高中學校檔案管理工作中的常見問題和對策

摘要：在學校的教育管理體系中，檔案管理工作占據著重要的地位，其是衡量學校教育質量和管理水平的重要指標之一。抓好檔案管理工作，推動學校教育管理工作科學化和規范化發展，是當前高中學校貫徹落實科學發展觀的必由之路。本文立足當前高中學校檔案管理存在的常見問題，并以此為基礎，探索能夠提高檔案管理質量的解決對策，以供相關工作者參考。

關鍵字：學校檔案管理工作；常見問題；對策

從高中學校的角度進行分析，檔案主要是指學校在開展教育管理活動中所形成的各種文件和專業資料。在學校的教育管理活動中，檔案管理工作占據著重要的發展地位，其是學校內部管理的核心關鍵，能為教育管理工作提供理論依據和參考資料。學校必須高度重視檔案管理工作，加強管理力度，才能促進教育事業的可持續發展。然而，學校在開展檔案管理工作的實際過程中，仍然無可避免的存在一些制約因素，這些因素逐漸演變成阻礙檔案管理工作開展的相關問題，嚴重降低檔案管理質量。

一、高中學校檔案管理工作中的常見問題

現階段，國內的許多學校在管理檔案過程中仍然沿用傳統的“粗放型”管理手段，不但影響管理質量，更是引發管理混亂、檔案外泄等管理不當問題，嚴重制約了學校的發展。問題如下：

（一）學校高層重視程度不足，缺乏有效管理機制

當前國內相當多的高中學校對檔案管理工作的認識存在偏差，高層領導對檔案管理工作的重視程度不足，未能充分認識到檔案是學校的財富，做好檔案管理工作，是相關檔案管理工作者的歷史使命。檔案管理工作是一個復雜的、系統的工程，需要設立專門的管理機制，才能更好地落實。然而，在部分高中學校檔案管理工作中，尚未建立統一的檔案管理體系和制度，部分傳統的制度也有待進一步改進與完善。學校高層對檔案管理的重視程度不足，檔案管理機制的缺乏，使得檔案管理工作地位日趨弱化，這在一定程度上制約了檔案管理工作的開展，嚴重影響了檔案學校教育管理質量。

（二）管理制度不完善，缺乏制約協調機制

高中學校的檔案管理工作，仍舊在沿用“一條龍”管理模式，即是指負責該項工作的工作人員，其所取得的檔案資料由其去裝訂成冊，并自行保管。在這種管理模式下，如果工作人員出差、調走或者轉行，那么其所負責管理的檔案資料就會受到使用限制。離崗人員對檔案資料交代處理不善，接人的管理人員，沒有向前負責人了解檔案資料的使用，極容易導致混亂管理問題。

（三）人員素質有待提高，檔案管理力量薄弱

第一，人員隊伍年齡分布不均勻。目前絕大多數的高中學校檔案管理隊伍在職員組成架構方面，多以年輕一代的職工或者老一輩職工為主，呈現出啞鈴型態，其中中青年專業人員嚴重缺乏，數量極少，是個斷層。第三，人員隊伍文化差距大。目前許多學校檔案管理工作人員素質層次分明，伴隨著社會經濟的繁榮發展，知識更新得越來越快，很多檔案管理人員的知識架構已經無法適應時代的發展需要，而部分知識水平高、綜合素質強的管理育人才卻選擇離開崗位，從事其他管理工作。人員隊伍不穩定，檔案管理人才的缺失，使得我國大部分學校檔案管理工作力量日趨薄弱。

（四）管理機構尚未理順，程序有待簡化

我國大部分高中學校對檔案資料的生成、整理、立卷、裝訂、入庫等各環節都不規范，檔案立卷標準不明確，很多檔案封面填寫不明，頁碼編寫不清。對于一些重大的項目事項并沒有做好備注工作，多種資料沒有進行分類處理，也沒填檔案類目號、卷數。

二、改進高中學校檔案管理工作的可行性策略

檔案管理工作意義重大，是高中學校教育管理工作的核心，學校只有在檔案管理實踐活動中找到薄弱點，進而對癥下藥，才能達到提高檔案管理水平，推動學校教育事業健康發展。以下從當前高中學校檔案管理實際出發，立足問題，分析改進管理工作的可行性策略：

（一）更新思想觀念，加強認識

轉變思想觀念，解決思想問題無疑是進行高中學校檔案管理工作優化的前提條件。高中學校是培育學生的地方，學生數量多，這同時也決定了檔案管理工作量大。學校是送走一批學生，迎來另一批學生的地方，每年都會有一大批學生從學校大門“走出去”，和一大批學生“走進來”，學生的動態變化過程都與學校的檔案管理工作直接相關，稍有不慎，工作就會出現紕漏和差錯。故此，學校必須要結合自身實際，更新管理理念，加強檔案管理工作的認識，把檔案管理工作納入學校整體發展規劃中，加大對該項工作支持力度，營造一個良好的管理環境。其次，還必須要針對工作的實際情況，取得學校領導對該項工作的關注，加大投入，使檔案管理工作能夠邁上一個新的臺階。

（二）創新工作機制，加強制度建設

學校檔案管理工作是一個系統的工程，其所涉及到的內容繁多，與學校各部門都有著密切的關系，必須要建立完善的檔案管理工作機制，進行檔案的規范化管理，才能從根本上實現制度建設促進管理工作水平的提升。第一，要加強檔案管理設施建設，利用現代化管理手段，對檔案進行整理與保管，防止檔案損害或散失。第二，嚴格執行保密政策，防止檔案資料泄露出去。要知道，每份學籍檔案都記錄了學生個人的相關信息，包括個人信息、家庭信息等，這都屬于學生的個人隱私，在一定范圍內需要嚴格保密。所以，學校要嚴格按照學校和國家的相關規定開展管理工作，以免出現不必要的麻煩。第三，檔案收集存檔后，不得擅自修改。檔案是嚴謹性很強的資料，如若需要進行補漏或者改正，必須要經過學校領導部門審核簽署，然后按照相關程序申請，申請成功才予以變更。

（三）加強管理隊伍建設，提升業務技能水平

隨著時代的變遷，社會對學校檔案管理水平要求會不斷提高，而檔案管理隊伍面對的挑戰也越來越困難。所以，檔案管理人員除了需要學習必備的管理專業知識之外，還需要多充實自己，了解多方面的知識，這樣才能夠在檔案管理工作中，運用專業的管理知識解決工作難題。而強化素質建設的方式主要可以分為兩大方面：一是團體學習與個人自學相結合。學校既要組織檔案管理隊伍有目的的、有計劃性的進行現代管理知識的學習，從整體提高檔案管理隊伍的理論知識和管理思想。又要鼓勵檔案管理隊伍自覺學習，通過個人自學，加深對管理知識的靈活應用，以提高分析問題和解決問題能力。二是理論學習與社會實踐有機整合。只有把理論知識與實踐活動結合起來，才能學以致用，才能促進檔案管理人員隊伍在實踐中的工作積極性，加深對現代管理知識的理解，激發工作積極性，提高自身工作能力、組織能力和領導能力，提升檔案管理質量。

（四）改進管理手段，提升現代化管理水平

信息管理有效融合了先進的科學管理技術，在一定程度上提供了檔案信息存儲的高密度性、檔案信息的數字化性等特點，不但使檔案的存儲載體面臨重大挑戰，而且賦予了檔案管理工作新的特征和內涵。

三、結語

綜上所述，為更好地解決目前高中學校檔案管理工作中存在的問題，學校相關工作者必須端正認識，不斷探索檔案管理工作新方法、新舉措，深入鉆研科學的管理方法，注重學校的發展變化，針對學校實際強化檔案管理工作，優化管理流程，以全面促進學校檔案管理工作的科學化發展。

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