In incentive travel and business meeting of all categories, security is a necessary part. In China meeting market, we usually focus on venues, food, agenda and notification. On the other hand, travel-related safety/security issues are worsening.
記者:在會議與其他大型活動中,哪一類安全和安保問題需要人們的關注?
Tyra Hilliard:由交通問題引起的受傷案例比以前更加明顯。交通事故是旅行人士死亡的首要原因。無論是由于時差沒倒過來就駕駛、駕駛技術不佳、各地交通規則不同(包括靠道路的哪一側行駛燈)、路怒,或是對所在地區整體情況不熟悉都有可能導致人身傷亡。當會議策劃者讓參會代表在一個不熟悉的地方自由行動,無論是在國內還是國外,他們步行或是開車都有可能遇到危險。
我曾經在游輪上工作過。每周,我們停留在加勒比國家的某個港口時,我知道一定會有一些租賃電動自行車上島觀光的游客會受傷。從來沒有哪一周沒有人受傷,有時候只是輕微的刮傷,有時候是死亡,還有其他各種程度的受傷。因此,會議策劃者盡可能為參會者安排交通,選擇可以步行旅行的目的地和場館,并對參會者進行行車和步行方面的安全教育至關重要。
記者:您認為哪些人身安全問題變得更嚴重了?會議策劃者如何做好預案?
Tyra Hilliard:醫療問題。這一直是一個沒有徹底解決的問題。隨著人口老齡化趨勢凸顯、久坐不動的生活方式以及人們過度放縱自己的情況變得普遍,人們將發現越來越多的健康問題,無論是在美國還是世界其他國家,流行病或者受傷等變得越來越常見,有時候甚至從椅子上滑倒都有可能導致受傷。
我認為,大部分會議策劃者在妥善處理活動中的醫療事故這方面并不主動,而且我認為很多人之所以沒有注意到,就是因為策劃者害怕承擔責任。有時候,即使會議策劃者在參會登記表上詢問參會代表是否有特殊需要,他們也沒有良好地管理得到的信息,以便在緊急情況等急需這些相關信息的情況下能夠立即提供這些信息。
在國外舉辦活動時尤其要注意這一點,在本國舉辦活動也是如此。會議策劃者需要了解在醫療緊急情況時可以采取哪些解決方案。會議策劃者和參會代表需要知道可以購買哪些醫療保險,以及在活動舉辦當地的醫療服務水平如何。幾年前,我的一位朋友因公到另一個國家出差,她滑倒后背部受傷,但這個國家沒有麻醉藥。人們只得用消炎藥簡單處理后,把椎骨破碎的她跨國飛回家鄉就醫。
記者:為了使會議策劃者在活動安全方面得到合適的培訓,您推薦哪些課程呢?
Tyra Hilliard:關于活動安全與防控方面,有一些非常有用的課程,適合專業會議策劃者參考。比如,世界衛生組織在醫療與突發事故防控方面,尤其是國際旅行方面,提供了大量的信息。美國聯邦突發事故管理協會有一些非常實用的應急指南,對商務活動與普通個人都適用。美國國務院也有一些針對其他國家出行預警信息。此外,iJet也是一家在安全防控方面非常有經驗的公司。
記者:您能分享一些在美國最新頒布的,應當引起會議界人士注意的法規嗎?
Tyra Hilliard:之前,食物過敏人士和食物不耐癥人士不屬于“殘疾人士”。而根據最近頒布的《美國殘疾人士法案》修正案,以上兩類人士都屬于殘疾人士,正如跟萊斯禮大學在2013年的一個案例表明的一樣。因此,會議策劃者要注意,如果參會代表中有這些人士,不能僅僅提供一些素食就放任不管。如果參會代表提供了對某些食物的過敏信息,而會議策劃者沒有做好相應的安排,從而引起人身事故,就必須承擔相關責任。