淺析高校教學秘書如何提高工作效率

【摘要】：教學秘書是高校教學管理中不可分割且至關重要的組成部分。主要負責管理學院教學、教務、教研、督導及提供教學支持服務。本文從教學秘書的工作職責和特點出發，闡述當前高校教學秘書在工作中存在的問題與困難，分析如何針對性的提升教學秘書在教學管理中的工作效率。

【關鍵詞】：教學秘書;教學管理;工作效率

教學秘書是在教學副院長的領導下，負責管理學院教學、教務、教研、督導以及提供教學支持服務，是高教教學管理中不可分割且至關重要的環節。在教學運行過程中，教學秘書扮演著管理者的角色，要求教學秘書明確學校教學管理各項規章制度，按照學校教務處的要求，上行下達，保障學院每一學期的教學工作順利展開;在面對學院教師和學生的過程中，教學秘書則扮演著窗口部門工作人員的角色，要求教學秘書清楚了解學院師生的切實需求，下情上報，保障學院師生在教學環節上的正常需求。因此教學秘書工作效率的提高不僅有利于促進學院教學管理質量的提升，同時也有利于保障學院的教學水平和人才培養質量。筆者擔任四川師范大學應用技術學院教學秘書將近三年時間，對學院教學秘書的工作職責和特點以及在面對具體教學管理工作所面臨的問題與困難了解頗深。下面筆者將結合我院教學秘書的工作現況以及自身的工作經驗，簡要分析如何提高教學秘書的工作效率。

1.教學秘書的主要工作職責

針對我院長期跨校區辦學的實際情況，我院在教學秘書的崗位上始終保持著2-3名人員。在具體的教學管理過程中，每一位教學秘書都有著自己明確的工作職責和范圍。筆者將圍繞三位教學秘書的主要責任范圍，闡述我院教學秘書的主要工作職責。

1.1全院教學運行管理以及考試管理工作

在負責全院教學運行管理，保證學院正常的教學秩序中，主要包含的工作內容有在學期開學前，根據學院的教學人才培養方案制定學期的開課計劃，確定新學期開課的教室、專兼職任課教師的上課時間以及教學過程中所需要的軟硬件支持，完成新學期課程安排表。在教學運行過程中，繼續堅持教學巡查，重點檢查教學運行中教師出勤、學生出勤、教學設備運行等方面的情況，對課堂進行有效監控;教學運行中的調、停、補、加課管理和節假日管理。在學期結束前組織學生評教工作，以便讓教師改善教學，以提高教學質量。

在負責考試管理工作中，主要包含的工作內容有學生學期專業課程期末考試安排，嚴格按照學校教務處的要求對試題進行收集、審核、印制、保管、發放;各類公共課例如大學英語四、六級等考試的報名、成績清理和證件發放;學生重修、重考的試題命制和考試安排;考試試卷的歸檔管理

1.2學生學籍管理以及教材建設和管理工作。

在負責學生學籍管理中，主要包含的工作內容有在每學期期末考試結束后，對教務管理系統中學生成績進行整理、管理及上報，組織不及格學科補考和重修，處理期末考試過程中的違紀舞弊問題，定期檢查學生成績登錄情況;新生報道后的注冊管理，新生學號及班級分配;學生學籍變更管理;學生休、復、轉、退學管理;畢業生成績及畢業證、學位證的領取及發放管理。

在負責學院教材建設與管理中，主要包含的工作內容有各專業教材統計、征訂;各專業教材的催收、發放;教材余缺調劑，補訂、補收;自編教材、資料印刷。

1.3畢業生實習管理及畢業論文（設計）管理工作和學院實驗教學的管理。

在負責畢業生實習管理及畢業論文（設計）管理工作中，主要包含的工作內容有草擬學生畢業實習管理的相關規章制度;組織學生申請實習單位和指導教師;組織實習分組安排、實習前的動員、培訓;組織畢業實習成績評定及資料整理;組織學生在學校畢業論文（設計）管理系統中完成選題、指導教師安排、中期檢查、答辯、成績評定;組織推薦優秀指導教師和優秀畢業論文（設計），完成總結工作。

在負責學院實驗教學中，主要包含的工作內容有制定實驗課程安排表，確定實驗機房與多媒體教室;實驗課程和教學實驗室有關數據統計、分析和上報;實驗課程教學檢查和實驗室管理狀況檢查等。

由于教務工作的時效性并且常常伴有突發事件的發生，雖然各位教學秘書有著明確的分工，但在具體教學管理工作中，三位教學秘書通常秉持著“分工不分家”的工作態度，通力合作，在教學副院長的領導下，積極完成各項教學管理工作。

2.教學秘書工作中存在的問題與困難

雖然我院教學秘書在具體工作中有著明確的分工且各位教學秘書也能夠通力合作，但結合我院實際情況和具體教學管理操作環節來看，我院教學秘書的工作仍存在著一些不可忽視的問題。

2.1工作經驗不足，預警能力較低

我院教學秘書，平均工作經驗3年左右，在進入學院之前，都沒有從事過教學秘書的工作，一切都是從零學起，雖然在幾年的鍛煉中，都能在各自的職責范圍內獨當一面，但在有些問題的處理中仍然表現出工作經驗不足，對事情嚴重性預估能力不足的情況。一方面由于對學校教務處和學院各項規章制度等解讀能力不足，導致在處理具體工作中，經常會事無巨細地向分管領導請示處理方式;另一方面由于工作年限較少，心中沒有形成較完備的預警體系，有時不能從師生反映的教學事件中快速撲捉到重點信息，導致有些前期問題慢慢演變為棘手問題。這些都會嚴重影響到教務秘書工作的流暢性與高效性。

2.2專業業務水平能力不足

我院教學秘書的專業業務水平能力不足主要體現在兩個方面。一是教學秘書在日常工作中會大量接觸到各類電子表格，經常要在這些表格中歸類各項信息、統計各項數據、以及總結各項指標。這就需要教學秘書熟練掌握計算機特別是數據表格excel的各種功能使用。我院教學秘書普遍畢業于文科類專業，畢業過后直接從事教學秘書工作，在教學管理中所需的計算機運用能力方面還沒有達到“高精尖”。二是我院的教學管理工作在今年才全面納入到學校的教務管理系統中去，很多系統的操作方式都需要我院教學秘書重新進行學習與熟悉，

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時常會出現由于不知道如何在新版教務系統中操作具體工作，而影響整個教學工作的進程。

2.3跨校區辦學導致溝通不暢

我院現有教學秘書主要分布情況為川師本部校區一名，廣漢校區兩名。由于教學秘書本身在教學管理過程中各自的工作量較大，時效性較強，加之工作職責分工比較明確，很容易在工作過程中形成“自掃門前雪”的現象。尤其是兩個校區的教學秘書之前，由于某些問題缺乏及時的當面溝通，例如當一名教學秘書在處理工作中發現涉及到另一名教學秘書職責范圍內的工作時，雙方又沒能取得聯系，通常情況下，這名教學秘書做與不做都會導致在工作職責有交叉的領域出現工作重復做或者工作沒人做的情況。這不僅僅會影響各位教學秘書工作的主動性與積極性，更會影響到整個教學秩序時效性與完整性。

3.如何有針對性地提升教學秘書的工作效率

針對我院教學秘書在處理具體工作中所面臨的三大難題，結合每年的工作經驗，筆者從以下三個方面有針對性的提出如何解決教學秘書在工作中的困難，以便能更好的提升教學秘書的工作效率，推動學院的教學管理質量。

3.1善于總結，形成自身完備預警體系

面對工作經驗不足的問題，教學秘書一定要善于留心總結在教學管理過程中完成的每一項工作。鉆研學校教務處和學院各項規章制度，留心分管教學院長在在教學管理工作中下達的每一項指示，舉一反三地總結在今后面對相同或不同教學工作時需要采取的手段與方式。留意師生所反映的每一件小事，凡事多想一步，想遠一步，不要忽視掉任何可能會演變成教學事件的小細節，慢慢形成自身的預警體系，把問題與困難都解決在前面。

3.2提升業務能力水平

教學秘書需要利用業余時間，認真學習和熟練各種現代化辦公技術，特別是提高與自身工作息息相關的各項表格數據的處理能力和計算機操作能力。切實學習與熟練掌握學校教務管理系統的各項操作，明確需要在教務管理系統中操作的各項工作，例如排課、調停課安排、期末成績錄入、學籍調整等，提前向其他學院的教學秘書或直接向教務處相關負責老師進行學習與請教，在自己心中形成一個時間表，讓各項學習與工作都走在學校要求的時間前。

3.3加強溝通，提高工作積極性

針對我院跨校區辦學的實情，教學秘書之間更要重視相互之間的溝通與交流。教學秘書間建立工作分享平臺，例如建立內部交流群，將自己每天的工作內容上傳到群共享中，了解相互間當天工作的具體內容，避免交叉領域出現工作重復做的情況，同時在工作中還應保持高度的積極性，在暫時無法溝通的情況下，盡量多去完成交叉領域的工作，避免出現工作無人做的情況。

綜上所述，教學秘書是高校教學管理中不可分割且至關重要的組成部分。教學秘書工作效率的提高不僅有利于促進學院教學管理質量的提升，同時也有利于保障學院的教學水平和人才培養質量。因此，認真研究如何提升教學秘書的工作效率問題任重而道遠。

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