郵件合并批量照片的設計技巧

【摘 要】文章闡述了使用Word軟件中的郵件合并功能完成準考證制作并批量生成照片的設計技巧，此方法可以在類似的其他文檔中應用，可以極大地提高工作效率。

【關鍵詞】Word；準考證制作；郵件合并；設計技巧

微軟辦公軟件Word中有一個操作叫做郵件合并，它的功能十分強大，可以將Word與Excel中的數(shù)據(jù)實現(xiàn)連接，這類操作被廣泛應用于準考證、成績通知單、催費通知單等文檔的快速設計合成中。在郵件合并的設計中，普通文本的合并十分簡單，但是像帶有照片的準考證的設計就顯得復雜多了。下面將從郵件合并的準備工作入手，按照步驟介紹生成準考證中的內(nèi)容及批量照片的設計技巧。

一、郵件合并的設計需要準備兩個文件

1.數(shù)據(jù)文件：Excel文件，用于存放即將合并到結果文檔中的大量數(shù)據(jù)資源。

2.主控文檔：Word文件，用來設計合并結果的模板，也是進行郵件合并的文件。

二、郵件合并基本步驟

1.基本功能設計；

2.準備數(shù)據(jù)源；

3.建立主控文檔；

4.完成郵件合并。

三、以準考證設計為例進行郵件合并

1.分析準考證中應該包含哪些內(nèi)容，對其外觀進行效果設計，并分析數(shù)據(jù)源中應包含哪些具體字段及基本數(shù)據(jù)，搜集照片資源，完成設計前的任務準備工作。

2.建立包含“照片”的Excel數(shù)據(jù)文件。

（1）建立存放準考證照片的文件夾：例如，在D盤根目錄下建立名為“準考證設計”的文件夾，再在這個文件夾里面建立一個名為“學生照片”的文件夾，將所有要生成準考證的學生照片存放在“學生照片”文件夾里面。如圖-1“學生照片”文件夾所示。

（2）在存放學生信息的Excel文件“學生自然信息.xlsx”中輸入學生的相應信息，包括準考證號、考生姓名、性別、考場、座位號、照片等內(nèi)容，需要注意的是，在照片列中要輸入每位同學的照片文件完整的路徑以及文件名。如圖-2“學生自然信息”Excel文件所示。

3.設計要進行郵件合并的word文件。

要進行郵件合并的word文件即為主控文檔，將其保存在D盤下的“準考證設計”文件夾中，命名為“準考證模板.docx”。效果如圖-3所示。

4.啟用“信函”功能開始制作準考證。

（1）開始郵件合并任務，打開“準考證模板”Word文檔，在“郵件”選項卡內(nèi)“開始郵件合并”下拉按鈕中選擇“信函”命令。

（2）在“選擇收件人”下拉按鈕中選擇“使用現(xiàn)有列表”命令，開始按提示步驟選擇數(shù)據(jù)源，即為之前創(chuàng)建的Excel文件“學生自然信息.xlsx”。

（3）插入可變域，即將Excel文件中適當?shù)谋砀褡侄翁砑拥絎ord文檔中準考證的相應位置，具體方法為：將光標依次置于準考證中除照片之外的適當位置，之后選擇“郵件”選項卡內(nèi)“插入合并域”中的各個字段名，完成普通文本的設計。

（4）照片域的設計，單擊“插入”選項卡內(nèi)“文檔部件”中的“域”命令，在“域”對話框中選擇“域名”為“IncludePicture”的項目，并在“文件名或URL”里面輸入“pic”，如圖-4所示，之后點擊“確定”按鈕回到Word文檔頁面中。

按快捷鍵Ctrl+F9將文檔切換到代碼模式，選中“pic”，在“郵件”選項卡內(nèi)“插入合并域”中選擇“照片”域，效果如圖-5（1）和圖-5（2）所示。之后再按快捷鍵Ctrl+F9將文檔切換回正常的文檔模式。

最后，選擇“郵件”選項卡內(nèi)“插入合并域”下拉按鈕中的“編輯單個文檔”命令，按步驟完成郵件合并任務，生成的新文檔中包含了所有學生的準考證，之后將其保存為“準考證.docx”。若發(fā)現(xiàn)準考證照片沒有正常顯示，就將整個文檔全部選定，按下F9鍵刷新即可。完成之后的效果如圖-6所示。

四、郵件合并中需要注意的問題

1.主控文檔中的內(nèi)容要有合理的排版設計；

2.數(shù)據(jù)源中的照片字段內(nèi)每張照片的路徑及文件名要與真正圖片保存情況一致；

3.郵件合并過程中插入各個域時要選擇正確的位置；

4.合并完成后若圖片不顯示，要按F9鍵進行刷新。

參考文獻：

[1]吳亞坤，鄂鐵龍.“郵件合并”的應用技巧[J].遼寧大學學報（自然科學版），2010，01.

[2]徐寶春.淺談如何掌握郵件合并功能并發(fā)揮它的妙用[J].信息與電腦（理論版），2010，01.

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