動，即便是經授權的合法改動，也應把這些改動記錄完完整整地保存下來。檔案形成之后可對文件進行哪些添加或注釋，在何種條件下可授權添加或注釋，及授權由誰來負責添加或注釋。任何授權的對文件的注釋、增或刪都應明確標明并可跟蹤。這個過程其實就是對電子檔案制作活動的實時監(jiān)控，確保電子檔案能夠成為其制作活動的真實的歷史記錄，這也是電子檔案能夠成為其形成活動的真實的歷史記錄的必要前提。

電子教學檔案不同于紙質檔案，由于它對計算機系統(tǒng)的嚴重依賴性，使得它能否為人們所識讀、所理解不是完全取決于自身的因素，還涉及到生成、識讀它的系統(tǒng)環(huán)境的影響。如果拋開電子檔案系統(tǒng)環(huán)境等技術條件的因素，保證電子檔案的可用性與維護檔案的原始記錄性在根本上是一致的。要使電子檔案能夠被定位查找、檢索、呈現或理解，就必須從電子檔案的產生形成、辦理運轉到歸檔的整個文件生命周期中將所有的檔案制作活動完整地記錄并保存下來，這些輔助性的制作活動記錄有助于我們對電子檔案內容的理解。同時，確保原始檔案與電子檔案一致的情況下，也要確保原始檔案的妥善保存。便于應對各種尚且不能預測的情況下的原始檔案的真實可查。

五、教學檔案電子化管理的展望

隨著網絡信息時代的到來，檔案信息管理電子化是社會發(fā)展的大趨勢，教學檔案發(fā)展也不能置身世外。如今社會興起的遠程教育、網絡教育等，都要求教學檔案管理的電子化，我們只要充分利用現代科學技術手段，提高教學檔案的管理水平，搞好教學檔案的電子化，才能為新時期教育改革發(fā)展做出貢獻。

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作者簡介：

劉曉靜（1981年1月），女（漢族），吉林省吉林市人，北華大學檔案館助理館員，專業(yè)技術初級，碩士，現主要從事檔案管理研究。