淺談數(shù)據(jù)庫在檔案管理中的應(yīng)用

摘 要：計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用已是大勢所趨，并迅速得到普及。然而，計(jì)算機(jī)輔助管理檔案中也存在著不少需要解決的問題。因此，要切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)，采用科學(xué)的數(shù)據(jù)庫開發(fā)方式，確保檔案的保密性和安全性，關(guān)注計(jì)算機(jī)病毒的新變化，加強(qiáng)檔案管理的法制建設(shè)，最終提高數(shù)據(jù)庫在檔案管理中的應(yīng)用實(shí)效性。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)庫；檔案管理；應(yīng)用

計(jì)算機(jī)的介入打破了傳統(tǒng)的檔案管理模式，使得原本松散、龐雜的檔案管理邁入了集中統(tǒng)一、信息自動化的新領(lǐng)域。但是由于計(jì)算機(jī)技術(shù)，尤其是數(shù)據(jù)庫的發(fā)展是一個逐步開發(fā)、完善的過程，同時使用該技術(shù)的工作人員也有逐步學(xué)習(xí)、應(yīng)用的階段，因此計(jì)算機(jī)輔助管理各單位檔案中也存在著不少問題亟待解決。

一、數(shù)據(jù)庫在檔案管理中應(yīng)用的現(xiàn)狀與不足

使用數(shù)據(jù)庫計(jì)算機(jī)輔助管理檔案不同于以往對紙質(zhì)文檔進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔、管理等工作，管理人員除了需要具備檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還需要對計(jì)算機(jī)及數(shù)據(jù)庫應(yīng)用具備一定的認(rèn)識。有相當(dāng)多的檔案管理工作人員知識結(jié)構(gòu)老化，缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù)知識，不能準(zhǔn)確、規(guī)范地錄入基本信息，導(dǎo)致基本信息錯誤。與此同時，由于一些檔案管理軟件在建立時僅考慮當(dāng)時的數(shù)據(jù)量和用戶需求，數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)中只有比較有限的幾個數(shù)據(jù)字段，數(shù)據(jù)庫容量較小，不能導(dǎo)出通用格式的數(shù)據(jù)。當(dāng)數(shù)據(jù)量成倍增加，數(shù)據(jù)庫運(yùn)行的速度就相應(yīng)減慢，使工作效率被迫降低。

二、數(shù)據(jù)庫在檔案管理中的應(yīng)用建議

要全面提升檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全水平是個艱難的過程，涉及方面很多，需要管理部門投入大量的人力物力。有些方面，如設(shè)備的可靠性，火災(zāi)預(yù)防等，主要涉及投入力度的問題：防止人為的有意識破壞方面，如泄密監(jiān)取密碼口令、計(jì)算機(jī)病毒、黑客等，主要依靠管理制度和計(jì)算機(jī)安全專項(xiàng)技術(shù)。但在數(shù)據(jù)庫的一致性、完整性問題上，檔案管理部門起著決定性作用。

1.切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)。計(jì)算機(jī)是由人來操縱的，人是一切技術(shù)的創(chuàng)造者，人是一切工具和設(shè)備的主體。因此，要提高檔案管理水平、科學(xué)有效地運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高檔案管理人員的素質(zhì)是一個關(guān)鍵。要制訂具體周密的檔案管理制度，嚴(yán)格要求檔案管理人員，加強(qiáng)他們的責(zé)任心。要采用各種方式對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，組織他們學(xué)習(xí)各種操作方法和操作技能，切實(shí)提高他們的實(shí)際操作能力和處理各種問題的能力。

2.采用科學(xué)的數(shù)據(jù)庫開發(fā)方式。早期使用結(jié)構(gòu)化方法開發(fā)的檔案管理軟件，其穩(wěn)定性、可修改性和可重用性都比較差，用戶需求的變化往往造成系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的較大變化，并且需要花費(fèi)很大代價才能實(shí)現(xiàn)這種變化。新的檔案管理軟件可采用面向?qū)ο蟮某绦蛟O(shè)計(jì)方法，商定一種或多種數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換方式，以便數(shù)據(jù)能夠在不同軟件之間實(shí)現(xiàn)信息共享。考慮到信息網(wǎng)絡(luò)化的需要，檔案管理軟件可具備通過網(wǎng)頁進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢、交換的功能。同時還應(yīng)考慮數(shù)據(jù)量增加的速度和數(shù)據(jù)庫技術(shù)發(fā)展的趨勢，以便今后對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行升級或更新?lián)Q代。對于管理?xiàng)l例的各種文件可采用數(shù)碼照相或者文本方式進(jìn)行保存整理，通過公文類程序或網(wǎng)頁進(jìn)行交換及查詢。

3.確保檔案的保密性和安全性。檔案一旦進(jìn)入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)的安全將直接關(guān)系到檔案的保密性。對于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與電子文件所存在的技術(shù)上的弱點(diǎn)只能靠技術(shù)上的發(fā)展去解決。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的使用者、電子文件的形成者和保管者都有責(zé)任關(guān)注信息技術(shù)的最新發(fā)展，也有責(zé)任采用諸如防火墻、密碼技術(shù)、網(wǎng)關(guān)、虛擬保險箱、電子印章、電子水印等先進(jìn)信息技術(shù)解決上述問題。同時通過建立符合科研檔案技術(shù)發(fā)展規(guī)律的各種工作規(guī)范來保障電子文件的安全。只要工作規(guī)范，技術(shù)到位，這一科研檔案工作的主要障礙是完全可以解決與克服的。網(wǎng)絡(luò)中存在的安全性問題是對檔案管理系統(tǒng)安全性最大的威脅。目前有多種網(wǎng)絡(luò)安全策略，各種安全策略必須相互配合才能真正起到保護(hù)作用，其中網(wǎng)絡(luò)的訪問控制可以說是保證網(wǎng)絡(luò)安全最重要的核心策略，它的主要任務(wù)是保證網(wǎng)絡(luò)資源不被非法使用和訪問，它也是維護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全、保護(hù)網(wǎng)絡(luò)資源的重要手段。另外，要注意建立計(jì)算機(jī)檢索查詢和提供檔案信息的主要服務(wù)方式，為使用者提供網(wǎng)狀信息組織結(jié)構(gòu)，使用戶可以根據(jù)自己的意志沿著信息之間的關(guān)系鏈進(jìn)行瀏覽，而不是按照規(guī)定途徑進(jìn)行檢索和查詢檔案信息。

4.關(guān)注計(jì)算機(jī)病毒的新變化。當(dāng)檔案信息系統(tǒng)擴(kuò)展到局域網(wǎng)甚至互聯(lián)網(wǎng)時，計(jì)算機(jī)病毒成為不可回避的危害，而且新型病毒具有許多網(wǎng)絡(luò)時代的新特征，如病毒傳播主要通過網(wǎng)絡(luò)途徑擴(kuò)散，病毒與計(jì)算機(jī)入侵關(guān)系密切，Windows操作系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)功能是常見的攻擊點(diǎn)等。檔案工作者應(yīng)當(dāng)時刻注意新的技術(shù)變化，制訂針對性策略，并從管理制度、技術(shù)監(jiān)督、后備保護(hù)、應(yīng)急措施等多方面綜合防范。

5.加強(qiáng)檔案管理的法制建設(shè)。保障檔案信息安全單純依靠檔案管理部門自身的努力是不夠的，還需要有相關(guān)法律、規(guī)章制度的約束。因此，檔案信息安全與其它社會問題一樣，是一個復(fù)雜的綜合性較強(qiáng)的問題，各個環(huán)節(jié)必須緊密銜接才能發(fā)揮作用。立法在保障檔案信息安全性中的作用是不言而喻的，缺乏法律支持的信息安全保障是紙上談兵。我國已將信息安全列入國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略，這些都將在檔案信息安全保障中發(fā)揮重要作用，隨著新問題的出現(xiàn)還需要更完善的、更專業(yè)的法律、法規(guī)出臺。